Fluxo de trabalho de aprovação: um cenário (SharePoint Server 2010)

Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

O exemplo mais comum de fluxo de trabalho humano na maioria das organizações é uma certa variação de aprovação: um grupo de pessoas deve aprovar ou rejeitar um documento e talvez adicionar comentários para explicar a decisão tomada. Este artigo mostra como é a aparência de um fluxo de trabalho do tipo aprovação criado no SharePoint Designer 2010 ou no Designer de Fluxo de Trabalho do Visual Studio 2010 e que é hospedado usando o SharePoint Server 2010. Antes de ler este exemplo, será útil definir as funções exercidas por pessoas diferentes.

• Autor do fluxo de trabalho O desenvolvedor ou profissional da informação que cria um modelo de fluxo de trabalho.

• Administrador do SharePoint Server 2010   A pessoa que instala um modelo de fluxo de trabalho e o associa a uma biblioteca de documentos ou lista.

• Iniciador do fluxo de trabalho   A pessoa que inicia um fluxo de trabalho, fazendo com que uma instância de fluxo de trabalho seja criada a partir de uma associação de fluxo de trabalho específica.

• Participantes do fluxo de trabalho As pessoas que interagem com uma instância de fluxo de trabalho para concluir o processo corporativo ao qual ele oferece suporte.

Conforme descrito na próxima seção, as pessoas em cada uma dessas funções têm seus próprios papéis no sentido de criar, instalar, iniciar e usar um fluxo de trabalho.

Criando um fluxo de trabalho

A Microsoft oferece duas opções para a criação de fluxos de trabalho no SharePoint Server 2010. Os desenvolvedores usam o Visual Studio 2010 e o Designer de Fluxo de Trabalho, enquanto os trabalhadores da informação usam a abordagem baseada em regras que o SharePoint Designer 2010 oferece. Em ambos os casos, o resultado é um modelo de fluxo de trabalho que deve ser implantado em um servidor que executa o SharePoint Server 2010. Esse cenário pressupõe que um modelo de fluxo de trabalho já tenha sido criado.

Associando um fluxo de trabalho

Antes de poder usar um fluxo de trabalho, você deve instalar um modelo de fluxo de trabalho em um servidor que esteja executando o SharePoint Server 2010 e deve associar esse fluxo de trabalho a uma determinada biblioteca de documentos, lista, tipo de conteúdo ou site (no caso de um fluxo de trabalho de site). Dessa forma, é possível iniciar o fluxo de trabalho de qualquer documento ou item dessa biblioteca ou lista. Embora os fluxos de trabalho não possam ser explicitamente iniciados a partir de tipos de conteúdo, um fluxo de trabalho associado a um deles pode ser iniciado a partir de um documento ou item de lista ao qual o tipo de conteúdo está anexado. Como os fluxos de trabalho operam da mesma maneira em itens e documentos, um modelo de fluxo de trabalho normalmente pode ser anexado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Você também pode criar um modelo que possa ser associado somente a uma lista ou biblioteca específica.

Tanto a instalação quanto a associação são realizadas automaticamente para fluxos de trabalho implantados com o SharePoint Designer 2010. No entanto, quando você usa o Visual Studio para implantar fluxos de trabalho, um administrador do servidor deve instalar explicitamente o modelo de fluxo de trabalho. Opcionalmente, o autor do fluxo de trabalho pode permitir que a pessoa responsável pela criação da associação defina opções para o comportamento do fluxo de trabalho, como uma lista padrão de pessoas que sempre podem participar do processo. O mesmo modelo pode ser associado a várias bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo, e cada associação pode ser personalizada como necessário. Depois que a associação for criada e que qualquer opção disponível for definida, um iniciador de fluxo de trabalho poderá criar uma instância de fluxo de trabalho a partir dessa associação, conforme descrito na seção a seguir.

Associando um fluxo de trabalho a um site

Fluxos de trabalho de site são associados ao próprio site. Um item não precisa ser iniciado para que o fluxo de trabalho seja executado.

Você pode usar fluxos de trabalho de site para processos que não possuem um contexto de item de lista. Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho para solicitar permissões para o site, um fluxo de trabalho para solicitar e provisionar um novo site ou um fluxo de trabalho que use um contexto armazenado fora do site do SharePoint, sem precisar criar um item de lista do SharePoint correspondente para iniciar o fluxo de trabalho.

Fluxos de trabalho de site podem ser associados a um site por meio das configurações desse site e podem ser iniciados no próprio site. O SharePoint Designer 2010 também pode implantar fluxos de trabalho de site diretamente em um site.

Fluxos de trabalho de site funcionam da mesma maneira que itens de lista, conforme descrito anteriormente neste artigo, com a exceção de que esses fluxos não podem ser iniciados a partir de um documento ou de um item em uma biblioteca ou lista.

Para obter mais informações, consulte Adicionar uma associação de fluxo de trabalho (SharePoint Server 2010)

Iniciando um fluxo de trabalho

O SharePoint Server 2010 oferece três opções para iniciar uma instância de um fluxo de trabalho. Todas elas sempre executam o fluxo de trabalho desde o início (se uma instância de um fluxo de trabalho criada a partir de uma determinada associação já estiver em execução em um determinado documento ou item de lista, não será possível iniciar outra instância do fluxo de trabalho no mesmo documento ou item). Estas são as opções para iniciar um fluxo de trabalho:

• Um usuário do SharePoint Server 2010 pode iniciar manualmente um fluxo de trabalho.

