Criar um relatório paginado baseado em um conjunto de dados compartilhado do Power BI

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APLICA-SE A: Power BI Report Builder Power BI Desktop

Você pode usar um conjunto de dados que você cria no Power BI Desktop como uma fonte de dados para relatórios paginados do Construtor de Relatórios do Power BI. Imagine este cenário: Você criou um relatório do Power BI no Power BI Desktop. Você passou muito tempo projetando o modelo de dados e criou um relatório excelente do Power BI, com visuais variados e maravilhosos. O relatório tem uma matriz com muitas linhas, portanto, você precisa rolar para ver todas elas. Seus leitores de relatório desejam um relatório que possa ser impresso, isso mostrará todas as linhas nessa matriz.

Um relatório paginado do Power BI pode fazer isso: imprimir uma tabela ou matriz que se estende por várias páginas, com cabeçalhos e rodapés de página e um layout da página perfeito que você cria. Ele complementará o relatório de Power BI Desktop. É interessante para você que eles se baseiem exatamente nos mesmos dados, sem discrepâncias, então você usa o mesmo conjunto de dados.

Captura de tela do relatório paginado do Report Builder impresso do Power BI Desktop.

O que você precisa

Aqui está uma lista de o que você precisa e não precisa para usar um conjunto de dados compartilhado no Construtor de Relatórios do Power BI.

  • Baixe e instale o Power BI Report Builder.
  • O conjunto de dados pode estar em qualquer workspace, e você não precisa ser um membro desse workspace.
  • Para acessar um modelo semântico do Power BI, você precisará ter permissão de build para esse conjunto. Leia sobre permissão de build.
  • Será preciso obter uma licença do Power BI Pro ou PPU (Premium por usuário) para publicar seu relatório paginado.
  • Não será preciso obter uma licença do Power BI Pro ou PPU para criar um relatório paginado no Power BI Report Builder.
  • Você pode publicar em Meu Workspace. Para qualquer outro workspace, você precisa ter, no mínimo, uma função de colaborador.

Se você quiser acompanhar este artigo, baixe o arquivo .pbix de exemplo de análise de varejo, abra-o no Power BI Desktop e adicione uma tabela com muitas colunas. No painel Formatar, deslize o controle de alternância em Totais para a posição desativada.

Captura de tela de Totais com o controle de alternância definido para a posição desativada no painel Formatar.

Em seguida, publique o relatório em um workspace no serviço do Power BI.

Conectar-se ao modelo semântico do Power BI

  1. Abra o Construtor de Relatórios do Power BI.

  2. Selecione Entrar no canto superior direito do Construtor de Relatórios para entrar na sua conta do Power BI.

  3. No painel Dados do Relatório, selecione Novo>Conexão de modelo semântico do Power BI.

    Captura de tela do novo conjunto de dados no painel Dados do Relatório.

    Observação

    Você não pode criar a fonte de dados ou o conjunto de dados para um Modelo Semântico do Power BI usando os assistentes de Tabela, Matriz ou Gráfico do Construtor de Relatórios. Depois de criá-los, você pode usar os assistentes para criar tabelas, matrizes ou gráficos com base neles.

  4. Pesquise ou procure pelo conjunto de dados ou o workspace em que ele está e escolha Selecionar. O Construtor de Relatórios preenche o nome do conjunto de dados.

    Captura de tela que mostra os conjuntos de dados dentre os quais selecionar.

  5. O conjunto de dados está listado em Fontes de Dados no painel de Dados do Relatório.

    Captura de tela do painel Dados do Relatório com o conjunto de dados listado em Fontes de Dados.

    Lembre-se de que você pode se conectar a vários modelos semânticos do Power BI e a outras fontes de dados no mesmo relatório paginado.

Obter a consulta DAX para o conjunto de dados

Quando você desejar que os dados em seu relatório do Power BI e aqueles no relatório paginado sejam os mesmos, conectar-se ao conjunto de dados não será suficiente. Você também precisa da consulta DAX (Data Analysis Expressions) criada nesse conjunto de dados.

