Outlook 활동을 CRM에 저장
판매자로서 귀하는 고객과의 모든 발신 및 수신 커뮤니케이션을 고객 관계 관리(CRM) 시스템에 저장할 수 있습니다. 이런 방식으로 회사의 모든 구성원이 관련 활동을 확인하고 이를 활용하여 판매 증가에 도움이 되는 고급 서비스를 구축할 수 있습니다.
하지만 여러분이 사용하는 모든 커뮤니케이션 채널에서 모든 활동을 CRM에 업데이트하는 것은 지루하고 시간이 많이 걸립니다. 다행히, 영업용 Copilot를 사용하면 단 한 번의 누르다 또는 클릭으로 Outlook 상호작용(이메일 및 회의)을 CRM에 저장할 수 있습니다.
참고
Dynamics 365를 CRM으로 사용하는 경우 다음 사항에 유의하세요.
- Dynamics 365에 이메일을 저장할 경우, 서버 측 동기화 가 활성화되어 있고 Dynamics 365 개인 설정의 이메일 탭 에서 이메일 메시지 없음 을 제외한 옵션이 선택된 경우 해당 이메일에 대한 답장은 자동으로 CRM에 저장됩니다.
- Dynamics 365에 초안 이메일과 초안 약속을 저장할 수 있습니다. 이메일은 CRM에 즉시 저장되지 않습니다. 보낸 후에만 저장됩니다. 약속은 CRM에 즉시 저장됩니다. CRM에 저장된 후에 약속을 업데이트하면, 변경 사항이 자동으로 CRM에 저장됩니다.
- 모든 참가자의 근무 시간 내에 있는 약속 시간인 경우에만 Dynamics 365에 약속을 저장할 수 있습니다. 약속 시간이 참가자의 근무 시간을 벗어나는 경우, 약속을 Dynamics 365에 저장할 수 없습니다. Dynamics 365에서 사용자의 근무 시간을 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 사용자의 근무 시간 설정을 참조하세요.
CRM으로 Salesforce를 사용하는 경우 다음 사항에 유의하세요.
- Salesforce에 초안 이메일과 초안 약속을 저장할 수 없습니다.
- 저장된 이메일에 대한 답장이나 저장된 이벤트에 대한 업데이트는 자동으로 저장되지 않습니다.
공유 편지함의 Outlook 활동 저장은 지원되지 않습니다.
CRM에 반복되는 회의를 저장하는 기능은 지원되지 않습니다.
Dynamics 365 App for Outlook를 사용하여 Outlook 활동(이메일이나 약속)을 저장하는 경우 영업용 Copilot에 저장된 것으로 표시되지 않습니다. 영업용 Copilot를 사용하여 Outlook 활동을 저장해야 합니다. 영업용 Copilot를 사용하여 Outlook 활동을 다시 저장하면 CRM에 중복 레코드가 생성됩니다.
하이라이트 카드에서 Outlook 활동 저장
Outlook의 이메일 또는 회의를 CRM과 동기화하려면 다음 단계를 따르세요.
CRM에 저장하려는 이메일이나 회의를 열고 영업용 Copilot를 엽니다.
CRM 시스템 유형인 이메일 저장 <카드>에서 > 저장 을 선택합니다.
Dynamics 365에 환경로 로그인하고 서버 측 동기화 가 활성화되어 있지 않으면 처음으로 Outlook 활동을 저장할 때 사서함에 대한 서버 측 동기화를 활성화하라는 메시지가 표시됩니다. 자세한 내용은 영업용 Copilot를 사용하여 서버 측 동기화 사용을 참조하세요.
또는 관련 레코드 카드 에서 CRM에 Outlook 활동을 저장할 수 있습니다.
레코드에 연결를 입력하면 활동을 연결할 레코드를 선택할 수 있습니다.
기본적으로 영업용 Copilot는 활동의 연락처와 관련된 계정 및 기회에 대한 AI 기반 제안을 보여줍니다. 제안된 레코드 중 하나를 선택하여 연결에 추가하세요.
참고
일부 AI 기반 기회 제안은 이메일과 회의 내용이 영어로 된 경우에만 제공됩니다.
또는 검색 상자를 사용하여 관리자가 영업용 Copilot에 추가한 레코드 종류의 다른 기록을 찾아 연결를 검색하세요.
레코드에 연결하지 않고 이메일이나 회의를 CRM에 저장하려면 연결하지 않고 저장을 선택하세요. 해당 이메일이나 회의는 여전히 받는 사람, 참조, 숨은 참조 필드의 연락처와 연결되어 있습니다.
