작업 관리

작업 관리를 사용하면 직원을 채용(온보딩), 해고(오프보드) 및 이동(전환)하기 위해 완료해야 하는 작업을 만들 수 있습니다. 작업 관리는 검사 목록의 개념을 사용합니다. 검사 목록은 온보딩, 오프보딩 또는 전환 작업의 목록입니다. 작업 관리는 검사 목록을 사용하여 작업을 그룹화하고 개인 또는 그룹에 할당합니다. 온보딩, 오프보딩 및 전환에 대한 검사 목록 기능은 비슷합니다.

검사 목록 개요

검사 목록은 작업 그룹입니다. 검사 목록은 작업을 그룹화하는 유연한 방법을 제공하며 재사용할 수 있습니다(예: 추가 직원을 채용할 때). 필요한 만큼 검사 목록을 만들 수 있고 여러 검사 목록에 같은 작업을 할당할 수 있습니다.

예

다음 예는 온보딩 프로세스에 검사 목록을 사용하는 방법을 보여줍니다. 그러나 온보딩, 오프보딩 및 전환의 검사 목록 기능은 비슷하므로 이 내용은 오프보딩 및 전환 프로세스에도 적용됩니다.

온보딩 프로세스의 일부로 HR(인사) 전문가는 입사하는 직원과 최근 채용된 직원의 온보딩 진행 상황을 추적하는 작업을 만들 수 있습니다. 온보딩 프로세스는 직원의 직위 또는 지리적 위치에 따라 다를 수 있으므로 다양한 채용 상황을 수용하기 위해 여러 온보딩 검사 목록을 만들 수 있습니다.

예시 1

미국에서 채용된 모든 직원에 대해 원천징수 양식 작성과 같은 작업을 완료해야 합니다. 그러나 회사 차량 할당과 같은 작업은 임원급 직원에게만 해당될 수 있습니다. 이 경우 미국 기반 직원 및 임원 전용의 두 가지 온보딩 검사 목록을 만들 수 있습니다. 이제 미국에서 중간 관리자를 채용하면 미국 기반 직원 검사 목록이 선택됩니다. 그러나 미국에서 임원을 고용할 때는 두 검사 목록을 모두 선택하여 필요한 온보딩 작업이 모두 완료되었는지 확인합니다.

예시 2

회사에는 계절 직원과 정규직 직원이 모두 있습니다. 일부 작업(예: 신입사원 도착 시간 확인)은 두 유형의 직원에 모두 적용되지만 일부 추가 작업은 정규직 직원에게만 적용됩니다. 이 경우 두 개의 검사 목록을 만들 수 있습니다. 두 검사 목록 모두 계절 및 정규직 직원 모두에게 적용되는 작업을 포함하지만, 하나의 검사 목록에만 정규직 직원에게만 해당되는 작업이 포함됩니다.

작업 관리 작업 영역

작업 관리 작업 영역에는 온보딩, 오프보딩 및 전환 프로세스에서 개인에게 할당된 모든 작업이 나열됩니다. 프로세스의 작업을 보려면 왼쪽 상단 모서리에서 온보딩, 오프보딩 또는 전환 중 적절한 탭을 선택합니다. 기본적으로 HR 전문가만 작업 관리 작업 영역에 액세스할 수 있습니다.

온보딩 탭에는 들어오는 직원을 표시하는 곧 시작 목록과 최근에 고용된 직원을 표시하는 최근 채용 목록이 있습니다. 두 목록에는 직원을 한 명만 선택할 수 있습니다. 직원을 선택하면 해당 직원의 온보딩과 관련된 모든 작업이 페이지 오른쪽에 표시됩니다. 온보딩 탭에는 들어오는 모든 직원 또는 최근에 채용된 직원의 모든 작업을 표시하는 모든 작업 목록도 포함되어 있습니다. 마지막으로 기한이 지난 작업 목록과 현재 사용자에게 할당된 작업 목록이 포함되어 있습니다.

