Excel үлгілері арқылы деректерді талдау және ортақтасу

Excel арқылы деректеріңізді талдау және көрсету жолдары ұсынылады. Excel үлгілері арқылы реттелген талдауды оңай жасап, оны ұйымдағы басқа адамдармен ортақ пайдалануға болады.

Excel үлгілерін мына мақсаттарда пайдаланыңыз:

  • Сатуды болжау

  • Конвейерді басқару

  • Ықтимал тұтынушыларға баға беру

  • Аумақты жоспарлау

  • Және т.б. әрекеттер…

    Customer Engagement бағдарламаларына енгізілген (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing және Dynamics 365 Project Service Automation) Excel үлгілерін талдаудың қандай түрі мүмкін екендігі туралы жылдам көрініс алу үшін байқап көруге болады.

    Құбырды талдау Excel үлгісінің мысалы.

Жаңа Excel үлгісін жасау

Төменде Excel үлгісін жасауға қатысты қадамдар берілген.

Excel үлгісін жасау процесі.

1-қадам: бар деректерден жаңа үлгі жасаңыз

Excel үлгісін жасауға болатын екі орын бар:

  • Параметрлер бетінен. Параметрлер>Үлгілер>Құжат үлгілері>Жаңа (Жаңа немесе Қосу түймесі.) тармағына өтіңіз. ). Сізде "Параметрлер" бетіне қатынасу үшін "Жүйелік әкімші" немесе "Жүйелік реттеуші" сияқты жеткілікті рұқсаттар болуы қажет.

  • Жазбалар тізімінен. Мысалы, Сатылым>Мүмкіндіктер>Менің ашық мүмкіндіктерім тармағына өтіңіз. Мәзір жолында Excel үлгілері>Excel үлгісін жасау тармағын басыңыз.

    Excel үлгісін жасау мәзір опциясы.

    Үлгі жасау беті пайда болады.

    Excel шаблон бетін жасаңыз.

Үлгіге қосылатын деректерді таңдаңыз

  1. Excel үлгісі түймешігін басыңыз.

  2. Нысан деректерін қосу үшін нысанды (жазба түрі) таңдаңыз. Келесі өрісте таңдауға болатын көріністер таңдалған нысанға байланысты болады.

  3. Көрініс таңдау

  4. Үлгіде болатын бағандардың сипаттарын қосу, жою және реттеу үшін Бағандарды өңдеу түймешігін басыңыз.

  5. Үлгі файлын жасау үшін Файлды жүктеп алу түймешігін басыңыз.

Ескерту

Сондай-ақ Параметрлер>Деректерді басқару>Деректерді импорттауға арналған үлгілер тармағын пайдаланып жазба түрімен (нысанмен) байланысты бағандардан басқа деректері жоқ үлгіні жүктеп алуға болады. Қосымша ақпаратты мына бөлімде қараңыз: Деректерді импорттауға арналған үлгіні жүктеп алу.

Маңызды

Бір ортадан жүктеп алынған құжат үлгісін осы ортада ғана пайдалануға болады. Word немесе Excel үлгілері үшін ортаны ортаға тасымалдауға қазіргі уақытта қолдау көрсетілмейді.

Excel үлгісін жасау барысында үлгі файлда ең көбі 50 жазбаны экспорттай аласыз.

2-қадам: деректерді Excel бағдарламасында реттеңіз

Деректерді реттеу үшін жаңадан жасалған үлігіні Excel бағдарламасындағы жергілікті данада ашыңыз.

Жаңа Excel үлгісі.

Маңызды

Үлгі деректерін реттеуш үшін Excel Online бағдарламасын қолданбаңыз, себебі өзгертулерді сақтау мүмкін емес. Excel Online бағдарламасында жасалған үлгі деректерінің кез келген жаңартулары қойындыны жапқаннан кейін жоғалады.

Үлгі деректері арқылы Excel үлгісін реттеу жолы көрсетілген мысалға шолу жасап шығайық.