참고
- 연결로 레코드를 검색하면 검색 결과에 레코드 이름과 관리자가 선택한 키 필드가 표시됩니다. 주요 필드에 대한 자세한 내용을 보려면 미니 뷰의 주요 필드 선택으로 이동하세요.
- 관리자가 활동에 대해 활성화하고 영업용 Copilot에 추가한 모든 레코드 유형에 연결를 적용할 수 있습니다. 레코드 유형을 추가하는 방법에 대한 자세한 내용은 새 레코드 종류(또는 Salesforce 개체) 추가로 이동하세요.
관련 연락처 카드는 활동이 타임라인에 표시되므로 활동 내의 연락처를 보여줍니다.
이메일 카테고리 추가 섹션에서 CRM에서 이메일이나 회의를 분류하기 위한 정보를 입력합니다. 필드는 관리자가 분류를 위해 필드를 구성한 경우에만 표시됩니다.
(선택 사항) CRM에 저장할 첨부 파일을 선택하여 저장합니다.
첨부 파일 저장 섹션에서 CRM에 저장하려는 첨부 파일을 선택하여 저장합니다. 이 섹션은 관리자가 다음을 수행한 경우에만 나타납니다. 첨부 파일 저장 기능을 활성화했습니다.
첨부 파일은 CRM의 이메일이나 회의와 관련된 활동 기록에 저장됩니다. 첨부 파일을 저장할 수 없나요? 그 이유를 알아보세요.
저장을 선택합니다.
이메일이나 회의가 선택한 레코드에 연결되고 CRM에 저장됩니다.
- 연결된 대상 카드에는 연결된 레코드와 해당 유형이 표시됩니다.
- 첨부 파일 아이콘은 CRM에 저장된 첨부 파일 수를 보여줍니다.
- 태그 아이콘은 선택한 경우 분류 필드의 개수를 보여줍니다.
참고
CRM으로 Salesforce를 사용하는 경우 다음 사항에 유의하세요.
향상된 이메일가 꺼져 있으면 Outlook 활동을 저장할 때 오류 메시지가 나타날 수 있습니다. 오류를 수정하는 방법에 대한 정보는 다음으로 이동하세요. 연결 꺼짐. 연결 켜지 않고 Outlook 활동을 저장하기 위해 Microsoft 지원에 문의한 경우 해당 활동은 Salesforce에 작업 레코드로 저장됩니다. 향상된 이메일이 켜져 있으면 활동이 이메일 메시지 레코드로 저장됩니다.
Salesforce CRM에 이메일을 저장하고 Outlook 이메일 본문의 문자 수(HTML 마크업 포함)가 Salesforce 이메일 레코드에 저장할 수 있는 최대 문자 수를 초과하는 경우, 이메일이 잘린 다음 저장됩니다. 잘림에 대한 메시지는 Connected to 카드에 표시됩니다.
관련 레코드 카드에서 Outlook 활동 저장
영업용 Copilot는 이메일에 저장된 연락처와 관련된 기록을 보여줍니다. 동일한 레코드 종류의 모든 기록은 해당 레코드 종류의 카드에 나타납니다. 카드에서 이메일을 CRM에 저장할 수 있습니다.
참고
이미 카드 강조 표시에서 이메일이나 회의를 CRM에 저장한 경우 관련 레코드 카드에서 다시 저장할 수 없습니다.
CRM에 저장하려는 이메일이나 회의를 열고 영업용 Copilot를 엽니다.
<레코드 종류> 카드에서 이메일이나 회의를 저장할 레코드 위에 마우스를 올리고 추가 작업 버튼(…)를 선택한 다음 이메일 저장 <CRM 시스템 유형>을 선택합니다. 예를 들어, Dynamics 365의 계정에 이메일을 저장하려면 계정 카드에서 계정 위로 마우스를 가져가 추가 작업 (…)을 선택한 다음 Dynamics 365에 이메일 저장을 선택합니다.
이메일이나 회의를 저장하려는 기록 위에 마우스를 올리고, 추가 작업 (...)을 선택한 다음, 저장 및 연결 이메일을 선택하세요. 예를 들어, 이메일을 계정에 저장하려면 계정 카드에서 계정 위에 마우스를 올려놓고 추가 작업 (...)을 선택한 다음 저장 및 카드 이메일을 선택합니다.
또는, 기록을 선택하여 세부 정보를 엽니다. 세부 정보에서 추가 작업 (...) >저장 및 연결 이메일을 선택하세요.
이메일이나 회의가 선택한 레코드에 연결되고 CRM에 저장됩니다. 연결된 대상 카드에는 연결된 레코드와 해당 유형이 표시됩니다.
참고
- 관리자가 기본적으로 모든 첨부 파일을 저장하는 기능을 활성화한 경우, 적격한 첨부 파일은 CRM에 자동으로 저장됩니다.
