ドキュメント管理の既定の設定 (Office SharePoint Server)
この記事の内容 :
ドキュメント管理の機能
サイト コンテンツ タイプ
バージョン管理の設定
既定のワークフローの設定
承認ワークフローの設定をカスタマイズする
フィードバックの収集ワークフローの設定をカスタマイズする
3 段階の状態管理ワークフローの設定をカスタマイズする
Microsoft Office SharePoint Server 2007 のドキュメント管理は、コンテンツ作成や組織内でのコンテンツ共有のような進行中の作業をサポートできるように、ドキュメントの保存と整理を重視したものになっています。
ドキュメント管理の機能
ドキュメント センター サイトのドキュメントを保存、整理、および検索する
コンテンツ タイプを使用してドキュメントの一貫性を保つ
ドキュメントのメタデータを管理する
許可のないアクセスや使用からドキュメントを保護する
ドキュメントを処理する際のビジネス プロセス (ワークフロー) の一貫性を保つ
サイト コンテンツ タイプ
コンテンツ タイプとは、特定の種類のコンテンツに共通する動作を記述した、再利用可能な設定のグループを指します。組織では、コンテンツ タイプを使用することで、サイト コレクション全体にわたってコンテンツを整理、管理、および処理できます。コンテンツ タイプは、ドキュメントの一貫性を保つときにも役立ちます。組織で作成するドキュメントや情報製品の種類ごとにコンテンツ タイプを定義することによって、ドキュメントをそれぞれの種類に応じて一貫した方法で処理できます。
コンテンツ タイプは階層構造になっており、1 つのコンテンツ タイプから別のコンテンツ タイプに特性を継承できます。この継承により、ドキュメントのクラス間で組織全体にわたって特性を共有できます。一方、特定のサイトやリストに合わせて特性を調整することもできます。
新しいサイト コンテンツ タイプは、親コンテンツ タイプが基になります。新しいサイト コンテンツ タイプを作成する際は、新しいサイト コンテンツ タイプの基になる既存の (親) サイト コンテンツ タイプを選択する必要があります。こうして作成される新しいサイト コンテンツ タイプは親の属性を継承します。親コンテンツ タイプから継承できる属性には次のものがあります。
ドキュメント テンプレート
読み取り専用設定
ワークフロー
列
他のアプリケーションによって追加された拡張可能な属性
新しいサイト コンテンツ タイプを作成した後は、列の追加、削除などの変更を加えることができます。子コンテンツ タイプに直接加えた変更は、その基になっている親コンテンツ タイプには影響しません。一方、親コンテンツ タイプを更新する際には、そのコンテンツ タイプを親として継承するリスト コンテンツ タイプとサイト コンテンツ タイプも更新するかどうか (変更を反映するかどうか) を選択できます。
すべてのコンテンツ タイプ設定ページでは、リスト コンテンツ タイプと子サイト コンテンツ タイプを更新するかどうかを選択できます。親コンテンツ タイプを継承するすべてのコンテンツ タイプを更新することを選択した場合は、変更中のコンテンツ タイプの子となっているすべてのリスト コンテンツ タイプと子サイト コンテンツ タイプでも、該当ページのすべての設定が更新されます。変更中の親コンテンツ タイプを継承するリスト コンテンツ タイプとサイト コンテンツ タイプの以前の設定は、すべて上書きされます。 親コンテンツ タイプに対して表示されるコンテンツ タイプ属性は、[名前]、[説明]、および [グループ] を除きすべて子コンテンツ タイプでも更新できます。親コンテンツ タイプに対して表示されない列や設定は更新できません。親コンテンツ タイプに加えた変更によって子コンテンツ タイプの設定が上書きされないようにするには、子コンテンツ タイプを読み取り専用に設定します。これは推奨設定ですが、場合によってはコンテンツ タイプの階層の一元管理に影響するというデメリットもあります。
サイト コンテンツ タイプはグループに格納されます。新しいサイト コンテンツ タイプを作成する際には、そのコンテンツ タイプを既存のグループに格納するか新しいグループに格納するかを選択します。新しいサイト列が他のユーザーに使用されないようにするには、「_Hidden」というサフィックスを付けた名前でグループを作成し、そのグループにサイト列を格納します。
サイト コンテンツ タイプの作成時の設定
[名前と説明]
コンテンツ タイプの名前と説明を入力します。説明は新しいボタン上に表示されます。[親コンテンツ タイプの選択元] ボックスの一覧で、新しいコンテンツ タイプの基になるグループを選択します。
注意
[特殊なコンテンツ タイプ] グループには、追加されたときにリストまたはライブラリの動作を変更するコンテンツ タイプが含まれます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
名前 |
新しいドキュメントの名前を指定します。 |
説明 |
新しいドキュメントの説明を指定します。 |
親コンテンツ タイプ |
