Configurar propriedades do fluxo de trabalho

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Este artigo explica como configurar as várias propriedades de um fluxo de trabalho.

Para configurar as propriedades de um fluxo de trabalho, abra o fluxo de trabalho no editor. Clique na tela do editor de fluxo de trabalho e clique em Propriedades para abrir a página Propriedades. Em seguida, use os procedimentos a seguir para configurar as várias propriedades do fluxo de trabalho.

Nomear o fluxo de trabalho

Siga as etapas abaixo para inserir um nome para o fluxo de trabalho.

  1. No painel esquerdo, clique em Configurações Básicas.
  2. No campo Nome, insira um nome exclusivo para o fluxo de trabalho. Por exemplo, se você criar um fluxo de trabalho de requisição de compra para cada país/região onde opera, poderá nomear um fluxo de trabalho como Requisições de Compra - Dinamarca ou Requisições de Compra - Espanha.

Especificar o proprietário do fluxo de trabalho

O proprietário do fluxo de trabalho é a pessoa que gerencia e mantém o fluxo de trabalho. Siga estas etapas para especificar o proprietário do fluxo de trabalho.

  1. No painel esquerdo, clique em Configurações Básicas.
  2. Na lista Proprietário, selecione o nome da pessoa que gerenciará o fluxo de trabalho.

Selecionar um modelo de email

Siga estas etapas para selecionar o modelo de email que será usado para gerar mensagens de notificação sobre o fluxo de trabalho.

  1. No painel esquerdo, clique em Configurações Básicas.
  2. Na lista Modelo de email para notificações de fluxo de trabalho, selecione o modelo.

Inserir instruções para os usuários

Você pode fornecer instruções aos usuários que enviarão documentos para processamento e aprovação. Esses usuários também são conhecidos como originadores. Por exemplo, suponha que você esteja criando um fluxo de trabalho de requisição de compra e insira instruções. Essas instruções fornecidas poderão ser exibidas pelos usuários que inserirem requisições de compra na página Requisições de compra. Para exibir instruções, o originador clica no ícone na barra de mensagens de fluxo de trabalho. Siga estas etapas para inserir instruções para os usuários.

  1. No painel esquerdo, clique em Configurações Básicas.

  2. No campo Enviar instruções, insira as instruções.

  3. Para personalizar as instruções, você pode inserir espaços reservados. Os espaços reservados são substituídos pelos dados adequados quando as instruções são exibidas para os usuários. Para inserir um espaço reservado, siga estas etapas:

    1. Clique no campo Instruções de envio para especificar onde o espaço reservado deve aparecer.
    2. Clique em Inserir espaço reservado.
    3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
    4. Clique em Inserir.

  4. Para adicionar traduções das instruções, siga estas etapas:

    1. Clique em Traduções.
    2. Na página exibida, clique em Adicionar.
    3. Na lista exibida, selecione o idioma do texto que você inserirá.
    4. No campo Texto traduzido, insira o texto.
    5. Para personalizar o texto, você poderá inserir espaços reservados. Para obter instruções sobre como inserir um espaço reservado, consulte a etapa 3.
    6. Clique em Fechar.

Observação

Os espaços reservados não podem ser adicionados usando copiar e colar porque as informações de destino não são coladas corretamente. Use a interface para adicionar espaços reservados.

Especificar quando este fluxo de trabalho é usado por condições de ativação

Você pode criar vários fluxos de trabalho baseados no mesmo tipo de fluxo de trabalho. Se houver vários fluxos de trabalho baseados no mesmo tipo, será necessário especificar quando cada um deles será usado usando condições de ativação. Se as condições de ativação não forem atendidas, o fluxo de trabalho padrão será usado. Da mesma forma, se houver apenas uma configuração de fluxo de trabalho definida para um tipo de fluxo de trabalho, a configuração do fluxo de trabalho será usada independentemente das condições de ativação.

Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho de requisição de compra para cada país/região onde opera, como Requisições de Compra - Dinamarca e Requisições de Compra - Espanha, com as condições a seguir:

  • As Requisições de Compra - Dinamarca são usadas quando: país/região = DK
  • As Requisições de Compra - Espanha são usadas quando: país/região = DK

Siga estas etapas para especificar quando o fluxo de trabalho que você está configurando será usado.