Мысал: "Мүмкіндіктер" деректерін реттеу

  1. Excel электрондық кестесін реттеуге рұқсат ету үшін Өңдеуді қосу параметрін басыңыз.

  2. Жаңа баған қосып, оған "Болжалды табыс" деген атау беріңіз.

    Excel үлгісін теңшеңіз.

  3. Болжалды табыс формуласын жасаңыз. Ұяшықтарға олардың мекенжайлары бойынша сілтеме жасамаңыз; оның орнына оларға атау беріп, сол атауды пайдаланыңыз.

    Excel үлгісінде формула жасаңыз.

  4. Жиынтық кесте мен диаграмма жасаңыз. Осы және басқа демо қадамдар осы тақырыпқа болашақ жаңартуда түсіндіріледі.

    Пайдаланушы қосқан мазмұнды бар деректер кестесінің жоғарғы немесе оң жағына орналастырыңыз. Бұл кейінірек жаңа деректерді қосып, жаңа Excel үлгісін жасасаңыз, мазмұнның қайта жазылуына жол бермейді. Қосымша ақпаратты мына бөлімде қараңыз: Excel үлгілерін пайдалануға қатысты үздік тәжірибелер мен ұсыныстар.

    Жиынтық диаграммасы бар Excel үлгісі.

  5. Кестені сақтаңыз.

    Енді Excel үлгісін жүктеп салуға болады.

3-қадам: үлгіні жүктеп салып, оны басқа адамдармен ортақ пайдаланыңыз

Excel үлгісі керекті жолмен реттелген кезде, оны жүктеп салуға болады. Үлгінің қолжетімділігі оның жүктеп салынған орнына байланысты болады.

Әкімшілер Excel үлгісін жүктеп салуы үшін "Параметрлер" бетін пайдалана алады. Параметрлерге жүктеп салынған үлгі барлық пайдаланушылар үшін қолжетімді.

Әкімшілер үшін: Excel үлгісін жүктеп салу

  1. Параметрлер>Үлгілер>Құжат үлгілері тармағына өтіңіз.

  2. Үлгіні жүктеп салу түймесін басыңыз.

  3. Excel файлын диалогтік терезеге апарыңыз немесе шолу арқылы файлды тауып, оны жүктеп салыңыз.

    Үлгіні жүктеп салу диалогтық терезесі.

  4. Жүктеп салу түймесін басыңыз.

    Әкімші емес пайдаланушылар үлгіні жазбалар тізімінен жүктеп сала алады.

Әкімші емес тұлғалар немесе жеке үлгіні жасағысы келетін әкімшілер үшін: Excel үлгісін жүктеп салу

  1. Жазбалар тізімі бар бетті ашыңыз, мысалы, "Сату мүмкіндіктері" тізімі Сатылым>Мүмкіндіктер>Менің ашық мүмкіндіктерім тармағына өтіңіз.

  2. Мәзір жолында Excel үлгілері>Excel үлгісін жасау тармағын басыңыз.

  3. Excel үлгісі>Жүктеп салу тармағын басыңыз.

    Excel үлгісін қосу үшін Жүктеу түймесін басыңыз.

  4. Файлды диалогтік терезеге апарыңыз немесе шолу арқылы файлды тауып, оны жүктеп салыңыз.

  5. Жүктеп салу түймесін басыңыз.

4-қадам: жаңа үлгіні кім пайдаланатынын таңдаңыз

Жаңадан жасалған Excel үлгісіне кіру мүмкіндігі оның жүктеп салынған әдісіне және қауіпсіздік рөліне берілген қатынасқа байланысты болады. Үлгілерге қатынасты басқару үшін қауіпсіздік рөлдерін пайдалану бөлімін қараңыз.

Үлгіні Параметрлер бетінен жүктеп салсаңыз

Жүктеп салынған Excel үлгісінің ақпараттық беті осылай көрсетіледі.

Excel үлгісі Параметрлер бетінен жүктеп салынған.

"Параметрлер" бетінен жүктеп салынған үлгілер барлық пайдаланушылар үшін қолжетімді. Басқа ешқандай әрекет қажет болмайды.

