예산 통제 개요

이 문서에서는 예산 통제 기능을 소개하고 조직의 재무 자원 관리를 최적화하도록 예산 통제를 구성하는 데 도움이 되는 정보를 제공합니다.

예산 제어는 계정 차트, 워크플로, 사용자 그룹, 소스 문서 및 분개장, 구성 가능한 가용 자금 계산, 예산 주기 및 임계값을 통해 조직의 재무 자원 관리를 지원합니다. 통제가 이루어지면 조직은 회계 연도 전반에 걸쳐 재정 자원을 계획, 측정, 관리 및 예측할 수 있습니다.

시스템에서 예산이 승인되면 예산 계획을 사용하여 조직의 지출 예산을 기록하는 예산 등록 항목을 생성할 수 있습니다. 또는 예산 계획 기능을 사용하는 대신 타사 프로그램에서 예산 등록 항목을 생성하거나 가져올 수 있습니다.

지출은 주 계정 및 재무 차원을 사용하여 기록할 수 있습니다. 재무 차원과 주 계정의 조합을 그룹화하여 조직의 정책 및 요구 사항을 충족하도록 전체 지출에 대한 제어를 구성할 수 있습니다.

다음 차트는 일반적인 예산 주기의 단계에서 예산 통제의 위치를 보여줍니다.

다음과 같은 여러 요인에 따라 예산 통제를 구성할 수 있습니다.

• 재무 차원 – 예산 및 실제를 보고하는 데 사용해야 하는 재무 차원은 무엇이며, 예산을 제어하는 데 필요한 재무 차원은 무엇입니까? 특별한 주의가 필요한 특정 차원 조합 또는 주 계정이 있는가? 예를 들어 비용 센터 및 프로그램별로 예산에서 실제 금액까지 추적해야 하는 요구 사항이 있는가? 여행 경비에 특별한 주의가 필요한가?
• 시간 – 사용 가능한 예산 자금을 평가하는 데 사용되는 시간 프레임(회계 기간, 회계 기간 누계 등)은 무엇입니까?
• 원본 문서 – 예산 관리를 위해 평가해야 하는 원본 문서는 무엇입니까? 문서를 라인별 또는 문서별로 평가해야 하는가?
• 사용 가능한 자금 계산 – 구매 요청(사전 채무) 및 구매 주문(저당권)과 같은 문서를 사용 가능한 자금 계산에 고려해야 합니까? 초안 상태에 있는 문서를 계산에 고려해야 하는가?
• 재정의 권한 – 사용 가능한 예산을 초과할 수 있는 권한이 있는 사람은 누구입니까?

예산 통제는 애플리케이션과 완전히 통합됩니다. 따라서 계획된 구매와 실제 구매 모두에 대해 사용 가능한 예산을 평가할 수 있습니다. 예산 문의 및 보고가 가능합니다. 따라서 사용자는 예산 주기 전반에 걸쳐 예산을 평가할 수 있으며 예산 수정 또는 이전의 형태로 필요한 조정을 수행할 수 있습니다. 또한 예산 관리자는 예산과 실제 금액을 Microsoft Excel로 내보내 필요에 따라 더 잘 분석하고 예측할 수 있습니다.

예산 통제 구성

예산 순환 기간

기본 예산 책정을 구성한 후 예산 주기 기간 페이지에서 예산 책정 및 예산 관리를 위한 시간 또는 시작 및 종료 기간을 정의할 수 있습니다. 예산 주기는 회계 달력과 일치하는 경우가 많지만 회계 연도에 걸쳐 있을 수 있습니다.

구성의 다음 단계는 예산 제어 구성 페이지에서 열리는 탭에서 완료됩니다.

매개 변수 정의

예산에 대해 활성화된 재무 차원을 기반으로 예산 통제를 위해 모든 재무 차원 또는 그 하위 집합을 사용할 수 있습니다.

