워크플로에서 수동 작업 구성
이 문서에서는 수동 작업의 속성을 구성하는 방법에 대해 설명합니다.
워크플로 편집기에서 수동 작업을 구성하려면 작업을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 속성을 클릭하여 속성 페이지를 엽니다. 이후 다음 절차를 사용하여 수동 작업의 속성을 구성합니다.
작업 이름 지정
수동 작업의 이름을 입력하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 왼쪽 창에서 기본 설정을 클릭합니다.
- 이름 필드에 작업의 고유한 이름을 입력합니다.
제목 및 지침 입력
작업에 할당된 사용자에게 제목과 지침을 제공해야 합니다. 예를 들어, 구매 요청에 대한 작업을 구성하는 경우 작업에 할당된 사용자는 구매 요청 페이지에서 제목 줄과 지침을 볼 수 있습니다. 제목 줄이 페이지의 메시지 표시줄에 나타납니다. 이후 사용자는 메시지 표시줄의 아이콘을 클릭하여 지침을 볼 수 있습니다. 다음 단계에 따라 제목과 지침을 입력하십시오.
왼쪽 창에서 기본 설정을 클릭합니다.
작업 항목 제목 필드에 제목 줄을 입력합니다.
제목 줄을 개인화하기 위해 자리 표시자를 삽입할 수 있습니다. 제목 줄이 사용자에게 표시되면 자리 표시자가 적절한 데이터로 바뀝니다. 자리 표시자를 삽입하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 텍스트 상자에서 자리 표시자가 나타날 위치를 클릭합니다.
- 자리 표시자 삽입을 클릭합니다.
- 표시되는 목록에서 삽입할 자리 표시자를 선택합니다.
- 삽입을 클릭합니다.
제목 줄의 번역을 추가하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 번역을 클릭합니다.
- 표시되는 페이지에서 추가를 클릭합니다.
- 표시되는 목록에서 텍스트를 입력할 언어를 선택합니다.
- 번역된 텍스트 필드에 텍스트를 입력합니다.
- 텍스트를 개인화하려면 3단계에 설명된 대로 자리 표시자를 삽입할 수 있습니다.
- 닫기를 클릭합니다.
작업 항목 지침 필드에 지침을 입력합니다.
지침을 개인화하기 위해 자리 표시자를 삽입할 수 있습니다. 지침이 사용자에게 표시되면 자리 표시자가 적절한 데이터로 대체됩니다. 자리 표시자를 삽입하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 텍스트 상자에서 자리 표시자가 나타날 위치를 클릭합니다.
- 자리 표시자 삽입을 클릭합니다.
- 표시되는 목록에서 삽입할 자리 표시자를 선택합니다.
- 삽입을 클릭합니다.
지침 번역을 추가하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 번역을 클릭합니다.
- 표시되는 페이지에서 추가를 클릭합니다.
- 표시되는 목록에서 텍스트를 입력할 언어를 선택합니다.
- 번역된 텍스트 필드에 텍스트를 입력합니다.
- 텍스트를 개인화하려면 6단계에 설명된 대로 자리 표시자를 삽입할 수 있습니다.
- 닫기를 클릭합니다.
작업 할당
다음 단계에 따라 수동 작업을 할당할 사람을 지정합니다.
왼쪽 창에서 할당을 클릭합니다.
할당 유형 탭에서 다음 표의 옵션 중 하나를 선택한 다음 3단계로 이동하기 전에 해당 옵션에 대한 추가 단계를 따릅니다.
선택사항 작업이 할당된 사용자 추가 단계 참가자 특정 그룹 또는 역할에 할당된 사용자 - 참가자를 선택한 후 역할 기반 탭의 참가자 유형 목록에서 작업을 할당할 그룹 또는 역할 유형을 선택합니다.
- 참가자 목록에서 작업을 할당할 그룹 또는 역할을 선택합니다.
계층 구조 특정 조직 계층의 사용자 - 계층을 선택한 후 계층 선택 탭의 계층 유형 목록에서 작업을 할당할 계층 유형을 선택합니다.
- 시스템은 계층 구조에서 사용자 이름 범위를 검색해야 합니다. 이러한 이름은 작업을 할당할 수 있는 사용자를 나타냅니다. 시스템이 검색하는 사용자 이름 범위의 시작점과 끝점을 지정하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 시작 지점을 지정하려면 시작 위치 목록에서 사람을 선택합니다.
- 종료 지점을 지정하려면 조건 추가를 클릭합니다. 이후 계층 구조에서 시스템이 이름 검색을 중지하는 위치를 결정하는 조건을 입력합니다.
- 계층 옵션 탭에서 작업을 할당해야 하는 범위의 사용자를 지정합니다.
- 검색된 모든 사용자에게 할당 – 작업이 범위의 모든 사용자에게 할당됩니다.
