インテリジェントな SharePoint イントラネットを計画する
Microsoft SharePoint には、organization用のイントラネット サイトを作成するためのさまざまなオプションとツールが用意されています。 イントラネットを Microsoft 365 の SharePoint に移行するには、特に広範なイントラネット コンテンツが既にある場合には、時間がかかることがあります。 この記事では、サイトをすばやくオンラインにして投資収益率を得ることに重点を置いて、新しい SharePoint イントラネットを計画する方法について説明します。
以下の方法について説明します。
- 主要な組織の優先順位を理解する
- 対象ユーザーを理解する
- ガバナンスの計画
- 現在のイントラネットを確認する
- ビジネス イニシアチブを特定して優先順位を付ける
- プロトタイプとパイロットの 1 つの重要なシナリオを特定する
- パイロットを起動し、ユーザーと連携する
SharePoint では何が可能ですか?
SharePoint を使用すると、コードやその他の困難なカスタマイズを記述することなく、機能の高いイントラネット ページをすばやく作成できます。 これらのサイトは、どのデバイスや画面でも見栄えが良く、ユーザーに深く魅力的なエクスペリエンスを提供します。
現在イントラネットに SharePoint Server を使用している場合は、Microsoft 365 で SharePoint を使いやすくなっています。 応答性の高い動的なページは誰でも簡単に作成でき、IT がカスタム ソリューションを構築および管理するための要件ははるかに少なくなります。
最初の手順として、SharePoint で可能な内容の例を確認するには、 SharePoint ルック ブックを確認することをお勧めします。 ルック ブックでは、ニュース、イベント、リソース、および個人用コンテンツを SharePoint サイトに含める方法について、誰でも作成および管理できるさまざまな例を示します。
さまざまなコンポーネント パーツがどのように連携するかについては、「 SharePoint のモダン エクスペリエンスガイド」を参照してください。
インテリジェント イントラネットの導入に関するインスピレーションとデモについては、 インテリジェント イントラネット - Microsoft の導入に関するページを参照してください。
次のセクションでは、SharePoint イントラネットに最適な出発点を見つける方法と、organizationに必要なさまざまなイントラネット ソリューションに優先順位を付ける方法について説明します。 これらの参照は、関係者と連携するときに役立ちます。これらは、イントラネット ソリューションの価値を最大限に高め、最適な時間を得るのに役立ちます。
現在のビジネス目標と主要な利害関係者を理解する
最も成功したイントラネットは、見た目が良いだけでなく、主に作業の完了を支援し、多くの場合、エンゲージメントを促進することに重点を置いています。 ルックブックは、コンテンツがどのように表示されるかを考えるのに役立ちますが、ビジネス成果の目標は、ユーザーとorganizationにとって最も重要なコンテンツと機能を理解するために重要です。
すべての組織には、行動と投資を推進する重要な戦略的目標があります。 イントラネットが成功していることを確認し、適切なレベルの資金調達を取得する場合は、これらの目標に合わせて調整する必要があります。 これらの目標を使用して、イントラネットイニシアチブの優先順位を付けることもできます。 多くのテクノロジ プロジェクトとは異なり、イントラネット プロジェクトは、organizationの優先順位と関心が時間の経過とともに変化するため、決して "完了" しません。 ただし、いつでも、組織の優先順位と主要なビジネス関係者と最も密接に一致するイントラネット イニシアチブに焦点を当てる必要があります。
また、最近の従業員満足度調査データを見てみましょう。 従業員が必要とする情報とツールについてより多くの情報を得る良い方法は、これらのアンケートで特定された問題点を確認することです。
対象ユーザーを理解する
新しいイントラネットについて考え始めるのに適した場所は、イントラネットが配置されている場合の内容です。 人々は何を達成できるでしょうか? 彼らはどのように一日を始めるのですか? イントラネットについてユーザーは何と言いますか? イントラネットの全体的な目標を達成するために役立つ可能性のある演習の 1 つは、 カバー ストーリー 演習でイントラネットの主要な利害関係者を関与させる方法です。 これは想像力の演習です。 目的は、主要な見出し、サイドバー、ユーザーからの引用など、新しいイントラネットに関する雑誌のカバーストーリーを想像することで、理想的な将来の状態について広く考えることでした。
