サイトの使用状況に関するガイドラインを作成する

  • [アーティクル]

次の手順をテンプレートとして使用して、組織でサイトを設定および管理する方法に関する SharePoint サイト所有者向けの独自のカスタム ガイダンスを作成します。 各セクションでは、含める内容、開始に役立つサンプル テキスト、各領域の詳細を確認するためのリソースへのリンクに関するガイダンスを提供します。

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概要 - マップ 紹介

指導：

  • ガイドラインを作成するための簡単な概要を提供します。 より広範なビジネスまたはデジタル リソース使用ポリシーがある場合は、SharePoint サイトにも適用される場合は、そのポリシーにリンクします。

サンプル テキスト:
SharePoint サイトは、チームのコラボレーションとコミュニケーションのための強力なツールとして設計されています。[IT/productivity サービス組織を入力する] サイトが構築されている Microsoft 365 サービスを管理します。目標は、ビジネス目標を簡単に達成することです。

ドキュメント掲載ガイドライン ガイドライン 一般的なガイドライン

指導：

  • ユーザーに従う一般的なポリシー ステートメントを指定します。 これには、サイト、内部通信ポリシー、またはセキュリティとプライバシーのガイドラインに対して定義した主要なビジネス用途が含まれる場合があります。

リソース：

サンプル テキスト:
SharePoint サイトを操作する際に留意すべき点を次に示します。[組織の名前を挿入する] ビジネス リソース使用ポリシーを参照してください。これらのポリシーは、すべての SharePoint サイトの使用状況に適用されます。

サブサイト作成ガイドライン サイトを作成するためのガイドライン

指導：

  • 基本的な手順に関するガイダンスを提供します。 誰かが SharePoint サイトを取得する方法 これは、SharePoint スタート ページの [サイトの作成] リンクを介して行うか、組織に固有のプロビジョニング プロセスがある場合があります。
  • サイト所有者が独自のサイトを作成するときに選択する特定のサイト テンプレートがある場合は、このセクションにその情報を含めます。
  • カスタム プロビジョニング ソリューションに関する情報を含めます。
  • 組織が実装する所有権またはサイト分類の要件はありますか?
  • サイトを設定するときは、適切なサイト分類レベルを選択することが重要です。 組織のデータ分類ガイドラインへの参照またはリンクを含めます。

リソース：

サンプル テキスト:
サイトは、[SharePoint リンクの挿入] にある [サイトの作成] リンクを使用して作成できます。

組織のフルタイムの従業員である 2 人のサイト所有者が必要です。

サイトを設定するときは、適切なサイト分類レベルを選択することが重要です。 [組織のデータ分類ガイドラインへのリンクを挿入する]。

デザインとカスタマイズを通じたナビゲーション サイトの設計とカスタマイズ

指導：

  • 設計ガイドラインに関する情報を提供します。 組織でカスタム テーマを持っているか、許可していますか? または、すぐに使用できるオプションを使用しますか?
  • サイト所有者が使用する特定のテンプレートや Web パーツはありますか? 理由と方法を理解できるように説明します。
  • 組織でカスタム スクリプトとアドインを許可していますか?
  • サイト所有者がサイトをカスタマイズする際にチームと関わる方法を作成することをお勧めします。 連絡が容易になるように、サービス チケットカテゴリまたはフォームを設定します。

リソース：

サンプル テキスト:
サイトがビジネス ニーズを満たすことが重要です。カスタム アドインを作成する必要がある場合、またはリソースを集中的に使用するアプリをデプロイする必要がある場合は、社内チームと協力してください。詳細については、[IT チームに問い合わせる方法に関する情報を挿入する] にお問い合わせください。

ガイドラインの共有共有 共有ガイドライン

指導：

  • 組織が共有を設定した方法に関する情報を提供します。 既定の設定から設定を変更した場合は、外部共有を含め、組織の共有設定をサイト所有者に伝えることができます。

リソース：

サンプル テキスト:
サイトとそのコンテンツは、組織内で共有することも、顧客やパートナーと外部で共有することもできます。

サイト所有者は、他のユーザーがサイトを共有するときにアクセス要求を受け取ります。 送信されたすべての要求を承認または拒否できます。

ストレージ容量容量に関連するガイドライン 容量のガイドライン

指導：

  • サイト ストレージのガイドラインまたは制限に関する情報を指定します (手動で管理する場合)。 より多くを要求するためのプロセスとポリシーがあるかどうかをサイト所有者に伝えます。

リソース：

サンプル テキスト:
サイトでは、_____ MB/GB のストレージを使用できます。不要なファイルやコンテンツを削除することをお勧めします。

アクセスのセキュリティ保護 アクセスの管理

指導：

  • サイト アクセスに関する詳細情報を提供します。 サイト アクセスを管理するためのプロセスとポリシーは何ですか? サイト所有者はどのようなレベルのコントロールを持っていますか? サイト所有者に代わってアクセスを管理する場合は、組織のポリシーに沿ってサイトのアクセス許可を定期的に確認していることを通知します。 アクセス許可に対する変更を伝える方法について説明します。

リソース：

サンプル テキスト:
サイトのアクセス許可を定期的に確認し、アクセスレベルを適切に設定する計画を立てます。

サイト ライフサイクル ポリシーのポリシー サイト ライフサイクル ポリシー

指導：

  • サイトの組織のライフサイクル ポリシーを指定します。 組織はサイトの有効期限を自動的に設定するか、管理されたプロセスを使用して設定しますか? SharePoint チーム サイトに影響を与える Microsoft 365 グループの有効期限ポリシーを設定していますか? サイトの所有者に、サイトの有効期限、通知方法、何が起こるか、サイトを拡張するために何を行う必要があるかを知らせます。
  • このポリシーを設定するには、Microsoft 365 グローバル管理者のアクセス許可が必要です。
  • 組織は、サイトのバックアップと復元に関連する追加の対策を講じませんか? サイトの所有者に、バックアップが利用可能な期間と必要に応じて、サイトを復元する方法を知らせます。

重要

Microsoft では、アクセス許可が可能な限りで少ないロールを使用することをお勧めします。 アクセス許可の低いアカウントを使用すると、組織のセキュリティが向上します。 グローバル管理者は、緊急シナリオに限定する必要がある高い特権を持つロールです。

リソース：