ケースのコンテンツを収集する
電子情報開示 (Premium) のコレクションを使用すると、電子情報開示マネージャーはカストディアン データ ソース (メールボックスや SharePoint サイトなど) を検索できます。 また、管理されていないデータ ソース (グループ メールボックスや Teams など) を検索し、特定の検索条件 (キーワードや日付範囲など) を使用して検索範囲を定義することもできます。 これにより、ケースに関連する可能性があるコンテンツを見積もるのに役立ちます。
コレクションの利点
- 効率的なスコープ: コレクションはコンテンツの見積もりを提供し、マネージャーが関連データのサイズと範囲に関する情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。
- 自動プロセス: 収集プロセスを自動化すると、データの保存を手動で管理するために必要な時間と労力が削減されます。
- 包括的な検索: コレクションは、メール、ドキュメント、Teams の会話など、さまざまなデータ ソースとコンテンツ タイプを検索できます。
コレクションを作成および管理するためのワークフロー
電子情報開示 (Premium) でコレクションを作成および管理するためのワークフローには、いくつかの重要な手順が含まれます。
1. コレクション見積もりを作成して実行します。
- データ ソースの定義: 検索するカストディアン データ ソースと非カストディアン データ ソースを識別します。 また、ケースに合わない追加のデータ ソースを含めることもできます。
- 検索クエリの構成: キーワード、プロパティ、条件を使用して、ケースに関連する可能性のあるコンテンツを返す検索クエリを作成します。
- コレクションの送信: データ ボリューム、コンテンツの場所、検索クエリ ヒットなど、コレクションの見積もりを作成します。
2. 見積もりと統計を確認する: コレクションの見積もりを作成して実行した後、次の手順はコレクション統計を表示することです。 これらの統計情報は、関連するコンテンツが見つかったかどうかを確認し、ヒット数が最も多いコンテンツの場所を特定するのに役立ちます。 検索結果のサンプルを確認して、調査の範囲内にあることを確認することもできます。
3. コレクションの見積もりを修正して再実行する: コレクションによって返される見積もりと統計に基づいて、検索を絞り込む必要がある場合があります。 データ ソースと検索クエリを調整して、コレクションスコープを拡張または絞り込みます。 最も関連性の高いコンテンツが含まれていると確信できるまで、コレクションの見積もりを更新して再実行します。
4. コレクションの見積もりをレビュー セットにコミットする: コレクションの結果に満足した場合:
- コレクションスコープを確定する: コレクションがケースに関連するコンテンツの種類を返すようにします。
- レビュー セットへのコミット: チャット会話、クラウド添付ファイル、ドキュメント バージョンのオプションなど、コレクションをレビュー セットに追加します。
- 処理: コンテンツはレビュー セットへのインジェスト中により多くの処理を受け、OCR を適用して画像からテキストを抽出します。
5. コレクションの概要を確認する: コレクションをレビュー セットにコミットすると、コレクションに関する詳細情報が保持され、収集されたアイテムの履歴レコードが提供されます。 このレコードには、抽出されたアイテム、ディープ インデックス作成、使用される検索クエリ、およびアイテムの収集元のコンテンツの場所に関する統計情報が含まれます。
コレクションとデータ ソースの管理
カストディアンの詳細の表示と編集、カストディアン データのインデックスの再作成、カストディアンの解放は、コレクションの管理に不可欠なタスクです。 [ データ ソース ] タブには、ケースに追加されたすべてのカストディアンが一覧表示されます。 カストディアンを選択して詳細情報を表示します。 データ ソースを更新するには、[ソースの 編集] を選択し、データの場所を調整して設定を保持してから、変更を送信します。
インデックスを再作成すると、データを整理して迅速な検索と取得を行うことで、包括的で正確な検索結果が保証されます。 カストディアンを選択し、[ インデックスの更新 ] を選択して、部分的にインデックスが作成されたアイテムに対処します。 ケースが閉じられた場合、またはカストディアンが関連しなくなった場合は、カストディアンを選択し、[リリース] を選択して保留を削除し、カストディアンの状態を更新します。
保留状態が正しく適用されていない場合は、カストディアンを選択し、[ 再試行保留 ] アクションを選択します。
コレクションの見積もりを作成および管理する
