公的機関の要件と機能の概要

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公的機関の組織は、交付またはプロジェクトのコンプライアンス要件に加えて、複雑な規制、予算要件を満たす必要があります。通常、公的機関の組織 (地方自治体、教育機関、非営利組織、医療機関など) は、特殊な業務が義務付けられる固有の制限、規則、規制に従うことになります。

規制の頻繁な更新は慣行やレポートに変更を加える必要が生じるため、そうした新しい慣行については定期的に調査する必要があります。公的機関の組織では、多くの場合、多様な業務を管理するために旧来の複雑なシステムを使用しています。その結果、報告、予算編成、情報の管理に関連する問題が発生し、ビジネスプロセスが煩雑になっています。

米国における公的機関の組織の例を次に示します。

教育 - 小学校から高等学校の教育に対応する州および地方の機関。また、中等教育に対応する州大学。
政府機関 - 住民にサービスを提供する州、国、および都市の組織。公安、インフラ、レクリエーション、医療を含む多様なサービス機能を提供しています。
医療 - 診療所、非営利病院などの、住民に提供される都市または国のサービス。
非営利組織 - 地域交通会社や再開発会社など、有権者が義務付けた許可に基づいて特定のサービスを提供する組織。
公共事業およびインフラ - 上下水道、電気、公共事業など、住民の生活に不可欠なサービスを提供している公益事業。

政府機関の要件

政府機関は、責任ある財務慣行に従う必要があり、経費、売上、資産、負債、およびエクイティに関して包括的でタイムリーな情報を提供する必要があります。また、サービスへの期待の高まりに応えられるようにサービス内容を改善する必要もあります。

Finance の次の機能を利用することで、政府機関はこうした目標を達成できるようになります。

財務管理慣行を組織のニーズに合わせてカスタマイズできます。これには多くの場合、複数の法人や構成部門が含まれます。
ユーザー定義の柔軟な勘定構造により、資金、機能、部門、オブジェクト、プログラムなどの任意の分析コードによる詳細な財務分析を行うことができます。
財務情報へのアクセスの強化や、支出の優先順位についての管理の厳密化ができます。
予算の高度な設定および管理機能により、リアルタイムでの動的な支出管理、支出より上のレベルでの予算化、予算のグループ化、複数年予算ができます。
年度末繰越オプションなど、債務および事前債務の予算の追跡および会計を使用できます。
交付資金を追跡および監視し、それらをプロジェクトに関連付けることができます。
倉庫の在庫管理、注文、メンバーシップの追跡、および寄付のための商用機能が使用できます。
仕入先の Web サイトに統合された Web ベースの購買要求など、堅牢な調達および仕入先管理機能が用意されています。また、仕入先カタログのインポート、一括発注、契約、自己登録対応の仕入先ポータル、見積書や請求書の入力、RFQ の処理、商品のコーディングと分析、買掛金勘定のスリーウェイマッチング、消費税と 1099 のサポートなども組み込まれています。
Microsoft の他のアプリケーションやテクノロジとの密接な統合により、プロセスを合理化し、効率を高めることができます。
組み込み済みのロールセンターは、関連データへのアクセスを簡素化するために公的機関のユーザー向けにカスタマイズされています。
計画、実装、カスタマイズ、継続的なサポート、トレーニングに至るまで、ローカルでカスタマイズされたサービスを提供できます。

予算作成モジュールの機能

組織で予算管理を使用している場合は、予算作成 > 設定 > 予算管理 > 予算管理コンフィギュレーションの使用可能な予算資金ページで、詳細な元帳エントリの予算管理を有効にできます。

配賦予算タイプ - 配賦では、予算資金 (通常は四半期などの選択した期間に対して使用します) を拠出する予算アクションを義務付けることで、さらなる予算管理が行えます。これらは予算管理の中に追加のオプション設定があります。
暫定予算 - 暫定予算では、新しい配賦が予算年度の開始までに承認されていない場合に、一時的な仮予算を作成できます。
年度末の予算繰り越し - 公的機関では、年度末のオープン発注書に関連する予算および予算債務を繰り越す機能が改善され、資金別に処理するためのオプションが提供されます。

公的機関の詳細な元帳エントリ

公的機関の組織では、詳細な元帳エントリを使用して、元帳エントリの作成、調整、および取り消しができます。たとえば、請求書が正しくない勘定またはプロジェクトに誤って転記された場合に、詳細な元帳エントリを使用して経費を再分類できます。

