Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Server 2010)

Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2011-05-21

Este artigo descreve como planejar a utilização dos recursos controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out do Microsoft SharePoint Server 2010 para controlar as versões de documento em todo o seu ciclo de vida.

Neste artigo:

• Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs

• Planejar o controle de versão

• Planejar a aprovação de conteúdo

• Planejar check-out e check-in

• Planilha

Sobre controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs

O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui os seguintes recursos que podem ajudá-lo a controlar documentos em uma biblioteca de documentos:

• O controle de versão é o método pelo qual iterações sucessivas de um documento são numeradas e salvas.

• A aprovação de conteúdo é o método pelo qual os membros do site com permissões de aprovador controlam a publicação do conteúdo.

• Check-out e Check-in são métodos pelos quais os usuários podem controlar melhor quando uma nova versão de um documento é criada, além de fazerem comentários sobre as alterações feitas depois do check-in de um documento.

Defina as configurações dos recursos de controle de conteúdo abordados neste artigo, nas bibliotecas de documentos. Para compartilhar essas configurações entre as bibliotecas da sua solução, crie modelos de biblioteca de documentos que incluam as configurações de controle de conteúdo; essa é uma maneira de assegurar que as novas bibliotecas refletirão suas decisões sobre controle de conteúdo.

Planejar o controle de versão

O controle de versão padrão de uma biblioteca de documentos depende do modelo do conjunto de sites. No entanto, você pode configurar o controle de versão de uma biblioteca de documentos de acordo com seus requisitos particulares. Cada biblioteca de documentos pode ter um controle de versão diferente que seja mais adequado ao tipo de documento na biblioteca. O SharePoint Server 2010 tem três opções de controle de versão:

• Sem controle de versão Especifica que nenhuma versão anterior dos documentos será salva. Quando esta opção está em uso, as versões anteriores dos documentos não podem ser recuperadas e o histórico do documento não é preservado, pois os comentários que acompanham cada iteração de um documento não são salvos. Use esta opção em bibliotecas de documentos que contenham conteúdo sem importância ou que nunca será alterado.

• Criar versões principais   Especifica que versões numeradas dos documentos serão mantidas usando um esquema simples de controle de versão (por exemplo, 1, 2, 3). Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, especifique quantas versões anteriores deseja manter, fazendo a contagem regressiva a partir da versão atual.

  No controle de versões principais, cada vez que uma nova versão de um documento é salva, todos os usuários com permissão de acesso à biblioteca de documentos podem ver o conteúdo. Use esta opção quando não quiser diferenciar as versões de rascunho dos documentos das versões publicadas. Por exemplo, em uma biblioteca de documentos usada por um grupo de trabalho de uma organização, o controle de versões principais será uma boa opção se todos da equipe precisarem ver todas as iterações de cada documento.

• Criar versões principais e secundárias (rascunho)   Especifica que versões numeradas dos documentos serão mantidas usando um esquema de controle de versões principais e secundárias (por exemplo, 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). As versões que terminam em .0 são as principais e as que terminam com outras extensões são as secundárias. As versões principais e secundárias dos documentos são salvas juntamente com as versões atuais. Para controlar o efeito sobre o espaço de armazenamento, você pode especificar quantas versões principais anteriores preservar, fazendo contagem regressiva a partir da versão atual. Também é possível especificar quantas versões principais que estão sendo mantidas deverão incluir suas respectivas versões secundárias. Por exemplo, se você especificar que as versões secundárias devem ser mantidas por duas versões principais e a versão principal atual for a 4.0, todas as versões secundárias a partir da 3.1 serão mantidas.

  No controle de versões principais e secundárias, qualquer usuário com permissões de leitura pode ver as versões principais dos documentos. É possível especificar os usuários que poderão ver as versões secundárias. No geral, conceda a usuários que podem editar itens a permissão para ver as versões secundárias e interagir com elas, e restrinja usuários com permissões de leitura à exibição das versões principais apenas.

  Use o controle de versões principais e secundárias para diferenciar o conteúdo publicado que pode ser visto por um público-alvo do conteúdo de rascunho que não está pronto para publicação. Por exemplo, em um site de recursos humanos que descreve os benefícios da organização, use o controle de versões principais e secundárias para restringir o acesso dos funcionários às descrições dos benefícios enquanto essas estiverem sendo revisadas.

Planejar a aprovação de conteúdo

Use a aprovação de conteúdo para formalizar e controlar o processo de disponibilização de conteúdo para uma audiência. Por exemplo, uma empresa que publique conteúdo como um de seus produtos ou serviços talvez necessite de uma análise jurídica e aprovação antes de publicar o conteúdo. A publicação de conteúdo também pode ser agendada, dependendo do estado do documento. Para obter mais informações, consulte Planejar aprovação e agendamento de conteúdo.

