Microsoft Dynamics 365 の無料記憶域
公開日: 2017年2月
対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM 2016、Dynamics CRM Online
注意
ここで提供する情報は、Dynamics 365 (オンライン) バージョン 9.0 より前の Dynamics 365 のバージョン用です。 最新のドキュメントについては、「空き記憶領域」を参照してください。
Microsoft Dynamics 365 からさまざまな種類の情報を削除することによって使用中の記憶域を減らす方法を説明します。 以下に示す方法を 1 つ以上使用して、Microsoft Dynamics 365 の使用する全体のデータ記憶域を制御します。 必要に応じて特定のカテゴリのデータを削除することも、設定された間隔で一括削除ジョブを繰り返し実行するように設定することもできます。
警告
このトピックに記載されている推奨事項には、メモ、添付ファイル、インポート履歴、およびその他のデータを削除する操作が含まれています。 データを削除する場合は、削除されたデータを取り戻すことはできないため、データが不要になったことを確認します。 削除されたデータを復元する "元に戻す"はありません。 つまり、使用されている記憶域の容量を減らすより Microsoft Dynamics 365 サブスクリプションが利用できる記憶域の容量を増やした方が賢明でしょう。
注意
方法 3 と方法 5 を除くすべての方法では、操作を実行する人がシステム管理者などのMicrosoft Dynamics 365 の管理者セキュリティ ロールを持っている必要があります。 セキュリティ ロールを持っていれば、レコードを一括削除したり、システム ジョブを削除したりするためのアクセス許可が与えられます。
このトピックの内容
方法 1: 一括削除ジョブを使用して電子メール広告およびワークフロー インスタンスを削除する
方法 2: 中止状態のワークフローを確認および削除する
方法 3: 高度な検索を使用して電子メール添付ファイルを削除する
方法 4: 一括削除ジョブを使用して電子メール メッセージと添付ファイルを削除する
方法 5: 高度な検索を使用してメモと添付ファイルを削除する
方法 6: 一括削除ジョブを使用してメモと添付ファイルを削除する
方法 7: 重複データ一括検出ジョブおよび関連する重複レコードのコピーを削除する
方法 8: 一括インポートのインスタンスを一括削除ジョブで削除する
方法 9: 一括削除ジョブのインスタンスを一括削除ジョブで削除する
方法 10: 監査ログの削除
方法 1: 一括削除ジョブを使用して電子メール広告およびワークフロー インスタンスを削除する
警告
このデータを削除した場合、電子メール広告を通じて電子メールが送信されたかどうかや、ワークフロー ルールをレコードに対して実行したかどうかを区別できなくなります。 送信された電子メールやワークフローのレコードに対して実行したアクションは元のまま維持されます。
[設定] > [データ管理] の順に移動します。(どのように取得しますか。)
[レコードの一括削除] を選択します。 メニュー バーで、[新規] を選択します。 これで一括削除ウィザードが開きます。
[次へ] を選択します。
[検索] の一覧で [システム ジョブ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[システム ジョブの種類] – [が次の値と等しい] – [電子メール広告]、[ワークフロー]、
[ステータス] – [が次の値と等しい] – [成功]
[完了日時] – [が X か月よりも古い] – 1
3 つの条件行をグループ化します。
各条件行の横にある矢印を選択してから、[行の選択] を選択します。
3 つの行をすべて選択したら、[グループ AND] を選択します。
[次へ] を選択します。
[名前] テキスト ボックスに一括削除ジョブの名前を入力します。
ジョブを開始する日付と時刻を選択します。Microsoft Dynamics 365 にユーザーがいない時間帯を選んだほうがよいでしょう。
[このジョブの実行間隔] チェック ボックスをオンにし、[日間] リストでジョブの実行頻度を選択します。
電子メールによる通知を送信する場合は、[このジョブが完了したら (email@domain.com) にメールを送信する] チェック ボックスをオンにします。
[次へ] を選択し、一括削除ジョブを確認し、[提出] を選択して定期的なジョブを作成します。
方法 2: 中止状態のワークフローを確認および削除する
満たされる可能性のない条件がある場合や、他の何らかの理由でワークフローを続行できない場合に、ワークフローが中止状態になることがあります。
警告
ワークフローによっては、現時点で満たされていない条件を待機するために、所定の動作として中止状態になっているものもあります。 たとえば、タスクの完了を待機しているワークフローなどです。
[高度な検索] を選択します。
[検索] の一覧で [システム ジョブ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[システム ジョブの種類] – [が次の値と等しい] – [ワークフロー]
[ステータス] – [が次の値と等しい] – [待機中]
2 つの条件行をグループ化します。
各条件行の横にある矢印を選択してから、[行の選択] を選択します。
3 つの行をすべて選択したら、[グループ AND] を選択します。
[検索] を選択します。