既定では、詳細な元帳エントリは有効になっています。この機能を無効にするには、システム管理 > 設定 > ライセンスコンフィギュレーションに移動します。 公的機関セクションのコンフィギュレーションキーで、詳細な元帳エントリが選択されていないことを確認します。詳細な元帳エントリには、一般会計の転記の定義が必要です。

これらの転記の定義は、詳細な元帳エントリ ページに入力された勘定科目に基づいて複数の貸借元帳エントリを生成するように設定できます。

ユーザーが詳細な元帳エントリ明細行でプロジェクトの財務分析コードを変更可能にする場合は、一般会計パラメーター ページ詳細な元帳エントリフォームでの財務分析コードの編集を許可オプションを選択する必要があります。このオプションを選択しない場合、ユーザーは、財務分析コードがプロジェクトの既定の財務分析コードになっていない場合にのみ、勘定科目フィールドの財務分析コードを変更できます。

詳細な元帳エントリを使用して年度末の見越計上エントリを記録する場合は、最初に詳細な元帳エントリを作成し、逆仕訳入力オプションを選択してから、逆仕訳日を入力します。詳細な元帳エントリが転記されると、詳細な元帳エントリの逆仕訳が作成されます。詳細な元帳エントリの逆仕訳には、新しいトランザクション番号と下書き状態が設定されます。

逆仕訳日は転記日として使用され、元のエントリの各行の借方金額または貸方金額は取り消されます。同じ転記の定義が使用されます。ヘッダーと明細行のトランザクションテキストには、「からの逆仕訳入力」という言葉と、元の詳細な元帳エントリのトランザクション番号、および元の詳細な元帳エントリのトランザクションテキストが含まれます。

詳細な仕訳入力は、利子配分および帰属プロセスのためのエントリを作成するところであるため、取引の転記時に銀行残高を更新できます。

作成されたすべてのエントリは、一般会計 > 照会およびレポート > 伝票トランザクションで伝票トランザクション照会に表示されます。この一覧には、アカウント別のすべての伝票および金額を含む伝票、仕入先アカウント、仕入先名、顧客アカウント、および顧客名が表示されます。

つなぎ勘定トランザクション

一部の会社は、つなぎ勘定を使用して支払を転記します。そのため、銀行経由でこれらを処理する時間があります。つなぎ勘定は一時勘定として機能します。トランザクションを転記すると、実際の銀行口座ではなくつなぎ勘定に転記されます。会社が口座取引明細書を受け取る際、つなぎ勘定から主勘定にトランザクションを転記できます。

調整プロセスを簡素化するために、つなぎ勘定トランザクション ページ、銀行トランザクション ページ、および小切手ページにフィールドがあります。

つなぎ勘定トランザクション ページには、仕入先番号、名前、および住所が表示されます。

銀行トランザクション ページにはクリア日が表示され、トランザクションによって銀行がクリアされた日付を確認できます。

小切手ページには、つなぎ転記フィールドが表示され、小切手がクリアされたかどうか、およびクリア日を表示します。

公的機関での期末処理

会計年度末には、決算トランザクションを生成し、翌会計年度に備えて勘定を準備する必要があります。公的機関のクライアントには次のような機能があります。

資金別に勘定を選択します。
資金を別の勘定に決済する。たとえば、政府資金に関連付けられている名目勘定を資金残高に決算できます。また、所有資金に関連付けられている名目勘定を利益剰余金に決算することもできます。
すべての資金および非資金について年度末締処理を設定する。非資金の勘定構造には資金分析コードがありません。
一般的な年度末締処理や監査調整など、さまざまなタイプの決算エントリを分離するために、複数の決算期間を設定する。

期末処理は、同じデータセットに対して複数回実行できます。通常、一般会計の期末処理を実行した後にさらにトランザクションを処理する必要がある場合は、期末処理を再度実行して名目勘定を決算し、新年度の期首残高を正しく設定することができます。

一般会計残高の期末処理は、財源コンフィギュレーション設定によって、次の 2 つの場所で制御されます。

期末処理。前年度の元帳残高を決算し、新年度の期首残高を設定します。
発注書の債務に対する期末処理オプションは、発注書の年次締処理ページで設定します。一般会計パラメーターが上書きを許可するように設定されている場合は、特定の資金のオプションを上書きできます。

勘定科目表のすべての勘定について、必ず決算タイプを選択してください。決算タイプにより、期末処理でその主勘定がどのように処理されるかが決まります。次の 4 つの決算タイプがあります。