最後に念頭に置いて、キー ユーザーの ペルソナ を作成することもできます。 ペルソナは、典型的なイントラネット ユーザーの架空の現実的な説明です (たとえば、新しいスターター/新入社員、ナレッジ ワーカー、フィールド ワーカー、営業担当者、ユーザー マネージャー、コンテンツ作成者など)。 情報要件を理解するために、これらの異なるペルソナを代表するユーザーと関わるいくつかの調査を行う必要があります。 イントラネットを構築するユーザーを理解しないと、イントラネットを構築できません。 サイト所有者だけでは十分ではありません。 これは多くの場合、ユーザーが使用する内容と同じではありません。
ガバナンスについて考える
関連性の低いコンテンツが検出されすぎて検索が成功しないとユーザーが不平を言った場合、これはガバナンスの問題を示している可能性があります。 新しいイントラネット プロジェクトについて考える前に、アーキテクチャとコンテンツを管理する方法について考えてください。 これらは、イントラネット プロジェクトの早い段階で決定された場合に行い、適用する方がはるかに簡単な決定です。 たとえば、次のことを考えます。
- 新しいサイトをプロビジョニングできるユーザーと、プロビジョニングされた時点で、ナビゲーションまたは検索のキー ブックマーク としてサイトが確実に検出されるようにするためのプロセスは何ですか?
- すべてのサイトが同様のパターンに従って、ユーザーがサイト間を移動するときに重要なコンテンツを簡単に見つけられるようにしますか?
- サイト上のコンテンツに対する責任と責任は誰ですか? どのくらいの頻度でコンテンツをレビューする必要がありますか?
- イントラネット サイトのコンテンツ管理は、編集または所有者のアクセス許可を持つユーザーのパフォーマンス目標またはジョブの説明にありますか?
- イントラネット コンテンツは、保持ポリシーに基づいて 保持 するか、秘密度に基づいて 分類 する必要がありますか?
すべてのガバナンスの決定を前もって行う必要はありませんが、新しいインテリジェントなイントラネットを管理する方法の計画がない場合、重要なビジネス目標を達成できない情報の無駄になる可能性があります。
既存のイントラネットを確認する
現在のイントラネットは、人事、IT、設備、エンジニアリングなど、さまざまなビジネス グループのサイトで構成されている場合があります。 新しい SharePoint イントラネットを計画するための最初の手順として、既存のサイトのインベントリを作成し、それぞれの所有者と会議を行って、新しいサイトのビジネス成果の目標を決定することをお勧めします。 新しいイントラネット サイトを作成するときに、コンテンツが配置されている場所と移動する必要があるコンテンツの量を把握します。 現在のコンテンツを確認して、現在のコンテンツか、新しいサイトに移動する前に更新する必要があるかどうかを確認します。 既存のコンテンツが残されている移行戦略を見つけることは珍しいことではありません。 何も移行する必要はありません。既存の古いコンテンツを新しい場所に移行するのではなく、最新の SharePoint エクスペリエンス用に最適化された新しいコンテンツを作成する方が効果的な場合があります。
これらの会議の一環として、既存の各サイトで対処されるビジネス ニーズと、新しいサイトに必要な要件を特定できます。
現在のサイト所有者との会議に加えて、新入社員のフォーカス グループを招集することもできます。 新入社員はイントラネットの重要な対象ユーザーであり、過去 2 ~ 3 か月間にorganizationに参加したユーザーは、現在のイントラネットで何が不足しているか、学習が難しいかについて、または最初に使用したリソースに関する貴重な分析情報を提供できます。 また、以前に取り組んだ組織の貴重なアイデアを提供して、組み込むための新しい重要な機能について考えるのに役立つ場合もあります。
このステップを学習する機会と考えてください。 ユーザーとビジネスにとって重要なものについて学習しています。 この情報を使用して、イントラネットのイニシアチブを特定します。
イニシアティブを特定する
調査中に収集した情報を使用して、主要なイントラネットの利害関係者と協力して、組織の優先順位を反映するイニシアチブと、それらを実装するときに存在する可能性がある障壁を特定します。
最終的には、特定されたすべてのイニシアチブに対処するためのソリューションを実装することもできますが、最初に実行するプロジェクトを優先すると、早期の成功とユーザーエンゲージメントを可能な限り効率的に達成するのに役立ちます。
次の条件について、特定した各イニシアチブを確認します。
- それは本当の問題を解決しますか?
