特定のエンティティの SharePoint ドキュメント管理を有効にする

  • [アーティクル]

 

公開日: 2017年11月

対象: Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM Online、Dynamics CRM 2016

Microsoft Dynamics 365 エンティティ レコードに関連するドキュメントを Microsoft SharePoint に保存し、特定のエンティティに対するドキュメント管理を有効にして、Microsoft Dynamics 365 からそれらのドキュメントにすばやくアクセスし、それらのドキュメントを共有および管理します。

ヒント

サーバー ベースの SharePoint 統合をセットアップしていない場合は、特定のエンティティのドキュメント管理を有効にする前にそれが必要になる場合があります。 詳細については、「TechNet: Microsoft Dynamics CRMとの SharePoint 統合のセットアップ」を参照してください。

  1. Microsoft Dynamics 365 のシステム管理者セキュリティ ロールまたは同等のアクセス許可を持っている必要があります。 もしくは、カスタマイズ可能なすべてのレコードの種類に対する読み取りと書き込みの特権を所有していることを確認します。

    セキュリティ ロールの確認

  2. [設定] > [ドキュメント管理] に移動します。

  3. [ドキュメント管理設定] をクリックします。

  4. SharePoint ドキュメントを管理するために使用するエンティティを選択します。

    URL がまだ指定されていない場合、ドキュメントを格納するためのドキュメントの場所とフォルダーを作成する SharePoint サイトの URL を入力し、[次へ] をクリックします。

  5. サーバー ベースの統合を使用する場合 (推奨)

    • SharePoint サイトに自動的に作成される Dynamics 365 の取引先企業エンティティに基づくドキュメント ライブラリおよびフォルダを使用するには、[エンティティに基づく] をチェックします。 ユーザーがそれらを作成するよう求められることはありません。

      フォルダーが自動的に作成されないようにする場合、[エンティティに基づく] チェック ボックスをオフにします。

      最初にドキュメント グリッドにアクセスする時、ユーザーに SharePoint のエンティティ レコードに対応するフォルダーの作成を確認する場合は、[フォルダーの自動作成] チェック ボックスをオフにします。

      重要

      IMicrosoft Dynamics 365 (オンライン) と SharePoint Online がある場合、サイトが Dynamics 365 インスタンスと同じ Office 365 テナントにあることを確認します。

      [SharePoint サイトでフォルダーが自動的に作成される] オプションでは、最初に Microsoft Dynamics CRM Online 2016 更新プログラム 1 と Microsoft Dynamics CRM 2016 Service Pack 1 が導入されました。

    • [完了] をクリックします。

      サーバーベースの統合の詳細については、「TechNet: Microsoft Dynamics CRMとの SharePoint 統合のセットアップ」を参照してください。

    サーバー ベースの統合を使用しない場合

    • ドキュメント ライブラリおよびフォルダーが作成されるようにする場合は、有効な SharePoint サイトの URL を指定し、SharePoint サイトに SharePoint Server 用 Microsoft Dynamics CRM リスト コンポーネント がインストールされていることを確認します。SharePoint Online サイトの URL を指定することもできます。

      注意

      リスト コンポーネントは Microsoft Dynamics CRM Online 2015 更新プログラム 1 の時点で削除されました。 リスト コンポーネントからの変換については、「TechNet: リスト コンポーネントからの切り替え、または展開の変更」を参照してください。

    • 残りのステップでは、指定されたサイトが SharePoint Server 2010 または SharePoint Server 2013 にあり、このサイトのサイト コレクションに Microsoft Dynamics CRM リスト コンポーネント がインストールされていることを前提としています。

    既定で、各レコードのフォルダーは、エンティティの対応するドキュメント ライブラリの下に作成されます。 たとえば、営業案件レコード "100 Bikes" について、ドキュメント ライブラリ "営業案件" が作成され、その中に、フォルダー "100 Bikes<entityGUID>" が作成されます。 パスは ../opportunity/100 Bikes<entityGUID> になります。

  6. 取引先企業の親会社または取引先担当者の下にフォルダーを作成するには、[エンティティに基づく] チェック ボックスをオンにします。 チェック ボックスの隣のリストで、[取引先企業] または [取引先担当者] を選択します。

    このオプションを選択すると、フォルダーが、関連する取引先企業の下に、または取引先担当者フォルダーの下に作成されます。

    この構造は、.../account/Margie's Travel/opportunity/100 Bikes<entityGUID> です。ここで、"account"は、一覧から選択した参照先エンティティのドキュメント ライブラリです。“Margie's Travel” は、選択したエンティティ (この場合、Opportunity エンティティ) の参照先レコードのフォルダーです。

  7. [次へ] をクリックします。

    Microsoft Dynamics 365 は、選択したエンティティ用のドキュメント ライブラリを SharePoint で作成します。 また、Microsoft Dynamics 365 は、これらのドキュメント ライブラリへのリンクを含んだ、対応するドキュメントの場所レコードを作成します。ドキュメント管理の設定 ウィザードに、ドキュメント ライブラリの作成状態が表示されます。

関連項目

既存の SharePoint のサービス拠点レコードの編集
TechNet: Microsoft Dynamics CRMとのSharePoint 統合のセットアップ