  1. No painel esquerdo, clique em Ativação.
  2. Marque a caixa de seleção Definir as condições para executar este fluxo de trabalho.
  3. Clique em Adicionar condição.
  4. Insira uma condição.
  5. Insira quaisquer condições adicionais necessárias.
  6. Execute o fluxo de trabalho com alguns registros de destino para verificar se a condição inclui e exclui corretamente os registros.

Especificar quando enviar notificações

Quando um documento é enviado para processamento, é criada uma instância do fluxo de trabalho. Você poderá enviar notificações para os usuários quando instâncias baseadas nesse fluxo de trabalho forem iniciadas, concluídas, encerradas ou interrompidas devido a um erro. Siga estas etapas para especificar quando as notificações serão enviadas.

  1. No painel esquerdo, clique em Notificações.

  2. Marque a caixa de seleção para cada evento que disparará notificações:

    • Iniciado– Enviar notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for iniciada.
    • Parado – Enviar notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for interrompida devido a um erro.
    • Concluído– Enviar notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for concluída.
    • Irrecuperável – Enviar notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for interrompida devido a um erro irrecuperável.
    • Encerrado – Enviar notificações quando uma instância de fluxo de trabalho for encerrada.

  3. Selecione a linha de um evento que você selecionou na etapa 2.

  4. Na guia Texto da notificação, insira o texto da notificação.

  5. Para personalizar o texto, você poderá inserir espaços reservados. Esses espaços reservados são substituídos pelos dados adequados quando o texto é exibido para os usuários. Para inserir um espaço reservado, siga estas etapas:

    1. Clique no campo para especificar onde o espaço reservado deve aparecer.
    2. Clique em Inserir espaço reservado.
    3. Na lista exibida, selecione o espaço reservado a ser inserido.
    4. Clique em Inserir.
    5. Um espaço reservado comum de Texto de notificação a ser incluído é "Last Notes: %Workflow.Last note%", que exibe os comentários da etapa anterior.

  6. Para adicionar traduções do texto, siga estas etapas:

    1. Clique em Traduções.
    2. Na página exibida, clique em Adicionar.
    3. Na lista exibida, selecione o idioma do texto que você inserirá.
    4. No campo Texto traduzido, insira o texto.
    5. Para personalizar o texto, você poderá inserir espaços reservados. Para obter instruções sobre como inserir um espaço reservado, consulte a etapa 5.
    6. Clique em Fechar.

  7. Na guia Destinatário, use as seguintes opções para especificar quem deverá receber as notificações.

    Opção As notificações são enviadas a esses usuários Para enviar notificações, siga estas etapas
    Participante Usuários que foram atribuídos a uma função ou um grupo específico
    1. Na guia Destinatário, clique em Participante.
    2. Na guia Baseado em função, na lista Tipo de participante, selecione o tipo de grupo ou de função ao qual serão enviadas notificações.
    3. Na lista Participante, selecione o grupo ou a função ao qual serão enviadas notificações.
    Usuário de fluxo de trabalho Usuários participantes desse fluxo de trabalho
    1. Na guia Destinatário, clique em Usuário de fluxo de trabalho.
    2. Na guia Usuário de fluxo de trabalho, na lista Usuário de fluxo de trabalho, selecione um participante desse fluxo.
    Usuário Usuários específicos
    1. Na guia Destinatário, clique em Usuário.
    2. Na guia Usuário, a lista Usuários disponíveis inclui todos os usuários. Selecione os usuários aos quais enviar notificações e mova- os para a lista Usuários selecionados.

  8. Repita as etapas de 3 a 7 para cada evento selecionado na etapa 2.

Insira comentários sobre as alterações feitas no fluxo de trabalho

Para inserir comentários sobre as alterações feitas no fluxo de trabalho, siga as etapas abaixo.

  1. No painel esquerdo, clique em Observações.
  2. No campo Inserir comentários sobre o fluxo de trabalho, insira seus comentários.
  3. Revise seus comentários. Depois que você adicionar comentários, não poderá modificá-los.
  4. Clique em Adicionar para adicionar comentários à área Histórico de comentários.