Exchange 2013 でアイテム保持ポリシーを作成する

  • [アーティクル]

製品: Exchange Server 2013

Exchange Server 2013 では、アイテム保持ポリシーを使用して電子メール のライフサイクルを管理できます。 アイテム保持ポリシーは、保持タグを作成して、それらをアイテム保持ポリシーに適用し、そのポリシーをメールボックス ユーザーに適用することで適用されます。

アイテム保持ポリシーに関連するその他の管理タスクについては、「 メッセージング レコード管理手順」を参照してください。

はじめに把握しておくべき情報

  • このタスクの予想所要時間:30 分。

  • このトピックの手順には、特定のアクセス許可が必要です。 アクセス許可情報については、各手順を参照してください。

  • アイテム保持ポリシーを適用するメールボックスは、Exchange Server 2010 以降のサーバー上に存在する必要があります。

  • このトピックの手順で使用可能なキーボード ショートカットについては、「Exchange 2013 の Exchange 管理センターのキーボード ショートカット」を参照してください。

手順 1:保持タグを作成する

この手順を実行する際には、あらかじめアクセス許可が割り当てられている必要があります。 必要なアクセス許可を確認するには、「メッセージング ポリシーとコンプライアンスのアクセス許可 」トピックの「メッセージング レコード管理」エントリを参照してください。

EAC を使用して保持タグを作成する

  1. [コンプライアンス管理>保持タグ] に移動し、[追加] アイコンをクリックします。

  2. 以下のいずれかのオプションを選択します。

    • メールボックス全体に自動的に適用する (既定): 既定のポリシー タグ (DPT) を作成するには、このオプションを選択します。 DPT を使用すると、メールボックスのすべてのアイテムに適用される既定の削除ポリシーと既定のアーカイブ ポリシーを作成できます。

      注:

      EAC を使用して、ボイス メール アイテムを削除する DPT を作成することはできません。 ボイス メール アイテムを削除する DPT を作成する方法の詳細については、以下のシェルの例を参照してください。

    • 特定のフォルダーに自動的に適用: 受信トレイ や 削除済みアイテムなどの既定のフォルダーのアイテム保持ポリシー タグ (RPT) を作成するには、このオプションを選択します。

      注:

      [削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つ RPT だけを作成できます。

    • ユーザー別にアイテムとフォルダーに適用する (個人): 個人タグを作成するには、このオプションを選択します。 これらのタグを使用すると、Outlook および Outlook Web App ユーザーは、親フォルダーまたはメールボックス全体に適用される設定とは異なるメッセージまたはフォルダーにアーカイブまたは削除設定を適用できます。

  3. [新しい保持タグ] ページのタイトルとオプションは、選択したタグの種類によって異なります。 以下のフィールドに入力します。

    • 名前: 保持タグの名前を入力します。 このタグ名は表示目的のものであり、タグが適用されるフォルダーやアイテムに対する影響はありません。 ユーザー用にプロビジョニングする個人用タグは、Outlook と Outlook Web App で使用できる点を考慮してください。

    • 次の既定フォルダーにこのタグを適用する: このオプションを使用できるのは、[特定のフォルダーに自動的に適用する] を選択した場合だけです。

    • 保持アクション: アイテムが保持期間に達した後に実行する次のいずれかのアクションを選択します。

    • 削除と回復の許可: このアクションを選択すると、アイテムを削除できますが、Outlook または Outlook Web App の [ 削除済みアイテムの回復 ] オプションを使用してユーザーがアイテムを回復できるようになります。 アイテムは、メールボックス データベースまたはメールボックス ユーザーに対して設定された削除済みアイテムの保持期間に達するまで保持されます。

    • 完全に削除する: メールボックス データベースからアイテムを完全に削除するには、このオプションを選択します。

      重要

      インプレース保持または訴訟ホールドの対象であるメールボックスまたはアイテムは、インプレース電子情報開示検索に保持または返されます。 詳細については、「インプレース保持と訴訟ホールド」を参照してください。

    • [アーカイブに移動]: このアクションは、DPT または個人用タグを作成している場合にのみ使用できます。 ユーザーのインプレース アーカイブにアイテムを移動するには、このアクションを選択します。

    • 保有期間: 次のいずれかのオプションを選択します。

    • 実行しない: アイテムが削除されたり、アーカイブに移動されたりしないように指定するには、このオプションを選択します。

    • アイテムが次の年齢 (日数) に達した場合: このオプションを選択し、アイテムが移動または削除されるまでの保持日数を指定します。 サポートされるすべてのアイテム (予定表およびタスクを除く) の保持期間は、アイテムが受信または作成された日付から計算されます。 予定表およびタスクのアイテムの保持期間は終了日から計算されます。

