SharePoint Server에서 사용자 식별 및 문서 사용량 분석
적용 대상:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
문서 관리 솔루션을 계획하는 첫 번째 단계는 사용자를 확인하고 문서 사용 방법을 분석하는 것입니다. 이 문서에는 사용자를 식별하고 SharePoint Server를 기반으로 하는 솔루션에 대한 문서 사용량을 분석하는 지침이 포함되어 있습니다.
사용자 식별
문서 관리 솔루션에서 이해 관계자와 참가자를 식별하려면 설문 조사를 사용하여 정보를 수집하면 됩니다. 예를 들면 설문 조사에 다음과 같은 질문을 포함할 수 있습니다.
조직에서 문서를 만드는 사람은 누구입니까?
어떤 종류의 문서를 만듭니까?
문서 사용자의 역할은 무엇입니까?
문서를 검토하는 사람은 누구입니까?
문서를 편집하는 사람은 누구입니까?
문서를 사용하는 사람은 누구입니까?
문서 게시를 승인하는 사람은 누구입니까?
문서 호스팅에 사용되는 웹 사이트를 디자인하는 사람은 누구입니까?
문서 관리에 필요한 지침과 정책을 설정하는 사람은 누구입니까?
조직의 레코드를 관리하는 사람은 누구입니까?
문서가 저장되는 서버를 배포하고 유지 관리하는 사람은 누구입니까?
콘텐츠 이해 관계자를 파악하면 포괄적인 문서 관리 솔루션을 유지하고 기업의 콘텐츠 요구 사항과 프로세스에 적합한 사이트 및 문서 라이브러리를 디자인할 수 있습니다.
문서 사용 현황 분석
콘텐츠 관련자를 식별한 후 조직에서 문서가 사용되는 방식을 분석하는 데 도움이 되는 정보를 이들에게서 수집합니다. 분석을 통해 다음을 확인할 수 있으므로 이 작업은 계획 프로세스에서 매우 중요한 부분을 차지합니다.
문서 라이브러리의 구조
사용할 사이트 서식 파일
필요한 사이트 수
솔루션을 구현하는 데 반드시 필요한 실제 서버 토폴로지
사이트에 적용할 정보 관리 정책
참고
SharePoint Foundation 2013에서는 정보 관리 정책을 사용할 수 없습니다.
수집할 정보는 다음과 같습니다.
문서 종류(예: 증권 연구 기록, 직원 성과 검토, 내부 메모 또는 제품 사양)
각 문서 종류의 용도(예: "고객에게 증권과 관련된 권장 사항 및 지원 데이터 제공")
각 문서 종류의 작성자(작성자의 개별 이름 대신 "재무 분석가" 또는 "제품 관리자" 등의 역할을 표시하는 것이 유용함)
각 문서 종류별 사용자(예: "고객" 또는 "팀원")
문서의 형식. 문서의 수명 주기 중 어느 때에 문서를 한 형식에서 다른 형식으로 변환해야 하는 경우 해당 정보를 기록합니다.
문서 수명 주기에 적용되는 기타 역할(예: "기술 검토자" 또는 "편집자")
문서 위치(예: "클라이언트 컴퓨터", "웹 서버" 또는 "파일 서버"). 이 질문에 대한 답변은 다양할 수 있습니다. 예로 문서를 클라이언트 컴퓨터에서 작성한 후 웹 서버에 게시하는 경우를 들 수 있습니다.
아래 기업의 다른 두 조직에서 수집하고 워크시트에 기록할 수 있는 정보의 예가 나와 있습니다.
표: 연구 정보의 예
| 유형 | 용도 | 만든 이 | 사용자 역할 | 형식 | 기타 역할 | 위치 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 주식 연구서 |
우수 고객에게 하나 이상의 주식을 매수 또는 매도할 것인지 여부에 대한 재무 서비스 지침을 제공합니다. |
재무 분석가 |
고객 |
DOCX(제작용), PDF(게시용) |
테크니컬 리뷰어, 법적 문제 검토자, 승인자, 편집자, 사이트 관리자 |
제작 사이트 테스트 사이트 |
분석 별도의 작성 및 게시 형식에는 형식 변환이 필요합니다. 검토자가 다수인 경우 하나 이상의 워크플로(서버에 구현된 비즈니스 프로세스)가 필요합니다. 두 사이트(제작 및 테스트)에는 콘텐츠를 한 사이트에서 다른 사이트로 이동하기 위한 메커니즘이 필요합니다.
표: 직원 정보가 포함된 예
| 유형 | 용도 | 만든 이 | 사용자 역할 | 형식 | 기타 역할 | 위치 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 업무 실적 검토서 |
자체 평가 및 관리자의 평가를 포함하여 직원의 성과를 평가합니다. |
정보 근로자, 관리자 |
관리자, 인적 자원 전문가 |
.DOCX |
인적 자원/법 부문 검토자, 승인자(상급 관리자), 레코드 관리자 |
클라이언트 컴퓨터 전자 메일 서버(첨부 파일로) 회사 웹 서버 회사 레코드 센터 |
분석 두 명의 작성자와 여러 검토자에게는 하나 이상의 워크플로가 필요합니다. 문서는 많은 사람들이 처리한 다음 회사 웹 서버(보안이 매우 높음)에 있으며 현재 위치에서 관리되거나 레코드 센터로 이동됩니다. 이 콘텐츠의 중요한 특성에는 직원의 개인 정보 보호 및 기업의 법적 지위를 보호하는 회사 정책 및 모범 사례(예: 감사)뿐만 아니라 데스크톱 및 서버의 IRM(정보 권한 관리)이 필요합니다.
참고
레코드 센터는 SharePoint Foundation 2013에서 사용할 수 없습니다.
워크시트
다음 워크시트를 사용하여 이 문서에서 설명한 정보를 기록할 수 있습니다.