레코드 아카이브를 사용할 경우와 현재 위치에서 레코드를 관리할 경우 비교(SharePoint Server 2010)

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적용 대상: SharePoint Server 2010

마지막으로 수정된 항목: 2016-11-30

Microsoft SharePoint Server 2010 이전 버전에서는 아카이브 역할을 하는 레코드 센터 사이트를 만든 다음 문서가 레코드가 되면 문서를 아카이브로 복사하는 방법으로 레코드를 관리했습니다. 문서가 레코드인지 여부는 레코드 아카이브에 있는지 또는 다른 곳에 있는지에 따라 결정되었습니다.

Microsoft SharePoint Server 2010에서는 아카이브에서 레코드를 관리하거나 활성 문서와 동일한 문서 저장소에서 레코드를 관리할 수 있습니다. Microsoft SharePoint Server 2010 현재 위치 관리 방법을 사용하는 경우 문서가 레코드가 되었다고 선언하면 레코드는 현재 위치에 남아 있지만 이제 Microsoft SharePoint Server 2010에서 그 문서를 레코드로 관리합니다. 예를 들어 문서가 레코드로 선언되면 다른 보존 정책을 가져오거나 사용자가 레코드를 편집하지 못하게 될 수 있습니다.

혼합된 방법을 사용할 수도 있습니다. 예를 들어 레코드를 활성 문서와 함께 2년 동안 현재 위치에 유지한 다음 프로젝트가 완료되면 레코드를 레코드 아카이브로 옮길 수 있습니다.

레코드를 별도의 레코드 센터에서 관리할지 아니면 문서를 만든 공동 작업 사이트에서 관리할지 결정할 때는 다음과 같은 질문을 고려하면 좋습니다.

  • 공동 작업 사이트 관리 방식이 레코드를 관리하는 데 적합합니까? 업무 분야가 레코드를 활성 문서와 별도로 관리해야 하는 규제 요구 사항을 준수해야 하는 분야입니까? 공동 작업 사이트의 관리자가 레코드가 포함된 사이트를 관리하도록 신뢰할 수 있는 사용자여야 합니까? 공동 작업 사이트보다 더 제한된 액세스를 사용하는 사이트에 레코드를 저장하거나, 다른 일정에 따라 백업되는 사이트에 저장할 수 있습니다.

  • 공동 작업 사이트를 사용할 기간은 얼마 동안입니까? 레코드를 프로젝트가 지속되는 시간보다 오래 유지해야 하는 경우 현재 위치 레코드 관리 전략을 선택하면 더 이상 사용하지 않게 된 후에도 공동 작업 사이트를 유지 관리해야 합니다.

  • 문서가 레코드가 된 후에도 프로젝트 구성원이 문서에 자주 액세스해야 합니까? 현재 위치 관리 방식을 사용하면 프로젝트 구성원이 문서가 활성 상태이든 레코드가 되었든 관계없이 동일한 방법으로 문서에 액세스할 수 있습니다.

  • 조직의 레코드 관리자가 레코드만 관리합니까, 아니면 문서가 활성 상태이든 레코드가 되었든 관계없이 모든 정보를 관리합니까? 레코드 관리자가 공식 레코드만 관리하는 경우 별도의 레코드 센터를 사용하면 더욱 쉽게 관리할 수 있습니다.

다음 표에는 레코드 센터의 레코드로 수행할 수 있는 작업과 공동 작업 사이트의 현재 위치에서 관리되는 레코드로 수행할 수 있는 작업의 차이점이 나와 있습니다. 레코드 관리자와 프로젝트 팀에서 공동 작업을 수행하는 직원, 이렇게 두 사람의 관점에서 보는 차이입니다.

레코드 아카이브와 현재 위치 레코드의 차이점

요인 레코드 아카이브 현재 위치 레코드

레코드 보존 관리

콘텐츠 구성 도우미가 메타데이터에 따라 아카이브 파일 계획의 올바른 폴더에 새 레코드를 자동으로 저장합니다.

현재 콘텐츠 형식이나 위치에 따라 레코드와 활성 문서에 대한 정책이 각각 다를 수 있습니다.

레코드를 볼 수 있는 사용자 제한

예. 아카이브에서 레코드에 대한 사용 권한을 지정합니다.

아니요. 문서가 레코드가 될 때 사용 권한이 변경되지는 않습니다. 그러나 레코드를 편집하고 삭제할 수 있는 사용자를 제한할 수 있습니다.

레코드 찾기 난이도(레코드 관리자의 입장)

더 쉽습니다. 모든 레코드가 한 곳에 있습니다.

더 어렵습니다. 레코드가 여러 공동 작업 사이트에 분산되어 있습니다.

모든 문서 버전을 레코드로 유지 관리

사용자가 명시적으로 각 문서 버전을 아카이브로 보내야 합니다.

자동(버전 관리 기능이 켜져 있는 경우)으로 수행됩니다.

정보 찾기 난이도(팀 공동 작업자의 입장)

더 어렵습니다. 문서가 레코드가 될 때 문서에 대한 링크가 공동 작업 사이트에 추가되긴 하지만 정보를 찾기는 더 어렵습니다.

더 쉽습니다.

공동 작업 사이트에 포함되는 문서

활성 문서만 공동 작업 사이트에 포함됩니다.

활성 및 비활성 문서(레코드)가 공동 작업 사이트에 포함됩니다. 단, 레코드만 표시되는 보기를 만들 수는 있습니다.

레코드 감사 기능

있습니다.

공동 작업 사이트의 감사 정책에 따라 달라집니다.

eDiscovery의 범위

활성 문서와 레코드가 별도로 검색됩니다.

같은 eDiscovery 검색에 레코드와 활성 문서가 모두 포함됩니다.

관리자의 보안 권한

레코드 관리자가 레코드 아카이브를 관리할 수 있습니다.

공동 작업 사이트 관리자에게 활성 문서와 레코드를 관리할 수 있는 권한이 있습니다.

다음 표에서는 IT 리소스를 관리하는 방법에 영향을 줄 수 있는 두 가지 레코드 관리 방식의 차이점을 설명합니다.

레코드 아카이브와 현재 위치 레코드의 리소스 차이

요인 레코드 아카이브 현재 위치 레코드

관리할 사이트 수

더 많습니다. 즉 공동 작업 사이트와 더불어 별도의 아카이브 사이트를 관리해야 합니다.

더 적습니다.

확장성

공동 작업 사이트에 대한 데이터베이스 크기 부담이 적습니다.

최대 사이트 모음 크기에 더 빨리 도달합니다.

관리 편리성

레코드용 사이트 또는 팜을 따로 관리합니다.

활성 문서가 있는 사이트에 이미 필요한 사이트 구축 작업 이외에 추가 구축 작업이 필요 없습니다.

저장소

레코드를 다른 저장 미디어에 저장할 수 있습니다.

활성 문서와 레코드가 함께 저장됩니다.