レコード アーカイブとインプレース レコード管理の比較 (SharePoint Server 2010)

  • [アーティクル]

 

適用先: SharePoint Server 2010

トピックの最終更新日: 2016-11-30

Microsoft SharePoint Server 2010 より前のバージョンでは、アーカイブとして機能するレコード センター サイトを作成して、そこでレコードを管理していました。ドキュメントは、レコードになった時点でアーカイブにコピーされていました。ドキュメントはレコード センター内にある場合はレコードとして扱われ、それ以外の場所にある場合はレコードと見なされませんでした。

Microsoft SharePoint Server 2010 では、アーカイブ内のレコードを管理することも、アクティブ ドキュメントと同じドキュメント レポジトリにあるレコードを管理することもできます。Microsoft SharePoint Server 2010 のインプレース レコード管理の戦略では、ドキュメントをレコードとして宣言した後に、レコードはアーカイブに移動しません。ただし、Microsoft SharePoint Server 2010 が、そのドキュメントをレコードとして管理するようになります。たとえば、レコードとして宣言された時点で、ドキュメントに別の保持ポリシーが適用される可能性があります。また、その時点でユーザーによるレコードの変更ができなくなる可能性があります。

2 つの管理方法を組み合わせて使用することもできます。たとえば、レコードをアクティブ ドキュメントと同じ場所に 2 年間保管し、プロジェクトが終了した時点でアーカイブに移動できます。

レコードを別のレコード センターで管理した方がよいか、それとも、ドキュメントを作成したグループ作業サイト内で保管した方がよいか判断できない場合は、次の項目について検討してください。

  • グループ作業サイトのガバナンスはレコード管理に適切ですか。業界の規制要件により、レコードとアクティブ ドキュメントを別々に保管する必要がありますか。グループ作業サイトの管理者を信頼し、レコードを含むサイト管理を任せられますか。グループ作業サイトよりも、アクセス制限の厳しいサイトにレコードを保管した方がよいですか。または、別のスケジュールでバックアップを実行するサイトにレコードを保管する必要がありますか。

  • グループ作業サイトの予定使用期間はどのくらいですか。プロジェクトが終了した後もレコードを保持する必要がある場合に、インプレース レコード管理の戦略を選択すると、グループ作業サイトが使用されなくなってからもサイトの管理作業が発生することになります。

  • ドキュメントがレコードになった後も、プロジェクト メンバーはドキュメントに頻繁にアクセスする必要がありますか。インプレース レコード管理方法を使用すれば、プロジェクト メンバーは、ドキュメントがアクティブ ドキュメントであるかレコードであるかにかかわらず、同じ方法でそのドキュメントにアクセスできます。

  • 組織のレコード管理者が管理するのはレコードのみですか。それとも、アクティブ ドキュメントであるかレコードであるかにかかわらず、すべての情報を管理する必要がありますか。レコード管理者が正式のレコードのみを管理する場合には、別のレコード センターを使用した方が管理しやすいこともあります。

次の表に、レコード センターで保管されているレコードと、グループ作業サイトでインプレース レコードとして管理されているレコードについて、それぞれに行うことのできる操作の相違点を示します。レコード管理者の観点と、プロジェクト チームで共同作業する従業員の観点から、各要素における相違点を示します。

レコードのアーカイブとインプレース レコードの相違点

要素 レコードのアーカイブ インプレース レコード

レコードの保存方法を管理する

コンテンツの管理者は、メタデータに基づいたアーカイブ内のファイル計画に従って、新しいレコードを適切なフォルダーに自動的に配置します。

現在のコンテンツ タイプまたは場所に基づいて、レコードおよびアクティブ ドキュメントごとに異なるポリシーを適用できます。

レコードを閲覧できるユーザーを制限する

制限できます。アーカイブでは、レコードに対するアクセス許可を指定できます。

制限できません。ドキュメントがレコードになっても、アクセス許可は変更されません。ただし、レコードの編集と削除ができるユーザーを制限することはできます。

レコードが簡単に見つかるかどうか (レコード管理者対象)

比較的簡単に見つかります。すべてのレコードは 1 つの場所にまとめられます。

それほど簡単には見つかりません。レコードは複数のグループ作業サイトに分散して保管されます。

ドキュメントのすべてのバージョンをレコードとして管理する

ユーザーは、ドキュメントの各バージョンをアーカイブに明示的に送信する必要があります。

自動的に、暗黙的なバージョン管理機能が有効になります。

情報が簡単に見つかるかどうか (チーム メンバー対象)

それほど簡単には見つかりません。ただし、ドキュメントがレコードになった時点で、グループ作業サイトにそのドキュメントへのリンクが追加されます。

比較的簡単に見つかります。

グループ作業サイトが整理しやすいかどうか

グループ作業サイトには、アクティブ ドキュメントのみが含まれます。

グループ作業サイトには、アクティブ ドキュメントとアクティブではないドキュメント (レコード) が含まれます。ただし、レコードの表示専用のビューを作成できます。

レコードを監査する権限

権限があります。

権限があるかどうかは、グループ作業サイトの監査ポリシーによって決まります。

eDiscovery の対象

アクティブ ドキュメントとレコードは別々に検索する必要があります。

1 回の eDiscovery の検索で、レコードとアクティブ ドキュメントを一度に検索できます。

管理面のセキュリティ

レコード管理者がレコードのアーカイブを管理できます。

グループ作業サイト管理者が、レコードおよびアクティブ ドキュメントを管理する権限を持ちます。

次の表に、この 2 つのレコード管理方法において、IT リソースの管理方法に影響を与える可能性がある相違点を示します。

レコードのアーカイブとインプレース レコードで使用されるリソースの相違点

要素 レコードのアーカイブ インプレース レコード

管理するサイト数

比較的多数のサイトを管理します。グループ作業サイトに加えて、別途アーカイブを管理する必要があるからです。

管理するサイト数は比較的少なくて済みます。

スケーラビリティ

グループ作業サイトに対する、データベース サイズの増加による容量不足を緩和します。

比較的短期間で、サイト コレクションの最大サイズに到達します。

管理のしやすさ

レコード専用のサイトまたはファームを使用します。

アクティブ ドキュメントのある作業サイトに要したサイトの準備作業以外に、追加のサイト準備作業は必要ありません。

記憶域

レコードをさまざまな記憶域メディアに格納できます。

アクティブ ドキュメントとレコードは同じ場所に格納されます。