Criar e gerir caixas de correio de sala no Exchange 2013

Aplica-se a: Exchange Server 2013

Tempo estimado para conclusão: 5 minutos.

Uma caixa de correio de sala é uma caixa de correio de recursos atribuída a um local físico, como uma sala de conferência, auditório ou sala de treinamento. Depois de um administrador criar caixas de correio de sala, os utilizadores podem facilmente reservar salas ao incluir caixas de correio de sala em pedidos de reunião. Para obter mais detalhes, consulte Destinatários.

Para obter informações sobre outro tipo de caixa de correio de recurso, consulte Gerenciar caixas de correio de equipamento.

Do que você precisa saber para começar?

• Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver de que permissões você precisa, consulte o Seção "Permissões de provisionamento do destinatário" do tópico Permissões de destinatários.

• Para obter informações sobre os atalhos de teclado que podem ser aplicados aos procedimentos neste tópico, consulte Atalhos de teclado para o Centro de administração do Exchange no Exchange 2013.

Criar uma caixa de correio de sala

Utilizar o centro de administração do Exchange para criar uma caixa de correio de sala

1. No Centro de administração do Exchange, navegue paraRecursos de Destinatários>.

2. Para criar uma caixa de correio de sala, clique em Novo>Caixa de correio da sala.

3. Use as opções na página para especificar as configurações para a nova caixa de correio de recurso.

   • * Nome da sala: utilize esta caixa para escrever um nome para a caixa de correio da sala. Este é o nome listado na lista de caixa de correio de recursos no Centro de administração do Exchange e no catálogo de endereços da sua organização. Esse nome é obrigatório e não pode exceder 64 caracteres.

     Dica

     Embora existam outros campos que descrevam os detalhes da sala, por exemplo, Local e Capacidade, considere resumir os detalhes mais importantes no nome da sala usando uma convenção de nomenclatura consistente. Por quê? Porque assim os usuários poderão consultar facilmente os detalhes ao selecionarem a sala no catálogo de endereços na solicitação de reunião.

   • * Endereço de e-mail: uma caixa de correio de sala tem um endereço de e-mail para que possa receber pedidos de reserva. O endereço de email consiste em um alias no lado esquerdo do símbolo @, que deve ser exclusivo na floresta, e no nome do domínio à direita. O endereço de email é obrigatório.

   • Local, Telefone, Capacidade Você pode usar esses campos para inserir detalhes sobre a sala. Entretanto, como explicado anteriormente, você pode incluir algumas ou todas essas informações no nome da sala para que os usuários possam consultá-las.

4. Após concluir, clique em Salvar para criar a caixa de correio de sala.

Depois de criar a sua caixa de correio do quarto, pode editar a sua caixa de correio do quarto para atualizar informações sobre opções de reserva, Sugestões de Correio e delegação de caixa de correio. Consulte a secção Utilizar o Centro de administração do Exchange abaixo para alterar as propriedades da caixa de correio da sala

Utilizar o Exchange PowerShell para criar uma caixa de correio de sala

Este exemplo cria uma caixa de correio de sala com a seguinte configuração:

• A caixa de correio da sala reside na Base de Dados da Caixa de Correio 1.

• O nome da caixa de correio é ConfRoom1. Este nome também será utilizado para criar o endereço de e-mail da sala.

• O nome de exibição no Centro de administração do Exchange e o livro de endereços será de Conferência 1.

• O comutador Sala especifica que esta caixa de correio será criada como uma caixa de correio de sala.

New-Mailbox -Database "Mailbox Database 1" -Name ConfRoom1 - -DisplayName "Conference Room 1" -Room

Para informações detalhadas de sintaxes e de parâmetros, consulte New-Mailbox.

Como saber se funcionou?

Pode certificar-se de que criou a caixa de correio da sala corretamente de duas formas diferentes:

• No Centro de administração do Exchange, navegue paraRecursos de Destinatários>. A nova caixa de correio da sala é apresentada na lista de caixas de correio. Em Tipo de Caixa de Correio, o tipo é Sala.

• No Exchange PowerShell, execute o seguinte comando para apresentar informações sobre a nova caixa de correio da sala.

  Get-Mailbox <Name> | Format-List Name,RecipientTypeDetails,PrimarySmtpAddress
  

Criar uma lista de salas

Se você estiver planejando ter mais de cem salas, ou já tiver mais de cem salas criadas, use uma lista de salas para ajudar a organizá-las. Se sua empresa tiver vários edifícios com salas que podem ser reservadas para reuniões, talvez seja útil criar listas de salas para cada edifício. As listas de salas são grupos de distribuição marcados especialmente e que você pode usar da mesma forma que usa grupos de distribuição. No entanto, você pode apenas criar listas de sala usando o Shell de Gerenciamento do Exchange.