新しいコンテンツ タイプの基になる親コンテンツ タイプを、[ドキュメント コンテンツ タイプ]、[リスト コンテンツ タイプ] などから選択します。 注意 親コンテンツ タイプの一覧に表示される項目は、前の手順で選択したオプションによって異なります。 |
[グループ]
このセクションでは、新しいサイト コンテンツ タイプを既存のグループに格納するか新しいグループに格納するかを選択できます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このサイト コンテンツ タイプのグループ
|
この新しいコンテンツ タイプを、ドキュメント コンテンツ タイプ、カスタム コンテンツ タイプ、またはその他の既存のグループに格納するか、それとも新しいグループに格納するかを指定します。 |
サイト コンテンツ タイプの詳細設定
ドキュメント テンプレート
| フィールド | 説明 |
|---|---|
既存のドキュメント テンプレートの URL を入力する |
既存のドキュメント テンプレートの URL を入力するか、新しいドキュメント テンプレートをアップロードします。使用できる URL の種類は次のとおりです。
.gif "Caution") 注意
コンテンツ タイプを読み取り専用に設定した場合でも、親コンテンツ タイプを読み取り専用以外に明示的に設定してから子コンテンツ タイプを更新して変更を反映すれば、親の設定が子の設定よりも優先されるようになります。
|
新しいドキュメント テンプレートをアップロードする |
[参照] をクリックして新しいドキュメント テンプレートを選択します。 |
[読み取り専用]
コンテンツ タイプが編集可能かどうかを選択します。この設定は、コンテンツ タイプの編集許可を持っていればだれでも、後からこのページを使用して変更できます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このコンテンツ タイプを読み取り専用にする
|
コンテンツ タイプを読み取り専用にする場合は [はい] を選択し、そうでない場合は [いいえ] を選択します。 |
[サイトおよびリストの更新]
このタイプを使用する子のサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプをすべて更新してこのページの設定を反映するかどうかを指定します。この操作には長い時間がかかる可能性があります。また、子のサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプがカスタマイズされている場合、カスタマイズ内容は失われます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このタイプを継承するすべてのコンテンツ タイプを更新する
|
このタイプを継承するすべてのコンテンツ タイプを更新する場合は [はい] を選択し、そうでない場合は [いいえ] を選択します。 |
バージョン管理の設定
リストやライブラリのバージョンを追跡すると、アイテムやファイル、およびそれらのプロパティに対する変更履歴が保存されます。こうすると、コンテンツの変更を適切に管理でき、必要な場合は以前のバージョンを復元することもできます。 バージョン管理が特に役立つのは、何人かが協力してプロジェクトを進める場合や、情報が開発とレビューの複数の段階を経て受け渡される場合です。
既定の全種類のリスト (予定表、案件管理リスト、カスタム リストなど) のリスト アイテムと、ライブラリに保存できる全種類のファイル (Web パーツ ページなど) について、バージョンを管理できます。
バージョン管理は次の目的に使用できます。
バージョン履歴を記録する。バージョン管理を有効にしておくと、アイテムやファイルがいつ変更されたかや、だれによって変更されたかがわかります。また、プロパティ (ファイルに関する情報) がいつ変更されたかもわかります。たとえば、だれかがリスト アイテムの期日を変更すると、その情報がバージョン履歴として表示されます。ファイルの場合は、変更者が挿入したコメントも表示されます。
以前のバージョンを現在のバージョンとして復元する。現在のバージョンの間違いを修正する場合や、削除したドキュメントの一部を復元する必要がある場合は、現在のバージョンを以前のバージョンに置き換えることができます。現在のバージョンは、置換後、バージョン履歴の一部になります。
以前のバージョンを確認する。以前のガイドラインを参照する場合などに、現在のファイルを上書きすることなく以前のバージョンを確認できます。.aspx ファイルの場合は、ファイルに加えられた変更に関する詳細のみを確認でき、ファイルによって作成された実際のページは確認できません。
以下の表では、ドキュメント ライブラリのバージョン管理の設定について説明します。
[コンテンツの承認]
コンテンツの承認を無効にすると、保留中のアイテムや拒否されたアイテムがパブリック ビューに表示される可能性があります。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
送信されたアイテムに対するコンテンツの承認を必須にする
