組織の準備状況を把握する
プロジェクト チームのセキュリティ確保が済んだら、アップグレードの次の手順として、Teams に対して組織とユーザーの準備を整えます。このアクティビティは、技術的な準備と並行して完了します。 Teams の価値を実現するには、ユーザーが Teams を実際に使用する必要があります。 Teams を有効にしただけでは、この目標達成を保証できません。 ユーザーによって用途も学習スタイルもさまざまですし、新しいテクノロジに順応する速さも人それぞれです。
組織の準備状況を評価することにより、作業方法の変更や新しいテクノロジの導入に対してユーザーがどの程度受容性があるか (または受容性が無いか) を判断できます。 ユーザーの反応の仕方を理解することは、組織が問題に積極的に取り組み、最適な支援を得られるようにロールアウト計画を調整し、同僚への変更推進をサポートできるユーザーを特定するのに役立ちます。
活動
次の質問で会話を切り出して、組織の準備状況を評価し、変更に対する組織の文化を文書化します。 この情報は、プロジェクトを実装するためにどの程度の認識向上とトレーニングが必要になるかを判断するのに役立ちます。 正確な数値を気にする必要はありません。 これは、組織の文化の概要を表すものです。 何から手を付ければよいか不明な場合は、過去のロールアウトを評価します。これは、ユーザーが変化にどう反応するかを予測するのに役立ち、予想される反応に積極的に対応する助けになります。
各区分に何パーセントのユーザーが入りますか?
早期導入者 情報に通じたユーザー ラガード 実際に提供される前からソリューションを要求するユーザー。 ソリューションの価値が実証されるとすぐに受け入れるユーザー。 変更された後になってもソリューションを拒否するユーザー。 各コンピテンシーに何パーセントのユーザーが入りますか?
自発的 チーム プレーヤー 手取り足取りの指導が必要 このタイプの学習者はリソースを探し、実践して学習します。 このタイプのユーザーはグループ トレーニングや対話型のトレーニングを好み、同僚と協力して行動します。 このタイプのユーザーはマンツーマンのサポートを期待します。 このサービスの展開に加えて、他にどれほどの変更が生じていますか?
最低限 中央値 革新的 なし 1-3 4 以上
部署とリーダー単位でこの情報を整理し、社内で変化を最も受け入れやすいセグメントを分類します。 そのセグメントが、早期導入者の候補を見つけ、ユーザーがリスクを負うとしても改善を図りたいと考えているプロセスを発見できるセグメントです。
| Contoso のアクティビティの例 |
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| 組織内の主要なビジネス部門のリーダー、プロセスの所有者、コミュニティとの会議を設定します。 エグゼクティブ アシスタント、遠隔地のオフィス マネージャー、地域のフィールド リーダーなどの役割を必ず含めるようにします。 「関係者アンケート」を使用して、これらのリーダーがビジネス上の圧力や競争圧力にどの程度さらされているかを判断します。 自分の責任の範囲内で彼らが何を達成しようとしているか 彼らのニーズをより詳しく理解し、エンゲージメントを高めるための土台を据えることによって、ビジネス感覚を磨きます。 会議の終了後すぐに、個人や対象ユーザーごとに "利害関係者のエンゲージメント評価ツール" にレベルを記入します。 こうすることで、変更の取り組みに対して準備ができており、協力する意思のあるビジネス分野を数値化できます。 これらの評価は、グループや個人に対する個人的な評価に基づく、ある程度主観的なものなので、このツールが広く公開されないように注意する必要があります。 むしろ、導入戦略、ビジネス シナリオの優先順位、エンゲージメント方法をそれらの個人に知らせる目的でこのツールを使用します。 |
利害関係者の準備と管理
コミュニケーションと要望の管理は、移行プロジェクトの成功における重要な要素です。 組織内の利害関係者などに、全体的なビジョンと目標に向けての進捗状況について定期的に連絡することが重要です。 利害関係者とは、地位に関係なく、プロジェクトに関心を持つ人やプロジェクトに影響を与える人のことです。 それらの人物は、導入しようとしている変更に直接責任を負う立場ではないとしても、組織内で影響力があるため、変更に対してはっきり抵抗を表明する場合は特に大きな影響が及びます。
利害関係者とは、定期的に直接会って話し合うことをお勧めします。 その際は、耳を傾けて彼らの仕事内容について理解を深めることを目標にします。 導入チームが大きい場合は、プロジェクト チームに個人を割り当てて主要な利害関係者との関係促進を図ることを検討できます。 次の質問を活用して、利害関係者との会話を切り出すことができます。
- コミュニケーションや共同作業の分野で、組織の課題や問題点となっているのはどのような点ですか?
- 組織が改善したいと考えているのはどのような分野ですか?
- 組織の戦略的なイニシアチブや現在の変換プロジェクトの中で、Teams がサポートできるのはどのような点ですか?
- 組織では、どのような方法のコミュニケーションや共同作業が好まれる傾向がありますか?
- 情報の起草、配布、共有はどのようなプロセスで行われていますか?
この最初のインタビューが、その後のやりとりのベースラインになります。 問題点や考え方を聞き出すようにするなら、上手に会話し、変更が実現できる事柄やその変更が彼らの日常の業務に与える影響についての彼らの期待に対応しやすくなります。
| アクティビティ |
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| 会社の文化にあわせて利害関係者と連絡を取る間隔や方法を決定します。 組織全体のさまざまなレベルのエンゲージメントと関心に向けて連絡を取ります。 オプション: プロジェクトに関する情報の継続的なナレッジベースを作成するために、SharePoint コミュニケーション サイトのニュース ページを使用することを検討してください。 ニュース ページ ライブラリ (計画チームに関連付けられた SharePoint サイトのサイト ページ) は、すべての当事者との共有が可能になるように公開できます。 |
従来のメールや SharePoint のニュース ページを使って進捗レポートを定期的に送信するだけでなく、次のような他のコミュニケーション方法も活用します。
- 目的を限定した定期的な 1 対 1 のミーティング
- リーダーシップ会議
- スタッフ会議や全体会議
- 仮想ブロードキャスト
- 利害関係者の応接時間は、従業員の質問に対応する時間とは別にしておきます。
- 会社のニュースやニュースレターに含める
- 内部イントラネットの記事
利害関係者が常に情報に精通し、連携できているようにするために、これらのすべての方法を活用できます。また、成果や方法に関して直接フィードバックを寄せることができるフォーラムも提供できます。 不満な点については、公開のフォーラムで初めて明るみに出ることがないように、特に 1 対 1 のミーティングで詳しく聞き取るようにします。 とはいえ、どのユーザーにも率直なフィードバックを促します。
| Contoso のアクティビティ |
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| プロジェクト チームと協力して、利害関係者用のプレゼンテーションを作成します。 コア メッセージに IT が参加するようにします。 Microsoft のリソースを使用して、Microsoft Teams などの、所有している展開予定のサービスに関する情報を共有します。 このプレゼンテーションは、Teams Meeting や Live Event などでリモート リーダーのために仮想コンポーネントを使用して、可能であれば直接お客様ご自身が行うことのできるもので、提案するテクノロジや変更のロールアウトが、利害関係者やエンド ユーザーをインタビューした際に聞いた問題点に対処する上でどのように役立つかを示すことを目的として行います。 この会議を、早期概念実証パイロット プロジェクトのフィードバック入手とボランティア募集、および早期導入プログラムの参加者募集の機会として利用します。 エンドユーザーへの導入プログラムで正しいフィードバックが得られるように、目標値をタイムライン (30-60 日) と時間拘束 (1 週間あたり 1-2 時間) について設定します。 |