実績- 残高を使用して新年度の期首残高を設定します。
名目- 期末処理によって勘定が決算されます。
名目 - 決算なし- 他の決算プロセス (発注書の締めに対する債務勘定など) によって勘定が管理されます。
適用なし- 期末処理に勘定が含まれません。

転記の定義

転記プロファイルでは、対象の属性の組み合わせに対して、相殺元帳エントリを 1 つだけサポートできます。転記プロファイルは、入力トランザクション属性に基づく複数の貸借元帳エントリの生成には利用できません。また、転記プロファイルは、トランザクションの勘定科目と分析コード値に依存する転記の動作の決定にも利用できません。

元帳の転記、予算作成、および報告に関する複雑な業務要件をサポートするため、通常、公的機関の組織では、元帳転記のすべての結果が適切であることを保証するために、元帳転記の動作を 1 か所で定義しています。

こうした機能を公的機関の業界に提供するため、Dynamics 365 for Finance には転記の定義が組み込まれています。転記の定義は、貸借元帳エントリを生成するために定義された一連のルールです。元伝票の明細行で、勘定配賦の勘定番号や財務分析コードにルールを適用できます。転記の定義では、システムによって生成される勘定または分析コードを定義します。

転記の定義は、公的機関に従事しているかどうかにかかわらず、すべての会社に必須の設定であり、これによって約定会計の利点がもたらされます。

転記の定義を有効にするには:

一般会計 > 元帳の設定 > 一般会計パラメーター ページに移動します。
元帳タブを選択します。
会計ルール セクションを選択し、転記の定義の使用を有効にします。このオプションを有効にすると、このチェックボックスがオンになっている場合、"取引転記の定義" フォームのタイプを使用して取引を転記したときに、転記プロファイルが使用されなくなります。また、すべての転記の定義が有効になります。続行しますか? というメッセージが表示されます。
はいを選択します。

これで、次のどのオプションも有効にできます。

予算割り当ての有効化 - 転記の定義を使用して、予算登録エントリの一般会計に予算割り当てを記録するには、このオプションを選択します。 予算パラメーター ページで、予算割り当ての予算仕訳帳名を選択してから、このオプションを選択します。予算割り当ては、貸借対照表の予算金額を表します。これらは財務報告の一般会計で、見積売上と資金残高に対する影響を記録するために使用されます。予算登録エントリが転記されるため、一般会計の転記も生成する必要があります。これにより、予算割り当てと予算財源残高勘定が影響を受けます。転記の定義と予算登録エントリを使用することで、予算が元帳にも記録されます。
債務プロセスの有効化 - 債務を作成するには、このオプションを選択します。これにより、確定済み購買または義務付けられた購買の場合に、一般会計にエントリが記録されます。このオプションを選択した場合は、確定済み購買または義務付けられた購買の場合に、転記の定義を使用する必要があります。このチェックボックスをオンにすると、既存の確定済発注書を請求または変更したときに、債務が生成されません。はいを選択してください。
事前債務プロセスの有効化 - 事前債務および債務を作成するには、このオプションを選択します。予定経費の事前債務引当金。このオプションを選択した場合は、事前債務の購買要求に対して転記の定義を使用します。事前債務プロセスを有効にした場合は、作成済みの購買要求に事前債務が記録されません。これらの購買要求に対して事前債務を記録するには、購買要求をいったんキャンセルしてから同じ明細行に作成します。
一般予算引当 - 既存の購買要求または発注書に対する事前債務および債務を新しい一般予算引当に含めるには、それらの購買要求および発注書をいったんキャンセルしてから、同じ明細行に再作成する必要があります。既に存在する一般予算引当に対して債務を記録するには、その引当をいったんキャンセルしてから、同じ明細行に再作成します。

転記の定義は、決算エントリでどのように会計が行われるかを管理します。また、新年度の開始トランザクションを作成するのにも役立ちます。詳細については、公的機関での転記の定義を参照してください。

約定会計に対する転記の定義を設定、有効化、および使用するには、約定会計を一般会計パラメーター ページで有効にした後、約定会計の転記プロファイルであるトランザクションの転記の定義ページを構成する必要があります。

一般会計 > 転記の設定のトランザクションの転記の定義ページではまた、Finance に対して、品目または調達カテゴリのすべてまたはグループ、あるいは特定の品目または調達カテゴリを関連付けて、購買、買掛金、予算、銀行、売掛金、および給与の活動に対して特定の転記の定義を使用するように指示します (給与機能は、米国でのみ使用できます)。