Usar o Exchange PowerShell para criar uma lista de salas

Este exemplo cria uma lista de salas para o edifício 32.

New-DistributionGroup -Name "Building 32 Conference Rooms" -OrganizationalUnit "contoso.com/rooms" -RoomList

Usar o Exchange PowerShell para adicionar uma sala a uma lista de salas

Este exemplo adiciona confroom3223 à lista de salas do edifício 32.

Add-DistributionGroupMember -Identity "Building 32 Conference Rooms" -Member confroom3223@contoso.com

Usar o Exchange PowerShell para converter um grupo de distribuição em uma lista de salas

Talvez você já tenha criado grupos de distribuição contendo suas salas de conferência. Não é necessário recriá-los; podemos convertê-los rapidamente em uma lista de salas.

Este exemplo converte o grupo de distribuição, salas de conferência do edifício 34, em uma lista de salas.

Set-DistributionGroup -Identity "Building 34 Conference Rooms" -RoomList

Alterar as propriedades da caixa de correio da sala

Depois de criar uma caixa de correio de sala, pode efetuar alterações e definir propriedades adicionais com o Centro de administração do Exchange ou o Exchange PowerShell.

Use o Centro de administração do Exchange para alterar as propriedades da caixa de correio da sala

1. No Centro de administração do Exchange, navegue paraRecursos de Destinatários>.

2. Na lista de caixas de correio de recursos, clique na caixa de correio da sala para a qual pretende alterar as propriedades e, em seguida, clique em Editar.

3. Na página de propriedades da caixa de correio da sala, clique numa das seguintes secções para ver ou alterar as propriedades.

Geral

Use a seção Geral para ver ou alterar as informações básicas sobre o recurso.

• * Nome da sala: este nome aparece na lista de caixas de correio de recursos no centro de administração do ExchangeCenter de administração do Exchange e no livro de endereços da sua organização. Se você alterá-lo, ele não poderá exceder 64 caracteres.

• * Endereço de e-mail: esta caixa só de leitura apresenta o endereço de e-mail da caixa de correio da sala. Você pode alterá-la na seção Endereço de Email.

• Capacidade:use esta caixa para inserir o número máximo de pessoas que podem ocupar a sala com segurança.

Clique em Mais opções, para exibir ou alterar essas propriedades adicionais:

• Unidade organizacional Essa caixa somente leitura exibe a unidade organizacional (OU) que contém a conta da caixa de correio de sala. Você precisa usar Usuários e Computadores do Active Directory para mover a conta para uma OU diferente.

• Banco de dados de caixa de correio:esse campo somente leitura exibe o nome do banco de dados de caixa de correio que hospeda a caixa de correio de sala. Use a página Migração no Centro de Administração do Exchange para mover a caixa de correio para um banco de dados diferente.

• * Alias: utilize esta caixa para alterar o alias da caixa de correio da sala.

• Ocultar das listas de endereço Marque essa caixa de seleção para evitar que a caixa de correio de sala apareça no catálogo de endereços e em outras listas de endereços definidas em sua organização do Exchange. Após marcar essa caixa de seleção, os usuários ainda podem enviar mensagens de reserva à caixa de correio de sala usando o endereço de email.

• Departamento: use essa caixa para especificar um nome de departamento ao qual a sala está associada. Você pode usar esta propriedade para criar condições de destinatário para grupos dinâmicos de distribuição e listas de endereços.

• Empresa:Use essa caixa para especificar uma empresa à qual a sala está associada, se aplicável. Como a propriedade de Departamento, você pode usar esta propriedade para criar condições de destinatário para grupos dinâmicos de distribuição e listas de endereços.

• Política do catálogo de endereços: use essa opção para especificar uma política de catálogo de endereços (ABP) para a caixa de correio de sala. As ABPs contêm um catálogo de endereços global (GAL), um catálogo de endereços offline (OAB), uma lista de salas e um conjunto de listas de endereços. Para obter mais informações, consulte Políticas de catálogo de endereços.

  Na lista suspense, selecione a política que você deseja associar a esta caixa de correio.

• Atributos personalizados: essa seção exibe os atributos personalizados definidos para a caixa de correio de sala. Para especificar valores de atributo personalizados, clique em Editar. Você pode especificar até 15 atributos personalizados para o destinatário.

Representantes

Utilize esta secção para ver ou alterar a forma como a caixa de correio da sala processa os pedidos de reserva e para definir quem pode aceitar ou recusar pedidos de reserva se não for feito automaticamente.