コレクション見積もりを作成する前に、カストディアンと非カストディアン データ ソースをケースに追加します。 コレクション見積もりを作成するために必要なアクセス許可があることを確認します。 進行状況を下書きコレクションとして保存し、必要に応じて後で完了します。 コレクション見積もりを作成するには:
- Microsoft Purview ポータルまたは Microsoft Purview コンプライアンス ポータルで、 電子情報開示>Premium に移動します。
- [ ケース ] タブを選択し、電子情報開示 (Premium) ケースを開き、[ コレクション ] タブに移動します。
- [ 新しいコレクション ] を選択して、コレクションの作成プロセスを開始します。
- コレクションの名前 (必須) と説明 (省略可能) を入力します。 コレクションの作成後に名前を変更することはできませんが、説明は変更できます。
- [ カストディアン データ ソース ] ページで、ケースに追加された特定のカストディアンを選択するか、[ すべて選択 ] オプションを使用してケースに追加されたすべてのカストディアンを検索します。
- [ 非カストディアン データ ソース ] ページで、ケースに追加された特定の非カストディアン データ ソースを 選択するか、[すべて選択 ] オプションを使用して、ケースに追加されたすべての非カストディアン データ ソースを選択します。
- [ その他の場所 ] ページで、コレクションの一部として検索する他のメールボックスとサイトを選択します。
- キーワード、プロパティ ペア、またはキーワード リストを使用して、[ 検索クエリ] ページで検索クエリを作成します。 検索条件を追加して、コレクションのスコープを絞り込みます。
- コレクションの見積もりを確認して送信します。 見積もりが作成され、レビュー用の統計とサンプル結果が表示されます。
コレクションの見積もりをレビュー セットにコミットする場合は、会話スレッド、クラウド添付ファイル、ドキュメント バージョンなどの設定を構成します。 コレクションを新しいレビュー セットまたは既存のレビュー セットに追加し、[ コミット ] を選択してプロセスを完了します。
コレクションの見積もりを管理する
コレクションの編集、レビュー セットへのコレクションのコミット、レポートのエクスポート、コレクションの見積もりの削除など、さまざまな管理タスクを実行するには、コレクション見積もりポップアップ ページの [アクション] メニューを使用します。 コレクションの見積もりがレビュー セットにコミットされた後は、[ コレクションのコピー ] オプションと [レポートとしてエクスポート] オプションのみを使用できます。
コレクションの見積もりをコミットした場合
コレクションの見積もりがレビュー セットにコミットされると、いくつかの重要なプロセスとレビューが行われます。
- レビュー セットが作成され、[ レビュー セット ] タブに表示されます。
- コレクション検索クエリを再実行して、最新の項目を収集します。
- コレクションのコミットメントの進行状況は、コレクションの見積もりポップアップ ページに表示されます。
- 画像からテキストを抽出するために光学式文字認識 (OCR) が適用され、アイテムが処理されます。
- コレクションの状態が [コミット済み] に更新されます。
コレクションの統計情報とレポートを確認する
コレクションがレビュー セットにコミットされると、さまざまな統計とレポートがレビューに使用できるようになります。
- [概要] タブ: コレクション項目、見積もり、インデックス作成、ファイルの種類などの情報が含まれます。
- [データ ソース] タブ: カストディアル データ ソースと非カストディアン データ ソースに関する情報が表示されます。
- [検索統計] タブ: 比較のために、コレクションの見積もりからの履歴統計を保持します。
コレクションの見積もりと実際にコミットされたコレクションの違い
コレクションの見積もりと、レビュー セットにコミットされた項目の実際の数の違いを確認するのが一般的です。 これらの違いは、次の原因で発生する可能性があります。
- 子アイテム: 添付ファイルなどの追加項目によって、レビュー セット内のアイテムの数が増える可能性があります。
- 重複するアイテム: レビュー セットに既に含まれているアイテムは、もう一度追加されません。
- コレクション構成オプション: コミット プロセス中に選択されたオプションは、追加された項目の数に影響する可能性があります。
- 推定と実際の結果: コレクションの推定とコミットの間のデータの変更により、違いが発生する可能性があります。
コレクションの作成方法を調べる
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