- 검색한 마지막 사용자에게만 할당 – 작업이 범위의 마지막 사용자에게만 할당됩니다.
- 다음 조건의 사용자 제외 – 특정 조건을 충족하는 범위의 사용자에게 작업이 할당되지 않습니다. 조건 추가를 클릭하여 조건을 지정합니다.
워크플로 사용자 현재 워크플로의 사용자 - 워크플로 사용자를 선택한 후 워크플로 사용자 탭의 워크플로 사용자 목록에서 워크플로에 참여하는 사용자를 선택합니다.
사용자 특정 사용자 - 사용자를 선택한 후 사용자 탭을 클릭합니다.
- 사용 가능한 사용자 목록에는 모든 사용자가 포함됩니다. 작업을 할당할 사용자를 선택한 다음 해당 사용자를 선택한 사용자 목록으로 이동합니다.
대기열 작업 항목 대기열 - 대기열을 선택한 후 대기열 기반 탭을 클릭합니다.
- 특정 대기열에 작업을 할당하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 대기열 유형 목록에서 작업 항목 대기열을 선택합니다.
- 대기열 이름 목록에서 대기열을 선택합니다.
- 특정 조건에서 작업이 할당된 대기열을 결정해야 하는 경우 다음 단계를 따르십시오.
- 대기열 유형 목록에서 조건부 작업 항목 대기열을 선택합니다.
- 대기열 이름 목록에서 조건부 대기열을 선택합니다.
시간 제한 탭의 기간 필드에서 사용자가 작업을 완료해야 하는 시간을 지정합니다. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
- 시간 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 시간을 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
- 일 수 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 기간(일)을 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
- 주 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 기간(주)을 입력합니다.
- 월 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 요일과 주를 선택합니다. 예를 들어 사용자가 매월 세 번째 주의 금요일까지 작업을 완료하도록 할 수 있습니다.
- 년 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 일, 주 및 월을 선택합니다. 예를 들어 사용자가 12월 셋째 주 금요일까지 작업을 완료하도록 할 수 있습니다.
사용자가 할당된 시간 내에 작업을 완료하지 않으면 작업이 지연됩니다. 기한이 지난 작업은 페이지의 에스컬레이션 영역에서 선택한 옵션에 따라 에스컬레이션될 수 있습니다.
작업 기한이 지났을 때 발생하는 작업 지정
사용자가 할당된 시간 내에 수동 작업을 완료하지 않으면 작업이 지연됩니다. 기한이 지난 작업은 에스컬레이션되거나 다른 사용자에게 자동으로 할당될 수 있습니다. 기한이 지난 작업을 에스컬레이션하려면 다음 단계를 따르십시오.
왼쪽 창에서 에스컬레이션을 클릭합니다.
에스컬레이션 경로 사용 선택란을 선택하여 에스컬레이션 경로를 작성하십시오. 시스템은 에스컬레이션 경로에 나열된 사용자에게 작업을 자동으로 할당합니다. 예를 들어 다음 표는 에스컬레이션 경로를 나타냅니다.
순서 에스컬레이션 경로 1 '할당', 도나 2 '할당', 에린 3 최종 조치: '거부', 이 예시에서 시스템은 기한이 지난 작업을 Donna에게 할당합니다. Donna가 할당된 시간 내에 작업을 완료하지 않으면 시스템이 Erin에게 작업을 할당합니다. Erin이 할당된 시간 내에 작업을 완료하지 않으면 시스템은 처리를 위해 제출된 문서를 거부합니다.
에스컬레이션 경로에 사용자를 추가하려면 에스컬레이션 추가를 클릭하십시오. 할당 유형 탭에서 다음 표의 옵션 중 하나를 선택한 다음 4단계로 이동하기 전에 해당 옵션에 대한 추가 단계를 따릅니다.
선택사항 태스크가 에스컬레이션되는 사용자 추가 단계 계층 구조 특정 조직 계층의 사용자 - 계층을 선택한 후 계층 선택 탭의 계층 유형 목록에서 작업을 에스컬레이션할 계층 유형을 선택합니다.
- 시스템은 계층 구조에서 사용자 이름 범위를 검색해야 합니다. 이러한 이름은 태스크를 에스컬레이션할 수 있는 사용자를 나타냅니다. 시스템이 검색하는 사용자 이름 범위의 시작점과 끝점을 지정하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 시작 지점을 지정하려면 시작 위치 목록에서 사람을 선택합니다.
- 종료 지점을 지정하려면 조건 추가를 클릭합니다. 이후 계층 구조에서 시스템이 이름 검색을 중지하는 위치를 결정하는 조건을 입력합니다.
- 계층 옵션 탭에서 작업을 에스컬레이션해야 하는 범위의 사용자를 지정합니다.