• Pedidos de reserva: selecione uma das seguintes opções para processar pedidos de reserva.

  • Aceitar ou recusar pedidos de reserva automaticamente: um pedido de reunião válido reserva automaticamente a sala. Se houver conflito de agendamento com uma reserva existente, ou se a solicitação de reserva violar os limites de agendamento do recurso, por exemplo, a duração da reserva é muito longa, a solicitação de reunião será automaticamente negada.

  • Selecione os delegados que podem aceitar ou recusar pedidos de reserva: os delegados de recursos são responsáveis por aceitar ou recusar pedidos de reunião enviados para a caixa de correio da sala. Se você atribuir mais de um representante de recursos, somente um deles precisará agir em uma solicitação de reunião específica.

• Delegados: se selecionou a opção que exige que os pedidos de reserva sejam enviados aos delegados, os delegados especificados são listados. Clique em ou Remover para adicionar ou remover delegados desta lista.

Opções de Reserva

Use a seção Opções de Reserva para exibir ou alterar as configurações da política de reserva que define quando a sala pode ser agendada, por quanto tempo pode ser reservada e com que antecedência pode ser reservada.

• Permitir reuniões repetitivas Essa configuração permite ou impede reuniões repetitivas da sala. Por padrão, essa configuração está habilitada, de modo que as reuniões repetitivas são permitidas.

• Permitir agendamento apenas durante o horário de trabalho: esta definição aceita ou recusa pedidos de reunião que não estejam durante o horário de trabalho definido para a sala. Por predefinição, esta definição está desativada, pelo que os pedidos de reunião são permitidos fora do horário de trabalho. Por predefinição, o horário de trabalho é das 8:00 às 17:00 de segunda a sexta. Pode configurar o horário de trabalho da caixa de correio da sala na secção Aspeto na página Calendário.

• Sempre recuse se a data de término estiver além desse limite: esta configuração controla o comportamento de reuniões repetidas que se estendem além da data especificada pela configuração de prazo de entrega de reserva.

  • Se você habilitar essa configuração, uma solicitação de reserva que se repete será recusada automaticamente, se as reservas começarem na data especificada ou antes dessa data especificada pelo valor na caixa Prazo máximo da reserva e elas forem além da data especificada. Essa é a configuração padrão.

  • Se você desabilitar essa configuração, uma solicitação de reserva que se repete será aceita automaticamente, se as solicitações de reservas começarem na data especificada ou antes dessa data especificada pelo valor na caixa Prazo máximo da reserva e elas forem além da data especificada. Entretanto, o número de reservas é reduzido, de forma que elas não ocorram após a data especificada.

• Tempo máximo de reserva (dias): esta configuração especifica o número máximo de dias de antecedência em que o quarto pode ser reservado. A entrada válida é um número inteiro entre 0 e 1080. O valor padrão é 180 dias.

• Duração máxima (horas): esta configuração especifica a duração máxima que o quarto pode ser reservado em uma solicitação de reserva. O valor padrão é de 24 horas.

  Para repetir pedidos de reserva, a duração máxima da reserva aplica-se à duração da instância do Centro de administração do Exchange do pedido de reserva repetido.

Há também uma caixa nesta página que você precisa usar para escrever uma mensagem que será enviada aos usuários que enviam solicitações de reserva para reservar a sala.

Informações de contato

Use a seção Informações de Contato para exibir e alterar as informações de contato da sala. As informações nesta página são exibidas no catálogo de endereços.

Endereço de Email

Use a seção Endereço de email para exibir ou alterar os endereços de email associados à caixa de correio de sala. Isso inclui o endereço SMTP principal da caixa de correio e todos os endereços de proxy associados. O endereço SMTP principal (também conhecido como endereço de resposta) será exibido em negrito, na lista de endereços, com o valor em maiúsculas SMTP na coluna Tipo.

• Adicionar Clique em para adicionar um novo endereço de e-mail para esta caixa de correio. Selecione um dos seguintes tipos de endereço:

  • SMTP: esse é o tipo de endereço padrão. Clique nesse botão e digite o novo endereço SMTP na caixa * Endereço de email.

  • EUM: um endereço EUM (Mensagens Unificadas do Exchange) é utilizado pelo serviço de Mensagens Unificadas do Microsoft Exchange para localizar destinatários ativados pelo UM numa organização do Exchange. Os endereços da EUM contêm o número da extensão e o plano de discagem de UM para o usuário habilitado para UM. Clique nesse botão e digite o novo número de ramal na caixa Endereço/Ramal. Em seguida, clique em Procurar e selecione um plano de discagem para a caixa de correio.