- 관리자가 첨부 파일 저장 기능을 비활성화하거나 기본적으로 모든 첨부 파일을 저장하는 기능을 해제한 경우 첨부 파일은 CRM에 저장되지 않습니다.
이메일 배너에서 빠른 CRM 작업을 통해 Outlook 활동 저장
외부 연락처에서 온 고객 이메일을 읽을 때 CRM에 이메일을 저장하지 않은 경우, 이메일 상단의 배너 메시지에 이메일을 저장하는 데 사용할 수 있는 빠른 CRM 작업이 포함되어 있습니다.
외부 연락처가 하나 이상 있는 이메일을 엽니다.
배너 메시지에서 이 이메일 저장을 선택합니다.
영업용 Copilot 창에서 연결 레코드로아래에서 회의를 연결하려는 레코드를 선택합니다.
(선택 사항) CRM에 저장할 첨부 파일을 선택하여 저장합니다.
첨부 파일은 CRM의 이메일이나 회의와 관련된 활동 기록에 저장됩니다. 첨부 파일을 저장할 수 없나요? 그 이유를 알아보세요.
저장을 선택합니다.
참고
- 현재, 빠른 CRM 작업이 포함된 배너 메시지는 사용자당 하루에 최대 2개의 외부 이메일에서 사용할 수 있습니다. 이러한 배너가 나타나지 않게 하려면 관리자에게 배너를 비활성화해 달라고 요청하세요.
첨부 고려 사항
CRM에 이메일이나 회의를 저장할 때 이메일이나 회의에 포함된 첨부 파일도 저장할 수 있습니다. 그러나 첨부 파일과 관련된 다음과 같은 제한 사항을 고려하세요.
너무 크거나 허용되지 않는 파일 형식의 첨부 파일은 CRM에 저장할 수 없습니다. CRM 관리자가 파일 유형 및 크기 제한을 구성합니다. 해당 구성을 변경하면 영업용 Copilot에 적용되기까지 최대 1시간이 걸릴 수 있습니다. 파일 유형 및 크기 제한을 구성하는 방법에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요.
- Dynamics 365의 경우: 파일 크기 제한 및 파일 확장자 구성
- Salesforce의 경우: 파일 크기 및 공유 제한
인라인 첨부 파일은 CRM에 저장할 수 없습니다. 인라인 첨부 파일은 이메일 본문에 표시되는 이미지나 파일입니다. 예로는 이메일 서명, 이미지 또는 이메일 본문에 붙여넣은 파일 등이 있습니다.
Salesforce에서 첨부 파일은 활동 레코드의 파일 로 저장됩니다.
Dynamics 365에서 서버 측 동기화에서 약속에 대한 첨부 파일 저장이 꺼져 있으면 영업용 Copilot에서 회의에 대한 첨부 파일을 CRM에 저장할 수 없습니다. 약속 첨부 파일 동기화에 대해 자세히 알아보세요. ...
참고
첨부 파일 저장 섹션은 관리자가 첨부 파일 저장 기능을 활성화한 경우에만 나타납니다. ...
Outlook에서 활동 편집
CRM에 활동을 저장한 후 Outlook에서 활동 세부 정보를 업데이트하려면 해당 정보를 편집한 다음 CRM에 변경 사항을 다시 저장할 수 있습니다.
활동에서 다음 필드를 업데이트할 수 있습니다.
- 연결된 레코드
- 이메일 범주
- 관련 연락처
참고
Dynamics 365에 저장된 활동에 대해서만 편집이 가능합니다.
활동을 편집하려면 영업용 Copilot 측면 창에서 카드에 연결됨 에서 추가 작업버튼( … )를 선택하고 저장된 이메일 세부 정보 편집을 선택한 다음 필요한 변경 작업을 수행합니다.
CRM에서 저장된 이메일 제거
Dynamics 365에서 환경를 연결 영업용 Copilot하고 서버 측 동기화를 활성화하면 영업용 Copilot를 사용하여 더 이상 관련이 없는 저장된 이메일과 회의를 CRM에서 제거할 수 있습니다. 이런 방식으로 CRM을 깔끔하고 최신 상태로 유지하는 데 도움이 됩니다.
참고
Dynamics 365에 저장된 활동에 대해서만 제거할 수 있습니다.
CRM에 저장한 이메일이나 회의를 열고 영업용 Copilot를 엽니다.
Dynamics 365 탭을 선택합니다.
카드에 연결됨 에서 추가 작업 버튼(…)를 선택한 다음 Dynamics 365에서 이메일 제거를 선택합니다.
이메일이 Dynamics 365에서 삭제되고 확인 메시지를 받게 됩니다.