Exchange Onlineのメッセージ承認シナリオにメール フロー ルールを使用する

Exchange Online組織では、モデレートされた受信者は、メッセージが受信者に配信される前に、1 人以上のモデレーターの承認を必要とします。 詳細については、「Exchange Onlineのモデレートされた受信者」を参照してください。

ただし、特定の送信者からの例外以外に、受信者のプロパティでモデレーション設定を構成する場合、受信者に送信 されるすべての メッセージは、メッセージの内容や詳細に関係なく、配信前に承認が必要です。

モデレートを必要とするメッセージの種類と状況をきめ細かく制御するには、メール フロー ルール (トランスポート ルールとも呼ばれます) を使用できます。 この記事では、特定の法律、コンプライアンス、またはビジネス要件を満たすためにモデレーションにメール フロー ルールを使用する例について説明します。

承認のために送信者のマネージャーにメッセージを転送する

マネージャーの承認が必要になる可能性がある一般的な種類のメッセージを次に示します。

• ユーザーから特定の配布グループまたは受信者に送信されるメッセージ
• 外部ユーザーまたはパートナーに送信されるメッセージ
• 2 つのグループ間で送信されるメッセージ
• 特定の顧客の名前など、特定の内容で送信されるメッセージ
• 研修中の社員によって送信されるメッセージ

承認のために送信者のマネージャーにメッセージを送信する必要がある場合は、次の手順に従います。

1. [メッセージをモデレーターに送信する] テンプレートを使用して、メール フロー ルールを作成します。

   

2. 承認のために送信者のマネージャーにメッセージを送信するアクションを構成します。次>の手順を実行します。承認>のためにメッセージを送信者のマネージャーに転送します。

3. 承認が必要なメッセージを定義する条件を構成する場合は、 この規則を適用します。

Garth Fort という名前の研修生によって送信されたすべての外部メッセージが、マネージャーによる承認を必要とする例を次に示します。

• このルールを適用する>送信者>この人は>avinash@beta.nikey.in

  and

• このルールを適用する>受信者>は外部/内部>organizationの外部

• 次>の操作を行います承認>のためにメッセージを転送する送信者のマネージャーに

メッセージ承認チェーンを設定する

メッセージに対して複数のレベルの承認を要求できます。 たとえば、特定の顧客へのメッセージを最初に顧客関係マネージャーによって承認し、次にコンプライアンス責任者が承認するように要求したり、2 つのレベルのマネージャーによって経費報告書を承認するように要求したりできます。

この種類の複数レベルの承認を作成するには、承認レベルごとに 1 つのメール フロー ルールを作成します。 各ルールでは、以下のようにメッセージ内に同じパターンが存在します。

• 最初のルールは、最初のモデレーターにメッセージを転送します。 最初のモデレーターがメッセージを承認すると、2 つ目のルールによってメッセージが 2 番目のモデレーターに転送されます。

• チェーン内のすべてのモデレーターがメッセージを承認すると、元のメッセージが目的の受信者に送信されます。

• チェーン内のモデレーターのいずれかが承認要求を拒否した場合、送信者は拒否メッセージを受信します。

• いずれかの承認要求が有効期限 (Exchange Onlineの 2 日間) 内に承認されない場合、送信者は有効期限メッセージを受け取ります。

  注:

  期限切れのモデレートされたメッセージの処理は、7 日ごとに実行されます。 この間隔は、モデレートされたメッセージが 2 日から 9 日の間にいつでも期限切れになる可能性があることを意味します。

次の例では、Blue Yonder Airlines という名前の顧客があり、顧客関係マネージャーとコンプライアンス責任者の両方に、この顧客に送信されるすべてのメッセージを承認することを想定しています。

次のスクリーンショットに示すように、2 つのルールを作成します。 最初のルールは最初のレベルの承認者に適用されます。 2 番目のルールは 2 番目のレベルの承認者に適用されます。

最初のルールは、件名またはメッセージに Blue Yonder Airlines という会社名を持つすべてのメッセージを識別し、Garret Vargas という名前の内部顧客関係マネージャーにこれらのメッセージを送信します。

• 名前: ブルーヨンダー航空: 承認 #1 リレーションシップ マネージャー

• 優先度: 2 つ目のルールの前。

• このルールを適用する>送信者>は外部/内部>organization>内。

  and

• このルールを適用する>件名または本文>件名または本文には、次のいずれかの単語> が含まれます'B.Y.A' または 'BYA' または 'Blue Yonder Airlines' または 'Blue Yonder'。

• 次>の操作を行います承認>のためにメッセージを転送する承認>のためにメッセージを転送するAvinash P.

2 番目のルールは、承認のためにコンプライアンス責任者の Tony Krijnen にこれらのメッセージを送信します。

• 名前: Blue Yonder Airlines: Approval #2 Compliance Manager

• 優先度: 最初のルールの後。

• このルールを適用する>送信者が配置されている>organization内。

  and

• このルールを適用する>対象または少年が一致する> 'B.Y.A' または 'BYA' または 'Blue Yonder Airlines' または 'Blue Yonder'。

• 次>の操作を行います承認のためにメッセージをに転送する>Tony Krijnen.

複数の条件のいずれかに一致するメッセージを転送する

メール フロー ルール内では、ルールが一致するためには、ルール内のすべての条件が true である必要があります (Condition1 AND Condition2)。 複数の条件 (Condition1 または Condition2) に同じアクションを適用する場合は、条件ごとに個別のルールを作成する必要があります。

これを行うには、EAC の [ルール] ページで、最初の条件に対してルールを作成します。 次に、ルールを選択して [コピー] を選択し、新しいルールの条件を変更して 2 番目の条件と一致させます。

承認シナリオでは、同じメッセージがモデレーターに複数回送信されないように、同じアクションで複数のルールを作成する場合は注意してください。 2 番目のルールに例外を追加して、最初のルールに一致したメッセージを無視します。

たとえば、件名や メッセージ本文、 または添付ファイルの内容にメッセージに "売上見積もり" がある場合は、メッセージをモデレーターに送信します。

2 つのルールが必要です。 最初のルールが件名行またはメッセージ本文をチェックする場合、添付ファイルの内容をチェックする 2 番目のルールでは、件名行またはメッセージ本文 (最初のルールの条件) で "売上見積もり" をチェックする例外が必要です。

• 名前: 販売見積もりの承認: 規則 2
• 優先度: 最初のルールより低い。
• このルールを適用する>添付ファイル>コンテンツには、次のいずれかの単語> が含まれます売上見積もり。
• 次>の操作を行います承認>のためにメッセージを転送する送信者のマネージャーに
• ただし、次の場合を>除きます件名または本文>件名または本文がこれらのテキスト パターンと一致する>売上見積もり。

機密情報を含むメッセージを転送する

データ損失防止 (DLP) 機能がある場合は、多くの種類の機密情報が事前に定義されています。 DLP を使用すると、メッセージに機密情報条件が含まれている場合に検知できます。 DLP の有無にかかわらず、組織に固有な特定の機密情報パターンを識別する条件を作成できます。

クレジット カード番号を含むメッセージに承認が必要な例を次に示します。

• このルールを適用する>メッセージ>には、次のいずれかの種類の機密情報>が含まれていますクレジット カード番号
• 次>の操作を行います承認>のためにメッセージを転送する送信者のマネージャーに