Criar uma política de retenção para o Exchange Online

No Exchange Online, pode utilizar políticas de retenção de gestão de registos de mensagens (MRM) para gerir o ciclo de vida do e-mail. As políticas de retenção são aplicadas por meio da criação de marcas de retenção, da sua adição a uma política de retenção e da aplicação da política aos usuários de caixa de correio.

Para tarefas de gestão adicionais relacionadas com políticas de retenção, veja Procedimentos de Gestão de Registos de Mensagens.

Do que você precisa saber para começar?

• Tempo estimado para a conclusão da tarefa: 30 minutos.

• Os procedimentos neste tópico exigem permissões específicas. Consulte cada procedimento para ver informações sobre permissões.

• A configuração para as políticas e etiquetas de retenção do MRM está no portal de conformidade do Microsoft Purview.

• As caixas de correio às quais aplica estas políticas de retenção têm de residir no Microsoft 365.

Etapa 1: criar uma marca de retenção

Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver que permissões precisa, consulte a entrada "Gestão de registos de mensagens" no tópico Permissões de funcionalidades no Exchange Online .

Utilizar o portal de conformidade do Purview para criar uma etiqueta de retenção

1. Inicie sessão no portal de conformidade do Microsoft Purview e navegue para Soluções>Gestão> do ciclo de vida de dadosExchange (legado)>Etiquetas de retenção mrm e, em seguida, selecione + Nova etiqueta.

2. Na página Definir como a etiqueta será aplicada , selecione uma das seguintes opções e, em seguida, selecione Seguinte:

   • Automaticamente para toda a caixa de correio (predefinição): selecione esta opção para criar uma etiqueta de política predefinida (DPT). Você pode usar DPTs para criar uma política de exclusão padrão e uma política de arquivo morto padrão, que se aplica a todos os itens da caixa de correio.

     Não pode utilizar esta configuração para criar uma DPT para eliminar itens de voice mail. Para obter detalhes sobre como criar uma DPT para eliminar itens de voice mail, consulte o exemplo do PowerShell do Exchange Online nesta página.

   • Pasta predefinida automaticamente: selecione esta opção para criar uma etiqueta de política de retenção (RPT) para uma pasta predefinida, como Caixa de Entrada ou Itens Eliminados, e, em seguida, selecione a pasta.

     Só pode criar RPTs com as ações Eliminar e permitir recuperação ou Eliminar permanentemente a retenção.

   • Por utilizadores para itens e pastas (pessoais): selecione esta opção para criar etiquetas pessoais. Estas etiquetas permitem que os utilizadores do Outlook e do Outlook na Web (anteriormente conhecidos como Outlook Web App ou OWA) apliquem definições de arquivo ou eliminação a uma mensagem ou pastas diferentes das definições aplicadas à pasta principal ou a toda a caixa de correio.

3. No título da página Definir definições de retenção , as opções variam consoante o tipo de etiqueta que selecionou. Preencha os seguintes campos e, em seguida, selecione Seguinte:

   • Período de Retenção: selecione uma das seguintes opções:

     • Quando o item atingir a seguinte idade (em dias): selecione esta opção e especifique o número de dias para reter itens antes de serem movidos ou eliminados. A idade de retenção de todos os itens com suporte, exceto Calendário e Tarefas, é calculado a partir da data em que um item é recebido ou criado. A idade de retenção dos itens de Calendário e Tarefas é calculada a partir da data de término.

     • Nunca: selecione essa opção para especificar que itens nunca devem ser excluídos ou movidos para o arquivo morto.

   • Ação de Retenção: selecione uma das seguintes ações a executar após o item atingir o respetivo período de retenção:

     • Eliminar e permitir a recuperação: selecione esta ação para eliminar itens, mas permitir que os utilizadores os recuperem utilizando a opção Recuperar Itens Eliminados no Outlook ou outlook na Web. Os itens ficam retidos até o período de retenção do item excluído configurado para o banco de dados de caixa de correio ou até que o usuário de caixa de correio os receba.

     • Eliminar permanentemente: selecione esta opção para eliminar permanentemente o item da base de dados da caixa de correio.

       Importante

       Embora as caixas de correio ou itens estejam sujeitos a suspensões, como políticas de retenção ou etiquetas de retenção do Microsoft 365, ou a suspensão de litígios, não serão eliminadas permanentemente e continuarão a ser devolvidas nas pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos.

     • Mover item para arquivo: esta ação só está disponível se estiver a criar uma DPT ou uma etiqueta pessoal. Selecione esta ação para mover itens para a caixa de correio de arquivo do utilizador.

4. Na página Atribuir um nome à etiqueta , introduza um nome e uma descrição opcional e, em seguida, selecione Seguinte:

   • Nome: insira um nome para a marca de retenção. O nome da marca é para fins de exibição e não causa nenhum impacto na pasta ou no item ao qual a marca é aplicada. Observe que as marcas pessoais que você provisiona para os usuários estão disponíveis no Outlook e no Outlook na Web.