|
新しいアイテムの内容、または既存のアイテムへの変更内容を、承認が完了するまで下書きの状態で保持するかどうかを指定します。 |
[ドキュメントのバージョン履歴]
ファイルやリスト アイテムのバージョンを追跡すると、各バージョンが番号付きでバージョン履歴に保存されます。組織内のユーザーは、必要に応じてバージョン履歴を確認でき、以前のバージョンを 復元できます。保持するバージョンの種類、数などのバージョン管理に関係する設定や、コンテンツの承認を必須にする、ファイルのチェックアウトを必須にするなどのバージョン管理と連動する設定を指定できます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このドキュメント ライブラリのファイルを編集するたびにバージョンを作成する
|
|
保存するバージョンの数を限定する (オプション)
|
指定数のメジャー バージョンを保存するには、このチェック ボックスをオンにします。 指定数のメジャー バージョンの下書きを保存するには、このチェック ボックスをオンにします。 注意 [バージョンを管理しない] が選択されている場合、これらのオプションは両方とも無効になります。 |
[下書きアイテムのセキュリティ]
下書きとは、未承認のマイナー バージョンまたはアイテムです。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このドキュメント ライブラリの下書きアイテムを表示できるユーザー
注意 [コンテンツの承認] セクションで [いいえ] が選択されている場合、これらのオプションはすべて無効になります。 |
ドキュメント ライブラリの下書きアイテムを表示できるユーザーを指定します。 |
[チェックアウトを必須にする]
チェックアウトを必須にすると、複数のユーザーが同時に変更を加えられなくなるので、競合や混乱を避けることができます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
ドキュメントを編集する前に必ずチェックアウトする
|
ユーザーがこのドキュメント ライブラリに変更を加える際、ドキュメントのチェックアウトを必須にするかどうかを指定します。 |
既定のワークフローの設定
Office SharePoint Server 2007 の既定のワークフローには、すべてのワークフローに共通の設定と各ワークフローに固有の設定があります。ドキュメント関連の一般的なビジネス プロセスをサポートするために、Office SharePoint Server 2007 には組み込みのワークフローがいくつか用意されています。組織はこれらの組み込みのワークフローを使用して、ドキュメントの校閲、承認、署名の収集などのタスクを管理できます。ワークフローとは、ドキュメントやアイテムに対してビジネス プロセスに関連する一連のアクションやタスクが実行されるときの、自動化された流れです。ワークフローを使用すると、ビジネス プロセスに含まれる人的タスクが自動的に追跡および管理されるので、組織はドキュメント関連のビジネス プロセスの管理効率を向上できます。
ワークフローの詳細については、「ワークフロー入門」(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123306&clcid=0x411) を参照してください。
以下の表では、ドキュメント ライブラリにワークフローを追加するときに使用する設定について説明します。
[ワークフロー]
Office SharePoint Server 2007 のサイトには、一般的なビジネス シナリオ向けのいくつかのワークフローが用意されています。たとえば承認ワークフローは、ドキュメントやアイテムを承認者のグループに受け渡すときのワークフローです。既定では、承認ワークフローはドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられており、自動的にドキュメント ライブラリで使用可能になります。また、承認ワークフローの 1 バージョンは既定で発行サイトのページ ライブラリにも関連付けられており、Web ページ発行用の承認プロセスを管理するために使用できます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
ワークフロー テンプレートの選択
|
提供される各種ワークフロー テンプレートから必要なものを選択します。 |
承認 |
ドキュメントを承認者に受け渡すときのワークフローです。承認者はドキュメントを承認または拒否できるほか、承認タスクを割り当て直したり、ドキュメントへの変更を要求したりできます。 |
フィードバックの収集 |
フィードバックを得る目的で、ドキュメントやアイテムを該当のグループに受け渡すときのワークフローです。校閲者はフィードバックを提供できます。提供されたフィードバックは、まとめてワークフローの開始ユーザーに返されます。既定では、フィードバックの収集ワークフローはドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられており、自動的にドキュメント ライブラリで使用可能になります。 |