- 何人のユーザーが使用しますか?
- 妥当な時間枠で構築できますか?
- 投資収益率は何ですか?
実装の容易さに関して、各イニシアチブがユーザーにプラスの影響を与えているか分析します。 最小限のカスタマイズで構築できる影響の大きいイニシアチブは、理想的な最初のプロジェクトです。
次のように、グリッドにビジネス イニシアチブをプロットし、イントラネットの関係者や IT 部門に確認して、最初に最適なオプションを選択することを検討してください。
最初に対処するイニシアチブを決定するには、その領域のビジネス リーダーと協力して、ソリューションの目標、この領域での成功の推進を担当する担当者、および成功の測定に使用するメトリックを解決します。 システム メトリックだけに焦点を当てないでください。 実際のビジネスへの影響について考えます。 以下に例を示します。
| イニシアチブ | 主要なコンテンツ | ビジネス オーナー | システムの成功メトリック | ビジネス成功メトリック |
|---|---|---|---|---|
| ベネフィットに関する従業員の教育 (特典サイト) | -お 知らせ - トレーニング ビデオ |
人事 | - ニュース投稿ビュー - トレーニング ビデオ ビュー |
ヘルプ要求が x% 削減される |
| 上級リーダーによる週刊ニュース投稿 | - ストリーミング イベント - 正式なトレーニング |
エンジニアリング | - コーディングの卓越性のすべての側面のために作成されたトレーニング コンテンツ - 毎月のストリーミング イベント |
エンジニアリング スタッフの x% によるトレーニングが正常に完了しました |
| 会社戦略に関する肯定的な従業員契約を促進する (エグゼクティブ リーダーシップ Viva Engage コミュニティ) | ニュース投稿 - ストリーミング イベント - 会話をViva Engageする |
HR | リーダーシップによる毎月の活動投稿と従業員のコメント | - 会話Viva Engage肯定的なセンチメントを示す - 24 時間以内に対処されたコメント - "残された質問/コメントなし" - エグゼクティブ コミュニケーションの従業員満足度スコアの x% 増加 |
| 提案開発のタイムラインの一貫性を向上させる (マーケティング サイト) | - 会社のビジネス価値のスライド - 提案テンプレート |
マーケティング | - スライドのダウンロード - 営業チームの配置 |
提案作成時間の x% 削減 |
パイロット シナリオの選択
各シナリオの所有者と協力して、理想的なソリューションの外観を判断します。
- 訪問者は誰ですか?
- サイトへの訪問者は何を達成または学びたいですか?
- 現在使用しているツールやテクノロジは何ですか?
- どのような情報を宣伝しますか?
- 訪問者が主要なタスクを達成するために使用するツールやテクノロジは何ですか?
- 新しいサイトまたはソリューションへの移行を支援するチャンピオンは誰ですか?
- ソリューションが成功したかどうかはどのようにわかりますか?
たとえば、次のようなテーブルを作成して、organization全体のイントラネット サイトで対処するビジネス シナリオを一覧表示します。
| ～として | ～する必要がある | ～のために | ～の場合にこれが成功した |
|---|---|---|---|
| 従業員 | 特典を理解し、更新できるようにする | 重要なライフサイクル特典を利用できる | ヘルプ要求が減る |
| 従業員 | セルフサービス特典ポータルの使用方法について説明します | 自分で更新を行う | ヘルプ要求が減る |
| 人事部の従業員 | セルフサービス特典ポータルの使用を促進する | 福利厚生に関する特有の質問やシナリオについて、従業員と一緒に考える時間を増やすことができます | 従業員とのやり取りはすべて、個別の重要なシナリオに関するものです |
優先度の高いシナリオから、次の 3 つの重要な条件を満たすシナリオを特定します。
- プロトタイプをすばやく (数日) 構築できますか?
- コミットされたスポンサーはありますか?
