Power BI 実装計画: コンテンツをインベントリから削除してアーカイブする

この記事は、コンテンツのライフサイクルの終了時にそれをインベントリから削除してアーカイブするのに役立ちます。 この記事の主な対象者は、次のとおりです。

• Fabric 管理者: 組織の Fabric 監視を担当する管理者。 Fabric 管理者は、Microsoft 365 または Azure DevOps を監督する管理者などの他の管理者との共同作業が必要になることがあります。
• センター オブ エクセレンス (COE)、BI チーム: 組織内で Power BI の監視を担当するチーム。 これらのチームには、Power BI コンテンツのライフサイクルを管理する方法を決定する意思決定者が含まれます。
• データ操作チーム: エンタープライズ データ ソリューションのライフサイクル管理の監視を担当するチーム。 これらのチームには、コンテンツ リリースのライフサイクルを処理するリリース マネージャーや、ライフサイクル管理を効果的に使用およびサポートするために必要なコンポーネントを作成して管理するエンジニアを含めることができます。
• コンテンツ作成者とコンテンツ所有者: 他のユーザーと共有するために Fabric ポータルに公開するコンテンツを作成するユーザー。 これらの個人は、自分が作成する Power BI コンテンツのライフサイクル管理を担当します。

ライフサイクル管理は、コンテンツをその作成から最後の提供終了まで処理するために使用するプロセスと作業手順で構成されます。 ライフサイクル管理の第 5 段階では、導入を容易にし、問題に対処するためにユーザーと公開されたコンテンツをサポートするなど、コンテンツをサポート、監視します。 最終的には、コンテンツ ライフサイクルの第 6 段階と最終段階に進み、ここで、使用されなくなったコンテンツや不要になったコンテンツを特定します。 この最後の段階では、コンテンツをインベントリから削除してアーカイブします。

コンテンツがその目的を達成したら、コンテンツのインベントリからの削除とアーカイブが重要になります。 これにより、不要なコンテンツをサポートするのにリソースを費やさずに済み、コンテンツ作成者や管理者が必要なコンテンツを簡単に監視できるようになります。 ライフサイクルの終了時にコンテンツをインベントリから削除してアーカイブすると、テナントの関連するコンテンツとアクティブな領域に労力とリソースを集中的に投入することができるため、ガバナンスと効率の向上に役立ちます。

次の図は、Power BI コンテンツのライフサイクルを示し、コンテンツをインベントリから削除してアーカイブする第 6 段階を強調表示しています。

最終的に、コンシューマーはコンテンツを必要としなくなったり、使わなくなったりします。 これには、コンテンツの置き換えや、ビジネス目標や優先順位の変更など、さまざまな理由が考えられます。

コンテンツのインベントリからの削除は、さまざまな方法で Power BI を管理するのに役立ちます。

• 項目が少ないほど、煩雑さが軽減され、環境の管理が容易になります。 項目が少ないほど、ユーザーがアクティブなコンテンツを操作するのにも役立ち、維持が簡単になります。
• 未使用の項目を削除すると、使用するコンテンツに関するコンシューマーの混乱を軽減できます。
• アクティブなコンテンツに重点を置くことで、監査が容易になります。 これは、セキュリティ ロールやアクセス許可を監査する場合に特に当てはまります。
• 項目を少なくすると、リソースが誤って使用されることがないため、容量の使用状況が最適化される可能性があります。

コンテンツをインベントリから削除するタイミングと方法を決定する

監査および監視アクティビティを実行してインベントリから削除できる候補コンテンツを特定する際に、組織内で使用パターンを定期的に評価する必要があります。 この手順は、"コンテンツ クリーンアップ アクティビティ" と呼ばれます。 コンテンツ クリーンアップ アクティビティは、コンテンツを調査するために定期的にスケジュールされるアクションですが、コンテンツの提供終了は、そのライフサイクルの終了時にコンテンツの使用停止を決定したときに起こることです。 テナントで発行される項目の量によっては、四半期ごとや毎月などより短い間隔で、これらのアクティビティを定期的に実行できます。