또한 관련 예산의 기간 동안 예산 제어가 실행될 기본 시간 간격(예: 회계 연도, 회계 연도 누계, 회계 기간 또는 분기별)을 지정할 수 있습니다. 기본 예산 관리자와 임계값에 도달했을 때 사용자에게 알리는 데 사용되는 임계값을 지정할 수도 있습니다. 이 필드의 값은 생성되는 모든 새 예산 통제 규칙 또는 예산 그룹의 기본값으로 사용됩니다. 그러나 개별 그룹 또는 규칙에 대해 기본값을 변경할 수 있습니다.

예산이 생성되고 예산 등록부에 기록되는 방식은 사용 가능한 예산 자금을 평가할 때 선택되는 기간을 결정하는 데 도움이 됩니다. 차원 값 조합에 대한 연간 금액을 개발하여 사용하는 경우 회계 연도 또는 회계 연도 누계 접근 방식이 적합할 수 있습니다. 그러나 회계 기간별로 예산을 생성하거나 회계 기간에 할당하는 조직에서 보다 세부적인 통제를 원할 경우 회계 기간 누계 또는 분기별 기간을 고려할 수 있습니다.

또한 예산 편성 및 예산 통제와 관련된 조직의 문화는 구성을 정의하는 데 도움이 됩니다.

예산 초과 권한

그런 다음 예산 초과 권한 탭에서 사용자 그룹을 지정할 수 있습니다. 그룹의 구성원인 사용자에게 예산 초과 권한이 있는지 여부를 지정할 수도 있습니다. 사용자가 예산 매개 변수 페이지에 설정된 예산 임계값을 초과하여 예산을 초과하지 못하도록 하거나 임계값에 관계없이 예산을 원하는 금액만큼 초과하지 않도록 할 수 있습니다. 조직이 지출을 얼마나 능동적으로 관리하느냐에 따라 이러한 권한은 재무 자원을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

사용 가능한 예산 자금

다음으로, 사용 가능한 예산 자금 탭에서 사용 가능한 예산 자금을 계산하는 데 사용되는 공식을 정의할 수 있습니다. 조직이 재정 자원을 얼마나 보수적으로 관리하는지 또는 규정 또는 산업 요구 사항에 따라 계산에 초안 또는 미전기 문서가 포함될 수 있습니다.

문서 및 분개장

문서 및 분개장 탭에서는 예산 통제 점검의 대상이 될 원본 문서 및 분개장과 점검을 라인 항목 또는 전체 문서 수준에서 수행할지 여부를 선택할 수 있습니다. 또한 365 Finance 버전 10.0.27부터 사용할 수 있는 새로운 예산 통제 문서 필터링 개선 Microsoft Dynamics 기능은 예산 통제에 포함된 각 문서에 대한 쿼리 기반 필터 옵션을 제공합니다. 따라서 예산을 확인할 예산 통제 문서를 지정할 수 있습니다. 이러한 방식으로 이 기능을 사용하면 문서 유형의 하위 집합만 예산을 확인할 수 있습니다. 예를 들어 풀 필드가 01 로 설정된 구매 주문만 확인할 수 있습니다. 문서 및 분개장 탭에 추가되는 새 열은 선택한 문서 유형에 대해 쿼리가 정의되어 있는지 여부를 나타냅니다. 또한 문서 격자 위의 도구 모음에 추가된 두 개의 새 단추를 사용하여 필터링을 추가, 편집 또는 삭제할 수 있습니다.

사용 가능한 예산 자금 계산에 포함된 잔액의 확인란과 선택한 소스 문서를 일치시켜야 합니다. 예를 들어 채무 에 대한 예산 예약을 선택한경우 구매 주문 옵션을 선택해야 합니다. 구매 라인의 금액 및 계정에 대해 예산 확인을 수행할 때 예약에 할당된 예산 관리 범주는 채무 입니다. 구매 요청의 금액 및 계정에 대해 예산 점검을 수행할 때 예약에 지정된 예산 통제 범주는 사전 채무 입니다.

채무 에 대한 예산 예약 및/또는 사전 채무 에 대한 예산 예약이 사용 가능한 예산 자금 계산에 포함되고 총계정원장의 전기를 통해 반영되어야 하는 경우 총계정원장 매개 변수 페이지의 약정 회계 그룹 에서 해당 선택을 표시해야 합니다.