오프보딩 탭에는 퇴사 예정 직원 목록과 이미 퇴사한 직원 목록이 있습니다. 두 목록에는 직원을 한 명만 선택할 수 있습니다. 직원을 선택하면 해당 직원의 오프보딩과 관련된 모든 작업이 표시됩니다. 오프보딩 탭에는 퇴사 예정이거나 퇴사한 모든 직원의 모든 작업을 표시하는 모든 작업 목록도 포함되어 있습니다. 마지막으로 기한이 지난 작업 목록과 현재 사용자에게 할당된 작업 목록이 포함되어 있습니다.

전환 탭에는 직위 변경 예정이거나 최근 직위를 변경한 모든 직원의 모든 작업을 표시하는 모든 작업 목록이 있습니다. 또한 기한이 지난 작업 목록과 현재 사용자에게 할당된 작업 목록이 포함되어 있습니다.

세 탭 모두에서 HR 보조원과 관리자는 다음 활동을 완료할 수 있습니다.

• 직원에게 체크리스트 적용
• 작업의 상태 업데이트
• 작업 재할당
• 작업 기한 업데이트

작업 설정

작업을 개별적으로 만든 다음 여러 검사 목록에서 재사용할 수 있습니다. 작업을 만들려면 온보딩 설정 페이지의 작업 탭에서 새로 만들기를 선택합니다.

작업을 선택한 후 메뉴에서 체크리스트에 적용을 선택하여 생성된 작업을 여러 체크리스트에 할당할 수 있습니다.

또는 작업을 검사 목록에 직접 추가할 수 있습니다. 검사 목록에 작업을 추가하려면 온보딩 설정 페이지의 검사 목록 탭에서 작업을 추가할 새 검사 목록을 만들거나 기존 검사 목록에 작업을 추가합니다.

라이브러리에서 작업을 편집하려면 작업 라이브러리 메뉴에서 편집을 선택합니다. 작업이 체크리스트와 연결되어 있는 경우 해당 체크리스트는 작업 편집 페이지에 표시됩니다. 체크리스트의 작업을 편집 내용으로 업데이트하려면 체크리스트에 적용 섹션에서 해당 체크리스트를 선택합니다.

라이브러리에서 작업을 삭제하려면 삭제 옵션을 선택합니다. 작업이 체크리스트와 연결된 경우 이 작업은 해당 체크리스트에서 작업을 삭제하지 않습니다. 별도의 작업을 통해 체크리스트에서 작업을 제거해야 합니다.

다음 표에는 두 가지 방법으로 작업을 만들 때 사용할 수 있는 필드에 대한 설명이 나옵니다.

작업 링크

작업 링크는 외부 웹 페이지 또는 Dynamics 365 앱의 페이지에 대한 링크를 제공합니다. 작업에 할당된 사람이 특정 웹 페이지 또는 Dynamics 365 앱의 특정 페이지로 이동하여 해당 작업을 완료해야 하는 경우 작업 링크를 지정할 수 있습니다. 작업 링크를 만들 때 다음 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.

• 메뉴 항목 – 이 옵션을 선택하면 Dynamics 365 앱의 모든 페이지 목록이 표시됩니다. 목록에서 페이지를 선택합니다.

• URL – 이 옵션을 선택하는 경우 작업에 할당된 사람이 이동할 웹 페이지의 URL을 입력합니다. 지정된 페이지는 Dynamics 365 앱에 속하지 않은 페이지일 수 있습니다.

• 작업자 세부 정보 – 이 옵션을 선택하는 경우 다음 옵션 중 하나를 선택합니다.