コンテンツ クリーンアップ アクティビティを計画する

コンテンツを分析して、インベントリから削除してアーカイブできるものを特定する場合、次の重要な考慮事項と決定を行う必要があります。

• 分析の範囲を選択: コンテンツ クリーンアップ アクティビティは、テナント レベルで実行できます。 ただし、ワークスペース、容量、またはドメイン レベルで分析を実行するのも一般的です。 そうすることで、特定のニーズやユーザーの人口分布に基づいて意思決定を行い、アクションを実行できます。 たとえば、ワークスペース管理者は、管理するワークスペースの通常のコンテンツ クリーンアップ アクティビティを担当できます。
• 特定のコンテンツの時間枠を決定: 分析するコンテンツにどの時間枠が適しているかを検討します。 標準的な時間枠 (3 か月間未使用など) がある場合もありますが、すべての状況で同じガイドラインを使用することは困難な場合があります。 次の例を考えてみます。
  • 標準的な 3 か月の時間枠: 四半期ごとのボーナスを追跡するために営業チーム用のワークスペースがあります。 過去 3 か月以内に使用がなかった場合、ワークスペース全体がインベントリからの削除の候補になります。
  • さらに短い 1 か月の時間枠: 日次の売上額を含む運用レポートは、日次または週次の頻繁な使用が想定されています。 過去 1 か月間使用されていない場合、レポートはインベントリからの削除の候補になります。
  • 長い 1 年間の時間枠: セマンティック モデルが、外部監査者にレポートを提供するために、年に 1 回 IT によって生成されます。 ここ数か月間は使用されていないが、セマンティック モデルを維持することが重要です。 このような状況では、1 年以上の時間枠は、インベントリからの削除の候補にする以前に正当化されます。
  • 例外 (時間枠なし): 主要な組織の主要業績評価指標 (KPI) を含むスコアカードが、役員によって断続的に使用されます。 使用が一貫せず、閲覧者が少ないにもかかわらず、この特定のコンテンツは、使用頻度が少ないという理由のみではリタイアの対象とは見なされません。
• 分類を作成: 一貫して使用する用語を決定します。 頻繁に使用、アクティブに使用、時々使用、使用しない、など分類するための "一般的な定義" を作成します。 コンテンツの使用状況とユーザー アクティビティ レベルを分析するために、これらの用語をどのように適用するかを検討します。 詳細については、「分類の作成」を参照してください。
• 関連する使用状況メトリックを選択: ほとんどの状況では、コンテンツの実際の閲覧数の合計や実際のユーザー (閲覧者) の合計数など、複数のメトリックを検討する必要があります。 次の例を考えてみます。
  • 閲覧数が多い: 1 つのレポートで、少数のユーザーからの閲覧数が一貫して多い場合があります。 このアクティビティは、個人 BI やチーム BI などの使用シナリオで見られます。
  • ユーザー数が多い: 組織全体のさまざまな領域からの閲覧者が多いレポートがあります。 コンテンツは広く使用されているものの、実際の閲覧は散発的で一貫性がない場合があります。 このアクティビティの代表は、エンタープライズ BI の使用シナリオです。
  • 潜在的な閲覧者と実際の閲覧者: Power BI アプリまたはレポートへのアクセス許可が割り当てられていることから、潜在的な閲覧者が多数存在する可能性があります。 ただし、実際に使用しているのは、潜在的な閲覧者のごく一部のみである可能性があります。
• 使用状況の分析とクリーンアップを行う担当者を決める: コンテンツの所有権と管理が組織でどのように扱われるかに基づいて、コンテンツのクリーンアップ アクティビティを誰が担当するかを検討します。

コンテンツ クリーンアップ分析の実行方法を計画したら、次にインベントリから削除するコンテンツを特定する必要があります。

インベントリから削除するコンテンツを特定する

この時点で、定期的なコンテンツ クリーンアップ アクティビティを計画し、テナント内のコンテンツを分析する方法に関するいくつかの重要な選択と決定を行いました。 次に、使用パターンを分析し、インベントリから削除する候補コンテンツを特定します。 通常は、調べる使用頻度やメンテナンスが少ないコンテンツを見つけます。

