クラウドを活かす方法
多くの従業員は、今でもスプレッドシートをメール送信して、ローカル ドライブやネットワーク共有に保存しています。このため、正しいバージョンのカスタマー プレゼンテーションを探して貴重な時間が無駄になっています。 世界中のどの業界でも、これが従業員のエクスペリエンスの現実です。 変更担当者および IT 担当者は、全体として、デジタル リテラシーに対する意欲を従業員に与えることに失敗してきました。 この事実を認めて、状況の改善に取り組むことができます。
ユーザー導入プログラムの一般的な間違いは、クラウドに移行する利点を、組織や IT 部門の観点から押しつけようとしてしまうことです。 そのようにしても、大半の従業員を動かすことはできません。 従業員は、特定の分野で成果を上げることを目的として給料を支払われているので、Microsoft Teams や、他のコラボレーション ソリューションやコミュニケーション ソリューションを実装するなどの変更で、彼らにどんな益があるかを共有する必要があります。
何よりもまず、従業員と IT とのやり取りを削減できます。 適切に管理された Microsoft Teams や他の Microsoft 365 のワークロードは、セルフサービス モードをサポートしています。 このため、従業員は必要に応じてオンデマンドでプロジェクト チームを作成できます。 IT や IT サービスとの摩擦が減るため、コンシューマー ソフトウェアやシャドウ ソフトウェアに従業員が頼らないようにすることができ、会社のデータにとってより安全な環境を実現できます。
 アクティビティ |
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| ネットワークをスキャンして *.exe ファイルを探したり、簡単なアンケートを実施したりして、環境内のコンシューマー ソフトウェアや未承認ソフトウェアの使用状況を確認します。 |
いつでもどこでもアクセスできるその他の利点は、多くの場合、"いつでもどこでも働かなければならない" などの従業員に聞こえる場合があります。代わりに、顧客の間で、または学校から子供を迎えに行っている間に重要なチャットに応答する利点を示します (運転中ではありません)。 現代のビジネス ペースに対応する能力は重要ですが、家族の責任を果たすことも同様に重要です。 洗練されたソフトウェアで、モバイル従業員を安全にサポートすることにより、このようなニーズに応えることができます。
主要なメッセージの一部として、従業員が良い仕事をしようと努力していることを認めることができます。 従業員は、よりシームレスに共同作業を行い、顧客に優れたエクスペリエンスを提供しようとしています。 この主要な目標を後方支援するシステムを設計するのは、IT、変更、ビジネスの各部門のリーダーの務めです。 とはいえ、まず、従業員に対する正当な評価を変更ダイアログに織り込む必要があります。
| アクティビティ |
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| 新しいエクスペリエンスを使用して顧客や同僚のエクスペリエンスを改善したユーザーに対して、従業員スポットライトを作成する状況を考えてみましょう。 このような従業員に対して、エグゼクティブ スポンサーからも謝意を伝えてもらうようにします。 このようにすると、組織の文化や従業員の取り組みに積極的な影響が及びます。 |
クラウドへの移行の組織的な利点
同時に、最新のクラウド エクスペリエンスへの移行が利害関係者にもたらす利点を確実なものにする責任もあります。 利害関係者も、この変化に対して否定したり抵抗したりする可能性があります。 とはいえ、利害関係者やエグゼクティブの多くは、技術的なアジリティとイノベーションを強化する必要があることを認めています。 会社のデータにいつでも、どこでも安全にアクセスできるようにする必要性も認めており、IT の能力をコスト センターではなく競争上の優位性に変えることにより、IT に要するコストを制御したいと考えています。
利害関係者やエグゼクティブも従業員です。 彼らにもそれぞれのニーズがあり、彼らもまた、今でもスプレッドシートをメール送信しています。 特別な注意を払って彼らの変化をサポートすることにより、変更プログラムを支援してくれるより発言力の大きな意思決定者を味方に付けることができます。
| アクティビティ |
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| 社内のエグゼクティブ アシスタントと、リラックスできる環境で定期的に会うようにします。 エグゼクティブをサポートする上で抱えている課題や、実装しようとしている変更に関する不満などを共有して欲しいと思っていることを伝えます。 このグループの個人は、すべての変更に対して影響力をもっています。 初期から頻繁に彼らと連携を図りましょう。 |