- 검색된 모든 사용자에게 할당 – 작업이 범위의 모든 사용자에게 에스컬레이션됩니다.
- 검색한 마지막 사용자에게만 할당 – 작업이 범위의 마지막 사용자에게만 에스컬레이션됩니다.
- 다음 조건의 사용자 제외 – 이 작업은 특정 조건을 충족하는 범위의 사용자에게 에스컬레이션되지 않습니다. 조건 추가를 클릭하여 조건을 지정합니다.
워크플로 사용자 현재 워크플로의 사용자 - 워크플로 사용자를 선택한 후 워크플로 사용자 탭의 워크플로 사용자 목록에서 워크플로에 참여하는 사용자를 선택합니다.
사용자 특정 사용자 - 사용자를 선택한 후 사용자 탭을 클릭합니다.
- 사용 가능한 사용자 목록에는 모든 사용자가 포함됩니다. 작업을 에스컬레이션할 사용자를 선택한 다음 해당 사용자를 선택한 사용자 목록으로 이동합니다.
시간 제한 탭의 기간 필드에서 사용자가 작업을 완료해야 하는 시간을 지정합니다. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
- 시간 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 시간을 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
- 일 수 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 기간(일)을 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
- 주 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 기간(주)을 입력합니다.
- 월 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 요일과 주를 선택합니다. 예를 들어 사용자가 매월 세 번째 주의 금요일까지 작업을 완료하도록 할 수 있습니다.
- 년 – 사용자가 작업을 완료해야 하는 일, 주 및 월을 선택합니다. 예를 들어 사용자가 12월 셋째 주 금요일까지 작업을 완료하도록 할 수 있습니다.
에스컬레이션 경로에 추가해야 하는 각 사용자에 대해 3~4단계를 반복합니다. 사용자의 순서를 변경할 수 있습니다.
에스컬레이션 경로의 사용자가 할당된 시간 내에 작업을 완료하지 않으면 시스템에서 작업에 대한 조치를 취합니다. 시스템에서 수행하는 작업을 지정하려면 작업 행을 선택한 다음 작업 종료 탭에서 작업을 선택합니다.
시스템이 작업에 대해 자동으로 작동하는 시기를 지정합니다.
특정 조건이 충족되면 수동 작업에 대해 조치를 취하도록 시스템을 구성할 수 있습니다. 예를 들어, 작업에서 경비 보고서 부서의 구성원은 경비 보고서와 함께 제출된 영수증을 검토해야 합니다. 경비 보고서의 총 금액이 USD 100 이상인 경우 회사 정책에 따라 이 작업을 수행해야 합니다. 이 시나리오에서는 총량이 100개 미만일 때 작업을 자동으로 완료로 표시하도록 시스템을 구성할 수 있습니다. 시스템이 수동 작업에 대해 조치를 취하는 시기를 지정하려면 다음 단계를 따르십시오.
왼쪽 창에서 자동 작업을 클릭합니다.
자동 작업 활성화 확인란을 선택합니다.
조건 추가를 클릭합니다.
조건을 입력합니다.
필요한 추가 조건을 입력합니다.
입력한 조건이 올바르게 구성되었는지 확인하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 테스트를 클릭합니다.
- 테스트 워크플로 조건 페이지의 조건 확인 영역에서 기록을 선택합니다.
- 테스트를 클릭합니다. 시스템은 기록을 평가하여 정의한 조건을 충족하는지 여부를 결정합니다.
- 확인 또는 취소를 클릭하여 속성 페이지로 돌아갑니다.
자동 완료 작업 목록에서 시스템이 작업에 대해 수행해야 하는 작업을 선택합니다.
알림을 보낼 때 지정
수동 작업이 위임, 에스컬레이션, 완료 또는 거부되었거나 변경이 요청되었을 때 사람들에게 알림을 보낼 수 있습니다. 알림이 전송되는 시기와 알림이 전송되는 대상을 지정하려면 다음 단계를 따르십시오.
왼쪽 창에서 알림을 클릭합니다.
알림을 보내야 하는 이벤트 옆의 확인란을 선택합니다.
- 위임 – 작업이 다른 사용자에게 할당되었습니다.
- 에스컬레이션 – 할당된 사용자가 할당된 시간 내에 작업을 완료하지 않았습니다.
- 완료 – 할당된 사용자가 작업을 완료했습니다.
- 거부 – 지정된 사용자가 제출된 문서를 거부했습니다.
- 변경 요청 – 할당된 사용자가 제출된 문서에 대한 변경을 요청했습니다.
2단계에서 선택한 이벤트의 행을 선택합니다.
알림 텍스트 탭의 텍스트 상자에 알림 텍스트를 입력합니다.
