コンテンツ タイプを計画する (Office SharePoint Server)

この記事の内容 :

• コンテンツ タイプとは

• 2007 Office リリースとのプロパティの統合

• 列テンプレートについて

• フォルダ コンテンツ タイプについて

• ドキュメント コンテンツ タイプを計画する

• リスト コンテンツ タイプを計画する

• ドキュメント変換を計画する

• コンテンツ タイプの計画作成後 : 次の手順

• ワークシート

このトピックではコンテンツ タイプと関連機能について説明し、Microsoft Office SharePoint Server 2007 に基づくソリューション用のコンテンツ タイプの計画作成における指針を紹介します。

コンテンツ タイプとは

コンテンツ タイプは、リスト アイテム、ドキュメント、またはフォルダの属性を定義するものです。各コンテンツ タイプでは以下を指定できます。

• 当該タイプのアイテムに関連付けるプロパティ

• 当該タイプのアイテムから開始可能なワークフロー

• 当該タイプのアイテムに関連付ける情報管理ポリシー

• ドキュメント テンプレート (ドキュメント コンテンツ タイプ用)

• 利用可能にするドキュメント変換 (ドキュメント コンテンツ タイプ用)

• ユーザー設定の機能

コンテンツ タイプはリストまたはライブラリに関連付けることができます。その場合、そのコンテンツ タイプのアイテムをリストまたはライブラリが格納できるよう指定し、リストまたはライブラリ内の [新規作成] コマンドによって、そのタイプの新規アイテムをユーザーが作成できるよう指定します。

ドキュメント ライブラリおよびリストには、複数のコンテンツ タイプを格納することができます。たとえば、ライブラリには、プロジェクトに関連するドキュメントとグラフィックスの両方を格納できます。リストまたはライブラリに複数のコンテンツ タイプが格納される場合、以下のようになります。

• そのリストまたはライブラリ内の [新規作成] コマンドにより、ユーザーは関連付けられているすべてのコンテンツ タイプの新規アイテムを作成できます。

• 利用可能なすべてのコンテンツ タイプに関連付けられている列が表示されます。

コンテンツ タイプは、サイトのコンテンツ タイプ ギャラリーで定義します。あるサイトでコンテンツ タイプを定義すると、そのサイトとそのサイトの下のすべてのサブサイトでコンテンツ タイプが利用できるようになります。コンテンツ タイプを最も広い範囲で利用可能にするには、サイト コレクション内の最上位のサイトのコンテンツ タイプ ギャラリーでコンテンツ タイプを定義します。

たとえば、組織内で契約書用テンプレートを使用している場合、サイト コレクション内の最上位サイトのコンテンツ タイプ ギャラリーで、契約書のメタデータ、契約書のテンプレート、契約書の確認と締結に必要なワークフロー、契約書に関連する作業を監査するためのポリシー、契約書を保存しておく保管期間、および印刷された契約書に挿入するラベルを定義するコンテンツ タイプを作成することができます。そして、[契約書] コンテンツ タイプを関連付けるサイト コレクション内のドキュメント ライブラリには、前述の定義内容がすべて含まれるため、作成者はテンプレートに基づいて新規契約書を作成できます。

Office SharePoint Server 2007 に基づくサイトでは、既定のリスト アイテムやライブラリ アイテム ([連絡先]、[タスク]、[ドキュメント] など) にはそれぞれ、サイトのコンテンツ タイプ ギャラリー内に対応するコンテンツ タイプが存在します。コンテンツ タイプの計画を作成するときは、これらのコンテンツ タイプ定義を基礎として使用し、必要に応じて既存のコンテンツ タイプに基づいて新規コンテンツ タイプを作成したり、既定のコンテンツ タイプを修正したりできます。

コンテンツ タイプは、あるコンテンツ タイプが別のコンテンツ タイプから特性を継承することができる階層に整理されています。これにより、組織全体で特性を共有するドキュメント クラスを実現しつつ、チームは特定のサイトやリスト用に特性を合わせることができます。