Um rascunho de documento cujo conteúdo está aguardando aprovação está no estado Pendente. Quando um aprovador revisa o documento e aprova o conteúdo, ele se torna disponível para exibição pelos usuários do site com permissões de leitura. O proprietário de uma biblioteca de documentos pode habilitar a aprovação de conteúdo para uma biblioteca de documentos e, opcionalmente, associar um fluxo de trabalho à biblioteca para executar o processo de aprovação.

A maneira como os documentos são enviados para aprovação varia de acordo com as configurações de controle de versão da biblioteca de documentos:

• Sem controle de versão Se o recurso controle de versão não estiver sendo usado e forem salvas alterações para um documento, este será colocado no estado Pendente. O SharePoint Server 2010 mantém a versão anterior do documento para que os usuários com permissões de leitura ainda possam vê-la. Após a aprovação das alterações pendentes, a nova versão do documento será disponibilizada para exibição pelos usuários com permissões de leitura e a versão anterior não será preservada.

  Se não houver controle de versão em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não será visto pelos usuários com permissões de leitura enquanto não for aprovado.

• Criar versões principais   Se o recurso controle de versão estiver em uso e as alterações em um documento forem salvas, o estado do documento se tornará Pendente e a versão principal anterior do documento será disponibilizada para exibição pelos usuários com permissões de leitura. Após a aprovação dessas alterações, uma nova versão principal será criada e disponibilizada para os usuários do site com permissões de leitura e a versão principal anterior será salva na lista do histórico do documento.

  Se o controle de versão principal estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele será adicionado à biblioteca no estado Pendente e não será visto pelos usuários com permissões de leitura enquanto não for aprovado como versão 1.

• Criar versões principais e secundárias (rascunho)   Se o recurso controle de versões principais e secundárias estiver sendo utilizado e forem salvas alterações em um documento, o autor terá a opção de salvar uma nova versão secundária do documento como rascunho ou criar uma nova versão principal. Isso mudará o estado do documento para Pendente. Após a aprovação das alterações no documento, uma nova versão principal será criada e disponibilizada para usuários do site com permissões de leitura. Nesta opção, as versões principais e secundárias dos documentos são mantidas na lista de histórico do documento.

  Se o controle de versões principais e secundárias estiver em uso e um novo documento for carregado na biblioteca de documentos, ele poderá ser adicionado à biblioteca no estado Rascunho como versão 0.1 ou o autor poderá imediatamente solicitar aprovação e, neste caso, o estado do documento será Pendente.

Planejar check-out e check-in

Você pode exigir que os usuários façam check-out dos documentos de uma biblioteca de documentos antes de editá-los. É sempre recomendado fazer isso. Entre os benefícios de se exigir check-out e check-in estão:

• Melhor controle sobre como as versões de documentos são criadas. Quando se faz check-out de um documento, o autor pode salvar o documento sem fazer check-in. Outros usuários da biblioteca de documentos não serão capazes de ver essas alterações e não será criada uma nova versão. Uma nova versão (visível para outros usuários) é criada apenas quando um autor faz check-in de um documento. Isso dá ao autor mais flexibilidade e controle.

• Melhor captura de metadados. Quando se faz check-in de um documento, o autor pode redigir comentários que descrevem as alterações no documento. Isso promove a criação de um registro histórico permanente das alterações feitas no documento.

Caso a sua solução exija que os usuários façam check-in e check-out de documentos ao editá-los, os programas cliente do O Microsoft Office 2010 incluem recursos que oferecem suporte a essas ações. Os usuários podem fazer check-out de documentos, desfazer check-outs e fazer check-in de documentos nos aplicativos cliente do Office 2010.

Quando é feito o check-out de um documento, ele é salvo na pasta Meus Documentos do usuário, na subpasta "Rascunhos do SharePoint". Essa pasta é exibida nos aplicativos cliente do Office 2010. Enquanto o check-out do documento estiver em vigor, o usuário só poderá salvar edições nessa pasta local. Quando o usuário estiver pronto para fazer check-in do documento, ele será salvo novamente no servidor original.

Nos aplicativos cliente do Office 2010, os usuários têm a opção de deixar os documentos com check-out no servidor, alterando as opções de edição de conteúdo.

Planilha

Use a planilha a seguir para ajudar no planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-outs:

• Planilha de bibliotecas de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x416)

See Also

Concepts

Planejamento da biblioteca de documentos (SharePoint Server 2010)