Avisos de isenção de responsabilidade, assinaturas, rodapés ou cabeçalhos para toda a organização
Aplica-se a: Exchange Server 2013
Você pode adicionar um de aviso de isenção de responsabilidade, um aviso de isenção legal, uma declaração, assinatura ou outras informações às partes superior ou inferior das mensagens de email que entram ou saem da sua organização. Isso pode ser necessário para requisitos legais, empresariais ou regulatórios, para identificar mensagens de email potencialmente inseguras ou por outros motivos exclusivos para sua organização.
Para configurar um aviso de isenção de responsabilidade, crie uma regra de transporte que inclua as condições, como quando o remetente estiver em um grupo específico ou quando a mensagem incluir padrões de texto específicos e o texto a ser adicionado. Para aplicar várias isenção de responsabilidade a uma única mensagem de email, use várias regras de transporte.
Importante
Se quiser que as informações sejam adicionadas somente às mensagens de saída, adicione uma condição, como destinatários localizados fora da organização. Por padrão, as regras de transporte são aplicadas a mensagens de entrada e saída.
Exemplos
Eis algumas ideias de como usar os avisos de isenção de responsabilidade.
| Tipo | Exemplo de texto adicionado |
|---|---|
| Jurídico – mensagens de saída | Esse email e quaisquer arquivos transmitidos com ele são confidenciais e destinados exclusivamente para uso pelo indivíduo ou pela entidade a quem estão endereçados. Se você recebeu este email por engano, notifique o administrador do sistema. |
| Jurídico - mensagens de entrada | Os funcionários são expressamente obrigados a não fazer declarações difamatórias e não violar ou autorizar qualquer violação de direitos autorais ou qualquer outro direito legal por meio de comunicações por email. Os funcionários que receberem tais emails devem notificar seu supervisor imediatamente. |
| Observe que essa mensagem foi enviada para um alias | Essa mensagem foi enviada para o grupo Discussão de vendas. |
| Assinatura – puxa dados para cada funcionário | Kathleen Mayer Departamento de Vendas Contoso www.contoso.com kathleen@contoso.com célula: 111-222-1234 |
| Anúncio | Clique aqui para ver as promoções especiais de março |
Os exemplos neste artigo não são destinados ao uso como está. Altere-os de acordo com suas necessidades.
Escopo de sua isenção de responsabilidade
Ao trabalhar nas isenções de responsabilidade, considere a quais mensagens elas devem ser aplicadas. Por exemplo, você pode querer diferentes isenção de responsabilidade para mensagens internas e externas ou para mensagens enviadas por usuários em departamentos específicos. Para garantir que apenas a primeira mensagem em uma conversa receba uma isenção de responsabilidade, adicione uma exceção que procura texto exclusivo em seu aviso de isenção de responsabilidade.
Eis alguns exemplos de condições e exceções que você pode usar.
| Descrição | Condições e exceções no EAC | Condições e exceções no Shell |
|---|---|---|
| Fora de sua organização, se a mensagem original não incluir texto de sua isenção de responsabilidade, como "AVISO LEGAL CONTOSO" | Condição: o destinatário está localizado>fora da organização Exceção: o assunto ou corpo>Sujeito ou corpo corresponde a esses padrões de> textoCONTOSO LEGAL NOTICE |
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE" |
| Mensagens de entrada com anexos executáveis | Condição 1: o remetente está localizado>fora da organização Condição 2: qualquer anexo>tem conteúdo executável |
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent |
| O remetente faz parte do departamento de Marketing | Condição: o remetente>é um membro desse nome de grupo> | -FromMemberOf "Marketing Team" |
| Todas as mensagens que vêm de um remetente externo para o grupo Discussão de vendas | Condição 1: o remetente está localizado>fora da organização Condição 2: a caixa>Para ou Cc contém esse nome de grupo de pessoas> |
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: " |
| Preceder com um anúncio para mensagens enviadas por um mês | Condição 1: o destinatário está localizado>fora da organização Especifique as datas na parte inferior da caixa de diálogo Nova regra . |
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014' |
Para obter uma lista completa de condições de regra de transporte que você pode usar para direcionar o aviso de isenção de responsabilidade, consulte Condições de regra de transporte (predicados).
