Descrição geral da cocriação no SharePoint Server
APLICA-SE A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint no Microsoft 365
Audiência: profissionais de TI
A cocriação no SharePoint Server permite que vários utilizadores trabalhem num documento, em qualquer altura, sem interferirem com as alterações entre si. A cocriação remove as barreiras à colaboração de documentos baseada no servidor. Esta funcionalidade ajuda as organizações a evitar várias versões não intencionais de documentos ao reduzir a necessidade de partilhar anexos. Esta funcionalidade não necessita de configuração adicional do servidor e é o estado predefinido dos documentos armazenados no SharePoint Server. Pode cocriar com as mesmas ferramentas e tecnologias que já são utilizadas para gerir o SharePoint.
O Office fornece funcionalidades de cocriação para o Word, PowerPoint, OneNote e Visio. Se tiver o SharePoint Server configurado para utilizar o Office Web Apps Server, os utilizadores também podem cocriar documentos no Word, PowerPoint, Excel e OneNote Web Apps.
Importante
Este artigo destina-se a Profissionais de TI que gerem o SharePoint Server. Está procurando por ajuda com a coautoria? Para obter uma introdução, poderá ver a Colaboração em ficheiros do SharePoint no Microsoft 365. Pode estar à procura de Colaboração e cocriação de documentos, o que o ajudará a compreender e utilizar a cocriação e o controlo de versões e aplica-se ao SharePoint no Microsoft 365.
Funcionalidade de cocriação no SharePoint Server
Em uma colaboração tradicional, os documentos são compartilhados através de anexos de email. O rastreamento de versões e a edição por vários autores é difícil e demorada para os usuários. Os sistemas de email precisam lidar com o armazenamento de várias cópias do mesmo documento, sem mencionar o aumento do tráfego de rede conforme porque os documentos são enviados repetidamente.
Armazenar documentos para colaboração no SharePoint reduz estes problemas ao fornecer acesso consistente a versões atualizadas de documentos, permitir que os utilizadores controlem versões anteriores e centralizar a gestão. Armazenar um único documento, ao invés de vários anexos, também reduz a sobrecarga de rede e armazenamento.
Mas esta solução não tem sido perfeita. Quando um autor tem um documento aberto, os outros autores não podem trabalhar no mesmo. Esquecer-se de fechar um documento ou dar entrada pode bloquear outros utilizadores indefinidamente, o que pode exigir ajuda do departamento de TI para corrigir.
A cocriação no SharePoint Server resolve estes problemas ao permitir que vários utilizadores trabalhem num documento, em qualquer altura, sem interferirem com as alterações entre si. Esta abordagem simplifica vários cenários de colaboração de documentos comuns. Por exemplo:
Dois ou mais autores trabalham em diferentes partes de um documento composto. Enquanto um autor trabalha na parte A do documento, outro autor pode trabalhar na parte B, sem interromper o trabalho do outro.
Vários autores trabalham em um slide show composto. Cada autor adiciona diapositivos à apresentação e edita-os, em vez de trabalhar em apresentações separadas e tentar intercalá-los mais tarde.
É enviado um documento a vários especialistas e intervenientes e cada um deles fornece algumas edições ou adições. As edições de nenhum utilizador não são perdidas porque estão todas a trabalhar num documento central armazenado no servidor.
Compreender a experiência do utilizador final da cocriação no SharePoint Server
A cocriação é fácil de utilizar do ponto de vista do utilizador final. Quando um utilizador quer trabalhar num documento no Word, PowerPoint, OneNote, Visio ou numa das Aplicações Web do Office, abre-o a partir do SharePoint Server, como habitualmente. Se outro usuário já está com o documento aberto, ambos podem editar o documento ao mesmo tempo. Uma exceção é que os utilizadores só podem cocriar no Excel Web App se todos utilizarem o Excel Web App para aceder ao livro. Se alguém utilizar o Excel (a aplicação cliente) para aceder ao livro, a cocriação no Excel Web App desliga-se para esse livro enquanto está aberto na aplicação cliente.
Quando um utilizador guarda um documento do Word, PowerPoint ou Word, outros utilizadores atuais são notificados de que existem novas edições. Estes usuários podem atualizar sua exibição imediatamente para ver as alterações ou continuar seu trabalho e atualizar posteriormente para ver as edições. O PowerPoint Web App e o Excel Web App guardam automaticamente para que os utilizadores possam ver as alterações automaticamente. Os autores veem o trabalho uns dos outros e todos sabem quem está a trabalhar no documento. As ferramentas de controlo e controlo de versões do SharePoint Server protegem o documento para que os autores possam reverter as alterações indesejadas. Quando o Skype para Empresas está disponível, os utilizadores veem o estado online dos colegas cocriadores e iniciam conversações por mensagens instantâneas sem sair do documento.
No OneNote e no OneNote Web App, os blocos de notas partilhados permitem que os utilizadores partilhem notas de forma totalmente integrada. Quando um utilizador edita uma página do bloco de notas, essas edições são sincronizadas automaticamente com outros utilizadores desse bloco de notas para que todos tenham um conjunto completo de notas. As edições efetuadas por vários utilizadores na mesma página são apresentadas automaticamente para colaboração quase em tempo real. O controlo de versões e outras funcionalidades partilhadas no OneNote permitem aos utilizadores reverter as edições, mostrar que edições são novas e determinar quem fez uma edição específica.