Үлгіні жазбалар тізімінен жүктеп салсаңыз

Жүктеп салынған Excel үлгісінің ақпараттық беті осылай көрсетіледі.

Жазбалар тізімінен жүктеп салынған Excel үлгісі.

Жазбалар тізімінен жүктеп салынған үлгілер сол үлгіні жүктеп салған пайдаланушыға қол жетімді болады. Үлгіні басқа адамдармен ортақ пайдалану үшін мына қадамдарды орындаңыз:

  1. Үлгінің ақпараттық бетінде Ортақ пайдалану түймешігін басыңыз.

  2. Excel үлгісін басқа адамдармен ортақ пайдалану және рұқсаттарды орнату үшін Жеке құжат үлгісін ортақ пайдалану бетін пайдаланыңыз.

    Excel үлгісін басқа пайдаланушылармен бөлісіңіз.

Жаңа үлгі арқылы деректерді экспорттау және талдау

Excel үлгісін пайдалану процесі былай болады.

Excel үлгісін пайдалану үрдісі.

1-қадам: талдау керек нысанды таңдаңыз

Сіз жасаған Excel үлгісі көмегімен талдау үшін нысанды (жазба түрі) таңдаңыз. Мысалы, Сатылым>Мүмкіндіктер>Менің ашық мүмкіндіктерім тармағына өтіңіз. Үлгі жасалғанда екі жаңа мүмкіндік қосылады.

Ашық мүмкіндіктер тізімі.

2-қадам: жаңа Excel үлгісі арқылы деректеріңізді экспорттау

Сіз жасаған Excel үлгісін таңдаңыз.

Өзіңіз жасаған үлгіні таңдаңыз.

Бұл үлгі "Параметрлер" бетінен жасалған, сол себепті ол Excel үлгілері бөліміндегі мәзірде пайда болады. Егер ол жазбалар тізімінен жасалғанда, ол Жеке Excel үлгілері бөлімінде пайда болар еді.

Егер сізде Microsoft Excel Online бағдарламасы бар болса, сіз деректерді Customer Engagement бағдарламаларындағы (мысалы, Dynamics 365 Sales және Customer Service) Excel терезесінде көре аласыз. Егер олай болмаса немесе Excel файлын жасағыңыз келсе, Үлгі атауын<жүктеп алу> түймесін басыңыз.

3-қадам: деректеріңізді Excel ішінде талдау

Excel электрондық кестесінде көрсетілетін мазмұн мына екі нәрсеге байланысты болады:

  • Жазбалар. Экспорттау үшін таңдалатын көрініс экспортталған Excel файлында қандай жазбаларды көруге болатындығын анықтайды. Мысалы, егер "Жабық мүмкіндіктер" таңдалған болса, тіпті "Менің ашық мүмкіндіктерім" арқылы жасалған үлгіні пайдаланған болсаңыз да, "Жабық мүмкіндіктер" жазбалары көрсетілетін болады.

  • Бағандар. Пайдаланылған үлгі экспортталған Excel файлындағы кестеде көрсетілетін бағандарды анықтайды. Мысалы, "Жабық мүмкіндіктер" көрінісінде мынадай бағандар бар: "Ықтимал тұтынушы", "Күйі", "Нақты табыс" және "Нақты жабылу күні". Бірақ, егер пайдаланылған үлгі "Менің ашық мүмкіндіктерім" көрінісіне негізделген болса, сол көрініске байланысты бағандар көрсетіледі және үлгі жасалғанда барлық бағандар сүзгіленген болады.

4-қадам: нәтижелерді басқалармен бөлісіңіз

Егер Excel бағдарламасын пайдаланып отырсаңыз, файл көшірмесін онлайн түрде немесе компьютерге сақтаңыз. Файлды басқа адамдарға қарап шығу үшін жіберіңіз.

Үлгі ретінде берілген Excel үлгілерін пайдаланып көру

Customer Engagement бағдарламаларында төрт Excel үлгісі бар.

Қосылған Excel үлгілерін қолданып көріңіз.

Үлгі ретінде берілген Excel үлгілері белгілі бір жазба түрі (нысан) арқылы жасалған. Үлгіні бір жазба түрлі жазбаларға ғана қолдануға болады.

