ワークフローの承認プロセスでのアクション

この記事は、ワークフローの承認プロセスで各参加者が実行できるアクションを説明します。

ワークフローには、作成者、タスクの割り当て対象者、意志決定者、承認者といった複数のグループのユーザーを含めることができます。 たとえば、次の経費精算書ワークフローでは、康介が作成者で、キューのメンバーがタスクの割り当て対象者で、ジョンが意思決定者で、卓也、政美、および綾が承認者です。

以下のセクションでは、各ユーザー グループが実行できるワークフロー アクションについて説明します。

作成者が実行できるアクション

作成者は、処理対象のドキュメントを送信することによって、ワークフロー インスタンスを開始します。 たとえば、経費精算書を送信するには、サムは経費精算書ページで送信ボタンをクリックする必要があります。

タスク割り当て対象者が実行できるアクション

タスクは、複数のユーザーに割り当てることも、複数のユーザーが監視する作業項目キューに割り当てることもできます。 ただし、タスクを完了できるユーザーは 1 人だけです。 たとえば、サムが経費精算書を送信し、確認のために領収書を組織の経費精算書部門に提出したとします。

Adventure Works の経費精算書部門のメンバーは、キューを監視します。 その部門のメンバーであるジュリーが、康介の経費精算書と領収書を確認するタスクを受け入れました。 ジュリーは、完了、却下、変更依頼、再割り当て、またはリリースのいずれかのアクションを実行できるようになりました。

完了

ユーザーがタスクを完了すると、処理対象として送信されたドキュメントは、ワークフロー内の次のユーザーに割り当てられます (次のユーザーが存在する場合)。 追加の処理が必要ない場合、ワークフロー プロセスは終了となります。

たとえば、Adventure Works の経費精算書部門のメンバーであるジュリーが、康介の経費精算書と領収書を確認するタスクを受け入れました。 ジュリーが確認を実行すると、ドキュメントはジョンに割り当てられます。

却下

ユーザーがドキュメントを否認すると、ワークフロー プロセスは終了します。

たとえば、Adventure Works の経費精算書部門のメンバーであるジュリーが、康介の経費精算書と領収書を確認するタスクを受け入れました。 ジュリーが経費報告書を拒否する場合、ワークフロー プロセスは終了します。

その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 サムは最初に変更を加えることもでき、または元のバージョンを再送信することもできます。 康介が経費精算書を再送信した場合、ワークフロー プロセスは手動確認タスクから開始されます。

デリゲート

ユーザーがタスクを委任すると、タスクは別のユーザーに割り当てられます。

たとえば、Adventure Works の経費精算書部門のメンバーであるジュリーが、康介の経費精算書と領収書を確認するタスクを受け入れました。 ジュリーは、自分のアシスタントであるティムにこのタスクを委任します。

そこで、ティムは、ジュリー代わりにタスクを処理します。 したがって、ティムが確認を完了すると、ジュリーがタスクを完了した場合と同じように、ジョンに経費精算書が割り当てられます。

変更依頼

ユーザーが送信されたドキュメントに対する変更を依頼すると、ドキュメントは作成者に送り返されます。

たとえば、Adventure Works の経費精算書部門のメンバーであるジュリーが、康介の経費精算書と領収書を確認するタスクを受け入れました。 ジュリーは、経費精算書に間違いがあることに気づき、精算書のレポートの変更を依頼します。 経費精算書は康介に送り返されます。

その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 サムは最初に変更を依頼することができ、また元のバージョンを再送信することもできます。 康介が経費精算書を再送信した場合は、作業項目キューのメンバーが、経費精算書と領収書を再度確認する必要があります。

再割り当て

作業項目キューのメンバーは、そのキュー内のドキュメントを別のキューに再割り当てできます。

たとえば、Adventure Works の経費精算書部門のメンバーであるジュリーが、キューを監視しています。 作業負荷のバランスを取るために、ジュリーは経費精算書とそれに付属する領収書を別のキューに再割り当てできます。

リリース

場合によっては、作業項目キューのメンバーがタスクを受け入れる可能性もありますが、タスクを完了できないと判断することもあります。 この場合、タスクを受け入れたユーザーが作業項目キューに戻すドキュメントをリリースできます。