署名の収集 |
デジタル署名を収集する目的で、Microsoft Office ドキュメントを該当のグループに受け渡すときのワークフローです。ワークフローの開始には、2007 Microsoft Office system のクライアント プログラムを使用する必要があります。参加者は、対応する Microsoft Office アプリケーションを使用してドキュメントに各自のデジタル署名を追加することにより、署名タスクを完了する必要があります。既定では、署名の収集ワークフローはドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられており、自動的にドキュメント ライブラリで使用可能になります。ただし、ドキュメント ライブラリで署名の収集ワークフローが表示されるドキュメントは、Microsoft Office 署名欄を 1 つ以上含むドキュメントのみです。 |
廃棄承認 |
ドキュメントの期限切れと保持を管理するときのワークフローです。このワークフローでは、レコード管理プロセスがサポートされます。参加者は、期限切れのドキュメントを保持するか削除するかを指定できます。廃棄承認ワークフローは、主にレコード センター サイト内での使用が想定されています。 |
3 段階の状態管理 |
組織で大量の案件やアイテム (顧客サポート案件、潜在顧客、プロジェクト タスクなど) を追跡することが必要とされるビジネス プロセスを管理するときのワークフローです。 |
グループ承認 |
承認ワークフローに類似のワークフローです。指定のドキュメント ライブラリを使用する点と、参加している承認プロセスを個人用ビューで確認できる点が承認ワークフローと異なります。このワークフローでは階層的な組織図から承認者を選択できます。また、承認者は署名の代わりにスタンプ コントロールを使用できます。このソリューションは、Office SharePoint Server 2007 の東アジア言語バージョンでのみ使用できます。 |
翻訳管理 |
手動のドキュメント翻訳プロセスを管理するときのワークフローです。このワークフローでは、翻訳するドキュメントのコピーを作成し、翻訳者に翻訳タスクを割り当てます。このワークフローは、翻訳管理ライブラリでのみ使用できます。 |
[名前]
[名前] セクションでは、ワークフローの一意名を入力します。このコンテンツ タイプのユーザーは、この名前でワークフローを特定できます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このワークフローに付ける名前を入力してください (重複不可) |
ワークフローの一意名を指定します。 |
[タスク リスト]
既定のタスク リストを使用することも、新しいタスク リストを作成することもできます。既定のタスク リストを使用すると、ワークフローの参加者は、タスク リストの [自分のタスク] ビューで各自のワークフロー タスクを簡単に見つけて確認できます。
機密データを扱うワークフロー タスクを通常のタスク リストとは別のリストで管理する場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。
組織に数多くのワークフローがある場合や、ワークフローに数多くのタスクがある場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。この例では、ワークフローごとにタスク リストを作成します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
タスク リスト名を入力してください |
このサイト コンテンツ タイプがリストに適用されるときには、ここで指定した名前のタスク リストが使用されます。 |
[履歴リスト]
[履歴リスト] セクションでは、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスの進行中に発生したすべてのイベントが表示されます。既定の履歴リストを使用することも、新しい履歴リストを作成することもできます。組織に数多くのワークフローがある場合は、ワークフローごとに履歴リストを作成すると便利です。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
履歴リスト名を入力してください |
このサイト コンテンツ タイプがリストに適用されるときには、ここで指定した名前の履歴リストが使用されます。 |
[開始オプション]
ワークフローの開始の方法、開始の条件、またはワークフローを開始できるユーザーを指定します。
注意
[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] オプションを使用できるのは、ライブラリに対してメジャー バージョンとマイナー バージョンの管理のサポートが有効になっていて、選択したワークフロー テンプレートがコンテンツの承認に使用できる場合のみです。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーが、このワークフローを手動で開始できるようにする (既定で選択) ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する |