   • Descrição: utilize este campo opcional para introduzir notas ou comentários administrativos. Esse campo não é exibido aos usuários.

5. Reveja e submeta para criar a etiqueta com a configuração escolhida.

Utilizar o PowerShell do Exchange Online para criar uma etiqueta de retenção

Use o cmdlet New-RetentionPolicyTag para criar uma marca de retenção. Diferentes opções disponíveis no cmdlet permitem-lhe criar diferentes tipos de etiquetas de retenção. Utilize o parâmetro Tipo para criar um DPT (valor de Todos), RPT (especifique um tipo de pasta predefinido, como Caixa de Entrada) ou uma etiqueta pessoal (valor de Pessoal).

O exemplo seguinte cria um DPT para eliminar todas as mensagens na caixa de correio após 7 anos (2556 dias):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

O exemplo seguinte cria um DPT para mover todas as mensagens para o Arquivo do In-Place em 2 anos (730 dias):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

O exemplo seguinte cria um DPT para eliminar mensagens de voice mail após 20 dias:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

O exemplo seguinte cria um RPT para eliminar permanentemente mensagens na pasta EMail de Lixo após 30 dias:

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

O exemplo seguinte cria uma etiqueta pessoal para nunca eliminar uma mensagem:

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Etapa 2: criar uma política de retenção

Para executar este procedimento ou estes procedimentos, você precisa receber permissões. Para ver que permissões precisa, consulte a entrada "Gestão de registos de mensagens" no tópico Permissões de funcionalidades no Exchange Online .

Utilizar o portal de conformidade do Microsoft Purview para criar uma política de retenção

1. Inicie sessão no portal de conformidade do Microsoft Purview, navegue para Soluções>Gestão> do ciclo de vida de dadosExchange (legado)>Políticas de retenção de MRM e, em seguida, selecione Nova política.

2. Na página Configurar a política , introduza um nome para a política de retenção e, em seguida, selecione + Adicionar etiqueta para selecionar as etiquetas que pretende adicionar a esta política de retenção.

   Você pode criar uma política de retenção sem adicionar marcas de retenção a ela, mas os itens da caixa de correio aos quais a política é aplicada não serão movidos ou excluídos. Você também pode adicionar e remover marcas de retenção de uma política de retenção após sua criação.

3. Na página Escolher etiquetas de retenção , selecione as etiquetas que pretende e, em seguida, selecione Adicionar.

   Uma política de retenção pode conter as seguintes marcas:

   • Uma DPT com a ação Mover item para arquivo .

   • Uma DPT com as ações Eliminar e permitir recuperação ou Eliminar permanentemente .

   • Uma DPT para mensagens de voice mail com as ações Eliminar e permitir recuperação ou Eliminar permanentemente .

   • Uma RPT por pasta padrão, como Caixa de Entrada, para excluir os itens.

   • Qualquer número de marcas pessoais.

   Observação

   Embora você possa adicionar qualquer número de marcas pessoais a uma política de retenção, ter muitas marcas pessoais com configurações de retenção diferentes pode confundir os usuários. Recomendamos que não ligue mais do que dez etiquetas pessoais a uma política de retenção.

4. Reveja e submeta para criar a política de retenção com as suas configurações.

Você pode criar uma política de retenção sem adicionar marcas de retenção a ela, mas os itens da caixa de correio aos quais a política é aplicada não serão movidos ou excluídos. Você também pode adicionar e remover marcas de retenção de uma política de retenção após sua criação.

Utilizar o PowerShell do Exchange Online para criar uma política de retenção

O exemplo seguinte cria a política de retenção RetentionPolicy-Corp e utiliza o parâmetro RetentionPolicyTagLinks para associar cinco etiquetas de retenção à política:

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Para obter informações detalhadas de sintaxes e parâmetros, consulte New-RetentionPolicy.

Etapa 3: aplicar uma política de retenção a usuários de caixa de correio

Depois de criar uma política de retenção, você deverá aplicá-la a usuários de caixa de correio. Você pode aplicar várias políticas de retenção a um conjunto diferente de usuários. Para obter instruções detalhadas, consulte Aplicar uma política de retenção a caixas de correio.

Como saber se funcionou?

Depois de criar etiquetas de retenção, adicione-as a uma política de retenção e aplique a política a um utilizador da caixa de correio, da próxima vez que o assistente da caixa de correio MRM processar a caixa de correio, as mensagens são movidas ou eliminadas com base nas definições que configurou nas etiquetas de retenção.

Para verificar se aplicou a política de retenção, faça o seguinte:

1. Substitua <a Identidade> da Caixa de Correio pelo nome, endereço de e-mail ou alias da caixa de correio e execute o seguinte comando no comando do PowerShell do Exchange Online para executar manualmente o assistente do MRM numa única caixa de correio:

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
   

2. Inicie sessão na caixa de correio com o Outlook ou o Outlook na Web e verifique se as mensagens são eliminadas ou movidas para um arquivo de acordo com a configuração da política.