A aplicação cliente do Excel não suporta a cocriação de livros no SharePoint Server. A aplicação cliente do Excel utiliza a funcionalidade Livro Partilhado para suportar livros de cocriação não em tempo real armazenados localmente ou em caminhos de rede (UNC). A cocriação de livros no SharePoint é suportada através da utilização do Excel Web App.
Considerações de planeamento importantes para cocriação no SharePoint Server
A funcionalidade de coautoria no SharePoint é projetada para ser fácil de configurar e exige esforço mínimo para gerenciar. Mas, há vários fatores a considerar ao configurar e gerenciar a coautoria:
Permissões – cada utilizador que pretenda editar um documento precisa de permissões de edição para a biblioteca de documentos onde esse documento está armazenado. A forma mais simples de garantir isso é conceder a todos os utilizadores o acesso ao site do SharePoint onde os documentos são armazenados. Nos casos em que apenas um subconjunto de utilizadores deve ter permissão para cocriar documentos numa determinada biblioteca, as permissões do SharePoint podem ser utilizadas para gerir o acesso. Para obter mais informações, veja Descrição geral das permissões do site no SharePoint Server.
Controlo de versões – o controlo de versões do SharePoint Server mantém um registo das alterações aos documentos enquanto estão a ser editados e até armazena versões anteriores para referência. Por predefinição, esta funcionalidade está desativada no SharePoint Server. O SharePoint Server suporta dois tipos de controlo de versões, principal e secundário. O controlo de versões secundário deve permanecer desativado para bibliotecas de documentos que são utilizadas para cocriação no OneNote, uma vez que pode interferir com a sincronização e o controlo de versões do OneNote. Esta limitação é aplicada penas ao controle de versão pequeno. O controlo de versões principal pode ser utilizado com o OneNote. Para obter mais informações, consulte Como funciona o controlo de versões numa lista ou biblioteca?.
Número de versões – o número de versões de documentos mantidas afeta os requisitos de armazenamento no servidor. Ajuste este número nas definições da biblioteca de documentos para limitar o número de versões. Os blocos de notas do OneNote frequentemente atualizados podem resultar no armazenamento de muitas versões no servidor. Para evitar utilizar espaço em disco desnecessário, defina o número máximo de versões para um número razoável em bibliotecas de documentos utilizadas para armazenar blocos de notas do OneNote. Para obter mais informações, consulte Ativar e configurar o controlo de versões para uma lista ou biblioteca
Período de controlo de versões – o período de controlo de versões determina a frequência com que o SharePoint Server cria uma versão de um documento do Word ou do PowerPoint que está a ser cocriado. Definir este período para um valor baixo captura versões com mais frequência, para um controlo de versões mais detalhado, mas pode exigir mais armazenamento do servidor. O período de controlo de versões não afeta os blocos de notas do OneNote. Ajuste este valor com a
coAuthoringVersionPeriodpropriedade no servidor. Para obter mais informações sobre como ajustar esta definição, veja Configurar o período de criação de versões de cocriação no SharePoint Server.Dar saída – quando um utilizador dá saída de um documento para edição, o documento é bloqueado para edição por esse utilizador. Esta funcionalidade impede a cocriação. Não ative a funcionalidade Exigir Dar Saída nas bibliotecas de documentos nas quais será utilizada a cocriação. Por predefinição, a opção Exigir Saída não está ativada no SharePoint Server. Os utilizadores não devem dar saída dos documentos manualmente quando a cocriação está a ser utilizada. Para saber mais, confira Configurar uma biblioteca para exigir check-out de arquivos.
Considerações de planejamento para coautoria em notebooks do OneNote
Ao contrário do Word e do PowerPoint, o OneNote armazena informações de versão no próprio ficheiro. Por este motivo, os administradores devem seguir estas práticas recomendadas ao armazenar blocos de notas do OneNote numa biblioteca de documentos do SharePoint Server:
Não ative o controlo de versões secundário. Por predefinição, o controlo de versões secundários está desativado no SharePoint Server.
O controlo de versões principal está ativado no SharePoint Server por predefinição. Defina um número máximo razoável de versões a armazenar.
Considerações de desempenho e escalabilidade para cocriação no SharePoint Server
O SharePoint Server e as aplicações do Office minimizam o impacto de desempenho e escalabilidade associado à cocriação no seu ambiente. Os clientes do Office não enviam ou transferem informações de cocriação a partir do servidor até que mais do que um autor esteja a editar. Quando um único usuário estiver editando um documento, o impacto do desempenho é semelhante àquele de versões anteriores do SharePoint.
Para reduzir o impacto no servidor, os clientes do Office sincronizam as ações de cocriação com menos frequência quando o servidor está sobrecarregado ou quando os utilizadores não estão a editar ativamente o documento. Esta temporização da sincronização ajuda a reduzir o impacto geral no desempenho.