認証済みユーザーがワークフローを手動で開始するように指定する場合は、このオプションを選択します。 [ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] チェック ボックスは、既定ではオフになっています。 |
新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始する 注意 このオプションは、署名の収集ワークフロー テンプレートでは使用できません。 |
新しいアイテムが作成されたときにワークフローを開始する場合は、このオプションを選択します。 |
アイテムが変更されたら、このワークフローを開始する 注意 このオプションは、署名の収集ワークフロー テンプレートと 3 段階の状態管理ワークフロー テンプレートでは使用できません。 |
アイテムが変更されたときにワークフローを開始する場合は、このオプションを選択します。 |
[リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新]
このタイプを使用する子のサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプをすべて更新してこのページの設定を反映するかどうかを指定します。この操作には長い時間がかかります。また、子のサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプがカスタマイズされている場合、カスタマイズ内容は失われます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
これに基づくすべてのコンテンツ タイプで、このワークフローを変更しますか?
|
このワークフロー タイプを使用する子のサイト コンテンツ タイプとリスト コンテンツ タイプをすべて更新するには、このオプションを選択します。 |
定義済みのワークフローで追加のカスタマイズ オプションを使用できる場合は、ワークフローのカスタマイズ ページで必要なオプションを指定します。定義済みのワークフローの使用に関する詳細については、この記事の最後の「参照」に挙げられている記事を参照してください。
承認ワークフローの設定のカスタマイズ
ビジネス プロセスにおいて、承認を得る目的でドキュメントやアイテムを同僚や上司へと送る場合は、承認ワークフローが役立ちます。承認者はドキュメントを承認または拒否できるほか、承認タスクを割り当て直したり、ドキュメントへの変更を要求したりできます。承認ワークフローを使用すると、プロセスに含まれる人的タスクがすべて追跡および管理され、プロセス完了後に記録が残るので、承認ビジネス プロセスの効率が高まります。
以下の表では、承認ワークフローのカスタム設定について説明します。
[ワークフロー タスク]
タスクを参加者に受け渡す方法と、タスクの委任を許可するかどうかを指定します。また、参加者がタスクの完了前にドキュメントへの変更を要求できるかどうかも指定します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
タスクの割り当て :
|
タスクをすべての参加者に一度に割り当てます (並列ワークフロー)。 タスクを参加者に 1 人ずつ順番に割り当てます (順次ワークフロー)。ワークフローを順次ワークフローにした場合は、前の参加者がタスクを完了しないと、次の参加者はタスクを受け取ることができません。 注意 既定では、[参加者 1 人ずつ順番に割り当てる] が有効になっています。 |
ワークフローの参加者に次の処理を許可する :
|
ワークフローの参加者が自身のタスクを他のユーザーに再割り当てできるようにします。 ワークフローの参加者が、タスクの完了前に、承認対象のドキュメントまたはアイテムに対する変更を依頼できるようにします。 注意 既定では、両方のチェック ボックスがオンになっています。 |
ワークフロー開始時の既定値
グループをワークフローの参加者として追加しているとき、グループのすべてのメンバに個別のタスク通知を割り当てるのではなく、グループにタスク通知を 1 つのみ割り当てる場合は、[入力した各グループに 1 つのタスクを割り当てる (グループを展開しない)] チェック ボックスをオンにします。
順次ワークフローの場合は、数値を入力し、[日間] と [週間] のどちらかを時間の単位として選択します。
並列ワークフローの場合は、[タスクの期限] フィールドで日付を入力または選択します。
ワークフローの開始時に、他の参加者に (タスクの割り当てではなく) 通知を送信する場合は、[カーボン コピー] フィールドにそれらのユーザーの名前を入力するか、[カーボン コピー] をクリックし、ディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このワークフローが開始されるときに、ワークフローに参加させるユーザーの名前を入力します。タスクの割り当て順に名前を追加します (順次ワークフローの場合)