  • 직원 셀프 서비스 작업 – 이 옵션은 직원 셀프 서비스에서 사용할 수 있는 페이지 목록을 보여줍니다. 온보딩된 직원에게 할당된 작업을 직원 셀프 서비스에서 완료해야 하는 경우 사용합니다. 예를 들어 직원이 개인 연락처 정보를 입력하도록 하려면 직원 셀프 서비스 작업을 선택한 다음 개인 세부 정보 > 개인 정보를 선택합니다.
  • 작업자 관리 작업 – 이 옵션은 작업자의 기록과 관계가 있지만 직원이 액세스할 수 없는 페이지 목록을 표시합니다. 예를 들어, 작업 소유자가 보상 정보와 같이 온보딩된 작업자와 관련된 정보를 입력하도록 하려면 작업자 관리 작업을 선택한 다음 보상 > 고정 보상을 선택합니다.

할당 유형

직원이 채용, 해고 또는 전환될 때 하나 이상의 검사 목록을 선택할 수 있습니다. 검사 목록이 선택되고 채용, 해고 또는 전환 프로세스가 완료되면 작업이 생성되고 진행 상황을 추적하기 위해 사용자에게 할당됩니다.

작업이 생성되면 특정 사용자에게 할당됩니다. 작업이 할당되는 사용자는 해당 작업에 선택된 할당 유형에 따라 다릅니다. 할당 유형 필드에는 다음 값을 사용할 수 있습니다.

• 작업자 – 특정 작업자에게 작업을 할당합니다. 이 값을 선택한 후 할당 대상 필드에서 작업자를 선택합니다.

• 직위 – 특정 직위에 작업을 할당합니다. 이 값을 선택한 후 할당 대상 필드에서 직위를 선택합니다.

  예를 들어, IT 엔지니어는 항상 신입사원을 위한 노트북을 준비해야 합니다. 이 경우 노트북 구성 작업을 만들 때 할당 유형으로 직위을 선택한 다음 직위에 IT 엔지니어를 선택합니다. 그런 다음 직원을 고용하고 검사 목록을 할당하면 채용 작업이 입력된 시점에 IT 엔지니어 직위의 작업자에게 노트북 구성 작업이 할당됩니다.

• 그룹 – 작업을 직위 그룹(할당 그룹)에 할당합니다. 이 값을 선택한 후 할당 대상 필드에서 그룹을 선택합니다. 자세한 내용은 할당 그룹 설정(선택 사항) 섹션을 참조하세요.

• 관리자 – 채용, 해고 또는 전환되는 직원의 관리자에게 작업을 할당합니다.

  중요

  검사 목록 적용 시 채용, 해고, 전환된 직원에게 현재 할당된 직위가 없으면 관리자를 결정할 수 없습니다. 이 경우 작업아 검사 목록 소유자에게 할당됩니다. 자세한 내용은 검사 목록 설정 섹션을 참조하세요.

• 직원 – 고용, 해고 또는 전환되는 직원을 할당합니다.

작업 기한 및 기한 오프셋 필드

작업 기한은 고용 시작 날짜, 해고 날짜 또는 전환 날짜를 기준으로 합니다. 일부 작업은 직원의 시작 날짜 전에 완료해야 하지만 다른 작업은 그 이후에 완료할 수 있습니다. 작업을 정의할 때 기한 오프셋 필드를 설정하여 시작 날짜, 해고 날짜 또는 전환 날짜와 관련된 기한을 지정합니다. 예를 들어 IT 엔지니어는 신입사원의 시작 날짜 이틀 전에 노트북을 준비해야 합니다. 이 경우 노트북 구성 작업을 만들 때 기한 오프셋 필드를 -2로 설정합니다. 그러면 직원의 시작 날짜가 5월 5일인 경우 작업 기한은 5월 3일이 됩니다.

기한은 검사 목록과 연결된 달력을 기반으로 계산됩니다. 자세한 내용은 검사 목록 설정 섹션을 참조하세요.

지침

복잡한 작업에는 여러 단계가 필요하거나 작업을 수행하는 사람이 추가 정보를 제공해야 할 수 있습니다. 지침 필드에 작업에 할당된 사람이 완료하는 데 도움이 되는 지침이나 추가 정보를 입력할 수 있습니다.

