Criar assinaturas por destinatário para relatórios (versão prévia)

APLICA-SE A: Power BI Desktop Serviço do Power BI

As assinaturas dinâmicas por destinatário são projetadas para simplificar a distribuição de uma cópia personalizada de um relatório para cada destinatário de uma assinatura de email. Defina qual exibição do relatório que um indivíduo recebe, especificando quais filtros são aplicados à sua versão do relatório.

As assinaturas dinâmicas por destinatário estão disponíveis para relatórios paginados e para relatórios do Power BI. Este artigo refere-se a relatórios do Power BI. Para saber mais sobre assinaturas dinâmicas para relatórios paginados, consulte Assinaturas dinâmicas por destinatário para relatórios paginados.

Os filtros de assinatura dinâmica são armazenados em um modelo semântico separado do Power BI. O modelo semântico define o mapeamento entre os destinatários e os respectivos filtros. Quando é hora de enviar o relatório, os dados mais recentes disponíveis em seu modelo semântico determinam quem recebe uma assinatura e com quais filtros aplicados. No exemplo usado neste artigo, o modelo semântico separado contém dados de funcionários, incluindo endereços de email. Nossa tarefa é criar assinaturas para gerentes. Cada gestor recebe apenas dados dos funcionários dele.

Pré-requisitos

• Um relatório para compartilhar, que é salvo em um workspace com suporte por uma capacidade (capacidade do Power BI Premium, avaliação do Microsoft Fabric ou capacidade do Microsoft Fabric).
• Permissões de build para um modelo semântico do Power BI que contém dados de destinatário. Esses dados incluem os endereços de email dos destinatários e os valores de filtro que devem ser aplicados a cada destinatário.
• Uma função de Colaborador, Membro ou Administrador no workspace. Você sabe que você tem a função de Colaborador, Membro ou Administrador em um workspace se puder editar relatórios ou pineis nesse workspace. Leia mais sobre as Funções nos workspaces.

Criar uma assinatura dinâmica

Deseja criar uma assinatura que envie exibições personalizadas de um relatório para seus assinantes com base nos parâmetros definidos? Talvez você seja um diretor regional e queira enviar um relatório para vários gerentes, sendo que cada um deles só está interessado nas vendas de cada um de seus funcionários. Agora você pode criar uma assinatura e personalizar o relatório para que cada gerente veja apenas os dados relacionados aos próprios funcionários. Para fazer isso, o Power BI se conecta a dois modelos semânticos diferentes. Um deles contém dados do destinatário da assinatura, incluindo endereços de email dos gerentes. O outro contém os dados e define o mapeamento entre destinatários e filtros. Quando chega a momento de enviar o relatório, os dados mais recentes disponíveis neste segundo modelo semântico determinam qual gerente recebe um relatório em sua caixa de entrada e quais filtros são usados nesse relatório.

Para usuários familiarizados com o SSRS (SQL Server Reporting Services), esse recurso é semelhante às assinaturas orientadas por dados.

Conectar-se aos dados do destinatário

1. O exemplo de relatório de Vendas regionais tem uma tabela que podemos usar. O gráfico de colunas empilhadas Por equipe + usuário tem dados para gerentes e seus funcionários. Selecione Por Equipe + Usuário se essa opção ainda não estiver ativa. Clique com o botão direito do mouse em uma das barras e selecione Fazer drill down para ver os funcionários desse gerente.

   

2. Selecione Inscrever-se no relatório>Criar uma assinatura.

   

3. Selecione Dinâmica por destinatário (versão prévia).

   

4. Realce o modelo semântico do Power BI que contém os dados do destinatário. Os dados dos destinatários incluem colunas para endereço de email, filtros que podem ser variados por destinatário e, opcionalmente, tipo de anexo e assunto do email.

   Em algumas organizações, pode haver um modelo semântico do Power BI de funcionários corporativos que atenda a essa finalidade. Ou talvez seja necessário criar um modelo semântico que contenha endereços de email e valores para filtros de relatório. A parte crítica dos dados são os endereços de email. Para que você defina os filtros por destinatário, o modelo semântico precisa incluir os endereços de email de todos os possíveis destinatários. Selecione Avançar. Neste exemplo, nosso modelo semântico de mapeamento é denominado Funcionários de vendas da Contoso.

   

Seleciona e filtra conjuntos de dados

A janela Selecionar e filtrar dados lista os campos que podem ser definidos dinamicamente. Neste exemplo, temos um campo para um endereço de email e temos vários filtros. Selecione as colunas do modelo semântico que você deseja que sejam diferentes para cada destinatário. O endereço de email e os filtros podem ser definidos dinamicamente com base nos dados do modelo semântico do Power BI.

A janela Selecionar e filtrar dados exibe a lista de campos do modelo semântico de Funcionário de vendas da Contoso que podem ser usados para filtrar dinamicamente sua assinatura de relatório Vendas Regionais. Selecione a tabela Owners. Esta tabela tem dados para Owner, OwnerEmail e Manager. Esses campos do modelo semântico Funcionário de vendas da Contoso podem ser vinculados à assinatura.