|
[承認者] をクリックし、ディレクトリ サービスから担当者とグループを選択します。 ワークフローの参加者としてグループを指定する場合に、グループのメンバーごとに個々のタスクを割り当てるのではなくグループ全体に 1 つのタスクを割り当てるには、このオプションを選択します。 既定では、[このワークフローが開始されるときに、参加者のリストを変更できるようにする] オプションが選択されています。ワークフローを開始するユーザーが参加者を変更または追加できないようにする場合は、このチェック ボックスをオフにします。 |
依頼に含めるメッセージの入力 : |
このテキスト ボックスに、依頼に含める必要のあるメッセージを入力します。 |
期限 |
期日が指定されており、電子メールがサーバーで有効になっているとき、タスクが完了していない場合にその期日が参加者に通知されます。 |
タスクの期限 (並列) : |
各タスクの完了期限を表す日付を指定します。 |
各参加者に与えるタスク完了までの時間 (順次) |
各タスクに割り当てる期間と計測方法を指定します。 |
他のユーザーに通知 |
ワークフロー開始時に、タスクを割り当てない他のユーザーに通知する場合に使用します。[CC] フィールドにも名前を追加します。 |
ワークフローの完了
ワークフローの完了の条件を指定します。オプションを選択しない場合、ワークフローはすべてのタスクが完了したときに完了となります。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
ワークフローの完了の条件 :
|
指定数のタスクが達成されたときにワークフローを完了とするには、[次の数のタスクが完了した] チェック ボックスをオンにして数を入力します。 注意 このワークフローは順次ワークフローなので、このオプションは既定で無効になっています。 |
|
ドキュメントまたはアイテムが拒否されたときにワークフローを完了とするには、[ドキュメントが拒否された] チェック ボックスをオンにします。 ドキュメントまたはアイテムが変更されたときにワークフローを完了とするには、[ドキュメントが変更された] チェック ボックスをオンにします。 |
[ワークフロー完了後の処理]
ワークフローが正常に完了した後に実行するアクションを指定します。
ワークフローでコンテンツの承認を管理するとき、[ワークフローの追加] ページで [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにしている場合は、このオプションを選択します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
ワークフローが完了した後 :
|
ワークフローが完了したときに承認の状態を更新する場合は、このオプションを選択します。 |
フィードバックの収集ワークフローの設定のカスタマイズ
フィードバックの収集ワークフローは、校閲結果のフィードバックを得る目的で、ドキュメント (またはリストやライブラリに保存されているアイテム) を該当のグループに受け渡すときのワークフローです。既定では、フィードバックの収集ワークフローはドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられており、自動的にドキュメント ライブラリで使用可能になります。
以下の表では、フィードバックの収集ワークフローのカスタム設定について説明します。
[ワークフロー タスク]
タスクを参加者に受け渡す方法と、タスクの委任を許可するかどうかを指定します。また、参加者がタスクの完了前にドキュメントへの変更を要求できるかどうかも指定します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
タスクの割り当て :
|
タスクをすべての参加者に一度に割り当てます (並列ワークフロー)。 タスクを参加者に 1 人ずつ順番に割り当てます (順次ワークフロー)。ワークフローを順次ワークフローにした場合は、前の参加者がタスクを完了しないと、次の参加者はタスクを受け取ることができません。 注意 既定では、[同時にすべての参加者に割り当てる] オプションが選択されています。 |
ワークフローの参加者に次の処理を許可する :
|
ワークフローの参加者が自身のタスクを他のユーザーに再割り当てできるようにします。 ワークフローの参加者が、タスクの完了前に、承認対象のドキュメントまたはアイテムに対する変更を依頼できるようにします。 注意 既定では、両方のチェック ボックスがオンになっています。 |
ワークフロー開始時の既定値
グループをワークフローの参加者として追加しているとき、グループのすべてのメンバに個別のタスク通知を割り当てるのではなく、グループにタスク通知を 1 つのみ割り当てる場合は、[入力した各グループに 1 つのタスクを割り当てる (グループを展開しない)] チェック ボックスをオンにします。
順次ワークフローの場合は、数値を入力し、[日間] と [週間] のどちらかを時間の単位として選択します。
