Viva コネクションのタスクとシナリオを分析する

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サポートするタスクとシナリオを決定するために、組織内のさまざまな部署、役割、および地域でニーズ評価を行うことをお勧めします。 ニーズ評価の分析情報は、サポートするシナリオとタスクを特定し、優先順位付けを行うのに役立ちます。

使用可能なカードの種類をすばやく確認する

Viva コネクションで特定のシナリオまたはタスクをサポートできるかどうかを理解するには、ダッシュボードに追加できるカードの種類を把握する必要があります。 ダッシュボードは、モバイル アプリでの組織のデジタル ツールセットとランディング エクスペリエンスになります。 一部のツールとタスクはダッシュボードによって最適にサポートされ、他のツールは [リソース] セクションに適していることが分かるでしょう。

構成とカスタマイズの少ないカードを次に示します。

カード名	カード関数
承認	承認を使用し、ドキュメントでサインオフし、経費報告書を承認します。
割り当てられたタスク	タスクを使用して、チームの作業を管理し、タスクを割り当て、タスクを追跡します。
カード デザイナー	実際のコードを記述せずに JSON を使用してカスタム カードとクイック ビューを作成します。
Shifts	ユーザーが出勤、退勤、および Teams の Shifts アプリからの次のシフトまたは現在のシフトに関する詳細情報を取得できるようにします。
Teams アプリ カード	ダッシュボードの作成者が指定した Teams パーソナル アプリまたはボットを開くために使用します。
サード パーティ製カード	SharePoint ストア (ADP、ServiceNow など) を介して サード パーティのサービス を統合するカードを使用する
トップ ニュース カード	トップ ニュース カードを設定して 、SharePoint からのブーストされたニュースを表示します。
Web リンク	Viva コネクション アプリを離れずにサイトにアクセスします (最も人気のあるカードで、SharePoint ポータルや外部リンクへのリンクに使用されます)。

上記のカードに加えて、開発者は SharePoint Framework でアダプティブ カード拡張機能 (ACE) を使用して Viva コネクションを拡張することで、高度なカスタマイズを使用して独自のカードを作成できます。

ニーズ評価を実施する

このステージの主な目標は、さまざまな従業員グループの毎日のタスクと問題点を特定することです。 次に、利害関係者のチームが調査結果を分析し、Viva コネクションが従業員の毎日の作業をサポートするための一般的なタスクとシナリオにどのように対処できるかを決定します。

ニーズ評価を実施する際の考慮事項:

• 従業員が配置されている場所を特定します。

• 場所、部署、タスクに応じて、従業員のニーズについて詳しく説明します。

• 地理的な場所、文化、業界が従業員にどのような影響を与える可能性かを検討します。

• 組織が最高のコミュニケーションと共同作業を行う方法について調べる。

• 組織が作業フローで学習する必要がある内容を確認します。

• 組織が苦労している内容を確認し、時間を集中して休むのに必要なツールと分析情報を提供します。

• 組織の文化と、人々が相互につながり合う方法について考えます。

関係者は、主要なシナリオやタスクを決定するのに役立つ多くのデータ ソースを使用できます。これには以下が含まれます。

• 事例の観察

• メールでのコミュニケーション

• 従業員アンケートの結果

• フォーカス グループのインタビュー

• カスタマー サポート チケット

• Microsoft 365 アプリの分析データと使用状況データ

ビジネス所有者や主要な利害関係者と協力して Viva コネクションの設計戦略を調整するときは、各タスクについて次の回答を行います。

• 対象ユーザーは誰ですか?

• ユーザーは何を達成するか、学習する必要がありますか?

• 現在使用しているツールやテクノロジは何ですか?

• 訪問者が主要なタスクを達成するために使用するツールやテクノロジは何ですか?

• どのような情報を宣伝する必要がありますか?

Lamna Healthcare がニーズの特定を開始する方法を確認してください

Viva コネクションの準備として、社内コミュニケーション マネージャーとして、Lamna Healthcare Viva コネクション プランニング チームと連携し、組織全体で数週間にわたってニーズ評価を行います。 ニーズ評価の目的は、各役割と地域が現在どのように作業を行うか、共通の問題点、潜在的な改善点を理解することです。

計画チーム のメンバーと協力して、組織全体のさまざまな役割と地域を特定し、それらの役割と地域を代表するリーダーや人事マネージャーとつながります。 計画チームは、マネージャーや特定の役割を担う少数の個人にインタビューを実施し、より広範な対象ユーザーへのアンケートを通して、従業員のニーズについてさらに学習します。

組織全体で見つかったいくつかの問題を次に示します。

• 毎日、人事の特典チームは、在庫、医療、学費の払い戻し、および保育に関する情報を確認する場所を尋ねるメールを大量に受け取っています。 チームは、よく寄せられる質問に対応し、フォームやドキュメントに関する問い合わせに対応するために、1 日に数時間を費やしています。

• Lamna のすべての部署の従業員は、給与情報やカレンダーの更新や変更に簡単にアクセスしたいと報告しました。

• Lamna ではすべての地域で非常に多くの役割と従業員がいるため、複数の従業員が、自分の仕事に固有のニュースや、自分の場所に関連するニュースにアクセスできないと不満を言いました。 この苦情は、組織と地域のニュースをすべての従業員に簡単に伝えることができるフィードのような一元的な場所の必要性を強調しています。

• 人事担当者が受け取った従業員満足度調査では、ストレスやメンタルヘルスの管理に苦労している従業員がいます。

さらに、いくつかの役割に固有の問題が検出されました。 例:

Nicoletta は、Lamna の管理スタッフの一人で、時間給の従業員です。Nicoletta は、シフトの出退勤を共有コンピューターで完了する必要があるため、面倒なプロセスであると主張しました。 Nicoletta は毎日の仕事で病院全体を移動する必要があるため、手動プロセスによって貴重な時間が奪われています。

Christian は、病院でフルタイムで働く小児科医です。つまり、毎月の欠席日数と休暇だけを報告します。 Christian は、休暇を報告する場所と使用するツールを正確に把握するのが難しいと言っています。

Diego は Lamna の IT プロフェッショナルで、病院の従業員が提出したヘルプ デスク チケットに対応するために病院中を移動する必要があります。 Diego と仲間の IT チーム メンバーは、病院内を移動しながら非常に多くのチケットを管理するのは大変な場合があると説明しています。

これらのすべての結果をスプレッドシートに記録して、計画チームや他の関係者と共有し、Viva コネクションの構築と設定、導入、デプロイ後の監視を行います。