クラウドへの移行による従業員の利点
すべての従業員は、働き方の変更について話し合い始めると、「何が起きているのか」を知りたいと思っています。 彼らが共同作業、コミュニケーション、仕事の遂行で日々苦労していることに理解を示そうとせずに、製品の機能や組織的メリットについて話そうとするのは、ありがちな間違いです。 この種の問題は、変更プログラムの重心を従業員のエクスペリエンスに移すことで、すぐに改善できます。
上の図に、一般的な問題に関係する 4 種類のペルソナを示します。 ペルソナとは、組織内の 1 つのタイプの従業員や役割のプロファイルのことです。 通常、これには、肩書や役割、勤続年数、在職年数、主な問題点、よく使用するツール、地域や経験年数などのメタデータ、在宅勤務かどうかなどが含まれます。 コースやプロジェクトの目的によっては、ペルソナ マッピングを詳細な点まで行うこともできますが、簡潔なものにしておくことをお勧めします。
簡潔なマッピングで、ユーザー、ユーザーの役割、共通の問題および Microsoft 365 での対処方法を示すことができます。 この作業が目指すのは、変化の取り組みに従業員が参加するなら、彼らにどんなメリットがあるかをはっきり示すことです。
| アクティビティ |
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| 従業員との短い 15 分のインタビューを職場で行います。 次の質問をします。 - "職場での共同作業の仕方で気に入っているのはどんな点ですか?" - "共同作業で頻繁に使用するのはどんなツールですか?" - "社内で共同作業で仕事を完了しようとするときに、一番困るのはどんな点ですか?" インタビューした従業員ごとに、勤続年数、現在の役割、その役割での在職年数をメモします。 何名かの上級幹部、中間管理職、新入社員にインタビューし、それぞれの平均的な考え方をすばやく把握するようにします。 インタビューは、可能であれば直接会って行うのが最善です。そのようにすれば、相手のボディー ランゲージや声の調子も観察できます。 ビデオ チャットや、必要であればフォームを利用して書面で回答してもらって、インタビューすることもできます。 この情報を活用して、コラボレーション サービスに対する社内イメージを把握することができます。 フィードバックに感謝するのを忘れないようにしましょう。 |
| Contoso のアクティビティの例 |
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| 従業員にインタビューして得られた情報を確認しました。 まず、ペルソナ ペイン ポイント PowerPoint テンプレートを使用して、優先課題を収集します。 これにより、従業員が直面している問題を視覚的に参照できます。 可能であれば、名前を添えた顔写真と横顔の写真も含めることをお勧めします。 このリストを使用して、改善のために選択する必要のある対象ビジネス シナリオの文書化を始めます。 |
ユーザー導入計画の重要性
従業員の共同作業やコミュニケーションのエクスペリエンスを改善するには、大抵の場合、1 つの製品や 1 度の体験以上のものが必要です。 Contoso 社は、プロジェクト管理、製品とサービスの提供、社内コミュニケーションを改善したいと考えています。 このようなシナリオは、しばしば "ベター トゥギャザー" シナリオと呼ばれます。 "Better Together" (同時使用による効率化) の組み合わせとして、次のものが挙げられます。
- Microsoft Teams と SharePoint - 最新のサイト、カスタム メタデータとワークフローを利用したドキュメント リストやライブラリを備えた、広範なニュースおよびコミュニケーション機能
- Microsoft Teams と Planner - すべてのユーザーに適した最新のプロジェクト管理
- Microsoft Teams と Power BI - データ駆動型の意思決定を支援する統合データ可視化ツール
- Microsoft Teamsと Viva Engage - コミュニティ マネージャー向けのコラボレーション
- Forms と Flow を使用した Microsoft Teams - クロス プロダクトですぐに使用可能なワークフローを利用したデータの収集とアクティブ化
ユーザー導入を普段は扱っていないか全く経験がない IT プロフェッショナルは、他の従業員のデジタル リテラシー向上を支援することに関心のある有用な従業員を社内から探して、育成できます。 このような従業員は、簡単に改善できるビジネス プロセスについての貴重な情報を持っていることが少なくありません。
コラボレーション改善への取り組みは、ユーザー中心のプロセスであって、単なるテクノロジの問題ではありません。 大切なのはユーザーなのです。