Word 템플릿 만들기 및 배포

Microsoft Word는 Dynamics 365 데이터를 표준화된 서식 문서로 제시하는 강력한 방법을 제공합니다. Word 템플릿을 사용하면 템플릿을 손쉽게 만들어 다른 사용자와 공유할 수 있으므로 고객에게 전달되는 모든 문서가 조직의 브랜딩과 일치하는 일관된 모양을 갖게 됩니다.

템플릿이 준비되면 사용자는 한 번의 클릭만으로 Dynamics 365 데이터가 자동 입력되는 표준화된 문서를 만들 수 있습니다.

단계 1: Word 템플릿 만들기

1. Dynamics 365에 시스템 관리자 역할 사용자로 로그인합니다.

2. 페이지 상단 설정 메뉴 에서 고급 설정을 선택합니다.

3. 고급 설정 영역이 새 브라우저 탭에서 열립니다. 이 영역에는 측면 탐색기 대신 페이지 상단의 가로 탐색기가 사용됩니다. 설정>비즈니스>템플릿으로 이동합니다.

4. 다음 화면에서 문서 템플릿을 선택한 다음 상단 리본에서 + 새 템플릿을 선택합니다.

5. Word 템플릿을 선택한 다음 템플릿이 적용되는 엔터티를 선택합니다. 템플릿에 이 엔터티의 데이터가 사용됩니다.

   

6. Word 템플릿에 포함할 필드를 선택하려면 엔터티 선택을 선택합니다.

7. 엔터티 선택 대화 상자가 열립니다. 이 화면에서 선택하는 관계에 따라 향후 Word 템플릿을 정의할 때 사용할 수 있는 엔터티와 필드가 결정됩니다. Dynamics 365 데이터를 Word 템플릿에 추가해야 할 필요가 있는 관계만 선택하십시오. 거래처 엔터티에 대한 몇 가지 관계 예는 다음과 같습니다.

   • 1:N 관계. 하나의 거래처에 여러 연락처가 존재할 수 있습니다.
   • N:1 관계. 하나의 잠재 고객, 거래처 또는 연락처에 여러 거래처가 존재할 수 있습니다.
   • N:N 관계. 하나의 거래처에 여러 마케팅 목록이 존재할 수 있습니다. 하나의 마케팅 목록에 여러 거래처가 존재할 수 있습니다.

   관계 선택을 마쳤으면 템플릿 다운로드를 선택합니다. 이렇게 하면 내보낸 엔터티가 XML 데이터로 포함된 Word 파일이 로컬 컴퓨터에 만들어집니다.

   노트

   문서가 적시에 다운로드되도록 하기 위해 각 관계에 대해 최대 100개의 관련 레코드 수만 반환됩니다. 예를 들어 하나의 거래처에 대한 템플릿을 내보내면서 연락처 목록을 포함하려는 경우, 문서는 최대 100개의 거래처 연락처를 반환합니다.

8. 데이터를 사용자 지정한 후 템플릿을 업로드하려면 템플릿 목록으로 이동한 다음 템플릿 업로드를 선택합니다. 추가 정보: 4단계: Word 템플릿을 다시 Dynamics 365에 업로드하기

2단계: 개발 도구 탭 활성화하기

Word 템플릿 파일을 엽니다. 이 시점에서 문서는 빈 것으로 보입니다.

Dynamics 365 XML 데이터를 보고 추가하려면 Word 개발 도구 탭을 활성화해야 합니다.

1. 파일>옵션>리본 사용자 지정으로 이동한 다음 개발 도구 확인란을 선택합니다.

   

2. 확인을 선택합니다.

이제 Word 리본에 개발 도구 탭이 표시됩니다.

3단계: Word 템플릿 정의하기

Dynamics 365 엔터티 필드를 사용해 Word 서식 파일을 정의하려면 XML 매핑 창을 사용합니다.

1. Word 템플릿에서 개발 도구>XML 매핑 창을 선택합니다.

   

   기본 XML 스키마가 선택된 상태로 XML 매핑 창이 열립니다.

   

2. Dynamics 365 XML 스키마를 선택합니다. "urn:microsoft-crm/document-template/"로 시작하는 파일입니다.

   

   중요

   Word의 중지 또는 성능 저하를 초래하는 편집 실수가 잦은 경우 자동 고침 옵션을 해제합니다.

3. 엔터티를 펼쳐 사용 가능한 필드를 모두 보고 추가하려는 필드를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 콘텐츠 컨트롤 삽입>일반 텍스트를 선택합니다.

   

   Dynamics 365의 필드가 Word 템플릿에 추가됩니다.

   

4. 추가 엔터티 필드를 추가하고, 설명 레이블 및 텍스트를 추가하여, 문서를 서식화합니다. 완성된 서식 파일의 모양은 다음과 같습니다.

   

5. 입력한 일부 콘텐츠 컨트롤 필드에 여러 행의 데이터가 있는 것으로 보입니다. 예를 들어 거래처에 두 개 이상의 연락처가 있습니다. Word 서식 파일에 모든 데이터를 포함시키려면 콘텐츠 컨트롤 필드를 다음과 같이 반복 설정합니다.

   1. 반복 데이터가 있는 필드를 표 행에 놓습니다.

   2. 서식 파일의 표 행 전체를 선택합니다.

      

   3. XML 매핑 창에서 콘텐츠 컨트롤 필드가 들어 있는 관계를 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 다음 반복을 선택합니다.

      

      Dynamics 365에서 Word 서식 파일을 사용하여 문서를 만들면 표가 여러 행의 데이터로 채워집니다.

6. 서식 파일이 원하는 필드와 형식으로 구성되면 이를 저장하여 Dynamics 365에 업로드합니다.

4단계: Word 템플릿을 다시 Dynamics 365에 업로드하기

Word 서식 파일을 원하는 방식으로 만들었으면 Dynamics 365에 업로드할 수 있도록 저장합니다.

관리자는 설정 페이지를 사용해 Word 서식 파일을 Dynamics 365에 업로드할 수 있습니다.

1. 페이지 상단 설정 메뉴 에서 고급 설정을 선택합니다.

2. 설정>비즈니스>템플릿으로 이동합니다.

3. 다음 화면에서 문서 템플릿을 선택한 다음 상단 리본에서 템플릿 업로드를 선택합니다.

4. 파일을 찾아 업로드합니다.

   

5. 업로드를 선택합니다. 업로드하는 파일의 요약이 표시됩니다.

6. 상단 리본의 오른쪽 상단에 있는 X 아이콘을 선택하여 정보 화면을 닫습니다.