Gerir dados do Microsoft Whiteboard

O conteúdo do Whiteboard é armazenado no OneDrive para Empresas e no Azure. O OneDrive para Empresas é o armazenamento predefinido para todos os novos quadros. Os quadros criados originalmente no Azure e os quadros que foram iniciados num Surface Hub ou num dispositivo Microsoft Teams Rooms são armazenados no Azure.

Para gerir os dados, primeiro tem de garantir que o Whiteboard está ativado para a sua organização. Para obter mais informações, veja Gerir o acesso ao Whiteboard.

Descrição geral do armazenamento do Azure

Atualmente, o Whiteboard armazena conteúdo de forma segura no Azure. Os dados podem ser armazenados em localizações diferentes, consoante o país/região e quando o Whiteboard mudou para armazenar novos conteúdos nessas localizações. Para verificar onde são criados novos dados, consulte Onde estão armazenados os seus dados de cliente do Microsoft 365.

Os conteúdos no Azure não suportam a Prevenção de Perda de Dados (DLP), Deteção de Dados Eletrónicos, políticas de retenção e funcionalidades semelhantes. Este conteúdo pode ser gerido com cmdlets do PowerShell do Whiteboard. Eventualmente, os quadros armazenados no Azure terão de ser migrados para o OneDrive para Empresas ou eliminados.

Se uma conta de utilizador for eliminada no Azure

Estamos a alterar a forma como os quadros são armazenados quando a conta de um utilizador é eliminada no Azure. Antes da alteração, todos os quadros pertencentes à conta de um utilizador eliminado também foram eliminados. No entanto, os quadros que foram partilhados com outras pessoas não foram eliminados.

A partir de 1 de junho de 2022, o comportamento dos quadros no Azure mudou. Todos os quadros partilhados com outros utilizadores serão eliminados.

Se quiser manter os quadros de um utilizador eliminado, antes de eliminar a conta, pode transferir a propriedade. Pode transferir um único quadro ou todos para outro utilizador.

• Siga estas instruções para transferir todos os quadros.

• Para obter mais informações sobre como eliminar contas de utilizador, consulte Eliminar um utilizador da sua organização.

Certifique-se de que qualquer processo de eliminação ou script processa esta alteração. Se não estiver familiarizado com a eliminação dos quadros, não é necessária qualquer ação.

Descrição geral do armazenamento do OneDrive para Empresas

Os quadros serão criados na pasta OneDrive para Empresas da pessoa que inicia o quadro. O SharePoint ainda não é suportado. Este processo aplica-se a todos os quadros criados nas aplicações autónomas do Whiteboard e em reuniões, conversas e canais do Microsoft Teams. A única exceção são os quadros iniciados a partir de um Surface Hub serem armazenados no Azure, embora sejam movidos para o OneDrive para Empresas no futuro.

Os utilizadores que não tiverem o OneDrive para Empresas aprovisionado deixarão de poder criar novos quadros quando esta alteração for implementada. No entanto, ainda podem editar os quadros criados anteriormente. Também podem colaborar em quadros partilhados com os mesmos por outras pessoas que tenham o OneDrive para Empresas.

Um quadro médio pode ter entre 50 KB e 1 MB de tamanho e estar localizado onde quer que o seu conteúdo do OneDrive para Empresas resida. Para verificar onde os dados do seu inquilino estão armazenados, consulte Onde estão armazenados os dados do cliente do Microsoft 365. Em seguida, observe a localização do OneDrive para Empresas.

Controlos do armazenamento do OneDrive para Empresas

Pode gerir dados do Whiteboard com controlos existentes do OneDrive para Empresas. Para obter mais informações, consulte Guia do OneDrive para empresas.

Pode utilizar ferramentas existentes do OneDrive para Empresas para satisfazer pedidos de titulares de dados (DSRs) para o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD). Se quiser garantir que todas as alterações anteriores são removidas do ficheiro, tem de eliminar todo o ficheiro.

Os ficheiros do Whiteboard podem ser movidos da mesma forma que outros conteúdos no OneDrive para Empresas. No entanto, as permissões e ligações de partilha podem não ser movidas.

Controlos de dados suportados atualmente:

• Políticas de retenção
• Cota
• Retenção legal
• DLP
• Deteção de Dados Eletrónicos Básica – os ficheiros .whiteboard são armazenados como ficheiros no OneDrive para Empresas do criador. Estão indexados para pesquisa de palavras-chave e de tipo de ficheiro, mas não estão disponíveis para pré-visualização ou revisão. Após a exportação, um administrador tem de carregar o ficheiro novamente para o OneDrive para Empresas para ver o conteúdo. Está previsto mais suporte para o futuro.

Controlos de dados planeados para versões futuras:

• Rótulos de confidencialidade
• Análise
• Mais suporte de Deteção de Dados Eletrónicos

Transferir o quadro quando um utilizador sai da empresa

Para preservar os ficheiros do OneDrive de um antigo utilizador, incluindo ficheiros .whiteboard, primeiro dê-se acesso ao respetivo OneDrive e, em seguida, mova os ficheiros que pretende manter.

1. No centro de administração, vá para a página Usuários>Usuários ativos.
2. Selecione um utilizador.
3. Na página de propriedades do utilizador, selecione OneDrive. Em Obter acesso a ficheiros, selecione Criar ligação para ficheiros.
4. Selecione a ligação para abrir a localização do ficheiro.
5. Selecione os ficheiros ou pastas que pretende mover e, em seguida, selecione Mover para.

Saiba mais sobre como preservar o conteúdo de um antigo utilizador: Passo 5 – Conceder a outro funcionário acesso aos dados do OneDrive e do Outlook – Administrador do Microsoft 365 | Microsoft Learn

Gerir quadros movidos

Assim que o ficheiro .whiteboard for apresentado no OneDrive para Empresas do novo proprietário, pode abrir, editar, mudar o nome ou eliminar os ficheiros.

1. Abra office.com e, no iniciador de aplicações, selecione OneDrive.
2. No painel de navegação esquerdo, selecione Os Meus Ficheiros.
3. Abra a pasta denominada Quadros.
4. Na lista de ficheiros, selecione o ficheiro movido e selecione o botão ... para mudar o nome, eliminar e outras opções.

Auditoria

Os ficheiros do Whiteboard armazenados no ODB estão incluídos nas atividades de registo de auditoria de ficheiros para criar, modificar, partilhar e eliminar atividades. Saiba mais sobre as atividades de ficheiros em Atividades de registo de auditoria – Microsoft Purview.

Confira também

Gerir o acesso ao Whiteboard

Gerir a partilha do Whiteboard

Implementar o Whiteboard no Windows