검사 목록 설정

검사 목록은 작업 그룹입니다. 필요한 만큼 검사 목록을 만들 수 있고 여러 검사 목록에 같은 작업을 할당할 수 있습니다.

체크리스트에서 새 작업을 생성하려면 작업 메뉴 모음에서 새로 만들기를 선택하세요. 새 작업을 생성할 때 작업 라이브러리에 추가하도록 선택하여 여러 체크리스트에서 공유할 수 있습니다. 라이브러리에 작업 적용 옵션이 예로 설정된 경우에만 라이브러리에 작업을 추가할 수 있습니다. 작업 라이브러리에 작업을 추가하는 경우 체크리스트에 적용 섹션에서 해당 체크리스트를 선택하여 동시에 다른 체크리스트에 추가할 수도 있습니다. 라이브러리에 작업을 추가하지 않으면 해당 작업을 만든 체크리스트에만 존재하게 됩니다.

체크리스트의 작업을 편집하려면 편집을 선택하세요. 작업이 체크리스트와 연결되어 있는 경우 해당 체크리스트는 작업 편집 페이지에 표시됩니다. 다른 체크리스트의 작업을 편집 내용으로 업데이트하려면 체크리스트에 적용 섹션에서 해당 체크리스트를 선택합니다.

체크리스트에서 작업을 제거하려면 제거를 선택하세요. 이 작업은 체크리스트에서 작업을 제거합니다. 태스크 라이브러리에서는 삭제되지 않습니다. 라이브러리에서 작업을 삭제하려면 작업 라이브러리 페이지로 이동하여 삭제를 선택하세요.

검사 목록을 만들 때 소유자와 달력을 지정합니다.

작업의 할당 유형 필드가 직위, 관리자 또는 그룹으로 설정되어 있지만 할당 유형에서 특정 인물을 유추할 수 없는 경우 작업이 검사 목록 소유자에게 할당됩니다. 다음은 검사 목록 소유자에게 작업이 할당되는 상황의 몇 가지 예입니다.

• 채용 또는 해고되는 직원에게 직위가 할당되지 않음. 직원에게 할당된 직위가 없으므로 관리자를 결정할 수 없습니다.
• 할당 유형 필드가 직위로 설정되었지만 작업을 만들 때 해당 직위에 할당된 직원이 없음. 예를 들어 노트북 설정 작업이 직위 번호 000876(기술 지원 전문가)에 할당되었습니다. 직원이 채용될 때 000876 직위에 직원이 할당되지 않습니다. 따라서 검사 목록 소유자에 대한 작업이 생성됩니다.
• 할당 유형 필드가 그룹으로 설정되었지만 작업을 만들 때 해당 그룹의 직위에 할당된 직원이 없음.

검사 목록에 지정된 달력은 해당 검사 목록의 일부인 작업의 기한을 계산하는 데 사용됩니다. 근무일과 휴무일은 달력 설정에서 정의됩니다. 작업 기한을 계산할 때 근무일은 포함하고 휴무일은 제외합니다. 휴무일은 주말과 공휴일을 포함합니다.

달력이 설정되면 검사 목록 템플릿과 연결됩니다. 이처럼 검사 목록에 있는 모든 작업의 기한이 같은 방식으로 계산됩니다. 여러 달력을 설정할 수 있지만 검사 목록별로 하나의 달력만 연결할 수 있습니다.

할당 그룹 설정(선택 사항)

때로는 개인 그룹이 작업을 담당합니다. 예를 들어 IT 작업자 그룹이 신입사원을 위해 노트북을 준비하는 일을 담당할 수 있습니다.

할당 그룹을 설정하려면 다음 단계를 따릅니다.

