Habilitar sugestões de documento para recomendar documentos relacionados

Habilitar Sugestões de Documento ajuda a tornar seus usuários móveis e do navegador da Web dos aplicativos do Dynamics 365 cientes de documentos importantes relacionados àquilo em que estão trabalhando nos aplicativos do Dynamics 365, como uma grande oportunidade de vendas. Você, como administrador, define os campos relevantes. Um mecanismo de recomendação com a análise de texto do Azure usa a correspondência de palavras-chave para associar registros relacionados e encontrar documentos semelhantes. Você cria regras de similaridade nos aplicativos do Dynamics 365 para fornecer sua própria lógica de similaridade. Os aplicativos do Dynamics 365 apresentam uma lista de documentos sugeridos ao usuário enquanto ele trabalha no registro atual.

Sugestões de Documento pesquisa outros registros semelhantes para determinar semelhanças encontradas nos documentos localizados em um site do SharePoint, OneDrive, ou local externo. Os documentos sugeridos podem estar em vários formatos diferentes, como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF e arquivos de texto. Quando documentos semelhantes são encontrados, as Sugestões do Documento os apresentam, dando a você a possibilidade de abrir o documento ou fazer uma cópia.

Requisitos

Os itens a seguir são necessários para usar as Sugestões de Documento com os aplicativos do Dynamics 365.

• Dynamics 365 Customer Service.

• Para sugerir documentos localizados no SharePoint:

  • Acesso ao SharePoint Online, ao SharePoint 2013 ou ao SharePoint 2016.

  • O gerenciamento de documentos deve estar configurado nos aplicativos do Dynamics 365. Consulte Configurar a integração com o SharePoint.

• A pesquisa do Dataverse deve ser habilitada. Mais informações: Configurar a pesquisa do Dataverse para a organização

• Sugestões de Documento funciona com o navegador da Web, o Dynamics 365 para tablets e o Dynamics 365 para telefones.

• Para usar a análise de texto do Azure com as Sugestões de Documento:

  • Uma assinatura do Azure é necessária para usar o serviço Análise de Texto do Azure.

  • Um administrador do sistema deve habilitar a conexão à análise de texto dos aplicativos do Dynamics 365.

• Um administrador do sistema deve definir uma regra de similaridade para cada tipo de entidade a ser incluída nas Sugestões de Documento. Mais informações: Usar regras avançadas de similaridade para exibir sugestões de casos semelhantes.

Como funciona

Você usa Sugestões de Documentos com a entidade Caso.

Você pode usar a correspondência de padrões incluída nativamente com o recurso Sugestões de Documento, mas é recomendável usar o serviço Análise de Texto do Azure para obter uma correspondência de palavras-chave avançada.

O recurso Sugestões de Documento pesquisa apenas os locais e documentos aos quais o usuário tem acesso.

Os locais onde se encontram documentos são pesquisados na seguinte ordem:

1. Site padrão do SharePoint.

2. Outros sites do SharePoint.

3. OneDrive.

4. Grupos do Microsoft 365 (quando a solução está instalada).

5. URL externa (se estiver configurada).

Sugestões de Documento não pesquisa anexos que foram adicionados às Notas nos registros dos aplicativos do Dynamics 365.

Adicionar uma URL externa para pesquisar outro site

Sites externos, como biblioteca de documentos do SharePoint local podem ser incluídos no recurso Sugestões de Documento, adicionando um URL externo para o local a ser pesquisado.

Depois de adicionar a URL externa ao recurso de sugestões de documento habilitado, veja o que seus usuários poderão fazer.

• Navegadores da Web. Ao executar os aplicativos do Dynamics 365 em um navegador da Web, após selecionar Sugestões de Documento, os usuários podem clicar em Outras Recomendações na página Sugestões de Documento para exibir outra página que pode incluir mais sugestões de documento encontradas no site externo. Observe que o usuário pode ser solicitado a entrar no site externo.

• Aplicativos móveis. Para os aplicativos Dynamics 365 para tablets e Dynamics 365 para telefones, após selecionar Sugestões de Documento, os usuários podem selecionar Outras Recomendações, para abrir o site externo no navegador da Web padrão do dispositivo, o que pode incluir mais sugestões de documento encontradas no site externo. Observe que o usuário pode ser solicitado a entrar no site externo.

Formular a URL externa

A URL externa deve ser formulada em um formato compreensível para o site externo. Por exemplo, para sites que usam uma construção semelhante a https://contoso.com/search?{0}, em que https://contoso.com/search? é a estrutura de URL de pesquisa e {0} é a string da palavra-chave, as sugestões de documento repassam as palavras-chave no parâmetro {0}. As palavras-chave inseridas na URL são derivadas de regras de registro semelhante que incluem mapeamentos de entidade da Correspondência de Texto. Mais informações: Usar regras avançadas de similaridade para exibir sugestões de casos semelhantes.

Os valores encontrados nos campos de texto dos mapeamentos da regra de similaridade são usados como palavras-chave para criar a consulta enviada ao site externo, semelhante à URL abaixo, em que keyword representa os valores de texto encontrados nos mapeamentos das regras de similaridade e & representa um espaço em branco usado pelo recurso Sugestões de Documento para separar cada palavra-chave.

https://contoso.com/search?keywordA&palavra-chaveB&palavra-chaveC

Para um servidor local do SharePoint, você pode adicionar uma URL externa que aponta para um subsite semelhante a esse, em que mysharepoint é o nome do site, sites é o nome do local e subsitename é o nome do subsite.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Configurar a conexão à análise de texto do Azure

Para usar a análise de texto do Azure com o recurso Sugestões de Documento, uma conexão de análise de texto do Azure deve ser configurada.

Definir e ativar regras de similaridade

Se você ainda não tiver definido as regras de similaridade, consulte Usar regras avançadas de similaridade para exibir sugestões de ocorrência semelhantes.

Habilitar Sugestões de Documento

Para habilitar as Sugestões de Documento, faça o seguinte:

1. Navegue até o centro de administração do Microsoft Power Platform e entre usando as credenciais de administrador.

2. Navegue até Ambientes> [selecione um ambiente] >Configurações>Integração>Configurações de gerenciamento de documentos>Gerenciar sugestões de documentos

3. Na área Selecionar Entidades, selecione a entidade Caso a ser incluída em Sugestões de Documento e selecione Aplicar.

   Gorjeta

   Se a entidade de caso não estiver listada na área Selecionar Entidades, isso significa que as regras de similaridade da entidade de caso não foram definidas e ativadas. Use regras de similaridade avançadas para visualizar sugestões de casos semelhantes.

4. Definir a URL externa para incluir em Sugestões de Documentos. Por padrão, o recurso Sugestões de Documento pesquisa nos serviços do Microsoft 365 como SharePoint ou OneDrive. Se quiser pesquisar um site externo além dos serviços do Microsoft 365 disponíveis, como um site local do SharePoint, insira a URL base ao sistema externo. Os aplicativos do Dynamics 365 acrescentarão uma cadeia de caracteres de consulta de pesquisa para a URL base fornecida. Mais informações: Adicionando um URL externo para pesquisar outro site.