알림을 개인화하기 위해 자리 표시자를 삽입할 수 있습니다. 알림이 사용자에게 표시되면 자리 표시자가 적절한 정보로 바뀝니다. 자리 표시자를 삽입하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 텍스트 상자에서 자리 표시자가 나타날 위치를 클릭합니다.
- 자리 표시자 삽입을 클릭합니다.
- 표시되는 목록에서 삽입할 자리 표시자를 선택합니다.
- 삽입을 클릭합니다.
알림 번역을 추가하려면 다음 단계를 따르십시오.
- 번역을 클릭합니다.
- 표시되는 페이지에서 추가를 클릭합니다.
- 표시되는 목록에서 텍스트를 입력할 언어를 선택합니다.
- 번역된 텍스트 필드에 텍스트를 입력합니다.
- 텍스트를 개인화하려면 5단계에 설명된 대로 자리 표시자를 삽입할 수 있습니다.
- 닫기를 클릭합니다.
받는 사람 탭에서 알림을 받을 사람을 지정합니다. 다음 표의 옵션 중 하나를 선택하고 8단계로 이동하기 전에 해당 옵션에 대한 추가 단계를 따르십시오.
선택사항 알림 수신자 추가 단계 참가자 특정 그룹 또는 역할에 할당된 사용자 - 참가자를 선택한 후 역할 기반 탭의 참가자 유형 목록에서 알림을 보낼 그룹 또는 역할 유형을 선택합니다.
- 참가자 목록에서 알림을 보낼 그룹 또는 역할을 선택합니다.
워크플로 사용자 현재 워크플로의 사용자 - 워크플로 사용자를 선택한 후 워크플로 사용자 탭의 워크플로 사용자 목록에서 워크플로에 참여하는 사용자를 선택합니다.
사용자 특정 사용자 - 사용자를 선택한 후 사용자 탭을 클릭합니다.
- 사용 가능한 사용자 목록에는 모든 사용자가 포함됩니다. 알림을 보낼 사용자를 선택한 다음 해당 사용자를 선택한 사용자 목록으로 이동합니다.
2단계에서 선택한 각 이벤트에 대해 3~7단계를 반복합니다.
시간 제한 설정
특정 시간에 수동 작업을 완료해야 하는 경우 다음 단계를 따르십시오.
참고
이 절차에서 선택하는 옵션은 페이지의 할당 및 에스컬레이션 영역에서 선택한 옵션보다 우선합니다.
왼쪽 창에서 고급 설정을 클릭합니다.
워크플로 요소에 대한 시간 제한 설정 확인란을 선택합니다.
기간 필드에 작업을 완료해야 하는 시간을 지정합니다. 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.
- 시간 – 작업 완료 시간을 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
- 일(Days ) – 작업이 완료되어야 하는 기간(일)을 입력합니다. 이후 조직에서 사용하는 캘린더를 선택하고 조직의 작업 주에 대한 정보를 입력합니다.
- 주 – 작업이 완료되어야 하는 주 수를 입력합니다.
- 월 – 작업을 완료해야 하는 요일과 주를 선택합니다. 예를 들어 해당 달의 세 번째 주의 금요일까지 작업을 완료할 수 있습니다.
- 년 – 작업을 완료해야 하는 일, 주, 월을 선택합니다. 예를 들어, 작업이 12월 셋째 주의 금요일까지 완료되기를 원할 수 있습니다.
시간 제한이 초과되면 시스템이 작업에 대한 조치를 취합니다. 작업 목록에서 시스템이 수행해야 하는 작업을 선택합니다.
사용자가 사용할 수 있는 작업 지정
사용자에게 수동 작업이 할당되면 사용자는 작업에 대한 조치를 취해야 합니다. 다음 단계에 따라 사용자가 작업에 대해 수행할 수 있는 작업을 지정합니다.
참고
사용 가능한 작업은 작업 디자인에 따라 다릅니다.
- 왼쪽 창에서 고급 설정을 클릭합니다.
- 사용자가 작업을 완료로 표시할 수 있어야 하는 경우 완료 확인란을 선택합니다.
- 사용자가 제출된 문서를 거부할 수 있어야 하는 경우 거부 확인란을 선택합니다.
- 사용자가 제출된 문서에 대한 변경을 요청할 수 있어야 하는 경우 변경 요청 확인란을 선택합니다.
- 사용자가 다른 사용자에게 작업을 할당할 수 있어야 하는 경우 위임 확인란을 선택합니다.
- 사용자가 작업 항목 대기열의 다른 사용자에게 작업을 재할당할 수 있어야 하는 경우 재할당 확인란을 선택합니다.
- 사용자가 작업 항목 대기열에 작업을 다시 할당할 수 있어야 하는 경우 릴리스 확인란을 선택합니다. 그러면 다른 사용자가 작업을 완료할 수 있습니다.