ネイティブ モードに合わない Viva Engage ネットワークの外部グループを扱う

外部グループを作成することで、ネットワークがネイティブ モードに対応していない場合は、Viva Engage でゲストと連携できます。 また、外部グループでのコラボレーションを制限したり、無効にしたりすることもできます。

このエクスペリエンスは、Microsoft Entra B2B を利用し、ネイティブ モードが必要な Viva Engage ゲスト エクスペリエンスとの連携とは異なります。 エクスペリエンスの比較については、「 Viva Engage コミュニティでゲストと共同作業する」を参照してください。

Viva Engage で外部グループを作成および管理する

外部グループと呼ばれるゲストを含むグループを作成できます。 グループを外部グループとして作成する必要があります。既存の内部グループを外部グループに変更することはできません。

グループ管理者は、グループにゲストを追加できます。 パブリック外部グループでは、グループ内の他のユーザーがゲストの追加を提案できますが、グループ管理者はそのユーザーを追加するかどうかを制御でき、追加を承認する必要があります。 プライベート外部グループでは、管理者のみが外部メンバーを追加できます。

外部グループは、内部 Viva Engage グループとは異なって見えるので、外部参加者が含まれるグループを簡単に区別できます。 外部グループのグループ ヘッダーは、他のネットワークがグループに参加していることを示しています。

外部グループは、左側のナビゲーションに地球アイコンでマークされます。

別のネットワークでホストされている外部グループに参加するように招待されたユーザーは、グループ内のコンテンツを表示する前に招待を承諾する必要があります。

外部グループを作成する

グループを作成するときに、グループが内部グループか外部グループかを決定できます。 グループを作成した後、この設定を変更することはできません。

1. Viva Engage で、グループの一覧の下にある [ グループの作成] を選択します。

   [ 新しいグループの作成 ] ダイアログ ボックスが開きます。 ネットワークで外部グループが許可されている場合は、内部グループまたは外部グループを作成するためのオプションが表示されます。

2. [ 外部グループ] を選択します。

3. [グループ名] ボックスに 名前を入力 します。

4. [ グループ メンバー ] ボックスに、グループに追加するユーザーの名前を入力します。

5. 会話を表示し、メッセージを投稿できるユーザーを選択します。

   • パブリック グループの場合は、 他のネットワークおよびこのネットワーク内のすべてのユーザーから [承認済みメンバー] を選択します。

   • プライベート グループの場合は、[ グループ メンバーのみ] を選択します。

6. [ グループの作成] を選択します。

外部ユーザーを見つけるのと同じ方法で、ネットワーク内の外部グループを見つけることができます。 詳細については、「 Viva Engage ネットワークで外部メッセージング参加者を検索する」を参照してください。

Viva Engage ネットワークで外部メッセージング参加者を検索する

外部のパートナー、サプライヤー、または顧客とコミュニケーションを取る場合は、Viva Engage ネットワーク上の情報にアクセスできるのは承認された担当者のみであることを確認する必要があります。 検証済みの管理者は、データエクスポートを使用して 外部参加者 の名前を見つけ、ネットワーク内のどの会話やファイルが外部の参加者に表示されているかを確認できます。

1. Viva Engage 管理センターで、[コンテンツとセキュリティ>][データのエクスポート] に移動します。

   このオプションは、Viva Engage ネットワークで確認済みの管理者である場合にのみ表示されます。

   詳細については、「 Viva Engage Enterprise データをエクスポートする」を参照してください。

2. 他のネットワークのユーザーが参加しているネットワーク内のスレッドを識別するには、コンピューター上のエクスポート フォルダーを見つけて、MessageThreads.Outbound.csv エクスポート ファイルを開きます。

   注:

   データ エクスポートには、ネットワークの現在のビューが反映されます。 たとえば、ユーザーが追加された後、レポートが作成される前に削除された場合、そのユーザーはレポートに表示されません。

   

   列 D (external_participants) には、ネットワーク内のスレッドに参加する他のネットワーク内のユーザーとその名前、電子メール アドレス、およびそれらが属する Viva Engage ネットワークのネットワーク ID が一覧表示されます。

外部参加者を削除する場合は、リストから情報を使用して、含まれている会話に移動し、会話から削除できます。

Viva Engage ネットワークで外部メッセージングを無効にする

米国 Geo の Viva Engage Enterprise ネットワークの既定では、ユーザーは Viva Engage の会話や Viva Engage コミュニティやグループに外部参加者を追加でき、Viva Engage ネットワークのメンバーは招待された場合に別の会社の Viva Engage ネットワークに参加できます。 必要に応じて、この外部コラボレーションをオフにすることができます。

1. Viva Engage 管理センターで、[ コンテンツとセキュリティのセキュリティ>設定] に移動します。

2. [ 外部メッセージング ] セクションで、組織に適したオプションを選択します。

   • このネットワーク内のユーザーが他のネットワークのグループまたは会話に参加することを許可し、外部ユーザーがこのネットワーク内のグループまたは会話に参加できるようにします。

   • このネットワーク内のユーザーが他のネットワークのグループまたは会話に参加することを許可しますが、外部ユーザーがこのネットワーク内のグループや会話に参加することはできません。

   • このネットワーク内のユーザーが他のネットワークのグループや会話に参加することを許可せず、外部ユーザーがこのネットワーク内のグループや会話に参加することを許可しません。

各オプションの動作

1. ユーザーが他のネットワークに参加できないようにする場合:

   • ユーザーは、他のドメイン上の Viva Engage ネットワークからの招待の受信をブロックされます。

2. グループと会話への外部アクセスを無効にした場合:

   • ユーザーが Viva Engage で外部参加者を追加しようとすると、会社のポリシーに違反しているため、外部参加者を追加できないことを示すエラー メッセージが表示されます。 ユーザーはメッセージの投稿を許可されません。

   • 現在の外部参加者は、参加している可能性のある外部会話またはスレッドの使用をブロックされます。

   • 新しい外部グループを作成することはできません。

FAQ

Q: 外部グループを作成するためのオプションが表示されないのはなぜですか?

A: 管理者が外部メッセージングの許可を拒否した場合、外部グループを作成することはできません。

Q: 外部ネットワークに外部グループを作成できますか?

回答: いいえ。 外部グループの作成は正規ネットワークに限定され、外部ネットワークでは使用できません。

Q: 外部グループでのメッセージの操作に違いはありますか?

A:はい、できます。 外部グループでは、メッセージを編集または移動したり、トピックやブックマークを追加したりすることはできません。