組織データの準備とアップロード
組織データは、Workplace Analytics for Viva Insights によって作成された分析にコンテキストを提供します。 Workplace Analytics Web アプリに組織データをアップロードすることで、分析では集計された従業員データを使用して、より完全な分析を行うことができます。 Workplace Analytics は、次にそのデータを Microsoft 365 のコラボレーション データにマッピングします。
組織データは、以下のようにさまざまな方法で Workplace Analytics 分析をサポートします。
- 従業員の関心の属性によってコラボレーションの結果をグループ化し、フィルター処理することができます。
- カスタム コラボレーション メトリックスを作成します。
- 従業員のグループ間の時間の割り当てを把握します。
- コラボレーション データをビジネスの成果と比較します。
代表的な組織データのカテゴリは以下のとおりです。
- 背景: 従業員の種類、フルタイム/パートタイム状態、在職期間など
- 場所: 地域、国、都市、建物など
- 組織: ビジネス ユニット、コスト センター、部門、部署など
- 役割: 機能、ジョブ ファミリ、レベル、グレードなど
- 成果: 契約スコア、パフォーマンス評価、営業ノルマの達成度など
組織 (HR) データは、.csv ファイルとして Workplace Analytics にアップロードされます。
必要なデータの属性
Workplace Analytics への組織データ ファイルのアップロードの一部として、次のデータ属性が必要です。
PersonId - 従業員のプライマリ SMTP メール アドレス。 データがアップロードされると、このフィールドはハッシュ化され、従業員のプライバシーを維持するために匿名化されます。
EffectiveDate – 日付は、組織記述子の行が有効な場合の "snapshot" です。 これは、アナリストが人事の変化 (仕事の昇格、再配置、管理の変化など) と、従業員と共同作業のパターンに与える影響を理解するのに役立ちます。 これは、mm/dd/yyyy の形式にする必要があります。
Workplace Analytics にアップロードする最初の組織データ ファイルには、時間による変化をキャプチャするために、従業員ごとに複数の行を含める必要があります。 組織データ ファイルの各行には、異なる特定の時点のスナップショットを表す異なる EffectiveDate があります。 たとえば、このリストの後のテーブルでは、Ann は 5 月と 6 月はシニア (個人共同作成者) の 1 人でしたが、7 月前にマネージャーに昇格しています。 従業員ごとに 1 列のデータしか指定できない場合は、最新の組織記述子を使用しますが、EffectiveDate が少なくとも13 か月前に上書きされ、利用可能な履歴データにマッピングされることに注意してください。 たとえば、2022 年 1 月の組織のアップロード ファイルを作成する場合は、組織記述子ごとに EffectiveDate を 2020 年 12 月 に設定します。 オプションとして、EffectiveDate の値が空白のままの場合、Workplace Analytics では新しくアップロードされたデータの処理中にすべての EffectiveDate 値のアップロード日が自動的に追加されます。
ManagerId: マネージャーのプライマリ SMTP メール アドレス。 Workplace Analytics では、このデータを使用して、従業員が直属のマネージャーと過ごした時間が測定されます。この時間は、従業員のプライバシーを維持するためにハッシュ化および識別されます。
Organization: このフィールドは、ネットワークの広さ、つまり、従業員が過去 28 日間に有意義な対話を行った組織の数を計算するために使用されます。 財務や人事など、広く定義されている組織では、組織間の対話が少なくなり、ネットワークの幅が狭くなります。 ファイナンシャル プランニング、ファイナンス リージョン 1、ファイナンス リージョン 2 のような狭義の組織では、組織間の相互作用が大きくなり、ネットワークの幅も大きくなります。
LevelDesignation: 省略可能ですが、マネージャーやチームの共同作業など、Workplace Analytics で使用することのできるより高度な分析の一部に必要です。 エグゼクティブ、VP、ディレクター、マネージャー、IC などで表される個人のレベルを定義します。 たとえば、LevelDesignation と Organization を合わせて、冗長な会議の時間 (同じ組織の 3 つ以上のレベルの出席者がいる会議時間) を計算します。
次の属性では、ファイル内のすべての行に空白以外の値が必要です。 データが利用できない場合は、EffectiveDate を空白のままにするか、他のフィールドに"Missing"や "NoManager@contoso.com" などのダミー値を入力して、アップロードに対してデータを有効に保つことができます。
| Personid | EffectiveDate | ManagerId | Organization | LevelDesignation |
|---|---|---|---|---|
| ann@contoso.com | 05/01/2020 | jered@contoso.com | マーケティング | 上級 IC |
| ann@contoso.com | 06/01/2020 | jered@contoso.com | マーケティング | 上級 IC |
| ann@contoso.com | 2020/7/1 | carolina@contoso.com | マーケティング | Manager |
どの従業員を含めるか
Workplace Analytics または Viva Insights ライセンスが割り当てられているかどうかにかかわらず、すべての従業員を組織のデータ ファイルに含める必要があります。 これにより、分析母集団の従業員が組織内の他の従業員とどのように連携しているかを測定することができます。
追加のデータ属性
Workplace Analytics を初めて起動するときに必要なのは、必須の 5 つの属性のみです。 100 以上の追加のオプション属性があり、実施したい分析やデータのグループ化に応じて使用することができます。 次のテーブルではこれらの属性の例を示します。 追加のデータ属性はオプションであり、いつでも組織ファイルに追加することができます。
| 型 | 説明 | 属性の例 |
|---|---|---|
| 背景 | 従業員の種類、状態、職歴など。 分析の範囲を決めるときによく使われます。 | - 在職期間 - 従業員の種類 (正社員、臨時社員、インターン) - 時給制、適用対象外/適用対象 |
| 場所 | 従業員が地理的にどの位置にいるか | - 地域、国、都市 - キャンパス - ビル名 |
| レベル | 組織の報告構造における従業員の職務 | - ビジネスユニット - 部門、部署、コスト センター - レベル、レイヤー、スパン - リーダーの報告先 |
| 役割 | 従業員のスキル、機能、および責任 | - 機能、タイトル - マネージャー フラグ - キャリア レベル - レベル指定 |
| 結果 | どのように従業員が働いているかによって推進され、全体的なビジネスの結果に貢献する測定結果を含む | - 業績評価、積極関与アンケートのスコア - 営業ノルマの達成 - マネージャーの有効性スコア - 時間と出席 |
組織データ ファイルの作成と更新のベスト プラクティス
組織データ ファイルを初めて作成した場合と更新した場合の両方で、以下のテーブルに示すようないくつかの考慮事項があります。
| 分野 | ベスト プラクティス |
|---|---|
| 範囲 | - 初期の組織ファイルには、過去 13 か月間の各スナップショットが含まれており、初期の履歴コラボレーション データの読み込みに対応しています。 - カスタム コラボレーション メトリックスを充実させるために、分析母集団に含まれていなくても、社内の全従業員の記述的な組織データを含めます。 |
| 更新 | - 従業員の属性の変化を把握するために、過去および今後の各月に 1 つのスナップショットを含めます。 - [追加] オプションを使用して、「新しく入った」従業員、有効日、および列を含むファイルをアップロードします。 欠損値がないか、EffectiveDate のすべての値が空白のままになっていることを確認します。 - 列名は変更しないでください。 |
| 品質 | 以下を含む列を避けてください。 - 欠損値が多すぎる - 範囲が広すぎるか、詳細すぎるため、グループ化とフィルター処理に役立ちません (会社コードや役職など) - 冗長な属性 (部署名やコードなど) - ダーティ データ( "Mktg" や "Marketing"のように、1 つの値に複数のスペルがある場合など) |
| 書式設定 | - フィールドが、含まれるデータの種類 (日付、テキスト文字列、または数字) に応じて適切に書式設定されていること。 - 各データ ソースやフィールドに一意の識別子を含むこと。 - 省略可能なフィールドの場合、値を使用できない場合は空白または空のままにします。 (「0」に置き換えると平均値に影響します。) |
| プライバシー | プライバシーを守るために、社員の名前や ID 番号はファイルに含めないでください。 |
組織データ (.csv) ファイルを Workplace Analytics にアップロードする準備が整いました。
シナリオ例
ワーキング グループでは、あなたと Taylor が Workplace Analytics のアナリストから、どのような組織データが必要か、目標を達成するためにどのように構成するのがベストなのかというインプットを受け取ります。 具体的には、アナリストは、各従業員の過去 1 年間の四半期ごとの業績評価を数値 (1 ～ 5) でコード化してほしいと考えています。 これは、Taylor が各 EffectiveDate 値に基づいて Contoso の構成とパフォーマンス評価を反映させるために、各四半期の組織データの複数のスナップショットを必要とすることも意味しています。
Taylor は、HRIS から組織データを取得し、Workplace Analytics 用に書式設定して、ツールにアップロードします。