레코드 관리 개요(SharePoint Server 2010)
적용 대상: SharePoint Server 2010
마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30
이 문서의 내용
레코드 관리 시스템의 요소
레코드 관리 계획 개요
레코드 관리 시스템의 요소
레코드는 조직에서 수행한 활동이나 거래에 대한 증빙 자료 역할을 하며 일정 기간 동안 보존해야 하는 문서 또는 전자적이거나 물리적인 기타 엔터티입니다. 조직에서는 레코드 관리를 통해 다음을 수행합니다.
레코드로 간주할 정보 유형 결정
레코드레코드가 될 활성 문서를 사용 중인 경우 해당 문서를 처리하는 방법 및 해당 문서가 레코드로 선언된 후 문서를 수집하는 방법 결정
법률, 비즈니스 또는 규정 요구 사항에 맞게 각 레코드 유형을 보존할 방식 및 기간 결정
조직에서 비용 효율적인 간편한 방법으로 레코드 관리 규정을 준수할 수 있는 기술 솔루션과 비즈니스 프로세스 연구 및 구현
만료된 레코드 폐기나, 소송 등 외부적 사건과 관련된 레코드 탐색 및 보호와 같은 레코드 관련 작업 수행
조직에서 레코드로 간주할 문서 및 기타 물리적 또는 전자적 항목을 결정하는 작업은 기업 규정 준수 담당자, 레코드 관리자 및 변호사가 담당합니다. 조직의 모든 엔터프라이즈 콘텐츠를 주의 깊게 분류하면 문서를 적절한 기간 동안 보존하는 데 도움이 됩니다. 레코드 관리 시스템을 잘 디자인하면 조직을 법률 문제로부터 보호하고, 조직에서 각종 규정을 준수하도록 지원하며, 레코드가 아닌 만료된 항목을 폐기하여 조직의 효율성을 높일 수 있습니다.
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레코드 관리 시스템에는 다음 요소가 포함됩니다.
기업에서 레코드가 될 수 있는 콘텐츠를 설명 및 분류하고, 원본 위치를 제공하고, 콘텐츠를 레코드 관리 응용 프로그램으로 옮길 방법을 설명하는 콘텐츠 분석
기업의 각 레코드 유형에 대해 레코드로 보존할 위치, 적용되는 정책, 보존 기간, 폐기 방법 및 관리 담당자를 설명하는 파일 계획
규정 준수를 위해 조직의 IT 시스템에서 따라야 하는 규칙 및 기업 팀 구성원의 참여를 유도하는 데 사용되는 방법을 정의하는 규정 준수 요구 사항 문서
공동 작업 서버, 파일 서버 및 전자 메일 시스템 등의 모든 레코드 원본에서 더 이상 활성 상태가 아닌 레코드를 수집하는 방법
활성 상태인 레코드를 감사하는 방법
레코드를 유지 관리하고 감사 기록 및 레코드의 메타데이터를 캡처하는 방법
소송 등의 사건이 발생할 경우에 대비한 레코드 보류 프로세스(폐기 일시 중단)
직원이 정의된 정책 및 프로세스에 따라 레코드를 채우고 액세스하고 관리하는지 확인하는 레코드 처리에 대한 모니터링 및 보고 시스템
Microsoft SharePoint Server 2010에는 조직에서 통합된 레코드 관리 시스템과 프로세스를 구현하는 데 도움이 되는 기능이 포함되어 있습니다.
레코드 관리 계획 개요
이 항목에서는 SharePoint Server 2010을 기반으로 구현하는 레코드 관리 시스템에서 조직의 레코드 관리 목표를 달성할 수 있도록 돕기 위한 계획 단계를 설명합니다. 대략적인 레코드 관리 계획 프로세스는 다음과 같습니다.
레코드 관리 역할 파악 레코드를 성공적으로 관리하려면 다음을 비롯한 전문 역할이 필요합니다.
조직의 레코드를 분류하고 레코드 관리 프로세스를 실행하는 레코드 관리자 및 규정 준수 담당자
레코드 관리를 효율적으로 지원하는 시스템을 구현하는 IT 담당자
조직의 정보를 유지할 위치를 확인하고 해당 팀에서 레코드 관리 지침을 따르도록 유도하는 콘텐츠 관리자
조직의 콘텐츠 분석 파일 계획을 만들기 전에 레코드 관리자 및 콘텐츠 관리자는 조직의 문서 사용 현황을 조사하여 레코드로 간주할 문서 및 기타 항목을 결정합니다.
파일 계획 수립 조직의 콘텐츠를 분석하고 보존 일정을 결정한 후 파일 계획의 나머지 부분을 채웁니다. 파일 계획은 조직마다 다르지만 일반적으로 기업에서 레코드로 간주할 항목 유형을 설명하고, 저장 위치를 지정하고, 보존 기간을 설명하고, 관리 책임자 및 레코드가 속하는 광범위한 범주 등의 기타 정보를 제공합니다.
보존 일정 개발 각 레코드 유형에 대해 레코드가 더 이상 활성 상태(사용 중)가 아닌 시점, 해당 시점 이후 레코드를 보존할 기간 및 최종적으로 폐기할 방법을 결정합니다.
문서 관리 지침 평가 및 개선 문서 저장소에 필요한 정책이 적용되고 있는지 확인합니다. 예를 들어 콘텐츠가 적절히 감사되고 해당 감사 자료가 레코드와 함께 보존되는지 확인합니다.
레코드 관리 솔루션 디자인 레코드 저장소를 만들지 레코드를 현재 위치에서 관리할지 아니면 두 접근 방식을 조합해서 사용할지를 결정합니다. 파일 계획을 토대로 레코드 저장소를 디자인하거나 기존 사이트를 사용하여 레코드를 포함하는 방식을 결정합니다. 콘텐츠 형식, 라이브러리, 정책 그리고 필요한 경우 문서의 경로를 지정할 위치를 결정하는 메타데이터를 정의합니다.
콘텐츠를 레코드로 만드는 방법 계획 활성 문서 관리 및 레코드 관리 모두에 SharePoint Server 2010을 사용하는 경우 사용자 지정 워크플로를 만들어 문서를 레코드 저장소로 이동할 수 있습니다. SharePoint Server 2010 또는 외부 문서 관리 시스템을 사용하는 경우에는 이러한 시스템에서 레코드 저장소로 콘텐츠를 이동하는 인터페이스 또는 문서를 레코드로 선언하지만 문서를 이동하지는 않는 인터페이스를 계획 및 개발할 수 있습니다. 또한 사용자에게 레코드를 만들어 작업하는 방법을 알려 주기 위한 교육 계획을 만들기도 합니다.
전자 메일 통합 계획 전자 메일 레코드를 SharePoint Server 2010 내에서 관리할지 아니면 전자 메일 응용 프로그램 내에서 관리할지를 결정합니다.
소셜 콘텐츠에 대한 규정 준수 계획 조직에서 블로그, Wiki 또는 내 사이트 등의 친목 미디어를 사용하는 경우 이러한 콘텐츠를 레코드로 만드는 방법을 결정합니다.
규정 준수 보고 및 문서화 계획 조직에서 필요한 레코드 관리 지침을 수행하고 있는지 확인하고 이러한 지침을 전파하려면 레코드 관리 계획 및 프로세스를 문서화해야 합니다. 기업에서 레코드 관련 소송이 발생할 경우 이러한 레코드 관리 지침, 구현 계획 및 효율성 지표를 생성해야 할 수 있습니다.
See Also
Concepts
SharePoint Server 2010에서 파일 계획을 만들어 레코드 관리
레코드 수집 방법 계획(SharePoint Server 2010)