Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

O plano de arquivo é o principal documento do planejamento de gerenciamento de registros no SharePoint Server 2010. Embora os planos de arquivos possam diferir entre as organizações, eles geralmente:

  • Descrevem os tipos de itens que a organização reconhece como registros.

  • Descrevem a que categoria mais ampla de registros pertencem os itens.

  • Indicam onde os registros são armazenados.

  • Descrevem os períodos de retenção de registros.

  • Descrevem quem é o responsável pelo gerenciamento dos diversos tipos de registros.

Este artigo descreve o conteúdo de um plano de arquivo e resume como criar um plano de arquivo para a sua organização. Este artigo também o direciona a uma planilha onde você poderá registrar o plano de arquivo.

Neste artigo:

  • Identificar tipos de registros

  • Preencher o plano de arquivo

  • Planilha

Identificar tipos de registros

A determinação de quais documentos ativos da organização podem ser declarados como registros exige a colaboração de gerentes de registros, advogados, responsáveis pela conformidade e gerentes de conteúdo. Observe que, mesmo que a empresa não esteja em um setor de forte regulamentação, há leis gerais que podem obrigar a empresa a manter registros. Juntamente com a legislação comercial geral, é preciso avaliar as exigências legais específicas da sua empresa.

Está além do escopo deste artigo fornecer mais do que informações gerais sobre como determinar o que é um registro na sua organização. É bastante provável que a sua empresa já esteja fazendo alguma forma de gerenciamento de registros e já tenha preenchido a maioria das funções do gerenciamento de registros necessárias; talvez você já tenha também uma taxonomia de registros.

Geralmente, para determinar o que são registros na sua organização, é preciso:

  1. Entender as obrigações legais da empresa e os requisitos do negócio.

  2. Em um esforço colaborativo entre as divisões da organização, analisar como os documentos ativos são usados.

  3. Desenvolver uma lista dos tipos de documentos que devem se tornar registros. Por exemplo, você pode determinar que os seguintes documentos devem ser retidos como registros:

    • Contratos para locação de espaço corporativo.

    • Documentos relativos aos benefícios dos funcionários.

    • Documentos relativos à pesquisa e ao desenvolvimento de produtos.

  4. Categorizar os registros. Registros de mesma categoria geralmente têm os mesmos períodos de retenção e podem exigir tratamento semelhante em outras situações.

Registrar as informações coletadas. Você pode usar a planilha mencionada na seção Planilha para essa finalidade. Registre o tipo de registro, a categoria a que esse tipo de registro pertence e uma breve descrição do tipo de registro.

Este é um exemplo de planilha:

Tipo de registro Categoria de registro Descrição

Planos de benefícios, planos de seguros, planos de aposentadoria

Descrições de benefícios de funcionários

Descrições de todos os planos de benefícios dos funcionários.

Cronogramas da folha de pagamento, informações complementares de folha de pagamento

Registros de folha de pagamento

Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salário pago.

Faturas de fornecedor

Faturas

Registros de bens ou serviços adquiridos de fornecedores.

Pesquisas de produtos, questionários, manuais de treinamento, vídeos de treinamento

Materiais de treinamento

Fornece treinamento interno ou externo.

Formulários de remessa, relatórios de remessa

Registros de remessa

Documenta a remessa de materiais.

Informações à imprensa, artigos de jornal

Informações à imprensa

Informações de relações públicas sobre produtos e serviços.

Folhas de contatos de emergência, formulários de inscrição em planos de saúde, currículos, relatórios de status de benefícios

Registros pessoais

Registros do histórico de emprego de cada funcionário e as respectivas ações de pessoal.

Preencher o plano de arquivo

Depois de determinar quais documentos devem ser retidos como registros e criar um conjunto de categorias de registros, conclua o plano de arquivo, fornecendo outras informações sobre cada tipo de registro. Indique o seguinte:

  • Por quanto tempo cada tipo de registro deve ser retido.

  • Como os registros devem ser descartados quando o período de retenção for expirado.

  • Quem é o gerente principal de registros desse tipo.

  • Em que tipo de mídia registros desse tipo são armazenados.

Este é um exemplo de plano de arquivo concluído:

Registros Descrição Mídia Categoria de registro Retenção Disposição Contato

Planos 401k

Descrição do plano de benefícios dos funcionários.

Páginas da Web

Planos de benefícios de funcionários

X anos

Nenhuma

Fernanda Marques

Planos de seguros

Descrição do plano de seguro do funcionário.

Imprimir

Planos de benefícios de funcionários

X anos

Nenhuma

Diogo Andrade

Fundos de pensão

Descrição do fundo de pensão do funcionário.

Imprimir

Planos de benefícios de funcionários

X anos

Nenhuma

Diogo Andrade

Cronogramas da folha de pagamento

Resumos de horas trabalhadas, horas extras e salários pagos.

Documentos eletrônicos

Registros de folha de pagamento

X anos

Destruir

Diogo Andrade

Informações complementares da folha de pagamento

Resumos dos períodos de licença médica, férias e outros itens da folha de pagamento não relativos ao salário.

Documentos eletrônicos

Registros de folha de pagamento

X anos

Destruir

Diogo Andrade

Faturas de fornecedor

Registros de bens ou serviços adquiridos de fornecedores.

Imprimir

Faturas

X anos

Destruir

Nuno Farinha

Pesquisas de produtos

Pesquisa de satisfação do cliente.

Páginas da Web

Materiais de pesquisa

X anos

Arquivo morto

Paula Bento

Questionários

Questionário para determinar a demografia do cliente.

Imprimir

Materiais de pesquisa

X anos

Arquivo morto

Paula Bento

Manuais de treinamento

Conteúdo impresso do treinamento.

Imprimir

Materiais de treinamento

X anos

Destruir

Paula Bento

Vídeos de treinamento

Conteúdo do treinamento em vídeo.

Vídeo

Materiais de treinamento

X anos

Destruir

Paula Bento

Formulários de remessa

Configuração da remessa de materiais

Imprimir

Materiais de entrega

X anos

Destruir

Nuno Farinha

Relatórios de remessa

Documentação da remessa de materiais.

Planilhas eletrônicas

Materiais de entrega

X anos

Destruir

Nuno Farinha

Informações à imprensa

Informações sobre produtos e serviços.

Documentos eletrônicos

Informações de relações públicas

X anos

Arquivo morto

Paula Bento

Artigos de jornal

Notícias sobre produtos e serviços.

Imprimir

Informações de relações públicas

X anos

Arquivo morto

Paula Bento

Folhas de contatos de emergência

Informações do funcionário.

Documentos eletrônicos

Registros pessoais

X anos

Destruir

Diogo Andrade

Formulários de inscrição em planos de saúde

Formulários de adesão de funcionários aos planos de saúde.

Documentos eletrônicos

Registros pessoais

X anos

Destruir

Diogo Andrade

Currículos

Currículos recebidos.

Misto

Registros pessoais

X anos

Destruir

Diogo Andrade

Observação

O exemplo anterior desta seção é uma amostra. Ele não uma recomendação de configurações para um determinado plano de arquivo. Para reforçar que este é um exemplo e não uma recomendação de política de gerenciamento de registros, nenhum período de retenção foi fornecido.

Planilha

Você pode usar a seguinte planilha com este artigo para ajudá-lo a planejar sua implantação: