구매 요청 워크플로
워크플로 프로세스는 검토 프로세스를 통해 구매 요청을 초기 상태인 초안에서 최종 상태인 승인됨으로 이동합니다. 검토를 위해 구매 요청이 제출되면 워크플로 프로세스가 시작됩니다. 구매 요청이 승인된 후 구매 요청 라인에 대해 구매 주문을 생성하고 주문 이행을 위해 공급업체에 제출할 수 있습니다.
검토를 위해 구매 요청을 제출하려면 먼저 워크플로를 구성해야 합니다. 워크플로 프로세스에는 순서에 관계없이 하나 이상의 검토 단계가 포함될 수 있습니다. 검토 작업을 건너뛰고 구매 요청을 자동으로 승인하도록 워크플로 프로세스를 구성할 수도 있습니다. 구매 요청을 단일 문서로 라우팅하도록 워크플로를 구성하거나 개별 구매 요청 라인을 적절한 검토자에게 라우팅할 수 있습니다. 구매 요청이 단일 문서로 일부 검토자에게 전달되고 선택한 구매 요청 라인이 다른 검토자에게 전달되는 시나리오를 만들 수도 있습니다.
구매 요청 라인을 개별적으로 검토하는 경우 워크플로 프로세스가 다음 단계로 이동하기 전에 그리고 구매 요청 전체에 대한 검토 프로세스가 완료되기 전에 모든 구매 요청 라인에 대해 검토 프로세스가 완료되어야 합니다. 구매 요청 및 모든 라인에 대한 검토 프로세스가 완료되면 구매 요청의 전체 상태가 승인됨으로 업데이트됩니다.
조직의 구매 요청에 대한 비즈니스 프로세스를 나타내도록 워크플로를 구성할 수 있습니다. 구매 요청 워크플로 프로세스를 구성할 때 다음 질문을 고려하세요.
- 어떤 지출을 검토해야 합니까?
- 자동으로 승인될 수 있는 지출은 무엇입니까?
- 지출 요청을 검토하고 승인해야 하는 사람은 누구입니까? 이 사용자에게 할당된 역할은 무엇입니까?
- 검토자가 없을 경우 어떤 절차를 거쳐야 합니까?
다음 예는 구매 요청에 대한 워크플로를 구성할 수 있는 두 가지 방법을 보여줍니다.
예시 1: 구매 요청을 검토를 위해 단일 문서로 라우팅
다음 그림은 구매 요청이 워크플로 검토 프로세스를 통해 단일 문서로 흐를 수 있는 방법을 보여줍니다. 구매 요청의 라인은 개별적으로 라우팅되지 않습니다. 이 예의 워크플로 프로세스에는 다음 역할이 포함됩니다.
- 요청자 – 항목 또는 서비스를 요청하는 사용자입니다. 요청자가 구매 요청을 준비하거나 다른 작업자가 요청자를 대신하여 구매 요청을 준비할 수 있습니다. 이 작업자는 준비자입니다. 작성자는 검토 프로세스 전반에 걸쳐 구매 요청을 관리할 책임이 있습니다. 구매 요청 작성자만 수정할 수 있습니다.
메모: 작업자는 다른 사람을 대신하여 구매 요청을 생성할 수 있는 적절한 권한을 부여받아야 합니다. 구매 요청 권한 페이지를 사용하여 이러한 권한을 설정합니다.
- 구매 에이전트 – 조달 검토를 수행하고 문서를 승인할 수 있는 사용자입니다.
- 요청자의 관리자 – 관리 검토를 수행하고 문서를 승인할 수 있는 사용자입니다.
이 예에서 구매 요청에 대한 워크플로 프로세스에는 다음 단계가 포함됩니다.
- 준비자는 검토를 위해 구매 요청을 제출합니다.
- 구매 에이전트가 알림을 받습니다. 알림은 구매 에이전트가 구매 요청의 정보를 확인하도록 요청합니다. 필수 정보가 누락된 경우 구매 에이전트는 추가하거나 구매 요청을 작성자에게 반환하여 추가할 수 있습니다. 모든 필수 정보가 입력되면 구매 요청은 검토 프로세스의 다음 단계로 이동할 수 있습니다.
