ユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析する
適用先: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
トピックの最終更新日: 2016-11-30
ドキュメント管理ソリューションを計画する際の最初の手順は、ユーザーを特定し、ドキュメントの使用状況を分析することです。 ここでは、Microsoft SharePoint Server 2010 に基づくソリューションに関するユーザーの特定およびドキュメントの使用状況の分析について説明します。
この記事の内容
ユーザーを特定する
ドキュメントの使用状況を分析する
ワークシート
ユーザーを特定する
ドキュメント管理ソリューションの関係者と参加者を特定する場合、この情報を収集するためにアンケートを使用できます。たとえば、アンケートに以下のような設問を含めることができます。
組織内でのドキュメントの作成者
作成するドキュメントの種類
ドキュメントの校閲者
ドキュメントの編集者
ドキュメントの使用者
ドキュメントの発行承認者
ドキュメントのホストに使用する Web サイトのデザイン担当者
ドキュメント管理のガイドラインおよびポリシーの設定担当者
組織内のレコード管理者
ドキュメントを保存するサーバーの展開および保守の担当者
| ワークシートでの作業 |
|---|
各設問には複数回答できます。Microsoft Office SharePoint Server 2007 ドキュメント管理の関係者と参加者ワークシート (英語) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x411) に、アンケートで収集した情報を記録します。以下に例を示します。 |
ドキュメントの関係者ワークシートの例
| 職位 | ドキュメントの種類 | ロール |
|---|---|---|
財務アナリスト テクニカル ライター |
株式リサーチ メモ 財務モデル Web ページ |
作成者 |
財務アナリスト マネージャー |
株式リサーチ メモ 財務モデル |
校閲者 |
テクニカル エディター |
株式リサーチ メモ Web ページ |
編集者 |
顧客 |
株式リサーチ メモ 財務モデル Web ページ |
参照者 |
顧問弁護士 マネージャー |
株式リサーチ メモ 財務モデル Web ページ |
コンテンツ承認者 |
サーバー管理者 |
すべて |
IT 担当者 |
データベース管理者 |
すべて |
データベース担当者 |
順守監視担当者 |
すべて |
法務担当者 |
レコード管理者 |
すべて |
レコード管理者 |
サイト管理者 |
すべて |
コンテンツ発行者 |
サイト管理者 |
すべて |
コンテンツ監査者 |
コンテンツの関係者を特定することで、ドキュメント管理ソリューションが包括的なものになり、企業のコンテンツのニーズとプロセスに合わせてサイトおよびドキュメント ライブラリをデザインできるようになります。
ドキュメントの使用状況を分析する
コンテンツの関係者を特定した後は、それらの関係者から、ドキュメントが組織内でどのように使用されているかを分析するための情報を収集します。これは、計画プロセスの重要な部分であり、分析によって以下を決定できます。
ドキュメント ライブラリをどのように構造化するか。
使用するサイト テンプレート。
必要なサイトの数。
サイトに適用する情報管理ポリシー。
ソリューションを実装するために必要となる、物理的なサーバー トポロジ。
収集する情報は以下のとおりです。
ドキュメントの種類 (株式リサーチ メモ、従業員の業績評価、内部メモ、製品仕様など)。
各種ドキュメントの目的 ("裏付けとなるデータと共にエクイティに関する推奨事項を顧客に提供する" など)。
各種ドキュメントの作成者 (個人名ではなく、"財務アナリスト"、"プロダクト マネージャー" など、作成者のロールのリストを作成すると有益です)。
ドキュメントの形式。ライフ サイクル中のいずれかの時点でドキュメントの形式を変換する必要がある場合は、その情報を記録します。
各種ドキュメントのユーザー ("顧客" や "チーム メンバー")。
ドキュメントのライフ サイクルに適用される別のロール ("技術校閲者" や "コピー編集者")。
ドキュメントの場所 ("クライアント コンピューター"、"Web サーバー"、"ファイル サーバー" など)。この設問には複数の回答がある場合があります。たとえば、ドキュメントがクライアント コンピューターで作成されてから、Web サーバーに発行される場合などです。
閲覧者がドキュメントを表示する方法 (Web ページやファイル共有)。
| ワークシートでの作業 |
|---|
ドキュメント使用状況の分析を記録するために、Microsoft Office SharePoint Server 2007 ドキュメント使用状況の分析ワークシート (英語) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x411) が用意されています。以下は、企業内の 2 つの異なる組織から収集され、ワークシートに記録される情報の例を示したものです。 |
ドキュメントの使用状況ワークシートの例
| 種類 | 目的 | 作成者 | ユーザー | 形式 | その他のロール | 場所 |
|---|---|---|---|---|---|---|
株式リサーチ メモ |
主要な顧客に、株式の売買に関する財務サービス ガイダンスを提供 |
財務アナリスト |
顧客 |
DOCX (作成者用)、PDF (発行用) |
校閲者 (技術)、校閲者 (法務)、承認者、コピー編集者、レコード管理者、サイト管理者 |
|
分析 作成形式と発行形式が異なるので、形式変換が必要です。校閲者の数が多い場合は、1 つ以上のワークフロー (サーバーに実装されているビジネス プロセス) が必要です。4 つのサイト (作成、テスト、インターネット、およびレコード リポジトリ) には、コンテンツをあるサイトから別のサイトに移動するためのメカニズムが必要です。企業レコード リポジトリにコンテンツをアーカイブする必要がある場合、およびエクイティに関するアドバイスの発行による規制上の影響がある場合は、コンテンツの監査と保持期間などの企業ポリシーとベスト プラクティスが必要です。
| 種類 | 目的 | 作成者 | ユーザー | 形式 | その他のロール | 場所 |
|---|---|---|---|---|---|---|
従業員の業績評価 |
従業員の業績を評価する (自己評価とマネージャーの評価を含む) |
インフォメーション ワーカー、マネージャー |
マネージャー、人事担当者 |
.DOC |
校閲者 (人事)、校閲者 (法務)、承認者 (上級マネージャー)、レコード管理者 |
|
分析 2 人の作成者と複数の校閲者がいるので、1 つ以上のワークフローが必要です。ドキュメントは、多数の異なる人物によって処理され、次に (おそらく高度なセキュリティ保護が行われて) 企業 Web サーバーに配置され、レコード リポジトリにアーカイブされます。このコンテンツは性質上、機密性が高いので、従業員のプライバシーと企業の法的立場を保護する企業ポリシーとベスト プラクティス (監査など) 以外にも、デスクトップとサーバーには Information Rights Management (IRM) が必要です。
ワークシート
この記事で説明した情報を記録するには、以下のワークシートを使用します。