Атау Нысан
Конвейерді басқару Мүмкіндік (сатылым аймағы)
Науқанды шолу Науқан (маркетинг аймағы)
Істердің SLA күйі Іс (қызмет аймағы)
Істің қорытындысы Іс (қызмет аймағы)

Үлгі ретінде берілген Excel үлгісін қолдану үшін

  1. Ақпараты бар жазбалар тізімін үлгі ретінде берілген үлгіге сәйкес келетін нысан түрімен ашыңыз. Мысалы, "Конвейер басқару" үлгісін қолдану үшін сатылым мүмкіндіктері тізімін ашыңыз.

  2. > Excel үлгілері түймешігін басып, Excel үлгілері бөлімінде үлгі ретінде берілген үлгіні таңдаңыз.

  3. Үлгіні жүктеп алыңыз немесе оны Excel бағдарламасында ашыңыз.

Кеңес

Customer Engagement бағдарламаларында қамтылған үлгілерді экспорттауға, өзгертуге және кейіннен оларды жаңа үлгілер ретінде қайта импорттауға болады. Бұл жеке реттелмелі Excel үлгілерін жасап үйренуге жақсы жаттығу болады.

Excel үлгілерін пайдалануға қатысты ұсыныстар мен үздік тәжірибелер

Мұнда Excel үлгілерін жасау және тиімді пайдалану үшін бірнеше нәрсені білген жөн.

Excel үлгілерін тексеру

Excel бағдарламасының көптеген мүмкіндіктері бар. Үлгілерде барлық Excel мүмкіндіктері ойдағыдай жұмыс істейтінін көру үшін реттеулерді тексеріп алған дұрыс.

Құпиялылық және жиынтық диаграммалар

Электрондық кесте ашылған кезде, жиынтық диаграмма деректері әдепкі бойынша жаңартылып отырмайды. Егер белгілі бір жиынтық диаграмма деректерін рұқсаттары жеткіліксіз пайдаланушыларға көрсетпеу керек болса, осыған байланысты қауіпсіздік мәселесі туындауы мүмкін.

Келесі сценарийді қарастырыңыз:

  • Әкімші жиынтық диаграммаларда құпия деректері бар үлгіні жасап, оны жүктеп салады.

  • Жиынтық диаграммалардағы құпия деректерге қатынаспауы керек сатушы біршама деректерді талдау мақсатында осы үлгіні Excel файлын жасау үшін пайдаланады.

    Нәтиже. Сатушы әкімшісі жүктеп салған жиынтық диаграмма деректерін көруі және сатушының рұқсаттары жоқ көріністерге қатынасуы мүмкін.

    Сонымен қатар. iOS Excel қолданбасын iOS құрылғыларда пайдаланған кезде жиынтық деректер мен жиынтық диаграммаларды жаңартуды қолдамайды.

    Ұсыныс. Құпия деректерді жиынтық кестелерге және жиынтық диаграммаларға қоспаңыз.

Жиынтық диаграмма деректерін автоматты жаңарту функциясын орнату

Электрондық кестені ашқан кезде, жиынтық диаграмма деректері әдепкі бойынша жаңартылып отырмайды. Тұрақты диаграммалар автоматты түрде жаңартылады.

Excel бағдарламасында жиынтық диаграмманы тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, PivotChart опциялары>Файлды ашқан кезде деректерді жаңарту түймесін басыңыз.

Деректер жаңартылғанына көз жеткізу үшін осы параметрді пайдаланыңыз.

Жаңа деректерді орналастыру

Егер Excel үлгісіне мазмұн қосу керек болса, деректерді бар деректердің жоғарғы немесе оң жағына орналастырыңыз. Екінші әдіс жаңа мазмұнды екінші параққа орналастыру болып табылады.

Суреттері бар Excel үлгілері қатеге себеп болуы мүмкін

Егер суреттер сақталған Excel үлгісінде деректерді талдауға әрекет етсеңіз, мына қате пайда болуы мүмкін: "Жұмыс кітабын сақтау кезінде қате орын алды. Нәтижесінде жұмыс кітабы сақталмады." Үлгіден кескінді алып тастап, оны қайта жүктеп көріңіз.