結果のウィンドウで各項目を開き、ワークフローを削除可能かどうかを判断できます。
方法 3: 高度な検索を使用して電子メール添付ファイルを削除する
警告
このデータを削除すると、添付ファイルを Microsoft Dynamics 365 で使用できなくなります。 ただし、添付ファイルを Microsoft Office Outlook に保存してある場合、それは削除されません。
[高度な検索] を選択します。
[検索] の一覧で [電子メール メッセージ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[電子メールの添付ファイル (アイテム)]
[ファイル サイズ (バイト数)] – [が次の値より大きい] - テキスト ボックスにバイトの値を入力します (25000 など)。
[結果] を選択します。
活動に、"X" バイトより大きい添付ファイルのある電子メール メッセージの一覧が表示されます。 電子メールを確認し、必要に応じて添付ファイルを削除します。
方法 4: 一括削除ジョブを使用して電子メール メッセージと添付ファイルを削除する
警告
このデータを削除すると、電子メール メッセージとそれに関連する添付ファイルを Microsoft Dynamics 365 で使用できなくなります。 ただし、添付ファイルを Microsoft Office Outlook に保存してある場合、それは削除されません。
[設定] > [データ管理] の順に移動します。(どのように取得しますか。)
[レコードの一括削除] を選択し、次にメニュー バーで、[新規] を選択します。 これで一括削除ウィザードが開きます。
[次へ] を選択します。
[検索] の一覧で [電子メール メッセージ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[ステータス] – [が次の値と等しい] – [完了]
[実際の終了日] – [が X か月よりも古い] – 1
[電子メールの添付ファイル (アイテム)]
[ファイル サイズ (バイト数)] – [が次の値より大きい] – テキスト ボックスにバイトの値を入力します (25000 など)。
最初の 2 つの条件行をグループ化します。
各条件行の横にある矢印を選択してから、[行の選択] を選択します。
両方の行を選択し、[グループ AND] を選択します。
[次へ] を選択します。
[名前] テキスト ボックスに一括削除ジョブの名前を入力します。
ジョブを開始する日付と時刻を選択します。Microsoft Dynamics 365 にユーザーがいない時間帯を選んだほうがよいでしょう。
[このジョブの実行間隔] チェック ボックスをオンにし、[日間] リストでジョブの実行頻度を選択します。
電子メールによる通知を送信する場合は、[このジョブが完了したら (email@domain.com) にメールを送信する] チェック ボックスをオンにします。
[次へ] を選択し、一括削除ジョブを確認し、[提出] を選択して定期的なジョブを作成します。
方法 5: 高度な検索を使用してメモと添付ファイルを削除する
警告
このデータを削除すると、メモとそれに関連する添付ファイルを Microsoft Dynamics 365 で使用できなくなります。
[高度な検索] を選択します。
[検索] の一覧で [メモ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[ファイル サイズ (バイト数)] – [が次の値より大きい] – テキスト ボックスにバイトの値を入力します (1048576 など)。
[結果] を選択します。
指定したサイズより大きい添付ファイルの一覧が表示されます。
1 つまたは複数の添付ファイルを選択してから、[削除] (X) を選択します。
方法 6: 一括削除ジョブを使用してメモと添付ファイルを削除する
警告
このデータを削除すると、メモとそれに関連する添付ファイルを Microsoft Dynamics 365 で使用できなくなります。
[設定] > [データ管理] の順に移動します。(どのように取得しますか。)
[レコードの一括削除] を選択し、次にメニュー バーで、[新規] を選択します。 これで一括削除ウィザードが開きます。
[次へ] を選択します。
[検索] の一覧で [メモ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[ファイル サイズ (バイト数)] – [が次の値より大きい] – テキスト ボックスにバイトの値を入力します (1048576 など)。
[作成日] – [が X か月よりも古い] – 1
2 つの条件行をグループ化します。
各条件行の横にある矢印を選択してから、[行の選択] を選択します。
3 つの行をすべて選択したら、[グループ AND] を選択します。
[次へ] を選択します。
[名前] テキスト ボックスに一括削除ジョブの名前を入力します。
ジョブを開始する日付と時刻を選択します。Microsoft Dynamics 365 にユーザーがいない時間帯を選んだほうがよいでしょう。
[このジョブの実行間隔] チェック ボックスをオンにし、[日間] リストでジョブの実行頻度を選択します。
電子メールによる通知を送信する場合は、[このジョブが完了したら (email@domain.com) にメールを送信する] チェック ボックスをオンにします。
[次へ] を選択し、一括削除ジョブを確認し、[提出] を選択して定期的なジョブを作成します。
方法 7: 重複データ一括検出ジョブおよび関連する重複レコードのコピーを削除する