たとえば、顧客に配布可能なエンタープライズ内のすべてのドキュメントには、アカウント番号、プロジェクト番号、プロジェクト マネージャなどのメタデータのセットが必要となる可能性があります。他の顧客配布可能なドキュメント タイプすべての継承元となる、最上位の [顧客配布可能] コンテンツ タイプを作成することにより、アカウント番号、プロジェクト番号などの必要な情報が、組織内の顧客配布可能ドキュメントのすべてのバリエーションに関連付けられます。最上位の [顧客配布可能] コンテンツ タイプに別の必要な列が追加される場合、コンテンツ タイプの所有者は、継承するすべてのコンテンツ タイプに変更を伝達することができます。これにより、顧客配布可能なすべてのドキュメントに新しい列が追加されます。

2007 Office リリースとのプロパティの統合

2007 Microsoft Office system では、Office SharePoint Server 2007 ドキュメント管理サーバーのドキュメントをユーザーが編集する場合、ドキュメントの上部に [ドキュメント情報パネル] が表示されます。[ドキュメント情報パネル] には、サーバーのドキュメントのプロパティが反映された、編集可能なフォームが表示されます。

Office SharePoint Server 2007 により、コンテンツ タイプのプロパティ フォームのカスタマイズが容易になります。コンテンツ タイプを構成するときは、Microsoft Office InfoPath 2007 を起動できます。これにより、コンテンツ タイプのプロパティに基づいた既定のプロパティ フォームが生成されます。既定のフォームには、カスタム フォームが定義されていない場合に 2007 Office system が使用するものと同じコントロール、レイアウト、スキーマが含まれます。他の Office InfoPath 2007 InfoPath フォームのように既定のフォームをカスタマイズして、展開することができます。たとえば、会社のロゴ、フォント、および配色のフォームへの追加、カスタム データ ソースへのフォームの接続、条件付きロジックの追加、およびロールに基づいてユーザーに提供可能なフォーム機能の設計を行うことができます。

[ドキュメント情報パネル] でのプロパティの編集に加え、Microsoft Office Word 2007 を使用する作成者は、サーバー上で定義されているプロパティをドキュメントに挿入することができます。たとえば、ドキュメント プロパティに弁護士名が含まれている場合、この名前をタイトル ページやフッタ、またはドキュメント内で名前が使用されている任意の場所に挿入することができます。ある事例に対して新しい弁護士が割り当てられる場合、"弁護士名" プロパティをドキュメント管理サーバーで更新できます。更新後の弁護士名は、ドキュメントに挿入された "弁護士名" プロパティのすべてのインスタンスに反映されます。

列テンプレートについて

コンテンツ タイプに関連付けられているメタデータの各アイテムは列となっており、リスト内の情報格納場所となっています。Office SharePoint Server 2007 のリストまたはライブラリは情報の列としてグラフィカルに表示されることがよくあります。ただし、リストに関連付けられているビューによっては、カレンダー表示の日付などの場合のように、列が別のフォームで表示されることがあります。リストまたはライブラリに関連付けられているフォームでは、列はフィールドとして表示されます。

複数のコンテンツ タイプで使用する列を定義することができます。このような列を定義するには、[列テンプレート] ギャラリーで列を作成します。[列テンプレート] ギャラリーは、サイト コレクション内の各サイトに存在します。コンテンツ タイプの場合と同様に、サイトの [列テンプレート] ギャラリーで定義された列は、そのサイト、およびそのサイトのすべてのサブサイトで利用できます。

フォルダ コンテンツ タイプについて

フォルダ コンテンツ タイプは、リストまたはライブラリ内のフォルダに関連付けられるメタデータを定義します。リストまたはライブラリにフォルダ コンテンツ タイプを適用する場合、そのリストまたはライブラリの [新規作成] コマンドにはフォルダ コンテンツ タイプが含まれ、ユーザーはそのタイプのフォルダを作成できるようになります。