- 요청자의 관리자가 구매 요청을 검토합니다. 예를 들어 구매 요청 금액이 구매 요청에 대한 요청자의 지출 한도를 초과하는 경우 구매 요청은 요청자의 관리자에게 라우팅될 수 있습니다. 요청자의 관리자는 구매 요청을 승인 또는 거부하거나 변경을 위해 작성자에게 반환할 수 있습니다.
예시 2: 검토를 위해 개별 구매 요청 라인 라우팅
다음 그림은 워크플로우를 통해 개별 구매 요청 라인을 라우팅하는 방법을 보여줍니다. 일반적으로 라인별 프로세스는 단일 문서로 검토되는 구매요청 프로세스와 동일합니다. 그러나 각 라인은 전체 구매 요청에 대한 워크플로를 완료하기 전에 워크플로 프로세스를 개별적으로 완료해야 합니다.
이 예에서 작업자는 마케팅 캠페인을 위한 포스터와 티셔츠에 대한 요청을 입력합니다. 포스터 비용은 마케팅 부서와 영업 부서에서 분담합니다. 포스터나 티셔츠의 가격이 부서장 서명 한도를 초과하는 경우 구매 요청서는 그룹 관리자도 검토해야 합니다.
이 예의 워크플로 프로세스에는 다음 역할이 포함됩니다.
- 요청자 – 항목 또는 서비스를 요청하는 사용자입니다. 요청자가 구매 요청을 준비하거나 다른 작업자가 요청자를 대신하여 구매 요청을 준비할 수 있습니다. 이 작업자는 준비자입니다. 작성자는 검토 프로세스 전반에 걸쳐 구매 요청을 관리할 책임이 있습니다. 구매 요청 작성자만 수정할 수 있습니다.
메모: 작업자는 다른 사람을 대신하여 구매 요청을 생성할 수 있는 적절한 권한을 부여받아야 합니다. 구매 요청 권한 페이지를 사용하여 이러한 권한을 설정합니다.
- 구매 에이전트 – 조달 검토를 수행하고 문서를 승인할 수 있는 사용자입니다.
- 요청자의 관리자 – 관리 검토를 수행하고 문서를 승인할 수 있는 사용자입니다.
- 부서 관리자 – 경비 검토를 수행하고 문서를 승인할 수 있는 사용자입니다.
- 그룹 관리자 – 서명 승인 검토를 수행하고 문서를 승인할 수 있는 사용자입니다.
이 예에서 구매 요청 라인에 대한 워크플로 프로세스에는 다음 단계가 포함됩니다.
- 준비자는 검토를 위해 구매 요청을 제출합니다. 각 행은 워크플로 프로세스에서 수신하도록 구성된 검토자에게 라우팅됩니다.
- 구매 에이전트가 알림을 받습니다. 알림은 구매 에이전트가 구매 요청 및 구매 요청 라인의 정보를 확인하도록 요청합니다. 구매 에이전트가 구매 요청을 열면 모든 라인이 표시되지만 시각적 표시기는 검토를 위해 구매 에이전트에게 보낸 라인을 보여줍니다. 필수 정보가 누락된 경우 구매 에이전트는 추가하거나 구매 요청 라인을 작성자에게 반환하여 추가할 수 있습니다. 모든 필수 정보가 입력되면 구매 요청 라인은 검토 프로세스의 다음 단계로 이동할 수 있습니다. 구매 요청 라인은 서로 독립적으로 검토 프로세스를 계속할 수 있습니다.
- 요청자의 라인 관리자는 구매 요청 라인을 검토하고 승인합니다. 예를 들어 구매 요청 라인의 금액이 구매 요청 라인에 대한 요청자의 지출 한도를 초과하는 경우 승인이 요청자의 관리자에게 전달될 수 있습니다. 관리자는 구매 요청 라인 중 하나 또는 둘 다를 승인하거나 거부할 수 있습니다.
- 마케팅 부서의 부서 관리자는 포스터와 티셔츠 모두에 대한 구매 요청 라인을 검토합니다. 판매 부서 관리자는 포스터에 대해서만 구매 요청 라인을 검토합니다. 왜냐하면 이것이 판매 부서에 부과되는 유일한 비용이기 때문입니다.
- 그룹 관리자는 예를 들어 구매 요청 라인의 금액이 부서 관리자의 승인 한도를 초과하기 때문에 그룹 관리자 승인이 필요한 경우에만 티셔츠에 대한 구매 요청 라인을 검토하고 승인합니다. 그룹 관리자는 포스터에 대한 구매 요청 라인을 승인할 필요가 없습니다.
참고
구매 요청에 대한 헤더 워크플로에 서명 한도와 관련된 승인이 필요한 경우 시스템 통화를 설정해야 합니다.
구매 요청에 대한 워크플로 구성
검토를 위해 구매 요청을 라우팅하려면 구매 요청 워크플로 프로세스를 구성해야 합니다. 정의한 워크플로 프로세스는 항목을 요청한 사용자(요청자)와 워크플로의 검토자 및 승인자 간의 상호 작용을 제어합니다. 구매 요청의 라우팅은 워크플로 구성에 지정된 조건에 따라 다릅니다. 예를 들어 이러한 조건은 구매 요청을 라우팅해야 하는 시기, 라우팅해야 하는 사용자 또는 역할, 사용자가 수행할 수 있는 작업을 결정합니다.
이 문서의 예는 단일 문서 또는 개별 구매 요청 라인으로 워크플로를 통해 구매 요청을 라우팅하는 방법을 보여줍니다. 조직에 대해 정의된 구매 요청의 내부 통제 검토를 반영하는 구매 요청에 대한 워크플로를 구성할 수도 있습니다.
워크플로에서 작업이 할당된 참가자 또는 검토자는 특정 사용자 그룹의 구성원, 특정 보안 역할이 있는 사용자, 관리 계층에서 제출자와 연결된 사용자 또는 특정 지출 책임을 가진 명명된 사용자 또는 사용자가 될 수 있습니다.
구매 요청 지출 검토자
지출 검토자 구성을 사용하면 지출이 청구되는 재정 차원 또는 프로젝트 역할에 할당된 사용자를 기반으로 검토를 위해 지출을 동적으로 라우팅할 수 있습니다. 워크플로 프로세스는 지정된 프로젝트 역할 또는 재무 차원 소유자를 사용하여 지출을 라우팅해야 하는 대상을 결정합니다.
하나 이상의 지출 검토자 구성을 정의한 다음 워크플로를 생성할 때 구성을 선택할 수 있습니다. 조직의 모든 법인에 대해 지출 검토자 값을 구성할 수 있습니다. 지출 검토자 구성을 정의한 후 워크플로 작업에 구성을 할당합니다.
지출 검토자 구성을 정의할 필요가 없습니다. 대신 워크플로를 정의할 때 특정 사용자 또는 사용자 그룹을 검토자로 지정할 수 있습니다. 그러나 조직이 복잡한 경우 지출 검토자가 승인 프로세스의 효율성을 높일 수 있습니다. 또한 지출 검토자를 설정하면 검토자가 직무 역할을 변경할 때마다 워크플로 검토자 할당을 업데이트할 필요가 없습니다.
구매 요청 지출 검토자 페이지에서 지출 검토자를 설정할 수 있습니다. 지출 검토자 구성을 만들고 조직의 각 법인에 대한 값을 입력합니다. 프로젝트에 지정된 구매요청의 경우 요청 검토를 담당하는 역할(프로젝트 관리자, 프로젝트 컨트롤러 또는 프로젝트 영업 관리자)을 지정할 수 있습니다. 지출은 지정된 역할에 할당된 사용자에게 라우팅됩니다. 조직 분배 탭에서 적절한 재무 차원 옵션을 선택하여 지출을 재무 차원 소유자에게 전달할 수도 있습니다.
워크플로에서 설정한 지출 검토자 중 하나를 사용하려면 관련 워크플로 요소에 대해 과제 속성에서 참여자 유형 옵션을 지출 참여자로 설정해야 합니다.