1. 그룹 할당 페이지에서 새로 만들기를 선택합니다.
2. 그룹의 이름(예: IT 노트북)과 설명을 입력합니다.
3. 저장을 선택합니다.
4. 구성원 빠른 탭에서 추가를 선택합니다.
5. 직위 필드에서 작업을 담당하는 모든 직위를 선택합니다.

할당 그룹을 만든 후에는 작업을 만들 때 선택할 수 있습니다. 작업에 특정 그룹을 선택하려면 할당 유형에서 그룹을 선택해야 합니다. 만든 그룹은 할당 대상 필드에서 선택할 수 있습니다.

작업 그룹 설정(선택 사항)

온보딩, 오프보딩 또는 전환 프로세스에는 많은 작업이 포함될 수 있습니다. 필요한 모든 작업을 검사 목록에 더 쉽게 할당할 수 있도록 선택적 작업 그룹을 만들어 관련 작업을 분류할 수 있습니다. 예를 들어 HR, IT 및 급여 부서는 각각 새로운 직원을 고용하기 위해 특정 작업을 완료해야 합니다. 따라서 HR, IT 및 급여의 작업 그룹을 만듭니다. 그런 다음 작업을 만들 때 해당 작업 그룹 중 하나를 작업과 연결할 수 있습니다.

검사 목록에 작업을 추가하려는 경우 원하는 작업이 할당된 작업 그룹별로 작업 목록을 필터링할 수 있습니다. 예를 들어 검사 목록 템플릿을 만들 때 IT 작업 그룹에 할당된 IT 작업만 표시되도록 목록을 필터링할 수 있습니다. 따라서 관련 IT 작업만 선택되도록 할 수 있습니다.

검사 목록 사용

작업자가 채용, 해고 또는 전환될 때 하나 이상의 검사 목록을 선택할 수 있습니다. 작업 기한 및 작업자 할당은 고용, 해고 또는 전환 프로세스가 완료된 후에 생성됩니다. 예를 들어 채용 또는 채용 및 세부 정보 추가 버튼을 선택하면 할당 유형에 따라 개인에 대한 작업이 생성됩니다.

기한은 직원의 시작 날짜에서 기한 오프셋을 더하거나 빼서 각 작업에 할당됩니다. 자세한 내용은 작업 기한 및 기한 오프셋 필드 섹션을 참조하세요.

인사 조치를 사용하는 경우 완료 버튼을 선택하거나 조치가 승인되면 작업이 생성됩니다.

작업 관리 작업 영역에서는 단순 목록 페이지 또는 세부 정보 페이지에서 직원을 선택한 후 검사 목록 적용을 선택하여 직원에게 검사 목록을 적용할 수 있습니다. 목표 날짜 필드의 값은 작업의 기한을 계산하는 데 사용됩니다. 일반적으로 목표 날짜는 직원의 채용, 해고 또는 전환 날짜와 일치해야 합니다.

직원의 작업자 페이지를 열고 메뉴에서 검사 목록을 선택하여 직원에게 검사 목록을 적용할 수도 있습니다.

작업 완료

직원은 직원 셀프 서비스 페이지에서 자신에게 할당된 모든 작업을 볼 수 있습니다. 할당된 각 작업에 대해 작업자, 설명, 지침 및 담당자 값이 표시됩니다. 또한 직원은 각 작업에 대해 연결된 외부 웹 페이지 또는 Dynamics 365 앱에서 연결된 페이지를 열 수 있습니다.

작업은 기본 대시보드에도 표시될 수 있습니다. 기본 대시보드에 작업을 표시하려면:

1. 사용자 옵션 – 선호 설정 – 작업 관리로 이동
2. 기본 대시보드에 작업 표시를 켜짐으로 선택합니다.

작업은 진행 중, 취소됨 또는 완료됨으로 표시될 수 있습니다. 작업이 그룹에 할당된 경우 그룹의 한 사람이 작업을 완료하면 해당 작업이 완료됨로 표시됩니다.

작업을 재할당할 수도 있습니다.