キー タスク : 経費精算書の作成
適用: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
このトピックでは、経費レポートを作成し承認のために送信する方法について説明します。社用で出張したりそのほかの経費が発生した場合は、会社のクレジット カードを使用して費やした支払を証明するために経費精算書を作成します。自分の金銭を使用して経費を支払を行っている場合は、払い戻しのためにそれらの経費を提出するのに、経費精算書を使用します。経費精算書に経費がどのようにして、またどこで発生したかについて詳細を説明します。
経費精算書の作成では、入力が必要な情報の種類に応じて、複数の手順が発生する場合があります。このトピックでは、経費精算書の入力時に実行するタスクについて説明します。
操作を選択してください。
経費精算書を作成し、経費に関する情報を追加する
明細行ごとの経費を明細化する
経費の配分
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 での経費の配分
会社間経費を Microsoft Dynamics AX 2012 R2の経費精算書に追加する
経費精算書の現金前貸しの返金
クレジット カード トランザクションを分割して、個人経費を含める
ゲストの追加
領収書を経費精算書に添付する
経費報告書の提出
経費精算書のバーコード表紙の印刷
関連タスクを検索する
経費精算書を作成し、経費に関する情報を追加する
トップ リンク バーの [経費] をクリックし、サイド リンク バーの [経費清算書] をクリックします。
[経費精算書] ページの [アクション ウィンドウ] の [経費精算書] タブで、[新規] グループから [経費精算書] をクリックします。
経費精算書に追加する未調整経費を選択し、[進む] をクリックします。未調整経費を追加する必要がない場合、[既定ですべてのトランザクションを選択します] チェック ボックスをオフにし、[進む] をクリックします。
経費の目的を選択し、経費の場所を入力します。
[経費明細行] のタブで、[新しい経費の追加] クリックし、追加する経費タイプを選択します。
[新しい経費明細行] のページで、経費に関する情報を入力します。
情報を追加するためには [管理] グループで [明細化]、[金額の配分]、[ゲスト] と [領収書をリンクする] ボタンを使用します。
注意
最初にレポートを作成するとき、またはレポートを作成して保存した後に、経費精算書にクレジット カードの経費を追加できます。
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明細行ごとの経費を明細化する
特定の経費関して、合計金額を構成する個々の請求金額を表示できます。たとえば、ホテルの請求金額を毎日の宿泊代、ルーム サービスの請求金額および洗濯の請求金額に分割できます。
複数の明細化された明細行を追加する場合は、次の手順を実行します。
[新しい経費精算書] ページで、明細化する経費を選択し、[明細化] をクリックしてます。
[明細化] クイック タブで、経費のチェックイン日付を入力し、経費カテゴリを選択します。
宿泊日数と 1 泊の宿泊料を入力し、[追加] をクリックします。
[明細化された明細行品目] タブで [追加] をクリックします。
経費の経費カテゴリおよび日付を選択し、品目の数量を入力します。
経費の残りの個々の品目について、手順 1 から 5 を繰り返します。完了したら、[保存して終了] をクリックします。
明細化された明細行を 1 行追加する場合は、次の手順を実行します。
[新しい経費精算書] ページで、明細化する経費を選択し、[明細化] をクリックしてます。
[明細化された明細行品目] タブで [追加] をクリックします。
経費の経費カテゴリおよび日付を選択し、品目の数量を入力します。
プロジェクト ID が必要な場合、プロジェクト ID を選択し、[保存して終了] をクリックします。
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経費の配分
1 つ以上のグループ、組織、または関係者レコードに経費の支払い責任を割り当てることができます。経費金額は、グループ、または組織、関係者間で配分できます。たとえば、10 作業日間に、ドイツ出張します。会社 A に 6 作業日間、会社 B. に 4 作業日間を過ごすことが計画されます。経費金額を配分すると、会社 A は経費の 60 % を、会社 B は、残りの 40 % を負います。
プロジェクトの経費を配分する場合は、Microsoft Dynamics Ax のプロジェクト検証のフォームにプロジェクトの情報を表示できます。ただし、プロジェクトを法人ごとにフィルター処理することはできません。ログオンしている法人に関係なく、プロジェクトの同じ一覧が表示されます。たとえば、LE1 にログオンした場合、LE2 にログオンした際に表示されるのと同じプロジェクトの一覧が表示されます。
注意
2 件のプロジェクト間に経費を分配した後、税関連フィールドを更新する必要がある場合は、経費を再配分する必要があります。2 件のプロジェクト間の経費を配分し、税金情報を選択すると、追加した配分が削除され、既定の配分に置き換えられます。この変更は、通知されません。
[新しい経費精算書] ページで、分配する経費を選択し、[その他] > [金額の分配] をクリックしてます。
[金額の配分] ページで、経費を金額または割合のどちらで配分するかを選択します。
経費の一部を分配する法人、プロジェクト ID、カタログを選択します。
配布する金額または割合を入力し、チェック マーク アイコンをクリックして、エントリを保存します。
[分割] をクリックして別の明細行を追加します。経費の合計金額を配分するまで手順 3 と 4 を繰り返します。
法人間で経費金額を均等に配分する場合は、[均等に配分] をクリックします。
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Microsoft Dynamics AX 2012 R2 での経費の配分
[新しい経費精算書] ページで、分配する経費を選択し、[その他] > [金額の分配] をクリックしてます。
[配分] フィールドで、経費を割合または金額で配分するかどうかを選択します。
[新規] をクリックして配分ラインを追加してから、経費の一部を配分する法人を選択します。
経費を割合または金額で配分するかどうかの選択に応じて、配分の割合または金額を該当するフィールドに入力します。
経費の主勘定、部門、コスト センター、および目的を選択します。
経費を別の法人に配分するには、手順 3 ～ 5 を繰り返します。
経費の配分が完了したら、[保存して閉じる] をクリックします。