特定のコンテンツ タイプのフォルダ内でのみ使用可能なビューをリストまたはライブラリに定義できます。これは、特定タイプのドキュメントを格納するフォルダが必要な場合や、そのフォルダのビューでフォルダに格納されるドキュメント タイプに関連する列のみを表示させる場合に便利です。

Office SharePoint Server 2007 オブジェクト モデルを使用して、フォルダ コンテンツ タイプについて [新規作成] コマンドをカスタマイズできます。カスタマイズすることにより、ユーザーがそのタイプの新規フォルダを作成する際に、サーバーに保存されているテンプレートに基づいて、作成したフォルダに複数のファイルやドキュメントがあらかじめ格納されます。たとえば、これは、単一の配布可能ドキュメントに投稿するために複数のファイルを必要とする複雑なドキュメント タイプを実装する場合に便利です。

ドキュメント コンテンツ タイプを計画する

トピック「ドキュメントの使用状況を分析する」を使用して入力したドキュメント使用状況の分析ワークシートを使用して、ソリューション用のドキュメント コンテンツ タイプの計画を作成します。新規のコンテンツ タイプごとの決定事項を記録するには、コンテンツ タイプ ワークシートを使用します。

ドキュメント コンテンツ タイプはそれぞれ、ドキュメント コンテンツ タイプから直接、またはドキュメント コンテンツ タイプに由来するコンテンツ タイプから設定を継承します。これにより、タイトル、作成者など、ドキュメント タイプの基本的な列が含まれ、テンプレートをコンテンツ タイプに関連付けられるようになります。

ドキュメント コンテンツ タイプの計画の第一段階は、ドキュメント使用状況の分析ワークシートに示されているドキュメント タイプをそれぞれ確認して、そのタイプのドキュメントに利用可能な既存のコンテンツ タイプが存在しているかどうかを判別することです。既定のコンテンツ タイプ (ドキュメントなど) で十分な場合は、ドキュメント使用状況の分析ワークシートの [Content Type] 列にコンテンツ タイプ名を入力します。

ドキュメント タイプの一覧を確認して、既定のコンテンツ タイプを使用可能なものを決定したら、以下の手順を使用して新規のドキュメント コンテンツ タイプの計画を作成します。計画を作成するコンテンツ タイプごとに 1 つずつコンテンツ タイプの計画ワークシートに入力します。

1. ドキュメント使用状況の分析ワークシートを元にしてドキュメント タイプを入力します。

2. 新規のコンテンツ タイプを定義するサイト URL を入力します。コンテンツ タイプが定義されているサイトおよびそのサイトの下のすべてのサブサイトでコンテンツ タイプが利用可能になることに注意してください。

3. 親コンテンツ タイプの決定   コンテンツ タイプの計画ワークシートの Parent Content Type フィールドに親コンテンツ タイプを入力します。ここで入力するコンテンツ タイプは、既定のコンテンツ タイプか、または既に計画済みのカスタム コンテンツ タイプです。

4. 列の決定   コンテンツ タイプの計画ワークシートの Plan Columns テーブルで、次の作業を行います。

   1. 親コンテンツ タイプから継承した各列を入力します。[New?] 列で、各エントリについて「いいえ」と入力します。

   2. その他の各列について、定義済みの列の名前または作成する列の名前を入力します。列の名前は、列の目的を伝える働きがあるため重要です。そのため、必要なタイプの列が仮にサイト コレクション列ギャラリーで既に定義されている場合であっても、アプリケーションとの関連がさらに明確にわかる名前で列を定義すると便利です。追加する列の名前に加え、そのタイプを入力し、新規かどうかを指定します。

5. テンプレートの決定   ワークシートの [Plan Template] セクションに、タイプ (.Docx など) に加えて、このコンテンツ タイプに関連付けられているテンプレートの名前、およびテンプレートの目的の簡単な説明を入力します。そのテンプレートが、親コンテンツ タイプから継承されたものでない場合は、New? フィールドに「いいえ」と入力します。