Etapas para obter a consulta DAX

Siga estas etapas para obter a consulta.

  1. Abra o relatório do Power BI (.pbix) no Power BI Desktop.

  2. Verifique se você tem uma tabela em seu relatório que contém todos os dados desejados em seu relatório paginado. A tabela precisa atender a estes dois requisitos:

    • Ela precisa ser uma tabela simples, e não uma matriz nem outro visual. Se não for uma tabela, converta-a em uma tabela agora, percorra as etapas posteriores do Performance Analyzer e, em seguida, converta-a de volta no visual desejado.

    • Para seus campos numéricos, você precisa usar medidas predefinidas. Há um símbolo de calculadora ao lado delas. Leia sobre a criação de medidas.

      Captura de tela do ícone da calculadora ao lado de uma medida predefinida.

  3. Na faixa de opções Exibir, selecione Performance Analyzer.

    Captura de tela da opção Performance Analyzer na faixa de opções Exibir.

  4. No painel Performance Analyzer, selecione Iniciar gravação e, em seguida, selecione Atualizar visuais.

    Captura de tela do botão Atualizar visuais no Performance Analyzer.

  5. Expanda o sinal de adição ( + ) ao lado do nome da tabela e selecione Copiar consulta. A consulta é a fórmula DAX que você precisa para o conjunto de dados no Construtor de Relatórios do Power BI.

    Captura de tela do link Copiar consulta no Performance Analyzer.

Criar o conjunto de dados com a consulta

  1. Retorne ao Construtor de Relatórios do Power BI.

  2. Clique com o botão direito do mouse no conjunto de dados em Fontes de Dados e selecione Adicionar Conjunto de Dados.

    Captura de tela da opção Adicionar Conjunto de Dados em Fontes de Dados.

  3. Em Propriedades do Conjunto de Dados, dê a ele um nome e selecione Designer de Consulta.

  4. Verifique se DAX está selecionado e anule a seleção do ícone Modo de Design.

    Captura de tela do painel Designer de Consultas do Report Builder.

  5. Na caixa superior, Cole a consulta que você copiou do Power BI Desktop.

    Observação

    Se a consulta incluir a função TOPN, exclua-a da consulta.

  6. Selecione Executar Consulta (o ponto de exclamação vermelho, !) para ter certeza de que a consulta funciona.

    Captura de tela do botão Executar consulta no Designer de Consultas.

    Você vê os resultados da consulta na caixa inferior.

    Captura de tela dos resultados da consulta no Designer de Consultas.

  7. Selecione OK.

    Você vê a consulta na janela Consulta da caixa de diálogo Propriedades do Conjunto de Dados.

    Captura de tela da caixa de diálogo Propriedades do conjunto de dados.

  8. Selecione OK.

    Agora você vê o novo conjunto de dados com uma lista dos respectivos campos no painel de Dados do Relatório.

    Captura de tela dos campos listados no conjunto de dados no painel Dados do Relatório.

Criar uma tabela no relatório

Uma maneira rápida de criar uma tabela é usar o Assistente de Tabela.

  1. Na faixa de opções Inserir, selecione Tabela>Assistente de Tabela.

    Captura de tela do botão Assistente de Tabela na faixa de opções Inserir.

  2. Escolha o conjunto de dados criado com a consulta DAX e selecione >Avançar.

    Captura de tela das opções de conjunto de dados no Assistente de Tabela.

  3. Para criar uma tabela simples, selecione os campos desejados em Campos disponíveis. Você pode selecionar vários campos simultaneamente selecionando o primeiro que desejar, mantendo a tecla Shift pressionada e selecionando o último.

    Captura de tela dos campos disponíveis no Assistente de Tabela.

  4. Arraste os campos para a caixa Valores e selecione >Avançar.

    Captura de tela da caixa Valores no Assistente de Tabela.