重複データ検出ジョブを実行するたびに、そのジョブの一部として、各重複レコードのコピーがデータベースに格納されます。 たとえば、100 件の重複レコードがある場合、重複データ検出ジョブを実行して重複が見つかるたびに (手動の場合も再検出の場合も同様)、当該の重複検出ジョブのインスタンスの下でこれら 100 件の重複レコードがデータベースに格納されます。重複がマージまたは削除されるか、重複データ検出ジョブのインスタンスが削除されるまではその状態が続きます。
[設定] > [データ管理] の順に移動します。(どのように取得しますか。)
重複データ検出ジョブ を選択します。
削除する重複データ検出ジョブのインスタンスを選択し、[削除] (X) を選択します。
ストレージ領域の無駄を防ぐためには、重複データは直ちに解決し、複数の重複データ検出ジョブで報告されないようにする必要があります。
方法 8: 一括インポートのインスタンスを一括削除ジョブで削除する
一括インポートを実行するたびに、そのインポートに対応するシステム ジョブが作成されます。 インポートに成功および失敗したレコードはシステム ジョブの詳細で確認できます。
警告
これらの一括インポート ジョブを削除すると、インポートしたデータの確認やインポートのロールバックを実行できなくなります。
[設定] > [データ管理] の順に移動します。(どのように取得しますか。)
[レコードの一括削除] を選択し、次にメニュー バーで、[新規] を選択します。 これで一括削除ウィザードが開きます。
[次へ] を選択します。
[検索] の一覧で [システム ジョブ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[システム ジョブの種類] – [が次の値と等しい] – [インポート]
[ステータス] – [が次の値と等しい] – [成功]
[完了日時] – [が X か月よりも古い] – 1
3 つの条件行をグループ化します。
各条件行の横にある矢印を選択してから、[行の選択] を選択します。
3 つの行をすべて選択したら、[グループ AND] を選択します。
[次へ] を選択します。
[名前] テキスト ボックスに一括削除ジョブの名前を入力します。
ジョブを開始する日付と時刻を選択します。Microsoft Dynamics 365 にユーザーがいない時間帯を選んだほうがよいでしょう。
[このジョブの実行間隔] チェック ボックスをオンにし、[日間] リストでジョブの実行頻度を選択します。
電子メールによる通知を送信する場合は、[このジョブが完了したら (email@domain.com) にメールを送信する] チェック ボックスをオンにします。
[次へ] を選択し、一括削除ジョブを確認し、[提出] を選択して定期的なジョブを作成します。
方法 9: 一括削除ジョブのインスタンスを一括削除ジョブで削除する
この記事で示した多くの方法のように、データの一括削除を実行すると、一括削除システム ジョブが作成されますが、このジョブは削除できます。
警告
これらのジョブを削除すると、以前に実行した一括削除ジョブの履歴が失われます。
[設定] > [データ管理] の順に移動します。(どのように取得しますか。)
[レコードの一括削除] を選択し、次にメニュー バーで、[新規] を選択します。 これで一括削除ウィザードが開きます。
[次へ] を選択します。
[検索] の一覧で [システム ジョブ] をクリックします。
検索条件領域に次のような条件を追加します。
[システム ジョブの種類] – [が次の値と等しい] – [一括削除]
[ステータス] – [が次の値と等しい] – [成功]
[完了日時] – [が X か月よりも古い] – 1
注意
失敗またはキャンセルしたジョブの削除も可能です。
3 つの条件行をグループ化します。
各条件行の横にある矢印を選択してから、[行の選択] を選択します。
3 つの行をすべて選択したら、[グループ AND] を選択します。
[次へ] を選択します。
[名前] テキスト ボックスに一括削除ジョブの名前を入力します。
ジョブを開始する日付と時刻を選択します。Microsoft Dynamics 365 にユーザーがいない時間帯を選んだほうがよいでしょう。
[このジョブの実行間隔] チェック ボックスをオンにし、[日間] リストでジョブの実行頻度を選択します。
電子メールによる通知を送信する場合は、[このジョブが完了したら (email@domain.com) にメールを送信する] チェック ボックスをオンにします。
[次へ] を選択し、一括削除ジョブを確認し、[提出] を選択して定期的なジョブを作成します。
方法 10: 監査ログの削除
監査を有効にすると、Microsoft Dynamics 365 は監査ログを作成し、そこにレコードの監査履歴を保存します。 不要になったら、これらの監査ログを削除して、記憶域を解放できます。
警告
監査ログを削除すると、その監査ログの期間の監査履歴は表示できなくなります。
[設定] > [監査] の順に移動します。(どのように取得しますか。)
[監査] 領域で、[監査ログの管理] を選択します。
最も古い監査ログを選択し、[ログの削除] を選択します。
確認メッセージで、[OK] を選択します。
注意
削除できるのはシステム上で最も古い監査ログだけです。 複数のログを削除するためには、最も古い監査ログの削除を繰り返す必要があります。
関連項目
データの管理
データ暗号化
Microsoft Dynamics 365 (オンライン) インスタンスの管理
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