サービス導入フレームワークの主な役割

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戦略とプロジェクト計画を開始する準備ができました。 プロジェクト全体の予算がまだ決定していないため、すみやかに有意義な結果を出す必要があります。 人材が最も重要な資産であることを念頭に、まず、目標達成に役立つ内部リソースを評価します。 プロジェクトの成功には、次のスキルと役割が不可欠です。

Role	説明
エグゼクティブ スポンサー	Microsoft Teams の実装を含め、ビジネスの全体的成果を先頭に立ってもたらしている上級管理職は社内にいますか?
成功の所有者	実装の全体的成功に責任を負っているのは誰ですか? これは多くの場合、ビジネス リーダー (製品開発リーダーなど) が、IT サービスの所有者 (コラボレーション サービスや通信サービスを所有するサービス マネージャーなど) と協力してこの責任を果たします。
プロジェクト マネージャー	リスク、問題、関係者の管理など、プロジェクト全体の管理について日常的な責任を負う人物。
チャンピオン	移行に際して、部門のサポートや 1 対 1 のサポートを従業員に提供するチャンピオンのネットワークが既にありますか? これらの人々に一貫して対応し、そのトレーニングやサポートにあたれるコミュニティ マネージャーはいますか?
コミュニケーションとマーケティング	この変更について従業員の共感を呼ぶキー メッセージを作成する上で助けになる人物がいますか? グラフィック デザインについては、どんな支援を活用できますか?
技術的専門知識	ターゲット ソフトウェアの技術的な計画、構成、展開に関する詳細な知識が求められます。 技術的準備は、ユーザー導入計画と並行して同時に行われます。

アクティビティ
計画のこのフェーズの役割と前提条件の詳細については、「Microsoft Teams フェーズ 1」を参照してください。 この新しいエクスペリエンスの果たす役割について従業員が理解できるように、「Microsoft Teams とは」などの紹介ビデオを使用します。 このビデオは、数多くの機能を詳細に説明したものではなく、従業員にもたらす結果に焦点を当てたものです。

重要な役割 - エグゼクティブ スポンサー

大半の従業員は、組織によってロールアウトされた新しいテクノロジを使いたがらないものです。 エグゼクティブ スポンサーがいると、この点で助けになります。 CEO の関与がはっきり認められる変換プロジェクトは、大きな成功につながりやすいからです。 財務面と運用面の目標がはっきり定まっていると、さまざまな外部リサーチやマイクロソフトのリサーチが示すように、変換は "大きな成功" に終わります。

エグゼクティブ スポンサーを特定して、変更プログラムのすべてのフェーズで一貫して関与が明らかになるようにします。 このことは、新しいツールが継続して使用され、変換全体が成功するのに寄与します。 鍵になるのは、一貫したコミュニケーションです。 エグゼクティブ スポンサーは、次の方法でプロジェクトへの支持を表明できます。

• Microsoft Teams のライブ イベントを使用し、変更の影響を受ける従業員を対象にデジタル タウンホールを配信する。 これらを定期的にスケジュールする。理想的には毎月、最低でも四半期ごとに行って、組織がこの変更を推進している理由を周知徹底します。
• エグゼクティブ スポンサー自身にそのテクノロジを使用してもらう。 エグゼクティブが新しいエクスペリエンスに関与していると、従業員もそのエクスペリエンスを一層使用するようになります。 適切なエグゼクティブのエクスペリエンスを選択して、他の従業員と共に変換を進めます。 スムーズに移行できるように、そのエグゼクティブのサポート スタッフと直接協力します。
• メール、イントラネットの記事、社内ソーシャル ネットワークなどのコミュニケーション手段も活用して、従業員とのコミュニケーションを図ると同時に、エグゼクティブがフィードバックを直接受け取れるようにします。 よりオープンで透明性の高い文化が組織にとって新しい物であるとしても、変更プログラムは益になります。

進んで参加してくれるシニア エグゼクティブがいない場合は、変更の一部を "草の根運動" 的に推進できます。 主要な部門またはプロセスの所有者に直接連絡を取り、彼らとパートナーを組んで実験的な変換プロセスに取り組みます。 この実験からもたらされる有意義なビジネスの結果が、経営役員の積極的な関与につながる場合があります。

ワークストリームとチーム構造

アクティビティ
自分の組織のチーム構造とワークストリームの割り当てをまとめます。 ここで、組織内の人材や、埋める必要のあるギャップを特定します。 適切な支援を得られるようにするため、計画プロセスの早い段階で人材が不足している分野を特定することが重要です。 用意されている「ワークストリームの割り当て」配布資料をダウンロードしてご活用いただけます。	(https://aka.ms/WorkstreamAssignment)

サービスの導入と展開の計画や実施については、FastTrack プログラムを通してさまざまな形式でマイクロソフトによって提供されている無料の支援を、Microsoft 365 サブスクリプションの一部として受けることができます。 会社によっては、この支援を提供できる技術パートナーと既に協力している可能性があります。

次のそれぞれのワークストリームと能力の領域ではリーダーを 1 名必要としますが、担当する従業員の仕事の量によりますが、1 人の従業員が複数のワークストリームのリーダーを務めることは可能です。 たとえば、チャンピオン、早期導入者、フィードバックの 3 つのワークストリームを 1 人で処理できる場合もあります。 ワークストリームに配置できる人材が見当たらない場合は、その件をリスクとして特定し、定例のプロジェクト会議で、成功の所有者またはエグゼクティブ スポンサーと話し合います。

