정보 관리 정책 소개

정보 관리 정책은 콘텐츠 형식에 대한 규칙 집합입니다. 조직에서는 정보 관리 정책을 통해 콘텐츠 보존 기간 및 사용자가 해당 콘텐츠로 수행할 수 있는 작업 등을 제어하고 추적할 수 있습니다. 정보 관리 정책은 조직이 법률 또는 정부 규정을 준수하도록 도와주거나 내부 비즈니스 프로세스를 적용할 수 있습니다.

예를 들어 재무제표의 "적절한 통제"를 입증하도록 요구하는 정부 규정을 따라야 하는 조직은 재무 서류와 관련된 모든 문서에 대한 작성 및 승인 프로세스에서 특정 작업을 감사하는 하나 이상의 정보 관리 정책을 만들 수 있습니다.

방법 정보는 정보 관리 정책 만들기 및 적용을 참조하세요.

정보 관리 정책의 기능

조직에서 개별적으로 또는 함께 사용하여 콘텐츠 및 프로세스를 관리할 수 있는 미리 정의된 정책 기능의 네 가지 기본 범주가 있습니다.

감사 정책 기능을 사용하면 조직에서 문서 및 목록 항목에서 수행되는 이벤트 및 작업을 로깅하여 콘텐츠 관리 시스템을 사용하는 방법을 분석할 수 있습니다. 문서 또는 항목을 편집, 보기, 체크 인, 체크 아웃, 삭제 또는 해당 권한이 변경된 경우와 같은 이벤트를 기록하도록 감사 정책 기능을 구성할 수 있습니다. 모든 감사 정보는 서버의 단일 감사 로그에 저장되며 사이트 관리자는 이에 대한 보고서를 실행할 수 있습니다.

만료 정책 기능을 사용하면 조직에서 일관되고 추적 가능한 방식으로 사이트에서 오래된 콘텐츠를 삭제하거나 제거할 수 있습니다. 이렇게 하면 오래된 콘텐츠 유지와 관련된 비용과 위험을 모두 관리할 수 있습니다. 특정 형식의 콘텐츠가 특정 날짜 또는 문서를 만들거나 마지막으로 수정한 후 일정 기간 내에 만료되도록 지정하도록 만료 정책을 구성할 수 있습니다.

조직에서 특정 필요에 맞는 사용자 지정 정책 기능을 만들어 배포할 수도 있습니다. 예를 들어 제조 조직은 사용자가 비보안 프린터에서 이러한 문서의 복사본을 인쇄하는 것을 금지하는 모든 초안 제품 디자인 사양 문서에 대한 정보 관리 정책을 정의할 수 있습니다. 이러한 종류의 정보 관리 정책을 정의하려면 제품 디자인 사양 콘텐츠 형식에 대한 관련 정보 관리 정책에 추가할 수 있는 인쇄 제한 정책 기능을 만들고 배포할 수 있습니다.

정보 관리 정책을 사용할 위치

정보 관리 정책을 구현하려면 사이트의 목록, 라이브러리 또는 콘텐츠 형식에 추가해야 합니다. 정보 관리 정책을 만들거나 추가하는 위치는 정책이 얼마나 광범위하게 적용되는지 또는 얼마나 광범위하게 사용할 수 있는지에 영향을 줍니다. 다음을 수행할 수 있습니다.

사이트 모음 정책을 만든 다음 콘텐츠 형식, 목록 또는 라이브러리에 이 정책을 추가합니다 . 사이트 모음의 최상위 사이트에 있는 정책 목록에서 사이트 모음 정책을 만들 수 있습니다. 사이트 모음 정책을 만든 후 다른 사이트 모음의 관리자가 정책 목록으로 가져올 수 있도록 내보낼 수 있습니다. 내보낼 수 있는 사이트 모음 정책을 만들면 조직의 사이트에서 정보 관리 정책을 표준화할 수 있습니다.

사이트 콘텐츠 형식에 사이트 모음 정책을 추가하고 해당 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스를 목록 또는 라이브러리에 추가하는 경우 해당 목록 또는 라이브러리의 소유자는 목록 또는 라이브러리에 대한 사이트 모음 정책을 수정할 수 없습니다. 사이트 콘텐츠 형식에 사이트 모음 정책을 추가하는 것은 사이트 모음 정책이 사이트 계층 구조의 각 수준에서 적용되도록 하는 좋은 방법입니다.

최상위 사이트의 사이트 콘텐츠 형식 갤러리에서 사이트 콘텐츠 형식에 대한 정보 관리 정책을 만든 다음, 해당 콘텐츠 형식을 하나 이상의 목록 또는 라이브러리에 추가합니다 . 사이트 콘텐츠 형식에 대한 정보 관리 정책을 직접 만든 다음 해당 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스를 여러 목록 또는 라이브러리와 연결할 수도 있습니다. 이러한 방식으로 정보 관리 정책을 만드는 경우 해당 콘텐츠 형식의 사이트 모음에 있는 모든 항목 또는 해당 콘텐츠 형식에서 상속되는 콘텐츠 형식에는 정책이 있습니다. 그러나 사이트 콘텐츠 형식에 대한 정보 관리 정책을 직접 만드는 경우 이러한 방식으로 만든 정책을 내보낼 수 없으므로 다른 사이트 모음에서 이 정보 관리 정책을 다시 사용하는 것이 더 어렵습니다.

목록 또는 라이브러리에 대한 정보 관리 정책 만들기 조직에서 매우 제한된 콘텐츠 집합에 특정 정보 관리 정책을 적용해야 하는 경우 개별 목록 또는 라이브러리에만 적용되는 정보 관리 정책을 만들 수 있습니다. 이 정보 관리 정책을 만드는 방법은 정책이 한 위치에만 적용되고 다른 위치에 대해 내보내거나 재사용할 수 없기 때문에 가장 유연하지 않습니다. 그러나 특정 상황을 해결하기 위해 적용 가능성이 제한된 고유한 정보 관리 정책을 만들어야 하는 경우도 있습니다.

목록 또는 라이브러리가 여러 콘텐츠 형식을 지원하지 않는 경우에만 목록 또는 라이브러리에 대한 정보 관리 정책을 만들 수 있습니다. 목록 또는 라이브러리가 여러 콘텐츠 형식을 지원하는 경우 해당 목록 또는 라이브러리와 연결된 각 개별 목록 콘텐츠 형식에 대한 정보 관리 정책을 정의해야 합니다. (특정 목록 또는 라이브러리와 연결된 사이트 콘텐츠 형식의 인스턴스를 목록 콘텐츠 형식이라고 합니다.)

사이트 모음에서 사용되는 정책을 제어하기 위해 사이트 모음 관리자는 목록 또는 라이브러리에서 직접 정책 기능을 설정하는 기능을 사용하지 않도록 설정할 수 있습니다. 이 제한이 적용되면 목록 또는 라이브러리를 관리하는 사용자는 사이트 모음 정책 목록에서 정책을 선택하는 것으로 제한됩니다.