転記の定義は、トランザクションの転記の定義ページに一覧表示されるトランザクションタイプを使用するトランザクションに対してのみ使用できます。転記の定義を使用するように設定されていないトランザクションの転記タイプについては、転記プロファイルが使用されます。

仕入先請求書で勘定配布を編集する機能の制限

トランザクションで関連する債務文書 (通常は発注書) が参照されている場合、発注書から作成された仕入先請求書で編集できる財務分析コードを決定できます。

財務分析コードの変更を制限するには、次の手順に従います。

買掛金 > 設定 > 買掛金勘定パラメーター > PO/請求書照合の検証に移動します。
財務分析コードの検証クイックタブで、仕入先請求書での編集を制限する分析コード名で照合が必要チェックボックスをオンにします。

予算割り当ての有効化

割り当てを有効にする場合は、元の予算と割り当てを記録する必要があります。このオプションを使用すると、予算登録エントリから、割り当てや見積売上などの貸借対照表勘定に転記できます。これを有効にするには、転記の定義レコードを少なくとも 1 つ作成し、トランザクションの転記の定義 ページの予算タブで元の予算トランザクションタイプに割り当てる必要があります。

公的機関での調達

公的機関の組織では、緊急の事情や特殊な事情において、仕入先から緊急の購入を必要とすることがあります。そのため、調達担当者は状況に応じて、より複雑な標準の購買プロセスを合理化する発注書を作成する必要があります。たとえば、印刷された発注書ドキュメントではなく、発注書番号のみを使用して購買を承認する必要があります。

設定の調整を開始してデータを入力する前に、次の操作を行う必要があります。

仕入先の設定
仕入先や発注書などに対して番号付けシステムを設定します。
仕入先証明のタイプの指定

状況に応じて、公的機関の組織の調達機能を活用できるように、公的機関の発注書コードを設定する必要があります。

調達> 設定 > 調達パラメーターの順に移動して、仕入先のリードタイムと自身の就業日カレンダーに基づき、PO の明細行の配送日を計算できます。この機能を使用することにより、個々の明細行で異なる配送日をより正確に予測できます。

公的機関の発注書コード - 確認発注書用のコードと特別なメッセージを作成する必要があります。確認発注書によって、典型的な購買プロセスが回避されます。

最初に、コードとメッセージの内容を決めます。 確認発注書コード ページを使用して、確認発注書 (PO) で使用できるコードと特別なメッセージを作成できます。確認発注書によって、典型的な購買プロセスが回避されます。たとえば、品目が必要になる前に、提供されているドキュメントを使用するのではなく、購買時に発注書番号を使用して予定外の発注を承認できます。

コードを設定した後、すべての発注書ページで発注書にコードを割り当てることができます。

予定外の購買クイックタブで発注書に確認発注書コードを割り当てる場合 (新しい発注書を作成した場合など)、確認発注書コードに関連付けられているメッセージが発注書の冒頭に印刷されます。

フランスの組織では、公的機関に対してさらに手順が必要になる場合があります。

製品受領書を転記する

発注書の製品を受け入れる際に、受け入れる数量が注文した数量より少ない場合、数量フィールドの明細行クイックタブにある製品受領書の転記ページで、不一致を入力します。数量を入力すると、配送残余フィールドに残余数が自動的に入力されます。

複数の購買作業項目の委任

複数の作業項目を一度に委任してワークフローの承認プロセスを合理化し、購買作業項目 (要求、契約、注文、仕入先請求書など) を委任する際のエラーを回避できます。

自分に割り当てられた作業項目ページで、複数の購買作業項目を選択し、アクションウィンドウで作業項目の委任を選択します。

購買契約書または販売契約書の分類

新しい購買契約書または販売契約書を作成する際は、必ず購買契約書または販売契約書の種類を選択する必要があります。 契約分類ページでは、公的機関向けのその他の制御機能が使用できます。

調達の購買契約書の分類ページ、または販売とマーケティングの販売契約書の分類ページを使用して、契約分類を作成および指定できます。

下請業者オプションを選択すると、購買契約書の下請業者に関する情報を入力できます。
購買契約書の保険証書および債務に関する情報を入力するには、証明書オプションを選択します。この情報を使用してレポートを生成し、仕入先が証明書の要件に準拠していることを監視できます。レポートを生成するには、購買契約書証明コンプライアンス ページに移動します。
購買契約書のマイルストーンとタスクに関する情報を入力するには、活動オプションを選択します。
直接請求を義務付け、購買契約書によるリリース注文の使用を禁止するには、直接請求が必要オプションを選択します。