たとえば、Adventure Works の経費精算書部門のメンバーであるジュリーが、康介の経費精算書と領収書を確認するタスクを受け入れました。 タスクを完了できないと判断した場合、ジュリーはドキュメントをリリースすることができます。 経費精算書はキューに戻され、Adventure Works の経費精算書部門の他のメンバーがタスクを完了できるようになります。

意志決定者が実行できるアクション

意思決定者が答える必要がある質問があるため、ドキュメントは通常、意思決定者に割り当てられます。 質問に対する回答は、通常 はい または いいえ または True または False です。 意思決定者がそれらの選択肢のいずれも選択しない場合、決定を委任できます。

[選択 1] または [選択 2]

意思決定者は、ドキュメントに関連する質問に回答する必要があります。 質問に対する回答は、通常 はい または いいえ または True または False です。 意思決定者が選択する回答によって、ドキュメントを処理するのに使用するワークフロー分岐が決まります。

たとえば、康介の経費精算書がジョンに割り当てられます。 一郎は、ドキュメントの情報を見て、康介のマネージャーに電話をかける必要があるかどうかを決定しなければなりません。 電話の必要があると John が決定すると、経費精算書は Aretha に割り当てられ、その後、Aretha が康介のマネージャーに電話をする必要があります。 電話は不要であると John が判断すると、経費精算書は承認のために卓也に割り当てられます。

委任

意志決定者が決定を委任すると、ドキュメントは別のユーザーに割り当てられ、そのユーザーが決定を行う必要があります。

たとえば、康介の経費精算書がジョンに割り当てられます。 ジョンは、自分のアシスタントのマリアに決定を委任します。

すると、マリアはジョンの代わりに処理を行います。 康介のマネージャーに電話をする必要があると Maria が決定すると、経費精算書は Aretha に割り当てられ、その後、Aretha が康介のマネージャーに電話をする必要があります。 通話が不要であるとマリアが判断した場合、経費精算書は承認のために卓也に割り当てられます。

承認者が実行できるアクション

ドキュメントが承認者に割り当てられると、承認者は承認、拒否、委任のいずれかのアクションを実行できます。

承認

承認者がドキュメントを承認すると、ドキュメントは必要に応じてワークフロー内の次のユーザーに割り当てられます (次のユーザーが存在する場合)。 追加の処理が必要ない場合、ワークフロー プロセスは終了となります。

たとえば、康介が USD 6,000 の経費精算書を提出し、このドキュメントが卓也に割り当てられています。 卓也がドキュメントを承認すると、次は承認のために政美に割り当てられます。 政美によって経費報告書が承認される場合、ワークフロー プロセスは終了します。

拒否

承認者がドキュメントを否認すると、ワークフロー プロセスは終了します。

たとえば、康介が USD 12,000 の経費精算書を提出し、このドキュメントが政美に割り当てられています。 政美が経費精算書を拒否すると、ワークフロー プロセスは終了します。

その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 サムは最初に変更を加えることができ、また経費精算書の元のバージョンを再送信することもできます。 康介が経費精算書を再送信した場合、ワークフロー プロセスは承認プロセスから開始されます。

委任

承認者がドキュメントを委任すると、ドキュメントは承認を受けるために別のユーザーに割り当てられます。

たとえば、康介が USD 12,000 の経費精算書を提出し、このドキュメントが卓也に割り当てられています。 卓也は経費精算書を綾に委任します。

綾は、卓也の代わりにタスクを実行します。 したがって、綾がドキュメントを承認すると、卓也が承認した場合と同じように、ドキュメントは承認のために政美に割り当てられます。 ドキュメントは、政美が承認した後で、承認を受けるために綾に送信されます。

変更依頼

承認者がドキュメントに対する変更を依頼すると、ドキュメントは作成者に送り返されます。

たとえば、康介が USD 12,000 の経費精算書を提出し、このドキュメントが政美に割り当てられています。 政美が変更を要求すると、経費精算書は康介に送り返されます。

その後、康介は経費報告書を再送信できるようになります。 サムは最初に変更を依頼することができ、また経費精算書の元のバージョンを再送信することもできます。 康介が経費報告書を再送信すると、今度は承認プロセスの最初の承認者である卓也に承認のために送られます。