使用頻度が少なく、メンテナンスされなくなったコンテンツを見つけるのに適したアクションは、次のとおりです。

• 閲覧数の分析: レポートやアプリなどの視覚化項目の閲覧数に注目します。
  • 時間枠内の合計閲覧数で項目を並べ替えます (前のセクションで説明済み)。 使用されていない項目や、たまにしか使用されない項目を見つけることに重点を置きます。
  • 時間枠に基づいて最近の使用状況を分析します。
  • 過去の期間と比較して減少傾向を確認します。
• クエリの分析: セマンティック モデルなどのデータ項目に対して送信されたクエリに注目します。
  • 時間枠内のクエリの合計で項目を並べ替えます。 使用されていないコンテンツや、たまにしか使用されないコンテンツを見つけることに重点を置きます。
  • 時間枠に基づいて最近の使用状況を分析します。
  • 過去の期間と比較して減少傾向を確認します。
• 閲覧者の分析: 場合によっては、時間枠内のコンテンツの閲覧者の合計数が、閲覧数やクエリ数と比較した場合に意味を持つ場合があります。
  • 時間枠内の閲覧者の合計数で項目を並べ替えます。
  • コンテンツの作成者、所有者、またはサポート チーム メンバーである閲覧者を除外して、表示のみのアクティビティを持つコンシューマーに注目できるようにします。
  • レポートを 1 回または 2 回しか使用していない閲覧者を除外して、使用状況の傾向への影響を確認します。 これらのユーザーは、誤ってレポートを開いたという可能性があります。
• 更新日の分析: データ項目 (セマンティック モデルやデータフローなど) の場合は、コンテンツが最後にいつ更新されたかを確認します。 最近更新されていない場合は、データ項目が使用されなくなったと判断して差し支えないかもしれません。
• コンテンツの更新日の確認: コンテンツが最後にいつ更新または再公開されたかを確認すると役立つ場合があります。 最近更新されていないコンテンツは、インベントリから削除しても問題ない可能性があります。
• ドキュメントを確認する: 使用状況の統計データのみに頼る前に、使用可能なドキュメントやメタデータを確認します。
  • コンテンツ用のドキュメントを確認します。 レポートに目的の使用方法と対象ユーザーを文書化した概要ページが含まれるのが理想的です。 この種の情報は閲覧者に役立ち、特にコンテンツが不規則に使用される場合に役立ちます。
  • 使用可能なメタデータを確認します。 ワークスペースの説明に、意図された使用パターンについての関連情報が含まれている場合があります。 ワークスペース名に、[Dev] または [Test] サフィックスが含まれる場合があります。これにより、用途が大きく異なる理由が明らかになります。
• コンテンツの所有者とコミュニケーションを取る: インベントリから削除する候補項目が見つかったら、コンテンツについて連絡先またはその所有者に問い合わせます。 使用状況の統計データからはすぐにはわからない、予想される使用パターンに関する他の分析情報が得られる可能性があります。 将来のニーズを把握するために、対象分野の専門家やコンテンツのコンシューマーと話す必要がある場合もあります。