並列ワークフローの場合は、[タスクの期限] フィールドで日付を入力または選択します。
ワークフローの開始時に、他の参加者に (タスクの割り当てではなく) 通知を送信する場合は、[カーボン コピー] フィールドにそれらのユーザーの名前を入力するか、[カーボン コピー] をクリックし、ディレクトリ サービスからユーザーおよびグループを選択します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
このワークフローが開始されるときに、ワークフローに参加させるユーザーの名前を入力します。タスクの割り当て順に名前を追加します (順次ワークフローの場合)
|
[承認者] をクリックし、ディレクトリ サービスから担当者とグループを選択します。 ワークフローの参加者としてグループを指定する場合に、グループのメンバーごとに個々のタスクを割り当てるのではなくグループ全体に 1 つのタスクを割り当てるには、このオプションを選択します。 既定では、[このワークフローが開始されるときに、参加者のリストを変更できるようにする] オプションが選択されています。ワークフローを開始するユーザーが参加者を変更または追加できないようにする場合は、このチェック ボックスをオフにします。 |
依頼に含めるメッセージの入力 : |
このテキスト ボックスに、依頼に含める必要のあるメッセージを入力します。 |
期限 |
期日が指定されており、電子メールがサーバーで有効になっているとき、タスクが完了していない場合にその期日が参加者に通知されます。 |
タスクの期限 (並列) : |
各タスクの完了期限を表す日付を指定します。 |
各参加者に与えるタスク完了までの時間 (順次) |
各タスクに割り当てる期間と計測方法を指定します。 |
他のユーザーに通知 |
ワークフロー開始時に、タスクを割り当てない他のユーザーに通知する場合に使用します。[CC] フィールドにも名前を追加します。 |
ワークフローの完了
ワークフローの完了の条件を指定します。オプションを選択しない場合、ワークフローはすべてのタスクが完了したときに完了となります。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
ワークフローの完了の条件 :
|
指定数のタスクが達成されたときにワークフローを完了とするには、[次の数のタスクが完了した] チェック ボックスをオンにして数を入力します。 注意 このオプションは既定で選択されていますが、ワークフローが順次ワークフローの場合は使用できません。 |
|
このワークフローは順次ワークフローなので、[ドキュメントが拒否された] チェック ボックスは既定で無効になっています。 ドキュメントまたはアイテムが変更されたときにワークフローを完了とするには、[ドキュメントが変更された] チェック ボックスをオンにします。 |
[ワークフロー完了後の処理]
ワークフローが正常に完了した後に実行するアクションを指定します。
ワークフローでコンテンツの承認を管理するとき、[ワークフローの追加] ページで [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するために、このワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにしている場合は、このオプションを選択します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
ワークフローが完了した後 :
|
ワークフローが完了したときに承認の状態を更新する場合は、このオプションを選択します。 |
3 段階の状態管理ワークフローの設定のカスタマイズ
3 段階の状態管理ワークフローは、リスト アイテムの状態を 3 段階にわたって追跡するワークフローです。組織で大量の案件やアイテム (顧客サポート案件、潜在顧客、プロジェクト タスクなど) を追跡することが必要とされるビジネス プロセスを管理するときに使用できます。
以下の表では、3 段階の状態管理ワークフローのカスタム設定について説明します。
[ワークフローの状態]
案件リストの場合、アイテムの状態は [状態] フィールドで次のようになります。
初期状態 = 未解決
中間状態 = 解決済み
最終状態 = 終了
アイテムは、ワークフローの各段階を通過するに伴って自動的に更新されます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
対象となる列を選択してください
リストまたはコンテンツ タイプには、3 つ以上の選択肢から 1 つの値を選択するフィールドが 1 つ以上必要です。 |
対象となる選択肢フィールドを指定して、初期状態、中間状態、最終状態のそれぞれの値を選択します。 |
[ワークフローが開始されたときの処理の選択]
案件リストの案件に対してワークフローが開始されると、Office SharePoint Server 2007 では担当ユーザー用にタスクが作成されます。ユーザーがタスクを完了すると、ワークフローの状態が初期状態 (未解決) から中間状態 (解決済み) に変わります。割り当てられたタスクの情報をユーザーに通知するために、電子メール メッセージを送信することもできます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