6. ワークフローの決定   ワークフローは、Microsoft Office SharePoint Server 2007 のドキュメントおよびリスト アイテムにビジネス ロジックを付加します。利用可能なワークフローであればコンテンツ タイプに関連付けることができます。ワークフローは、関連付けたコンテンツ タイプの任意のドキュメント上で開始することができます。ワークフローの計画作成の詳細については、「ドキュメント管理のワークフローを計画する」を参照してください。ワークフローを確認し、利用可能にするワークフローを決定したら、コンテンツ タイプの計画ワークシートの Plan Workflows テーブルに各ワークフローを入力し、コンテンツ タイプと関連付けます。ワークフローが親コンテンツ タイプから継承されていない場合は、その情報を [New?] 列に入力します。

7. ポリシーの決定   ポリシーとは、あるコンテンツ タイプ向けのルールの集まりで、あるコンテンツ タイプのアイテムが印刷可能かどうか、アイテムに対するどの作業に監査を行うかなど、各ルールの詳細を実現するポリシー機能で構成されています。ポリシーの計画作成の詳細については、「情報管理ポリシーを計画する」を参照してください。ポリシーを確認し、利用可能にするポリシー機能とポリシー テンプレートを決定したら、コンテンツ タイプの計画ワークシートの [Plan a Policy] セクションで、以下を実行します。

   1. 親コンテンツ タイプにポリシーが設定されている場合、そのポリシーは新規に作成するコンテンツ タイプにそのまま適用されます。これにより、ポリシーを一度設定すれば、関連するすべてのコンテンツ タイプにそのポリシーが適用されます。現在のコンテンツ タイプがポリシー設定を親コンテンツ タイプから継承している場合は、コンテンツ タイプの計画ワークシートの [Plan a Policy] セクションで、[Is the policy defined in the parent content type? Yes/No] という質問に「はい」と回答します。

   2. 現在のコンテンツ タイプが親コンテンツ タイプに基づいたポリシーを継承している場合は、[Plan a Policy] セクションの Record the Policy Name フィールドに、ポリシー テンプレートの名前を入力します。同様に、現在のコンテンツ タイプがポリシーを継承しておらず、ポリシー テンプレートを適用する場合は、[Plan a Policy] セクションの Record the Policy Name フィールドに、ポリシー テンプレートの名前を入力します。

   3. 現在のコンテンツ タイプが 1 つ以上のポリシー機能を親コンテンツ タイプから継承している場合は、コンテンツ タイプの計画ワークシートの [Plan a Policy] セクションにある Feature テーブルに各ポリシー機能を入力します。逆に、現在のコンテンツ タイプがポリシーを継承しておらず、ポリシー機能を現在のコンテンツ タイプに関連付ける場合は、Feature テーブルに関連付けるポリシー機能を入力します。個別のポリシー機能と名前別のポリシーの両方をコンテンツ タイプに関連付けることはできないことに注意してください。

8. ドキュメント変換の決定 Office SharePoint Server 2007 では、ある形式から別の形式にドキュメントを変換するドキュメント変換コンポーネントをサーバーにインストールできます。ドキュメント変換の概要については、下記の「ドキュメント変換を計画する」を参照してください。

   1 つ以上のドキュメント コンバータをコンテンツ タイプに関連付けることができます。たとえば、コンテンツ タイプが .docx というタイプのテンプレートに関連付けられている場合、Office SharePoint Server 2007 に含まれている [Word 文書から Web ページ] コンバータをコンテンツ タイプに関連付けることができます。これにより、そのコンテンツ タイプのドキュメントを Microsoft Office Word 2007 で作成でき、Web ページに変換して公開することができます。

コンテンツ タイプの計画ワークシートの [Plan Document Conversions] セクションで、コンテンツ タイプに関連付けるドキュメント コンバータを記録し、ドキュメント コンバータが新規かどうかとインストールが必要かどうかを指定し、必要に応じてメモを追加します。