Formatar seu aviso de isenção de responsabilidade
Você pode formatar seu aviso de isenção de responsabilidade conforme necessário. Veja o que pode ser incluído no texto de isenção de responsabilidade.
| Tipo de informação | Descrição |
|---|---|
| Texto | O comprimento máximo é de 5.000 caracteres, incluindo as marcas HTML e folhas de estilos em cascata (CSS) embutidas. |
| HTML e CSS inline | Você pode usar HTML e estilos CSS inline para formatar o texto. Por exemplo, use a <HR> marca para adicionar uma linha antes da isenção de responsabilidade. HTML em um aviso de isenção de responsabilidade é ignorado se a isenção de responsabilidade for adicionada a uma mensagem de texto simples. |
| Adicionar Imagens | Use a <IMG> marca para apontar para uma imagem disponível na Internet. Por exemplo, <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo"> Tenha em mente que Outlook Web App e o Outlook bloqueiam o conteúdo externo da Web, incluindo imagens, por padrão. Pode ser necessário que os usuários executem uma ação específica se quiserem visualizar o conteúdo externo bloqueado. Isso significa que as imagens adicionadas usando a IMG marca podem não estar visíveis por padrão. Recomendamos que você teste um aviso de isenção de responsabilidade com IMG marcas nos clientes de email que seus destinatários provavelmente usarão para garantir que ele seja exibido bem. |
| Adicionar informações para assinaturas personalizadas | Se você quiser que todos tenham assinaturas formatadas da mesma forma com as mesmas informações, você pode adicionar informações exclusivas para cada funcionário, como DisplayName, FirstName, LastName, PhoneNumber, Email, , FaxNumbere Department. Essas informações devem ser incluídas em sinais de 2% (%%) em cada lado das informações. Por exemplo, para usar DisplayName, você deve usar %%DisplayName%% em sua isenção de responsabilidade. Quando uma regra de isenção de responsabilidade é disparada, os valores correspondentes para esse usuário são inseridos. Os dados são provenientes da conta de usuário do Active Directory do remetente (para Exchange Server locais) ou da conta do Microsoft 365 ou Office 365 do remetente para Exchange Online. Para obter uma lista completa de atributos que podem ser usados em isenção de responsabilidade e assinaturas personalizadas, consulte a descrição da ADAttribute propriedade em condições de regra de transporte (predicados) |
Por exemplo, aqui está um exemplo de uma isenção de responsabilidade HTML que inclui uma assinatura, uma IMG marca e um CSS inserido.
<div style="font-size:9pt; font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
<br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam" src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt; font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>
Opções de fallback se a isenção de responsabilidade não puder ser adicionada
Algumas mensagens, como mensagens criptografadas, impedem que o Exchange modifique o conteúdo da mensagem original. Você pode controlar como sua organização lida com essas mensagens. Especifique se é necessário envolver uma mensagem que não pode ser modificada em um envelope de mensagem que contém o aviso de isenção de responsabilidade, rejeitar a mensagem se um aviso de isenção de responsabilidade não puder ser adicionado ou ignorar a ação de isenção de responsabilidade e entregar a mensagem sem uma isenção de responsabilidade.
A lista a seguir descreve cada ação de fallback:
Wrap: se o aviso de isenção de responsabilidade não puder ser inserido na mensagem original, o Exchange inclui ou "encapsula", a mensagem original em um novo envelope de mensagem. Em seguida, o aviso de isenção será inserido na nova mensagem. Se a mensagem original não puder ser encapsulada em um novo envelope de mensagem, a mensagem original não será entregue. O remetente da mensagem receberá uma notificação de falha na entrega que explicará por quê a mensagem não foi entregue.
Importante
Se uma mensagem original for encapsulada em um novo envelope de mensagem, as regras de transporte subsequentes serão aplicadas ao novo envelope de mensagem, e não à mensagem original. Portanto, você deve configurar regras de transporte com ações de aviso de isenção que encapsulam as mensagens originais em um novo corpo de mensagem após a configuração de outras regras de transporte.
Rejeitar: se a isenção de responsabilidade não puder ser inserida na mensagem original, o Exchange não entregará a mensagem. O remetente da mensagem recebe uma notificação de falha na entrega que explica por que a mensagem não foi entregue.
Ignore: se o aviso de isenção de responsabilidade não puder ser inserido na mensagem original, o Exchange entregará a mensagem original não modificada. Nenhum aviso de isenção é adicionado.