• サービス戦略とプロジェクト計画
• 関係者のマッピングと配置
• プログラムのコミュニケーションと成功事例
• チャンピオン プログラム
• サポートの準備
• 早期導入者とフィードバック
• ガバナンスとセキュリティ
• 技術面での準備と調整
• メトリックスとレポート
• ビジネス プロセス マッピング
• 認識向上キャンペーン
• トレーニング プログラム
• サービス正常性のレビューと改善計画

Contoso のアクティビティの例

Microsoft Teams の実装を成功させるために必要とされる能力をまとめます。 IT サービス マネージャーとは既に協力関係ができています。IT サービス マネージャーは、SuccessWithTeams.com のコンテンツを確認し、技術的な準備を管理しています。 タイムラインと結果について会って話し合い、上述のワークストリームを共同で確認します。 話し合いの結果、あなたも IT サービス マネージャーも、チャンピオン プログラムや早期導入プログラムを扱う能力、品質とサポートの準備を確実にする能力の点で不十分であると判断します。 この場合、次のアクションのいずれか、またはそのすべてを実行する必要があります。

• 150 シート以上の対象ライセンス契約があります。 Microsoft FastTrack チームに問い合わせます。 IT 管理者は、Microsoft 365 管理センターの Get Help ウィジェットを使用してサポートを要求することもできます。 FastTrack のエンジニアとプログラム マネージャーが、お客様の技術的な質問に回答し、Microsoft Teams の成功計画の作成をお手伝いいたします。
• Microsoft Teams の導入を推進している他のユーザーから情報を得るには、Microsoft テクニカル コミュニティの導入促進フォーラムにアクセスします。
• 社内にサポートしてくれる技術パートナーが既にいる場合は、Microsoft Teams を扱った経験があるかを尋ね、支援を受けられるか判断します。

FastTrack、コミュニティ フォーラム、その他のビジネス リレーションシップから、この作業を支援する Microsoft 認定パートナーをさらに見つけることができます。

変化曲線を理解する

どのような変更プログラムでも、すべての人に当てはまる基本的な変化曲線を理解することが重要です。 個人的なことであれ仕事上のことであれ、次の構造が当てはまります。 このトレーニングは仕事上のことに焦点を当てたものですが、自分個人の生活において変化がどのように生じ、自分がどう対応してきたかを考えてみてください。 そうするなら、不快に感じかねないほど変化に抵抗する従業員がいても、理解を示しやすくなります。

否定 - 多くの人は、その変化が必要であるということを意識的または無意識に否定します。 今の方法で処理することに不自由を感じていないのです。 認識向上キャンペーンやエグゼクティブ コミュニケーションでは、この点を念頭に置いて、この変化が彼らと会社にとってどれほど益になるかを周知する必要があります。 多くの場合、聴衆に合わせてメッセージを調整するのは効果的です。 最も基本的な動機について従業員と前向きに話し合うのをためらうべきではありません。

抵抗 - 人は、最初はメッセージを聞いても、能動的または受動的に変化に抵抗し続けることが少なくありません。 アウトリーチ戦略を採用し、抵抗に対処します。食事が提供される朝食会や昼食会の開催、早期導入者の表彰、その有意義な変化がどれほど役立つかを早期導入者の事例を基に紹介するなど、さまざまなことを行なえます。 争点やプログラムの課題を識別するため、これらのイベントで直接フィードバックを寄せるよう促します。 会話の始めに、変化を実現する上で抱えている困難に言及しますが、会話の方向性を、不平不満にではなく積極的な提案に向けます。

調査 - 対象のユーザーを十分感化できた場合、これらのユーザーは調査を始めます。 この期間は特に慎重さが求められるため、チャンピオンを利用するのに適しています。 チャンピオンは、新しい取り組みを望ましいエクスペリエンスにできます。 うまく導入できない、使用しづらい、ツールやヘルプの信頼性が不十分であるなどの問題があると、従業員はすぐに抵抗フェーズに逆戻りしてしまう可能性があります。 若い従業員は新しい技術エクスペリエンスを早く試そうとするのに対し、55 歳から 74 歳までの年長の従業員はチームワークを最も重視する傾向がある (Gartner 調べ) ことも注目に値します。 多くの場合、彼らが、計画中の新しいエクスペリエンスを試す上で、ユーザー数が 2 番目に多い年齢層です。

コミットメント - この段階までに、従業員は積極的な体験をし、既に恩恵を受けています。 従業員は、新しい取り組みに積極的に参加し続けていますが、彼らのニーズを引き続き満たすことが必要です。 毎日、従業員が新しい取り組みに参加するたびに、変化を補強したり、作業効率の低いエクスペリエンスから移行させたりできます。 復元性、アップタイム、パフォーマンス、セキュリティなどの従来の IT の目標は、ビジネスの全体的な目標を実現するのに不可欠です。

Contoso のアクティビティ

エンドユーザーの導入計画を策定するには、自社組織に関するデータがさらに必要です。 異なる地域のオフィスの販売員や従業員のニーズを理解することが特に重要です。 早期導入パイロットを開始する前に、Forms や他の調査ツールを使用して、質問を送付します。 この情報は、ユーザーのペルソナごとに抱える可能性のあるさまざまな問題に優先順位を付けて対応するのに役立ちます。 質問の参考として、「サンプル ユーザー アンケート スプレッドシート」をダウンロードしていただけます。ただし、簡単に配布して分析できるように、質問を Microsoft 365 に変換してください。