  • Tipo de endereço personalizado: clique neste botão e escreva um dos tipos de endereço de e-mail não SMTP suportados na caixa * Endereço de e-mail .

    Observação

    Com a exceção de endereços X.400, o Exchange não valida endereços personalizados para a formatação adequada. Certifique-se de que o endereço personalizado que você especificar esteja de acordo com os requisitos de formato para esse tipo de endereço.

    Quando adiciona um novo endereço de email, você tem a opção de torná-lo o endereço SMTP principal.

• Atualizar automaticamente os endereços de email com base na política de endereços de email aplicados a este destinatário: marque essa caixa de seleção para que os endereços de email do destinatário sejam atualizados automaticamente com base nas alterações feitas nas políticas de endereços de email em sua organização.

MailTip

Use a seção Dica de Email para adicionar uma Dica de Email a fim de alertar os usuários de possíveis problemas antes de eles enviarem uma solicitação de reserva à caixa de correio de sala. Uma Dica de Email é o texto exibido na barra de informações quando esse destinatário é adicionado aos campos Para, Cc ou Cco de um novo email.

Usar o Exchange PowerShell para alterar propriedades de caixa de correio de sala

Use os seguintes conjuntos de cmdlets para exibir e alterar as propriedades de caixa de correio de sala: cmdlets Get-Mailbox e Set-Mailbox para exibir e alterar as propriedades gerais e os endereços de email das caixas de correio de sala. Use os cmdlets Get-CalendarProcessing e Set-CalendarProcessing para exibir e alterar representantes e opções de reserva.

• Get-User e Set-User: use esses cmdlets para exibir e definir as propriedades gerais, como local, departamento e nomes de empresa.

• Get-Mailbox e Set-Mailbox: use esses cmdlets para exibir e definir as propriedades de caixa de correio, como endereços de email e o banco de dados de caixa de correio.

• Get-CalendarProcessing e Set-CalendarProcessing Use esses cmdlets para exibir e definir opções de reserva e representantes.

Para obter mais informações sobre esses cmdlets, consulte os tópicos a seguir:

• Get-User

• Set-User

• Get-Mailbox

• Set-Mailbox

• Get-CalendarProcessing

• Set-CalendarProcessing

Eis alguns exemplos de como usar o Shell de Gerenciamento do Exchange para alterar as propriedades do grupo dinâmico de distribuição.

Este exemplo altera o nome de exibição, o endereço SMTP principal (chamado de endereço de resposta padrão) e a capacidade da sala. Além disso, o endereço de resposta anterior é mantido como um endereço de proxy.

Set-Mailbox "Conf Room 123" -DisplayName "Conf Room 31/123 (12)" -EmailAddresses SMTP:Rm33.123@contoso.com,smtp:rm123@contoso.com -ResourceCapacity 12

Este exemplo configura as caixas de correio de sala para permitir que as solicitações de reserva sejam agendadas somente durante o horário comercial e define uma duração máxima de 9 horas.

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Set-CalendarProcessing -ScheduleOnlyDuringWorkHours $true -MaximumDurationInMinutes 540

Este exemplo usa o cmdlet Get-User para localizar todas as caixas de correio de sala correspondentes às salas de conferência privadas e usa o cmdlet Set-CalendarProcessing para enviar solicitações de reserva a um representante com o nome Robin Wood para aceitar ou recusar.

Get-User -ResultSize unlimited -Filter "(RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox') -and (DisplayName -like 'Private*')" | Set-CalendarProcessing -AllBookInPolicy $false -AllRequestInPolicy $true -ResourceDelegates "Robin Wood"

Como saber se funcionou?

Para verificar se você alterou com êxito as propriedades da caixa de correio de sala, faça o seguinte:

• No Centro de administração do Exchange, selecione a caixa de correio e, em seguida, clique em Editar para ver a propriedade ou funcionalidade que alterou. Dependendo da propriedade que você tiver alterado, ela poderá ser exibida no painel Detalhes da caixa de correio selecionada.

• No Exchange PowerShell, use o cmdlet Get-Mailbox para verificar as alterações. Uma vantagem de se usar o Exchange PowerShell é que você pode exibir múltiplas propriedades de várias caixas de correio. No exemplo acima, em que as solicitações de reserva podem ser agendadas somente durante o horário comercial e ter uma duração máxima de 9 horas, execute o comando a seguir para verificar os novos valores.

  Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'RoomMailbox'" | Get-CalendarProcessing | Format-List Identity,ScheduleOnlyDuringWorkHours,MaximumDurationInMinutes