Insira os detalhes de e-mail

Na janela Detalhes do email, preencha os campos obrigatórios e quaisquer outros campos que você queira incluir. Use as listas suspensas para preencher automaticamente com conteúdo dinâmico do modelo semântico Funcionário de vendas da Contoso. Ou insira as informações manualmente. Se você estiver digitando destinatários, separe-os por vírgulas ou ponto-e-vírgula.

Neste exemplo, usamos conteúdo dinâmico para Destinatários e Assunto do email. O ícone de link permite que você saiba que o conteúdo dinâmico está sendo usado.

1. Em Destinatários, selecione a opção suspensa Obter de dados e escolha uma coluna na tabela Owners. A coluna na tabela Proprietários que contém endereços de email é Owners.OwnerEmail.

2. Em Assunto do email, selecione a opção suspensa Obter de dados e escolha uma coluna na tabela Owners. A coluna na tabela Owners que contém endereços de email é Owners.OwnerEmail.

   

3. Adicione detalhes opcionais. Digite uma mensagem para os destinatários. Use a lista suspensa para selecionar uma página de relatório específica. Se você ativar a opção Vincular ao relatório no Power BI, o link o levará a essa página de relatório. Além disso, essa página é a que será exibida se você selecionar Pré-visualizar página de relatório. A pré-visualização da imagem mostra o relatório com os filtros exclusivos do destinatário aplicados.

4. Selecione a lista suspensa Anexar relatório completo para exibir a lista de opções. Selecionar um formato. Os rótulos de confidencialidade são aplicados ao anexo do email e o anexo respeita todos os rótulos de privacidade do relatório. O tamanho do anexo é limitado a menos de 25 MB.

Adicionar filtros dinâmicos

Use a janela Mapear seus dados para definir filtros dinâmicos. Para usar o estado atual do relatório como ponto de partida, selecione Incluir minhas alterações. Essa seleção cria a assinatura com atualizações feitas em filtros, holofotes, estados de análise e muito mais. Se você não quiser que os filtros dinâmicos sejam aplicados ao estado atual do relatório, desmarque a opção Incluir minhas alterações. Desmarcar essa opção faz com que o estado padrão do relatório seja usado.

Selecione qual campo de relatório é usado para mapear para um valor no modelo semântico Funcionário de vendas da Contoso. Neste exemplo, ambos os campos têm o mesmo nome, o que não é o caso na maioria das situações.

Definir o agendamento

Na janela Definir o agendamento, crie um cronograma para sua assinatura dinâmica.

1. Selecione a Data de início e, opcionalmente, uma Data de encerramento para a assinatura. Por padrão, a data de início é a data de criação da assinatura, e a de término será um ano após essa data. É possível alterar para qualquer data no futuro a qualquer momento antes do término da assinatura. Quando uma assinatura atinge uma data de término, ela é interrompida até que você a habilite novamente. Você recebe notificações antes da data de término agendada, perguntando se deseja estendê-la.

2. Use o menu suspenso Repetir para selecionar uma frequência para sua assinatura. Você pode escolher diariamente, semanalmente ou mensalmente. Você também pode ajustar o seu fuso horário.

   Dica

   Para receber um email de assinatura somente em determinados dias, selecione Semanal e, em seguida, marque as caixas de seleção dos dias da semana. Se você selecionar Mensalmente, insira os dias do mês em que deseja receber o email de assinatura.

3. Escolha um horário agendado para a assinatura. Você pode fazer com que ela seja executada na hora exata ou após 15, 30 ou 45 minutos no fuso horário especificado.

   

4. Ao desativar a Assinatura ativa, você tem a opção de disparar essa assinatura manualmente em vez de executá-la de forma recorrente.

Revisar e concluir a criação da assinatura dinâmica

Na janela Revisar e concluir, selecione um título para analisar suas configurações. Se todas as configurações parecerem corretas, selecione Salvar e fechar. Se houver necessidade de alterações às configurações, selecione o ícone de lápis para fazer as edições.

O painel Assinaturas lista as novas assinaturas. O ícone de link permite que você saiba que o conteúdo dinâmico está sendo usado.

Outra maneira de revisar sua assinatura é selecionar a seta para baixo para exibir detalhes.

Assim como acontece com outras assinaturas, você pode editar, excluir, ativar e desativar a assinatura.

Considerações e limitações

• A renderização do relatório utiliza parte da sua capacidade. Ela é classificada como uma atividade interativa.
• O modelo semântico do destinatário tem um limite de 1000 linhas de destinatários. Se, em algum momento, a lista de destinatários exceder 1000 linhas, somente os primeiros 1000 destinatários receberão o email de assinatura e o criador da assinatura receberá um email de erro.
• O recebimento do email de assinatura não garante o acesso ao relatório. O acesso ao relatório é definido separadamente.
• Essa versão prévia do recurso dá suporte a filtros de valor único e não dá suporte a filtros com várias opções de valor.
• Se os nomes de colunas ou tabelas forem alterados no modelo semântico enquanto a assinatura estiver sendo processada, os filtros dinâmicos poderão não ser aplicados corretamente.
• Como esta é uma versão prévia do recurso, ele não está disponível para clientes com conteúdo localizado em nuvens soberanas.

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