  5. Escolha as opções de layout desejadas e selecione >Avançar.

  6. Selecione Concluir. Você vê sua tabela no modo de exibição de Design.

    Captura de tela da tabela na exibição Design.

  7. Selecione Clique para adicionar um título e adicione um título.

  8. Selecione Executar para visualizar o relatório.

    Captura de tela da pré-visualização de relatório.

  9. Selecione Layout de Impressão para ver como seu relatório será impresso.

    Esse layout de relatório precisa ser melhorado. Ele tem 54 páginas porque as colunas e margens deixam a tabela com duas páginas de largura.

    Captura de tela do layout de impressão do relatório.

Formatar o relatório

Você tem várias opções de formatação para fazer com que sua tabela caiba em uma única página.

  1. Você pode diminuir as margens da página no painel Propriedades. Se você não vir o painel Propriedades, na faixa de opções Exibir, marque a caixa de seleção Propriedades.

  2. Selecione o relatório, não a tabela nem o título.

  3. No painel Propriedades do Relatório, em Página, expanda Margens e altere cada uma para 0,75 pol.

    Captura de tela das propriedades de margem da página.

  4. Você também pode tornar as colunas mais estreitas. Selecione a borda da coluna e arraste o lado direito para a esquerda.

    Captura de tela das propriedades de largura da coluna.

  5. Outra opção é verificar se os valores numéricos estão bem formatados. Selecione uma célula com um valor numérico.

    Dica

    Você pode formatar mais de uma célula por vez, mantendo a tecla Shift pressionada enquanto seleciona as outras células.

    Captura de tela da seleção de várias células para formatação.

  6. Na faixa de opções Página Inicial, na seção Número, altere o formato Padrão para um formato numérico como Moeda.

    Captura de tela das opções de formato de número.

  7. Altere o estilo de Espaço Reservado para Valores de Exemplo para que você possa ver a formatação na célula.

    Captura de tela dos valores de exemplo para formatação.

  8. Se apropriado, na seção Número, diminua os decimais para economizar mais espaço.

Como livrar-se de páginas em branco

Mesmo que você tenha tornado as margens e as colunas da tabela mais estreitas, ainda poderá ficar com todas as outras páginas em branco. Por quê? Por causa da matemática.

Quando você soma as margens de página que define à largura do corpo do relatório, o resultado deve ser menor que a largura do formato do relatório.

Por exemplo, digamos que o relatório tenha um formato de 8,5 X 11 polegadas e que você tenha definido as margens laterais para 0,75 polegadas cada. As duas margens juntas somam 1,5 polegada, portanto, o corpo deve ter largura inferior a 7 polegadas.

  1. Selecione a borda direita da superfície de design do relatório e arraste-a para que ela seja menor do que o número desejado na régua.

    Dica

    Você pode defini-la com mais precisão nas Propriedades do corpo. Em Tamanho, defina a propriedade Largura.

    Captura de tela das propriedades de tamanho do corpo.

  2. Selecione Executar para visualizar o relatório e certificar-se de que você se livrou das páginas em branco. Este relatório agora tem apenas 26 páginas, em vez das 54 originais. Êxito!

    Captura de tela do relatório com páginas em branco omitidas.

Considerações e limitações

  • Para conjuntos de valores que usam uma conexão dinâmica ao Analysis Services, você pode se conectar diretamente usando a conexão subjacente ao Analysis Services em vez de um conjunto de dados compartilhado.
  • Se você quiser usar um modelo semântico do Power BI que usa o DirectQuery no Power BI Report Builder, o conjunto de dados precisará incluir uma medida, mesmo que você não pretenda expô-la em seu relatório. Sem a medida, o conjunto de dados não retornará os resultados dos dados apropriados.
  • Os conjuntos de dados com endossos promovidos ou certificados são exibidos na lista de conjuntos de dados disponíveis, mas não são marcados como tal.

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