使用されていないコンテンツをインベントリから削除する準備をする

この時点で、リタイアの対象である可能性の高いコンテンツを特定しました。 次に、これをアーカイブして削除する前に、いくつかの準備手順を実施する必要があります。

• 削除する項目の範囲を確認する: 続行する前に、正確に何を削除する必要があるかを明確にします。 通常、これは、ワークスペース全体または特定の個々の項目 (セマンティック モデルや、それを使用するレポートなど) です。
• 依存関係を確認する: データ系列を分析し、影響分析を実行して、すべての依存関係を考慮していることを確認します。 たとえば、セマンティック モデルをインベントリから削除する場合、それに依存するすべてのレポートもインベントリから削除されます。
• コンテンツがアーカイブされる場所を特定する: コンテンツを削除する前に、コンテンツのバックアップまたは "アーカイブ" を作成することが重要です。 そうすれば、後で必要に応じて復元できます。 アーカイブ ストアは、ユーザーが誤ってアーカイブされたコンテンツを見つけて使用しないように、最小限のアクセス許可を持つ安全な場所にする必要があります。 アーカイブを作成するには、いくつかのオプションがあります。 ソース管理が整っている可能性があります (Git 統合など)。 または、削除する前に、Power BI サービスから最新のファイルをダウンロードすることを選択することもできます。 また、セマンティック モデルのバックアップを設置することもできます。 一般に、そのライフサイクル中に格納されている場所である中央リポジトリ (OneDrive、SharePoint ドキュメント ライブラリ、Git リポジトリなど) にコンテンツをアーカイブすることを検討する必要があります。
• 復旧計画を確認する: コンテンツがアーカイブされる場所を特定したら (前のセクションを参照)、コンテンツを復元またはロールバックする必要があるとわかった場合に行うプロセスを検討します。 たとえば、削除されたワークスペースを復元するように Fabric 管理者に依頼し、それを保持期間中に行うとします。 または、作成したアーカイブから特定の項目を再発行したいとします。 プロセスが確実に機能することを確認するために、復旧計画のテストを実施します。
• 承認が必要かどうかを明確にする: コンテンツとプロセスによっては、コンテンツを削除する前に承認が必要になる場合があります。
• 変更ログを作成する: 後で問題が発生したときに、何が、いつ、なぜ、誰によって削除されたかといった情報を記載したドキュメントがあると便利です。
• 削除を処理するユーザーを確認する: コンテンツのインベントリからの削除を決定した人が、削除を行うのと同じ人ではない場合があります。 必要なアクセス許可がすべて付与されていることを確認します。
  • ワークスペースを削除する: ワークスペース全体を削除する方法は 2 つあります。 方法によって、異なるアクセス許可が必要です。
    • ワークスペース管理者ロールは、削除を処理するユーザーにワークスペース内のすべてのコンテンツへのアクセスが許可されている場合に適しています。
    • Fabric 管理者ロールは、コンテンツへの直接アクセスを必要としないテナント管理者に適しています。 この場合、管理ポータル内から削除を実行します。
  • 1 つの項目を削除する: ワークスペース内から個々の項目を削除するには、共同作成者以上のワークスペース ロールが必要です。
• 削除を実行するタイミングを確認する: コンテンツがアクティブに使用されていないため、削除する日時は重要ではありません。 ただし、リスクを最小限に抑えるために、一部の組織に、事前に承認された変更期間を設けます。
• コンテンツの所有者とコミュニケーションを取る: コンテンツがアーカイブされ削除されることを連絡先または所有者に知らせます。 通常、コンテンツのコンシューマーには、非アクティブなコンテンツに関して知らせる必要はありません。 ユーザー コミュニケーションが適切な場合もありますが、ユーザーは使用されていないコンテンツが今後必要になるかどうかわからないため、それを失うことに対して強い抵抗を示す状況に注意してください。

使用されていないコンテンツをアーカイブして削除する

この時点で、インベントリから削除できるコンテンツを特定し、それを削除およびアーカイブするための適切な準備手順を実施しました。 この最後の手順では、コンテンツを削除します。 これには、前のセクションで説明した決定と計画に基づいて、下記を行う必要があります。

• コンテンツを安全な場所にアーカイブする: コンテンツをバックアップし、必要に応じて復元できるようにする方法はいくつかあります (詳しくは、前のセクションを参照)。
• コンテンツを削除する: 最後の手順として、必要に応じてワークスペース全体または個々の項目を削除します (詳しくは、前のセクションを参照)。

チェックリスト - コンテンツのインベントリからの削除とアーカイブを計画する場合、主な決定事項とアクションは次のとおりです。

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