- 主要な機能を示すために十分な最新のコンテンツはありますか?
- パイロットの対象ユーザーは特定ですか?
この情報をコンパイルしたら、サイトの運用方法に関するユーザー体験をマップするのに役立つデザイン 概要を作成します。 以下に例を示します。
| ユーザー体験コンポーネント | 説明 |
|---|---|
| シナリオ | リーダーシップサイト:従業員が会社のリーダーシップから聞き取り、会社の目標を学び、顧客会議や業界イベントから最新のニュースを聞くワンストップサイト。 |
| ユーザー | すべての会社の従業員。 |
| 値 | 従業員の意識を高め、会社の戦略やビジネスイニシアチブとの連携を図る。 |
| ユーザー体験 | - リーダーシップ Q&A 会議を発表するニュース投稿が会社に送信される - Allan はリーダーシップ ポータルに移動し、イベントをライブでwatchします - Allan はViva Engageを使用して会議で質問をする - Allan は、記録リンクを同僚と共有します。 |
| 指標 | - ライブ イベント ビュー - イベント記録ビュー - Viva Engageエンゲージメント |
| ストレッチの目標 | - 継続的なViva Engageエンゲージメント - 従業員のセンチメントの改善 (アンケート) |
ソリューション コンポーネントの選択
SharePoint には、イントラネットの作成に使用できるさまざまな構成要素が用意されています。
- コミュニケーション サイト - コミュニケーション サイトを使用して、さまざまなテンプレートや Web パーツを通じてニュース、レポート、状態、その他の情報を共有します。
- ホーム サイト - ホーム サイトは、organizationのイントラネット ランディング ページとして設定するコミュニケーション サイトです。
- ハブ サイト - ハブ サイトを使用して、関連するサイトとチームを整理し、ニュース、検索、コンテンツ管理を一元化します。
- SharePoint ニュース - ニュース Web パーツを使用して、重要な記事や興味深い記事、お知らせ、人のニュース、状態の更新などを投稿し、グラフィックスや豊富な書式設定を含めることができます。
- Viva Engage - Viva Engageを使用して、プロジェクト、機能、部門の境界を越えて、organization全体のユーザーとつながる。
- Dynamics 365 Customer Voice - Dynamics 365 Customer Voiceを使用して、カスタム クイズ、アンケート、アンケート、登録などを作成します。
- Stream - Streamを使用して、ライブ会議、オンデマンド会議、イベント、トレーニングを提供します。
ビルドを決定したシナリオでは、サイトのビジネス目標を達成するために使用する必要があるコンポーネントを選択します。 迅速なプロトタイプを作成し、主要な利害関係者へのアクセスを許可することをお勧めします。 これにより、設計の詳細な議論と改訂のための実質的なフレームワークが提供されます。
この段階では、ヘルプ デスクを使用して、サイトがより多くのユーザーにロールアウトされた後に質問に回答できるようにすることをお勧めします。
イントラネット サイトを起動するためのベスト プラクティスについては、「 正常な SharePoint ポータルの作成と起動」を参照してください。
パイロットをロールアウトする
プロトタイプをより広く共有するポイントに進化したら、パイロット グループまたはorganization全体にロールアウトできます。 ユーザーの導入は、新しいイントラネット サイトの成功の重要な部分です。 サイトの使用を促進するには、上と下の両方の方法を使用することをお勧めします。
- イントラネット プロジェクトに確実に資金が供給され、organization内の他のユーザーに新しいサイトの重要性を伝えるのに役立つエグゼクティブ スポンサーを募集します。
- 草の根レベルで新しいサイトを促進するために、organization全体のチャンピオンを支援します。
成功を促進するために実行できるその他の操作は次のとおりです。
- イベントやコミュニケーション キャンペーンを開始する。
- 正式なトレーニングを提供する。
- ユーザーが質問できる通常の営業時間を保持します。
サイトがロールアウトされ、ユーザーのエンゲージメントが増えるにつれて、成功指標をwatchし、必要に応じて調整を行い、エンゲージメントとユーザーの満足度を高めます。
サイトが成功に向かっているときは、そのプロセスで学んだ教訓を取り出し、次に実施するイントラネット プロジェクトに進みます。