Faturas pro-forma do projeto

Aplica-se a: implantação leve - gerenciar faturamento pro forma

O faturamento pro-forma do projeto fornece aos gerentes de projeto um segundo nível de aprovação antes da criação das faturas para os clientes. O primeiro nível de aprovação é concluído quando as entradas de tempo, despesa e material que os membros da equipe do projeto enviam são aprovadas.

A Implantação Lite do Dynamics 365 Project Operations não foi projetada para gerar faturas voltadas para o cliente. A lista a seguir mostra porque as faturas não podem ser geradas:

• Não contêm informações de imposto.
• Não é possível converter outras moedas para a moeda de faturamento.
• Não é possível formatar faturas corretamente para impressão.

Porém, você pode usar um sistema financeiro ou contábil para criar faturas voltadas para o cliente que usa as informações nas propostas de fatura geradas.

Criar faturas de projeto

As faturas do projeto podem ser criadas uma a uma ou em massa. Também é possível criá-las manualmente, ou elas podem ser configuradas para que sejam geradas em execuções automatizadas.

Criar manualmente faturas de projeto

Na página de lista Contratos do Projeto, é possível criar faturas do projeto separadamente para cada contrato de projeto ou criar faturas em massa para vários contratos de projeto.

• Para criar uma fatura para um contrato do projeto específico na página de lista Contratos do Projeto, abra um contrato do projeto e selecione Criar Fatura.

Uma fatura é gerada para todas as transações do contrato de projeto selecionado que tem um status de Pronto para Faturar. Essas transações incluem tempo, despesas, materiais, marcos, linhas de contrato com base em produto e outras linhas de diário de vendas não faturadas que podem ter sido confirmadas.

Para criar faturas em massa:

1. Na página de lista Contratos de Projeto, selecione um ou mais contratos de projeto para criar uma fatura e selecione Criar Faturas do Projeto.

2. Uma mensagem de aviso informa que pode haver um atraso antes da criação das faturas. O processo também é mostrado. Selecione OK para fechar a caixa da mensagem.

   Uma fatura é gerada para todas as transações em uma linha de contrato com um status de Pronto para Faturar. Essas transações incluem tempo, despesas, materiais, marcos, linhas de contrato com base em produto e outras linhas de diário de vendas não faturadas que podem ter sido confirmadas.

3. Exiba as faturas que são geradas, indo para Vendas>Cobrança>Faturas. Você verá uma fatura para cada contrato de projeto.

Configurar a criação automatizada de faturas de projeto

Siga estas etapas para configurar a execução de uma fatura automatizada.

1. Vá para Configurações>Trabalhos em lote.

2. Crie um trabalho em lote e denomine-o Faturas de Criação do Project Operations. O nome do trabalho em lote deve incluir o termo "Criar Faturas".

3. No campo Tipo de trabalho, selecione Nenhum. Por padrão, as opções Frequência Diária e Está Ativo são definidas como Sim.

4. Selecione Executar Fluxo de Trabalho. Na caixa de diálogo Pesquisar Registro, você verá os seguintes fluxos de trabalho:

   • ProcessRunCaller
   • ProcessRunner
   • UpdateRoleUtilization

5. Selecione ProcessRunCaller e selecione Adicionar.

6. Na próxima caixa de diálogo, selecione OK. Um fluxo de trabalho Suspender é seguido por um fluxo de trabalho Processar.

   Também é possível selecionar ProcessRunner na etapa 5. Em seguida, quando você selecionar OK, um fluxo de trabalho Processar é seguido por um fluxo de trabalho Suspender.

Os fluxos de trabalho ProcessRunCaller e ProcessRunner criam faturas. ProcessRunCaller chama ProcessRunner. ProcessRunner é o fluxo de trabalho que cria as faturas. Este fluxo de trabalho passa por todas as linhas de contrato para as quais as faturas devem ser criadas e cria as faturas. A fim de determinar as linhas de contrato para as quais as faturas devem ser criadas, o fluxo de trabalho examina as datas de execução de fatura das linhas de contrato. Se as linhas de contrato que pertencem a um contrato tiverem a mesma data de execução de fatura, as transações serão combinadas em uma fatura que tenha duas linhas de fatura. Se não houver transações para criar faturas, nenhuma fatura será criada.

Quando ProcessRunner termina de ser executado, ele chama ProcessRunCaller, fornece a hora de término e é fechado. ProcessRunCaller então inicia um timer que é executado por 24 horas a partir da hora de término especificada. Ao fim do timer, ProcessRunCaller é fechado.

O trabalho do processo em lote para criação de faturas é um trabalho recorrente. Se esse processo em lote for executado muitas vezes, várias instâncias do trabalho serão criadas e poderão causarão erros. Para resolver este problema, inicie o processo em lote apenas uma vez e somente reinicie-o se a execução for interrompida.

Editar uma fatura de rascunho

Quando você cria um rascunho da fatura do projeto, todas as transações de vendas não cobradas que foram criadas quando as entradas de tempo e despesa foram aprovadas são reunidas na fatura. É possível fazer os seguintes ajustes enquanto a fatura estiver em um estágio de rascunho:

• Excluir ou editar detalhes da linha da fatura.
• Editar e ajustar a quantidade e o tipo de cobrança.
• Adicionar diretamente tempo, despesa, material e tarifas como transações na fatura. Você pode usar esse recurso se a linha da fatura for mapeada para uma linha de contrato que permite essas classes de transação.

Selecione Confirmar para confirmar uma fatura. Esta é uma ação unidirecional. Quando você seleciona Confirmar, o sistema torna a fatura somente leitura e cria dados reais de vendas cobradas de cada detalhe de linha de fatura para cada linha de fatura. Se os detalhes da linha da fatura fizerem referência a dados reais de vendas não cobrados, o valor real de vendas não cobradas é revertido. Qualquer detalhe da linha da fatura que foi criado a partir de uma entrada de tempo, despesa ou uso de material fará referência a um valor real de vendas não faturado. Os sistemas de integração do razão geral podem usar esse estorno para estornar o trabalho em andamento do projeto (WIP) para fins contábeis.

Corrigir uma fatura confirmada

As faturas confirmadas podem ser editadas. Quando você corrige uma fatura confirmada, um novo rascunho de fatura corretiva é criado. Como a suposição é de que você quer reverter todas as transações e quantidades da fatura original, essa fatura corretiva inclui todas as transações da fatura original, e todas as quantidades nela serão 0 (zero).

Se houver transações que não precisam de correção, você poderá removê-las do rascunho de fatura corretiva. Se quiser reverter ou retornar apenas uma quantidade parcial, você poderá editar o campo Quantidade nos detalhes da linha. Se você abrir os detalhes da linha da fatura, será possível ver a quantidade da fatura original. É possível editar a quantidade da fatura atual para que seja menor ou maior que a quantidade da fatura original.

Quando você confirma uma fatura corretiva, os dados reais de vendas cobradas originais são revertidos e novos dados reais de vendas cobradas são criados. Se a quantidade foi reduzida, a diferença também fará com que novos dados reais de vendas não cobrados sejam criados. Por exemplo, se a venda cobrada original for por oito horas e os detalhes da linha da fatura corrigida tiverem uma quantidade reduzida de seis horas, a linha de vendas cobrada original será revertida e dois novos dados efetivos serão criados:

• Dados reais de vendas cobradas por seis horas.
• Dados reais de vendas não cobradas pelas duas horas restantes. Essa transação pode ser cobrada posteriormente ou marcada como não passível de cobrança, dependendo das negociações com o cliente.