リスト コンテンツ タイプを計画する

リスト コンテンツ タイプの要素には、そのリスト コンテンツ タイプのアイテムに対して実行可能なワークフローと一緒にコンテンツ タイプに関連付けられているメタデータの列があります。リスト コンテンツ タイプは、ソリューション固有のリスト アイテムのタイプを定義します。たとえば、顧客の窓口となり、技術的な問題を調査、解決する専門家を支えるコール センター ソリューションの場合、リスト コンテンツ タイプは、対応するインシデントごとのデータを標準化し、ワークフローを使用してインシデントの追跡をサポートするために使用できます。

ドキュメント変換を計画する

Office SharePoint Server 2007 では、ある形式から別の形式にドキュメントを変換するドキュメント変換コンポーネントをサーバーにインストールできます。変換は、ユーザー インターフェイスを使用して実行することも、カスタム ワークフローから実行するなど、プログラムを使用して実行することもできます。変換元ドキュメントとそれに対応する変換後ドキュメントとの間の関係は維持されます。Office SharePoint Server 2007 には、Microsoft Office Word 2007 ドキュメントや Microsoft Office InfoPath 2007 フォームから Web ページを作成するコンバータが含まれます。

ドキュメント コンバータをインストールし実行するためのインフラストラクチャをサーバーに提供するのに加え、Microsoft Office SharePoint Server 2007 には、サーバー リソース使用を最適化する設定を可能にするロード バランサ サービスが含まれています。ドキュメント変換の計画を作成する過程で、サーバー ファームのチューニングを行って、ドキュメント変換時の負荷バランスを最適化します。

ユーザーがドキュメント変換を利用できるようにするには、コンバータをサーバー ファームにインストールして、サーバー管理者にそのコンバータを有効にしてもらう必要があります。コンバータは、サーバーに対して有効にした後、そのサーバーの変換元ドキュメントに対して実行できるようになります。

ドキュメント コンバータは以下の手順を使用して構成します。

1. 「ドキュメントの使用状況を分析する」で行ったドキュメント利用の分析で、ドキュメント変換する (ある形式で作成されたドキュメントを別の形式で公開またはアーカイブする) 対象を特定します。

2. 必要な変換処理ごとに、コンバータ プログラムを指定し、必要な変換処理をサーバーに実装します。

3. 必要な場合は、サーバー ファーム内のアプリケーション (中間層) サーバーに変換プログラムをインストールします。

4. Web サーバーまたはアプリケーション (中間層) サーバー上で起動プログラムとロード バランサ サービスを構成します。

5. ドキュメント フロー内の変換を開始するポイントを特定します。

6. 変換の実装方法 (手動、または変換を開始するカスタム ソリューションの使用) を特定します。

コンテンツ タイプの計画作成後 : 次の手順

ドキュメント コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプの計画を作成したら、次の手順を行うことをお勧めします。

• まだ実行していない場合は、ドキュメント使用状況の分析ワークシートの [Content Type] 列に、計画した各コンテンツ タイプを記録します。

• サイト URL を基準にコンテンツ タイプの計画ワークシートを並べ替えて、各サイトについて定義する新しい列を特定します。

• デザインする新規テンプレートを特定します。

• 計画し、インストールする新規ワークフローを特定します。

• 計画する新規ポリシー テンプレート、および計画とインストールを行う新規ポリシー機能を特定します。

ワークシート

この記事で説明した情報を記録するには、以下のワークシートを使用します。

• Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 ドキュメント使用状況の分析ワークシート (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x411)

• Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 コンテンツ タイプ ワークシート (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73288&clcid=0x411)

• Office Server: コンテンツ タイプを計画する (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73292&clcid=0x411)

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このトピックは、簡単に読んだり印刷したりできるように、次のダウンロード可能なブックに収められています。

• Office SharePoint Server 2007 の計画とアーキテクチャ、パート 1

入手できるすべてのブックの一覧については、「Office SharePoint Server 2007 のダウンロード可能なブック」を参照してください。