Teams の導入を計画する
ユーザーの導入は、Microsoft Teams の展開を成功させるために不可欠です。 Teams は、メッセージング、ファイル、音声通信など、さまざまなワークロードを組み合わせた機能です。 組織では、Microsoft Teams を使用して効率的に共同作業やコミュニケーションを行うために、ビジネス プロセスに大きな変更が生じる可能性があります。 ビジネス プロセスが変化するのと同様に、エンドユーザーは、日常的なルーチンやプロセスも変化することに気付くことがよくあります。 Teams を正常に実装するために、ユーザーはこの変更を積極的に受け入れることが必要です。 Teams を主要なコラボレーション ハブとして実装するエンド ユーザーからの賛同がなければ、たとえ完全にロールアウトされたとしても、Teams の展開は失敗します。
以下のリストは、組織が Teams を実装し、ユーザーの積極的な導入を促進するために進めるべき高レベルな手順です。 これらの手順は、組織の規模に応じて変更できますが、ステークホルダー、チャンピオン、IT 管理者、およびユーザーとのコミュニケーションを継続的かつ確実に行い、Microsoft Teams の展開を成功させるのに役立ちます。
主要なステークホルダー、チャンピオン、およびユーザー プロファイルを特定します。
適切なビジネス シナリオを特定して選択します。
ビジネス ユーザー、チャンピオン、IT プロフェッショナルを含むパイロットを実施します。
導入キャンペーンを設計、開始、管理します。 Customer Success Kit を開始するにあたってダウンロードします。 適切な導入キャンペーンに含まれるものは次のとおりです。
ポスター、デジタル サイネージ、イベントなどの社内の啓発資料
特定の場所でのセルフ ヘルプとトレーニング情報
定義済みのフィードバック メカニズム
事前定義済みの成功評価基準 (ソリューションの導入、主要な資料の閲覧回数、コースへの出席)
サービスの展開とともにチャンピオン プログラムを構築します。
標準のフィードバック方法を提供します。
成功を測定し、共有します。
フィードバックに基づいてメッセージングとメソッドを調整し、繰り返します。
主要なステークホルダー、チャンピオン、およびユーザー プロファイルを特定する
導入を成功させるための最初のルールは、主要なステークホルダーと他者に変化を促し、効果をもたらすことができる適切な人材で構成される動的なチームを作成することです。 チームは、組織のクロス セクションを表すコミットされた個人で構成される必要があります。 主なステークホルダーの役割には、エグゼクティブ スポンサー、サービス所有者、IT プロフェッショナル、チャンピオンが含まれます。
エグゼクティブ スポンサー - これらの個人は組織内の主要なリーダーであり、従業員の採用を促進する上で彼らの参加が不可欠です。 会社の文化に最も大きな影響を与え、新しい技術とビジネス プロセスの価値と利点を積極的に伝えることができます。
サービス所有者 - これらの個人は、ユーザーがサービスを利用し、サービスから価値を得ることを保証する責任があります。 Office 365に設定されたビジネス目標を確実に実現するには、組織内でサービス所有者を定義することが重要です。
IT プロフェッショナルとチャンピオン - 組織全体のすべてのユーザーから賛同を得るのは難しいことです。 IT プロフェッショナルとチャンピオンは、この課題を軽減し、Office 365 の導入において重要な役割を果たすことができます。 彼らは、知識が豊富で、専門知識の向上に取り組み、ピア コーチングと支援を積極的に行っています。 彼らは、Office 365 を実際の部署やチームに反映させることを支援します。
組織は、プロジェクトの進捗状況を最新の状態に保つために、これらのステークホルダーの定期的な会議を計画する必要があります。 フィードバックやディスカッションを可能にする "コラボレーション会議" を開始することは、企業文化によっては便利なツールになることがあります。
ベスト プラクティス - 皮肉なことに、この種の展開では、変更を阻む最大の障害となりうる人々が、最も重要なパートナーになる可能性もあります。 これらの組織のメンバーと早くから頻繁に関わり、懸念事項や問題を聞く必要があります。 Teams の展開プロジェクトをより成功させるための貴重なフィードバックが得られることも少なくありません。 一度、プロジェクトに賛同を得られれば、変更に懐疑的な他のエンド ユーザーが、彼らに続いて新しいシステムを受け入れることもよくあります。
ユーザー プロファイル
組織全体のユーザーの種類を理解することが重要です。 主にモバイルであるユーザーはいますか? 定期的な会議やプレゼンテーションを行っていますか? 既存のコラボレーション ソリューションで最も問題を抱えているユーザーを把握していますか?
この方法でユーザー コミュニティをセグメント化すると、変更に対して最もオープンなグループを特定できます。 多くの場合、これらは初期のビジネス パイロットにとって最適なターゲットであり、そのフィードバックは貴重です。 ユーザーの "1 日" を理解することは、ビジネス成果の優先順位付け、展開に適した導入目標の設計、長期にわたって継続的に使用するのに役立ちます。
次の表は、一般的なユーザー プロファイルを示しています。
| ユーザー プロファイル | フォーカスする |
|---|---|
| オフィス ワーカー | 主にオフィスで仕事をし、会議や通話を作成する |
| 営業担当者 | 外部で仕事をし、頻繁にチャットを行い、ファイル ストレージを使用する |
| 管理または "C レベル" | 機密性の高いデータを扱うため、セキュリティ要件が高い |
チャンピオン
チャンピオンは、組織内での認識、採用、および教育を推進するために不可欠です。 チャンピオンとは、主に他のユーザーを支援することを動機とし、新しい技術に関心を持ち、他のユーザーがベスト プラクティスに合わせ、その技術を使用できるように支援する人物です。
共同作業のチャンピオンになることができる個人を特定すると、拡張サポート チームより、実装計画に関する重要なフィードバックを受け取ることができます。 このプログラムで選ばれた個人にとってのインセンティブは、会社の計画に関する早期の分析情報を提供し、日々のプロセスを改善するような変更をもたらすフィードバックを提供できるようにすることです。 このコミュニティへの投資はすべて、それが時間であれ、注意であれ、報酬であれ、サポートとエヴァンジェリズムを通じて、あなたの実装に還元されます。
チャンピオンは次のことを支援します。
改善されたビジネス プロセスの導入を促進する熱意を生み出します。
チーム内で影響力のある輪を構築します。
チーム全体で新しい働き方を実現します。
ビジネス上の課題と解決策の候補を特定します。
プロジェクト チームとスポンサーにフィードバックを提供します。
チャンピオン プログラムを成功させるには、あらゆるタイプのユーザー プロファイルの個人が、Teams 展開のためにその利点の範囲と効率を最大化することが必要です。
追加情報。 Microsoft は、Teams をロールアウトする会社をサポートするために、さまざまなガイドとツールキットを提供しています。