Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
O plano de arquivo é o principal documento do planejamento de gerenciamento de registros no SharePoint Server 2010. Embora os planos de arquivos possam diferir entre as organizações, eles geralmente:
Descrevem os tipos de itens que a organização reconhece como registros.
Descrevem a que categoria mais ampla de registros pertencem os itens.
Indicam onde os registros são armazenados.
Descrevem os períodos de retenção de registros.
Descrevem quem é o responsável pelo gerenciamento dos diversos tipos de registros.
Este artigo descreve o conteúdo de um plano de arquivo e resume como criar um plano de arquivo para a sua organização. Este artigo também o direciona a uma planilha onde você poderá registrar o plano de arquivo.
Neste artigo:
Identificar tipos de registros
Preencher o plano de arquivo
Planilha
A determinação de quais documentos ativos da organização podem ser declarados como registros exige a colaboração de gerentes de registros, advogados, responsáveis pela conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo que a empresa não esteja em um setor de forte regulamentação, há leis gerais que podem obrigar a empresa a manter registros. Juntamente com a legislação comercial geral, é preciso avaliar as exigências legais específicas da sua empresa.
Está além do escopo deste artigo fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro na sua organização. É bastante provável que a sua empresa já esteja fazendo alguma forma de gerenciamento de registros e já tenha preenchido a maioria das funções do gerenciamento de registros necessárias; talvez você já tenha também uma taxonomia de registros.
Geralmente, para determinar o que são registros na sua organização, é preciso:
Entender as obrigações legais da empresa e os requisitos do negócio.
Em um esforço colaborativo entre as divisões da organização, analisar como os documentos ativos são usados.
Desenvolver uma lista dos tipos de documentos que devem se tornar registros. Por exemplo, você pode determinar que os seguintes documentos devem ser retidos como registros:
Contratos para locação de espaço corporativo.
Documentos relativos aos benefícios dos funcionários.
Documentos relativos à pesquisa e ao desenvolvimento de produtos.
Categorizar os registros. Registros de mesma categoria geralmente têm os mesmos períodos de retenção e podem exigir tratamento semelhante em outras situações.
Registrar as informações coletadas. Você pode usar a planilha mencionada na seção Planilha para essa finalidade. Registre o tipo de registro, a categoria a que esse tipo de registro pertence e uma breve descrição do tipo de registro.
Este é um exemplo de planilha:
Tipo de registro | Categoria de registro | Descrição |
---|---|---|
Planos de benefícios, planos de seguros, planos de aposentadoria |
Descrições de benefícios de funcionários |
Descrições de todos os planos de benefícios dos funcionários. |
Cronogramas da folha de pagamento, informações complementares de folha de pagamento |
Registros de folha de pagamento |
Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salário pago. |
Faturas de fornecedor |
Faturas |
Registros de bens ou serviços adquiridos de fornecedores. |
Pesquisas de produtos, questionários, manuais de treinamento, vídeos de treinamento |
Materiais de treinamento |
Fornece treinamento interno ou externo. |
Formulários de remessa, relatórios de remessa |
Registros de remessa |
Documenta a remessa de materiais. |
Informações à imprensa, artigos de jornal |
Informações à imprensa |
Informações de relações públicas sobre produtos e serviços. |
Folhas de contatos de emergência, formulários de inscrição em planos de saúde, currículos, relatórios de status de benefícios |
Registros pessoais |
Registros do histórico de emprego de cada funcionário e as respectivas ações de pessoal. |
Depois de determinar quais documentos devem ser retidos como registros e criar um conjunto de categorias de registros, conclua o plano de arquivo, fornecendo outras informações sobre cada tipo de registro. Indique o seguinte:
Por quanto tempo cada tipo de registro deve ser retido.
Como os registros devem ser descartados quando o período de retenção for expirado.
Quem é o gerente principal de registros desse tipo.
Em que tipo de mídia registros desse tipo são armazenados.
Este é um exemplo de plano de arquivo concluído:
Registros | Descrição | Mídia | Categoria de registro | Retenção | Disposição | Contato |
---|---|---|---|---|---|---|
Planos 401k |
Descrição do plano de benefícios dos funcionários. |
Páginas da Web |
Planos de benefícios de funcionários |
X anos |
Nenhuma |
Fernanda Marques |
Planos de seguros |
Descrição do plano de seguro do funcionário. |
Imprimir |
Planos de benefícios de funcionários |
X anos |
Nenhuma |
Diogo Andrade |
Fundos de pensão |
Descrição do fundo de pensão do funcionário. |
Imprimir |
Planos de benefícios de funcionários |
X anos |
Nenhuma |
Diogo Andrade |
Cronogramas da folha de pagamento |
Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos. |
Documentos eletrônicos |
Registros de folha de pagamento |
X anos |
Destruir |
Diogo Andrade |
Informações complementares da folha de pagamento |
Resumos dos períodos de licença médica, férias e outros itens da folha de pagamento não relativos ao salário. |
Documentos eletrônicos |
Registros de folha de pagamento |
X anos |
Destruir |
Diogo Andrade |
Faturas de fornecedor |
Registros de bens ou serviços adquiridos de fornecedores. |
Imprimir |
Faturas |
X anos |
Destruir |
Nuno Farinha |
Pesquisas de produtos |
Pesquisa de satisfação do cliente. |
Páginas da Web |
Materiais de pesquisa |
X anos |
Arquivo morto |
Paula Bento |
Questionários |
Questionário para determinar a demografia do cliente. |
Imprimir |
Materiais de pesquisa |
X anos |
Arquivo morto |
Paula Bento |
Manuais de treinamento |
Conteúdo impresso do treinamento. |
Imprimir |
Materiais de treinamento |
X anos |
Destruir |
Paula Bento |
Vídeos de treinamento |
Conteúdo do treinamento em vídeo. |
Vídeo |
Materiais de treinamento |
X anos |
Destruir |
Paula Bento |
Formulários de remessa |
Configuração da remessa de materiais |
Imprimir |
Materiais de entrega |
X anos |
Destruir |
Nuno Farinha |
Relatórios de remessa |
Documentação da remessa de materiais. |
Planilhas eletrônicas |
Materiais de entrega |
X anos |
Destruir |
Nuno Farinha |
Informações à imprensa |
Informações sobre produtos e serviços. |
Documentos eletrônicos |
Informações de relações públicas |
X anos |
Arquivo morto |
Paula Bento |
Artigos de jornal |
Notícias sobre produtos e serviços. |
Imprimir |
Informações de relações públicas |
X anos |
Arquivo morto |
Paula Bento |
Folhas de contatos de emergência |
Informações do funcionário. |
Documentos eletrônicos |
Registros pessoais |
X anos |
Destruir |
Diogo Andrade |
Formulários de inscrição em planos de saúde |
Formulários de adesão de funcionários aos planos de saúde. |
Documentos eletrônicos |
Registros pessoais |
X anos |
Destruir |
Diogo Andrade |
Currículos |
Currículos recebidos. |
Misto |
Registros pessoais |
X anos |
Destruir |
Diogo Andrade |
Observação
O exemplo anterior desta seção é uma amostra. Ele não uma recomendação de configurações para um determinado plano de arquivo. Para reforçar que este é um exemplo e não uma recomendação de política de gerenciamento de registros, nenhum período de retenção foi fornecido.
Você pode usar a seguinte planilha com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação: