一般的な変更の設定を開始する
Microsoft 365 テクノロジ を利用して変革を推進した後、推奨されるベスト プラクティスを活用することに組織の関心が高まることがよくあります。 以下の内容を見てください。
- 変革への取り組みに向けた 一般的な変革プラクティス と考慮事項
- 一般的な職場シナリオで活用される シナリオ特有の一般的なプラクティス と戦術
一般的な変革プラクティス
変革への取り組みに向けて、次のベスト プラクティスを検討してください。
スポンサーや関係者を積極的に巻き込む。 スポンサーは、変革を推進する上で重要な役割を果たします。 スポンサーには、鍵となるトーク ポイントや行動のロール モデルとなる方法を準備することができます。 また、スポンサーは、組織全体でのサポート体制の構築を支援することができます。 例: リーダーが従業員に Microsoft Teams の導入を依頼するとき、このコミュニケーションを Teams を通じて行うのか、またはメールで行うのか。
「自分に何の得があるか」を伝える。 その変化が組織だけでなく、従業員個人にもたらす価値を伝えます。 例: 非生産的な会議に費やす時間が減少することで、従業員は自分にとって最も重要なプロジェクトに取り組む時間を確保できる。
権限を付与し、心理的安全性を生む。 従業員は、影響を恐れて新しいことに挑戦することをためらう場合があります。 例: ある部署のリーダーが、変革の取り組みに対する自分の思いと同意を共有するメッセージを全社員に送信する。
明確なアクションとガイダンスを提供する。 従業員が今までとは違う行動をとるためには何が必要で、新しい行動を導入するためにはどのようなガイダンスが可能なのでしょうか。 例: 価値ある 1 対 1 のコーチング セッションを確立する方法などのヒントが含まれた、マネージャーのヒントとコツを記したメールが全マネージャーに送信される。
成功の共有。 成功の瞬間をより広く共有することで、行動を強化します。 例: タウン ホールで、予約したフォーカス時間を最も遵守した部署を表彰する。
詳細情報へのアクセス許可を提供する。 従業員がより多くの情報を得るために誰またはどことコミュニケーションを取ることが必要でしょうか。 例: FAQ や学習教材を掲載したサイトと、個人が直接質問できるメール アドレスを作成する。
シナリオに特化した共通プラクティス
アクションを実行する一般的なシナリオと戦術を次に示します。
- 過剰な会議を削減する
- 効果的なマネージャーを育成する
- 組織のサイロ化を軽減する
過剰な会議を削減する
会議の過負荷は従業員の負担が多く、Viva Insights メトリックを使用して測定できます。 次のリストは、過剰な会議に対処するための一般的な戦略です。
スケジュールする会議の時間を短くする。 仕事は与えられた時間の中で拡張していきます。 既定の会議の長さを 60 分から 45 分に、30 分から 25 分に変更します。
「フォーカス時間」をスケジュールする基準を作成する。 従業員は、共同作業に予想以上の時間がかかり、負担を感じる場合が多くあります。 フォーカス時間とは、従業員が最も重要な仕事に使える、会議のない時間帯のことです。
招待する人を減らす。 議事録を作成する場合は、各参加者の出席目的を記載します。 この演習では、任意で参加する人や会議のメモだけを必要とする人など、不要な招待者が明らかになります。
定期的な会議をキャンセルする。 四半期ごとに、最も時間を消費する定期的な会議の必要性を再評価します。 一部をキャンセルして、やはり必要な場合は追加し直すようにします。
会議に参加しない。 マネージャーが会議を却下する場合も、会議を却下する理由の簡単な説明を行った上で参加する必要はないと説明することで、従業員を安心させることができ、適切な行動のロール モデルを示すことができます。
Viva Insights を使用して会議を短縮します。 会議出席依頼を 1 時間の長さで作成すると、主催者には、オプションで 15 分短縮するようにリマインダーが表示されます。
Microsoft Teams を使用して会議を回避する。 Teams チャネルは、会議を行うことなく質問への回答や最新情報をチーム メンバーに提供するための新しい方法として使用できます。
効果的なマネージャーを育成する
従業員とマネージャーの関係は、適切なコーチングによって効果を高めることもあれば、従業員に権限が付与されていない場合に余計なことをすることもあります。 次のリストは、マネージャーの効果を促進するための一般的な戦略です。
ユーザーの上司の分析情報を有効にする。 Viva Insights には、マネージャーがチームの動作を改善する方法を特定するのに役立つダッシュボードが用意されています。
定期的な 1 対 1 の会議をスケジュールする。 マネージャーに対し、直属の部下との毎月少なくとも 2 回、30 分間の面談の実施を要求し、この目標を達成する義務を負わせます。
1 対 1 で議論するポイントは準備するが、柔軟性を維持する。 1 : 1 は最も良い構造ですが、共創できるように過剰にならないようにします。 最初にディスカッションのポイントを決め、最も重要なトピックに十分な時間を割きます。
明確な意思決定権を確立する。 決定にマネージャーが必要な場合の明確なガイドラインを作成し、アクションに最も近いチーム内の誰が意思決定の責任を負うのか特定します。
Teams と OneNote を使用して会議のメモを共有する。 従業員は、マネージャーへの報告手段の 1 つとして、決定事項やアクション アイテムの記載された会議メモをマネージャーと共有することができます。
組織のサイロ化を軽減する
部門連係目標。 独立したチームのマネージャー向けに部門連携に基づく目標を設定し、チーム間のコミュニケーションのための部署間連絡係を割り当てます。
チーム間のコミュニティ。 同じような関心を持つ人々がアイデア、知識、リソースを共有するためのスペースを作成します
ネットワークを接続する。 マネージャーは、主要な連絡先を確認し、他のチーム メンバーの関心やスキルと一致するつながりを特定することで、チームのネットワークを広げるサポートを行うことができます。
Viva Insights を通じて重要なコラボレーターを追加します。 重要な連絡先一覧を最新の状態に維持します。 ネットワーク ページの手順に従って、リストを更新します。