Windows 8.1 жүйесіндегі Excel үлгілері мен Office Mobile бағдарламасы

Excel үлгілері Windows 8.1 құрылғыларында Office Mobile бағдарламасы арқылы ашылмайды. Мына қате туралы хабар алынады: "Құжаттың барынша көп бөлігі қалпына келтірілді, бірақ оны өңдеу мүмкін емес. Мәселені шешу үшін құжатты компьютерде ашып, оны жөндеп көріңіз."

Бұл - белгілі мәселе.

Кестенің баған атауларын және формулалардағы ауқым атауларын пайдалану

Excel формулаларын жасаған кезде, баған тақырыптарын немесе ұяшық нөмірлерін пайдаланбаңыз. Оның орнына кестенің баған атауларын пайдаланыңыз және ұяшықтар мен ұяшық ауқымдарына атаулар беріңіз.

Үлгілерге қатынасты басқару үшін қауіпсіздік рөлдерін пайдалану

Әкімшілер Excel үлгілеріне қатынасуды кейбір нақтылау дәрежесімен басқара алады. Мысалы, сатушыға Excel үлгісіне "Жазу" емес "Оқу" рұқсатын беруге болады.

  1. Параметрлер>Қауіпсіздік>Қауіпсіздік рөлдері тармағын басыңыз.

  2. Рөлді таңдап, содан кейін Бизнесті басқару қойыншасын басыңыз.

  3. Толық ұйымға қолжетімді үлгілерге қатынас орнату үшін Құжат үлгісі опциясын таңдаңыз. Жеке пайдаланушыларға ортақ үлгілер үшін Жеке құжат үлгісі опциясын таңдаңыз.

  4. Қатынас деңгейін реттеу үшін шеңберлерді басыңыз.

    қауіпсіздік рөлі арқылы рұқсатты реттеңіз.

Жеке құжат үлгілерін көру және жою үшін

Жеке құжат үлгілерін жою үшін мына әрекеттерді орындаңыз:

  1. Кеңейтілген табу (Кеңейтілген іздеу түймешігінің скриншоты.) түймесін басыңыз.

  2. Іздеу үшін Жеке құжат үлгілері опциясын таңдаңыз.

  3. Нәтижелер(!) түймешігін басыңыз.

  4. Жойылатын жеке құжат үлгісін таңдап, Жою түймесін басыңыз (Жою түймесі.).

Microsoft Edge ішінде Excel үлгісі жүктеп салынбайды

Егер Microsoft Edge бағдарламасын шолғыш ретінде пайдаланған кезде Excel үлгісі жүктеп салынбаса, Microsoft Edge бағдарламасын. жаңартып, әрекетті қайталаңыз.

Құпиялылық туралы ескертпе

Егер Microsoft Dynamics 365 (online) пайдалансаңыз, деректерді тұрақты жұмыс парағына экспорттау экспортталған деректердің жергілікті көшірмесін жасап, оны компьютерге сақтайды. Қауіпсіз байланысты пайдалану арқылы деректер Dynamics 365 (online) жүйесінен компьютерге тасымалданады және жергілікті көшірме мен Dynamics 365 (online) арасындағы байланыс сақталмайды.

Динамикалық жұмыс парағына немесе PivotTable кестесіне экспорттағанда Excel жұмыс парағы мен Dynamics 365 (online) арасында байланыс сақталады. Динамикалық жұмыс парағы немесе PivotTable жаңартылған сайын тіркелгі деректері арқылы Dynamics 365 (online) аутентификацияланады. Қарап шығуға рұқсаттар бар деректерді көре аласыз.

Әкімші ұйым пайдаланушыларына қауіпсіздік рөлдерін пайдаланып, деректерді Excel бағдарламасына экспорттауға рұқсат беру мүмкіндігін анықтайды.

Сонымен қатар қараңыз

Деректерді импорттауға арналған үлгіні жүктеп алыңыз
Word үлгілерін пайдалану