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会社間経費を Microsoft Dynamics AX 2012 R2の経費精算書に追加する
場合によっては、発生した経費の責任を組織の別の法人に割り当てる必要があります。組織で会社間経費を有効にした場合は、経費の入力時に担当法人を選択できます。経費の全体または一部を別の法人に割り当てることができます。
[新しい経費精算書] ページの [経費精算書] クイック タブで、[会社間経費精算書] チェック ボックスをオンにします。
[経費明細行] クイック タブで [新しい経費明細行] をクリックします。
経費の責任を割り当てている法人を選択し、経費カテゴリを選択して [OK] をクリックします。
経費に関する情報を入力します。また、この経費がプロジェクトに関連付けられている場合は、プロジェクトに関する情報を入力します。
選択した法人によって管理されているプロジェクトのみを使用できます。
[保存して新規] をクリックしてこの経費を保存し、新しい経費を作成します。または、[保存して閉じる] をクリックして経費精算書に戻ります。
別の法人に割り当てた経費に追加の配分が必要である場合、[経費明細行] クイック タブで、[その他]、[金額の配分] の順にクリックします。
配分を完了するには、このトピックの「経費の配分」の手順を参照してください。
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経費精算書の現金前貸しの返金
組織の現金前貸しを受け取るが、全体の金額を使わなければ、残りを返金する経費精算書の経費明細行を作成できます。
[新しい経費精算書] ページの [経費明細行] クイック タブで、[その他] > [現金前貸しの返納] をクリックします。
[現金前貸しの返納] カテゴリを選択し、[アクション ウィンドウ] で [集計に追加] をクリックします。
返却済み現金前貸し明細行を選択し、[経費明細行] クイック タブで [編集] をクリックします。
返却する金額を入力し、[保存して終了] をクリックします。
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クレジット カード トランザクションを分割して、個人経費を含める
会社のクレジット カードに請求する経費トランザクションには、個人経費が含まれている場合があります。たとえば、食費の合計経費は 65 ユーロですが、配偶者またはパートナーが食事を共にしました。自分の配偶者やパートナーの食事は組織によってカバーされないため、トランザクションを分割できます。自分の配偶者やパートナーの食費のコストが、自分が組織に支払う義務のある個人経費として表示されます。
注意
クレジット カード トランザクションが Microsoft Dynamics Ax にインポートされている場合にのみ、個人経費を含むようにクレジット カード トランザクションを分割できます。手動でトランザクションを入力し、分割できません。
[新しい経費精算書] ページの [経費明細行] タブで、分割するインポート済みトランザクションを選択し、[個人に分割] をクリックします。
業務経費として割り当てるトランザクションの金額を入力します。
[個人への残余の追加] を選択し、[保存して終了] をクリックします。
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ゲストの追加
経費精算書に接待または食費を入力しているとき、他人の経費の入力が必要になる場合があります。たとえば、見込のあるクライアントを夕食に招待したとします。経費精算書に食費を入力するときは、ゲストも一覧に挙げます。
[新しい経費レポート] ページで、ゲストを追加する経費を選択し、Microsoft Dynamics AX 2012 の使用するバージョンに応じて、次のいずれかを実行します。
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 : [その他] > [接待対象者]] の順にクリックします。
Microsoft Dynamics AX 2012 R3: [その他] > [ゲスト] ] の順にクリックします。
ゲストが組織内の人間か、個人的なゲストか、組織の外部の連絡先かどうかを選択します。
ゲストの名前を選択し、ゲストの法人または組織および職位を入力します。
経費明細行に追加する各ゲストに対して手順 1 から 3 を繰り返します。
[保存して終了] をクリックします。
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領収書を経費精算書に添付する
経費精算書に経費の電子領収書を添付することができます。また、既に添付されている領収書を参照できます。領収書を経費精算書にいつでも添付することができます。
[新しい経費精算書] ページの [アクション ウィンドウ] の [経費精算書] タブで、[添付] グループから [領収書を添付する] をクリックします。
領収書を経費精算書に添付する場合は、次の内 1 つのボタンをクリックします。
[領収書ファイルの添付] – コンピューターを参照し、経費収書のコピーを見つけて添付します。
[キャプチャした領収書を添付します] – 携帯電話、FAX、またはそのほかのデバイスを使用して提出された領収書を添付します。
[URL の追加] – 経費領収書がある場所の URL を追加します。
経費精算書に領収書を添付し終えたら、[閉じる] をクリックします。
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経費報告書の提出
組織で要求されているすべて情報を入力し、必要に応じて、すべての経費領収書を添付し終えたら、 [経費精算書の編集] ページの [送信] をクリックします。
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経費精算書のバーコード表紙の印刷
経費精算書および領収書をファクシミリで提出する場合、経費精算書および領収書にリンクするバーコードの表紙を印刷できます。経費精算書を作成する前に、表紙を印刷できます。または、既存の清算書の表紙を印刷することもできます。
- [新しい経費精算書] ページの [アクション ウィンドウ] の [経費精算書] タブで、[経費精算書のバーコード表紙の印刷] をクリックします。
注意
まだ作成していない経費報告書のバーコードの表紙を印刷している場合は、固有のバーコードを含む新しいウィンドウが開きます。経費精算書が作成されると、バーコードと添付されている領収書には、作業者レコードが関連付けられます。
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