カストディアンおよび非カストディアンのデータ ソースを使用する

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訴訟や調査の処理には、カストディアンおよび非カストディアン データ ソースの管理が不可欠です。 Microsoft Purview 電子情報開示 (Premium) は、法的保留通知の追跡と配布、カストディアンの管理、法的保留プロセスの自動化のプロセスを簡素化します。

組織が法的調査に応答すると、ワークフローには、関連する可能性のあるコンテンツの特定、保存、収集が含まれます。 このプロセスは、関連データのカストディアンである組織内の個人に基づいています。 電子情報開示では、これらの個人は データ カストディアンと呼ばれます。 これらは、ドキュメントまたは電子ファイルの管理コントロールを持つユーザーとして定義されます。 たとえば、電子メール メッセージのカストディアンは、関連するメッセージを含むメールボックスの所有者です。

カストディアンに関連付けられていないコンテンツがメールボックスやサイトに存在する可能性がありますが、それでもケースに関連している可能性があります。 これらのコンテンツの場所は、カストディアンは管理コントロールを持たないが、関連するデータの所有者である可能性があり、 非カストディアン データ ソースと呼ばれます。

電子情報開示の訴訟ホールド (Premium)

訴訟ホールドは、訴訟に関連する可能性のあるコンテンツを保持します。 保留は、カストディアンとそのデータ ソース、または非カストディアン データ ソースに配置できます。 コンテンツの場所を保留にすると、保留が解除されるまでコンテンツは保持されます。 ホールドにより、調査中に関連するデータが削除または変更されないようにします。

保留の種類

• カストディアンの保持: Exchange メールボックス、OneDrive アカウント、SharePoint サイト、Teams など、特定のカストディアンに関連付けられているデータ ソースに適用されます。
• 非保管ホールド: グループ メールボックス、SharePoint サイト、Teams など、特定のカストディアンに直接関連付けられていないデータ ソースに適用されます。

訴訟ホールド通知

訴訟ホールド通知は、法的調査に関連する可能性のあるデータの従業員またはカストディアンに送信される通信です。 これらの通知により、保管担当者は、電子的に保存された情報と、アクティブまたは差し迫った法的問題に関連する可能性のあるコンテンツを保持するよう指示します。 法務チームは、各カストディアンが、指定された指示に従って受け取り、読み、理解し、同意したことを確認する必要があります。

訴訟ホールド通知プロセス

1. 発行通知: 法的な保留通知は、必要な情報を保持するように指示し、関連情報を持つカストディアンに発行されます。
2. 再発行通知: 保持の範囲が変更されるにつれて、保留通知を更新および再発行します。
3. リリース通知: コンテンツを保持する必要がなくなったら、カストディアンに通知します。
4. アラームとエスカレーション: 応答しないカストディアンにフォローアップするようにアラームとエスカレーションをスケジュールします。

保管担当者管理

Microsoft Purview eDiscovery (Premium) の組み込みのカストディアン管理ツールを使用して、カストディアンを管理し、ケースに関連付けられている関連データ ソースを特定します。 システムは、カストディアンの Exchange メールボックスと OneDrive アカウントを自動的に識別して保留にすることができます。 メールボックス、サイト、Teams などの追加のデータ ソースをカストディアンに関連付けることもできます。

カストディアンを追加および管理する手順

1. カストディアンを特定する:

1. 電子情報開示アクセス許可を持つアカウントを使用して、Microsoft Purview ポータルまたは Microsoft Purview コンプライアンス ポータルに移動します。
2. [ 電子情報開示>電子情報開示 (Premium)>Cases ] タブに移動します。
3. ケースを選択し、[データ ソース] タブに移動し、[データ ソースの追加] を選択します>新しいカストディアンを追加します。
4. 名前またはエイリアスを入力して、ユーザーをカストディアンとして追加します。

2. カストディアン データの場所を選択します。

• システムには、各カストディアンのプライマリ メールボックスと OneDrive アカウントが含まれています。

• SharePoint サイトや Teams などの他のデータの場所をカストディアンに関連付けます。 カストディアンの詳細を展開して、データの場所を調整します。

  

3. 保留設定を構成します。

1. 保管担当者を保留にして、保留が削除されるまで、関連するデータの場所にコンテンツを保持します。 [ 保留設定 ] ページの各カストディアンの横にあるチェック ボックスをオンにします。
2. カストディアンの保留の選択を確認し、[次へ] を選択します。

4. カストディアンを確認し、プロセスを完了します。

1. カストディアンの一覧、データの場所、およびホールド設定を確認します。
2. [ 送信] を 選択してカストディアンとそのデータの場所をケースに追加し、保留設定を適用します。

カストディアンとデータ ソースの管理

• カストディアンの詳細を表示する: [データ ソース] タブには、ケースに追加されたすべてのカストディアンが一覧表示されます。 カストディアンを選択して詳細情報を表示します。

  

• カストディアンを編集する: 必要に応じて、カストディアンに関連付けられているデータ ソースを更新します。 カストディアンを選択し、[ソースの 編集] を選択します。 データの場所を調整し、設定を保持し、変更を送信します。

• カストディアン データのインデックスを再作成する: インデックス作成は、データをすばやく検索して取得できるようにデータを整理するプロセスです。 電子情報開示のコンテキストでは、インデックス作成により、関連するすべてのコンテンツが検索可能になり、調査中に効率的に配置できるようになります。 大きなファイル サイズやデータの破損により、項目の部分的なインデックスが作成され、関連するすべてのデータを正確に取得することが困難になる場合があります。

  カストディアン データのインデックスを再作成し、包括的で正確な検索結果を確保するには:

  1. 電子情報開示>eDiscovery (Premium) に移動し、ケースを開きます。
  2. [ データ ソース ] タブを選択します。
  3. データのインデックスを再作成する必要があるカストディアンを選択します。
  4. ポップアップ ページで、[ インデックスの更新] を選択します。 [はい] を選択して、インデックスの更新を確認します。

  インデックスの再作成は、実行時間の長いプロセスです。 [ジョブ] タブまたは [カストディアン] タブで、インデックス作成ジョブの状態列の状態を監視することで、進行状況を追跡できます。

  インデックスの再作成により、関連するすべてのデータが検索結果に確実に含まれ、正確に表現されます。これは、徹底的な法的調査に不可欠です。

• カストディアンを解放する: ケースが閉じられた場合、またはカストディアンが関連しなくなった場合は、カストディアンを選択し、[ リリース ] を選択して保留を削除し、カストディアンの状態を更新します。

再試行ホールド アクション

保留状態が正しく適用されていない場合は、カストディアンを選択し、[ 再試行ホールド アクション] を選択します。

Microsoft Purview 電子情報開示 (Premium) でカストディアンおよび非カストディアン データ ソースを管理することで、法的調査の徹底的かつ準拠した処理が保証され、関連データの保存、収集、およびレビューが簡素化されます。