예산 모델 할당

다음으로, 예산 모델 할당 탭에서 예산 제어에 포함되어야 하는 예산 주기 시간 범위에 예산 모델을 할당합니다.

예산 통제 규칙 정의

그런 다음 예산 통제 규칙 정의 탭에서 예산 통제에 사용할 수 있는 재무 차원을 기반으로 특정 규칙을 생성해야 합니다. 예를 들어 부서의 지출 또는 지출 범위에 중점을 둔 경우 이 탭의 설정을 사용하여 해당 지출을 정의하고 평가할 수 있습니다. 각 예산 통제 규칙에 대해 서로 다른 임계값을 정의할 수 있습니다.

주 계정 선택

매개 변수 정의 페이지에서 주 계정이 예산 제어 차원 으로 선택되지 않았지만 특정 지출을 관리하는 중인 경우 주 계정 선택 탭에서 해당 지출을 선택할 수 있습니다. 주 계정을 예산 통제 차원으로 선택한 경우 항목이 필요하지 않습니다.

예산 그룹 정의

다음으로, 예산 그룹 정의 탭에서 보조 예산 확인을 위해 예산 자원이 풀링되는 재무 차원의 고유한 조합을 선택적으로 정의할 수 있습니다. 전체 조직을 포함하는 단일 레코드를 생성하거나 개별 부서 또는 비용 센터를 나타내는 여러 그룹을 정의할 수 있습니다.

메시지 수준 정의

사용자 그룹에 대해 예산 제어 경고 메시지를 표시하지 않아야 하는 경우 메시지 수준 정의 페이지에서 해당 그룹을 지정할 수 있습니다 . 사용자 그룹의 구성원은 예산 초과 권한에 따라 사용 가능한 예산 자금을 초과할 때 오류 메시지를 계속 받게 됩니다.

예산 통제 활성화

예산 통제가 구성되면 예산 통제 활성화 탭에서 예산 통제 를 켜고 활성화 할 수 있습니다. 그러면 초안 버전이 적용됩니다.

또한 예산 통제가 활성화되기 전에 전기된 예산 등록 항목을 포함하여 거래는 예산 통제에 고려되지 않습니다. 따라서 새 예산 주기가 시작될 때만 예산 통제를 켜는 것이 좋습니다. 예산 통제를 위한 시작 예산 잔액이 포함된 예산 등록 항목은 예산 통제가 켜진 후에만 예산 잔액이 업데이트되도록 합니다. 모든 미결 문서(예: 구매 주문)에서 사용 가능한 예산 자금이 확인되고 사용자가 문서에서 예산 통제 확인을 수동으로 트리거할 때 예산 통제를 위한 예산 예약을 받게 됩니다.

예산 통제 사용

예산 통제를 켜면 예산 통제를 위해 구성된 문서 및 분개장에서 예산 통제 경고 및 오류 메시지를 받게 됩니다. 사용자가 예산 자금을 초과할 때 경고를 받지만 계속해서 거래를 확인하거나 전기할 수 있도록 예산 통제를 구성할 수 있음을 기억하십시오. 예산 통제 오류 및 경고 페이지에서 실패한 예산 확인에 대한 세부 정보를 볼 수 있습니다 .

이 페이지에서 사용자는 기간 별 예산 통제 통계 페이지로 드릴하다 하여 선택한 예산 통제 차원 조합에 대한 예산 가용성 세부 정보 및 예약을 볼 수 있습니다. 또한 사용자는 예산 통제 통계 페이지를 드릴하다 예산 통제에 사용되는 모든 재무 차원 조합에 대한 예산 가용성을 볼 수 있습니다.

구매 주문에 대해 예산 제어가 켜져 있는 경우 예산 관리자는 원장 예산 및 예측 작업 영역을 사용하여 예산 확인 경고 및 오류가 있는 확인되지 않은 모든 구매 주문의 대기열을 검토할 수 있습니다. 예산 관리자에게 구성된 예산에 대한 권한이 있는 경우 작업 영역에서 직접 구매 주문을 확인할 수 있습니다.