タスクの詳細
|
タスクのタイトルに必要な情報を入力します。[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムのタイトル情報がユーザー設定メッセージに追加されます。 |
タスクの説明
|
タスクの説明に含める任意の情報を入力します。[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムのタイトル情報がユーザー設定メッセージに追加されます。[リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムへのリンクが説明に追加されます。 |
|
タスクの期日を指定する場合は、[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにし、使用する期日情報を含むリスト内の日付列を選択します。 |
|
リスト内で指定されているユーザーにタスクを割り当てるには、[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにし、使用するユーザー情報を含むリスト内の列を選択します。ワークフローが開始されると、ワークフローのこの列に名前が表示されているユーザーに最初のタスクが割り当てられます。 |
|
ワークフロー タスクに関する電子メール通知を送信するユーザーの名前を入力します。電子メール通知をタスクの所有者に送信する場合は、[タスクの割り当て先を含む] チェック ボックスをオンにします。 |
電子メール通知に使用する件名行を入力します。電子メール メッセージの件名行にタスクのタイトルを追加する場合は、[タスクのタイトルを使用する] チェック ボックスをオンにします。 |
|
電子メール通知の本文に使用する情報を入力します。メッセージにリスト アイテムへのリンクを含める場合は、[リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにします。 |
[ワークフローが中間状態になったときの処理の選択]
たとえば、案件リストの案件が解決済みの状態になると、担当ユーザー用にタスクが作成されます。ユーザーがタスクを完了すると、ワークフローの状態が中間状態 (解決済み) から最終状態 (終了) に変わります。タスクの情報を担当ユーザーに通知するために、電子メール メッセージを送信することもできます。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
タスクの詳細
|
タスクのタイトルに必要な情報を入力します。[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムのタイトル情報がユーザー設定メッセージに追加されます。 |
タスクの説明
|
タスクの説明に含める任意の情報を入力します。[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムのタイトル情報がユーザー設定メッセージに追加されます。[リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにした場合は、リスト アイテムへのリンクが説明に追加されます。 |
|
追加するリスト フィールド - タスクの期日を指定する場合は、[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにし、使用する期日情報を含むリスト内の日付列を選択します。 |
|
リスト内で指定されているユーザーにタスクを割り当てるには、[追加するリスト フィールド] チェック ボックスをオンにし、使用するユーザー情報を含むリスト内の列を選択します。ワークフローが開始されると、ワークフロー アイテムのこの列に名前が表示されているユーザーに最初のタスクが割り当てられます。 このワークフローのすべてのインスタンスで、このタスクを指定のユーザーまたはグループに割り当てるには、[ユーザー設定] をクリックし、タスクを割り当てるユーザーまたはグループの名前を入力または選択します。 |
|
ワークフロー タスクに関する電子メール通知を送信するユーザーの名前を入力します。電子メール通知をタスクの所有者に送信する場合は、[タスクの割り当て先を含む] チェック ボックスをオンにします。 電子メール通知に使用する件名行を入力します。電子メール メッセージの件名行にタスクのタイトルを追加する場合は、[タスクのタイトルを使用する] チェック ボックスをオンにします。 電子メール通知のメッセージ本文に使用する情報を入力します。メッセージにリスト アイテムへのリンクを含める場合は、[リスト アイテムへのリンクを挿入する] チェック ボックスをオンにします。 |
関連項目
その他のリソース
ワークフロー入門
承認ワークフローを使用する
フィードバックの収集ワークフローを使用する
3 段階のワークフローを使用する