    • コメント: 管理上の注記やコメントを入力するには、このオプションを使用します。 このフィールドはユーザーに表示されません。

シェルを使用して保持タグを作成する

保持タグを作成するには、 New-RetentionPolicyTag コマンドレットを使用します。 コマンドレットで利用できる異なるオプションを使用すると、異なる種類の保持タグを作成できます。 TYPE パラメーターを使用して、DPT (All)、RPT (Inbox などの既定のフォルダーの種類を指定する) または個人用タグ (Personal) を作成します。

この例では、7 年 (2,556 日) 経過後にメールボックスのすべてのメッセージを削除する DPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

この例では、2 年 (730 日) 経過後にメールボックスのすべてのメッセージをインプレース アーカイブに移動する DPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

この例では、20 日経過後にすべてのボイス メール メッセージを削除する DPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

この例では、30 日経過後に [迷惑メール] フォルダーのメッセージを完全に削除する RPT を作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

この例では、メッセージを削除しない個人タグを作成します。

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

手順 2:アイテム保持ポリシーを作成する

この手順を実行する際には、あらかじめアクセス許可が割り当てられている必要があります。 必要なアクセス許可を確認するには、「メッセージング ポリシーとコンプライアンスのアクセス許可 」トピックの「メッセージング レコード管理」エントリを参照してください。

EAC を使用してアイテム保持ポリシーを作成する

  1. [コンプライアンス管理>保持ポリシー] に移動し、[追加] アイコンをクリックします。

  2. [アイテム保持ポリシーの新規作成] で、次のフィールドを入力します。

    • [名前]: アイテム保持ポリシーの名前を入力します。

    • 保持タグ: [ 追加] アイコン をクリックします。このアイテム保持ポリシーに追加するタグを選択します。

      アイテム保持ポリシーには、次のタグを含めることができます。

    • [アーカイブへ移動] アクションを持つ 1 つの DPT

    • [削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つ 1 つの DPT

    • [削除して回復を許可する] または [完全に削除] アクションを持つボイス メール メッセージ用の 1 つの DPT

    • [受信トレイ] などの既定のフォルダーごとに、アイテムを削除する １ つの RPT

    • 個人タグの数

      注:

      アイテム保持ポリシーには個人タグをいくつでも追加できますが、さまざまな保存期間の設定がある個人タグを数多く設定するとユーザーを混乱させることがあります。 アイテム保持ポリシーにリンクする個人タグは 10 以下にすることをお勧めします。

      保持タグを追加せずにアイテム保持ポリシーを作成できますが、ポリシーが適用されるメールボックスのアイテムは移動または削除されません。 アイテム保持ポリシーを作成した後で、アイテム保持ポリシーに保持タグを追加したり、アイテム保持ポリシーから保持タグを削除したりすることもできます。

シェルを使用してアイテム保持ポリシーを作成する

この例では、アイテム保持ポリシー RetentionPolicy-Corp を作成し 、RetentionPolicyTagLinks パラメーターを使用して 5 つのタグをポリシーに関連付けます。

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

構文およびパラメーターの詳細については、「New-RetentionPolicy」を参照してください。

手順 3:メールボックス ユーザーにアイテム保持ポリシーを適用する

アイテム保持ポリシーを作成した後は、それをメールボックス ユーザーに適用する必要があります。 異なるユーザーのセットに異なるアイテム保持ポリシーを適用することができます。 詳細な説明については、「メールボックスにアイテム保持ポリシーを適用する」を参照してください。

このタスクの検証方法

保持タグを作成した後は、それらをアイテム保持ポリシーに適用して、そのポリシーをメールボックス ユーザーに適用します。次回、MRM メールボックス アシスタントがメールボックスを処理するときに、保持タグで構成した設定に基づいてメッセージを移動または削除します。

アイテム保持ポリシーが適用されたことを確認するには、次の手順を実行します。

  1. 次のシェル コマンドを実行して、1 つのメールボックスに対して MRM アシスタントを手動で実行します。

    Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>

  2. Outlook または Outlook Web App を使用してメールボックスにログオンし、ポリシー構成に従ってメッセージが削除またはアーカイブに移動されていることを確認します。

ヒント

問題がある場合は、 Exchange のフォーラムで質問してください。 Exchange Server のフォーラムにアクセスします。