• Você pode configurar um fluxo de trabalho para ser executado automaticamente quando um usuário cria um documento ou item.

• Você pode configurar um fluxo de trabalho para ser executado automaticamente quando um usuário altera um documento ou item.

Por exemplo, um usuário do Microsoft Word pode carregar um novo documento na biblioteca de documentos do site. Isso fará com que seja iniciada uma instância de um fluxo de trabalho associada a essa biblioteca.

Este cenário usa a primeira dessas três opções: iniciar manualmente um fluxo de trabalho de Aprovação para um documento. Para iniciar uma instância de fluxo de trabalho a partir de um documento de uma biblioteca de documentos, um usuário do SharePoint Server 2010 fará o seguinte:

1. Aponta para o documento e seleciona Fluxos de Trabalho na faixa de opções ou no menu suspenso.

2. Seleciona o fluxo de trabalho a ser iniciado.

   Por exemplo, para um documento em uma biblioteca de documentos, apenas duas opções estão normalmente disponíveis: Aprovação e Coletar Comentários. Se um administrador tiver associado outros modelos de fluxo de trabalho a essa biblioteca de documentos, os nomes desses modelos trabalho também aparecerão.

   Observação

   Os fluxos de trabalho Aprovação e Coletar Comentários predefinidos estão disponíveis apenas no SharePoint Server 2010.

Quando um fluxo de trabalho é iniciado (ou seja, quando uma instância de fluxo de trabalho é criada), ele também pode exibir uma tela que permite ao usuário especificar informações relevantes. Para um fluxo de trabalho de Aprovação, essas informações incluem o nome de cada pessoa que deve aprovar o documento, uma indicação da data de conclusão de cada aprovação e uma lista de pessoas que devem ser notificadas. Depois que essas informações são fornecidas, o usuário clica em Iniciar. O fluxo de trabalho começa a ser executado e solicita que cada participante revise o documento na ordem em que os nomes foram inseridos na tela.

Quando um fluxo de trabalho é iniciado, ele também pode opcionalmente enviar uma mensagem de email para a pessoa que o iniciou. Da mesma forma, um fluxo de trabalho pode informar seu criador por email assim que for terminado. Você também pode configurar o fluxo de trabalho para notificar por email os participantes do fluxo de trabalho — neste exemplo, as pessoas que estão aprovando o documento — de que o fluxo de trabalho tem alguma tarefa para eles.

Interagindo com um fluxo de trabalho

O conceito de tarefas modela a interação entre uma pessoa e um fluxo de trabalho em execução. Uma tarefa é uma unidade de trabalho atribuída a um indivíduo. Por exemplo, cada pessoa nesta lista de aprovação do fluxo de trabalho receberá uma tarefa que solicita aprovação do documento. O SharePoint Server 2010 pode ter uma lista de tarefas para todos os sites e um fluxo de trabalho em execução pode adicionar tarefas a essa lista que especifiquem a pessoa ou pessoas a quem cada tarefa será atribuída. Os usuários desse site podem ver o trabalho que os aguarda acessando sua lista de tarefas em um navegador da Web. Como opção, você pode ter uma lista de tarefas personalizada apenas para as suas tarefas de fluxo de trabalho.

Para um usuário do SharePoint Server 2010, a lista de tarefas em espera é simplesmente outra lista. Neste exemplo, o usuário navega até o site de equipe do SharePoint e seleciona a opção para exibir a lista de Tarefas a ele atribuída. Para trabalhar em uma tarefa, esse usuário clica no nome da tarefa.

Como a maneira em que um fluxo de trabalho interage com participantes pode variar, o próprio fluxo de trabalho define a tela exibida para o usuário. Neste exemplo, o fluxo de trabalho oferece opções para aprovar ou rejeitar o documento e uma caixa de texto na qual os participantes podem digitar comentários.

Outras opções disponíveis permitem que os usuários reatribuam a tarefa a outra pessoa ou que solicitem uma alteração. Aqui, o usuário poderia digitar um comentário e clicar em Aprovar. Em seguida, o fluxo de trabalho cria uma tarefa na lista de tarefas da próxima pessoa na sua lista de aprovadores. Quando cada participante tiver respondido, o fluxo de trabalho será finalizado.

Os fluxos de trabalho do SharePoint Server 2010 também oferecem outras opções, incluindo as seguintes:

• O iniciador de um fluxo de trabalho pode verificar o status do fluxo de trabalho.

  Por exemplo, no cenário descrito aqui, o iniciador poderia verificar o andamento do processo de aprovação.

• Um fluxo de trabalho pode ser modificado enquanto está em execução.

  O autor do fluxo de trabalho determina as modificações permitidas, se houver. Um fluxo de trabalho de Aprovação, por exemplo, pode permitir a inclusão de um novo aprovador enquanto está em andamento. A capacidade de modificar fluxos de trabalho em andamento é importante, porque reflete como as pessoas realmente trabalham. Como a alteração espontânea de processos corporativos faz parte da vida de qualquer empresa, os fluxos de trabalho do SharePoint Server 2010 foram projetados para permitir que os usuários lidem com isso.

Resumindo o processo

Quando um modelo de fluxo de trabalho é instalado em um site e associado a uma biblioteca de documentos, a uma lista, a um site ou a um tipo de conteúdo, um usuário do site pode iniciar uma instância de fluxo de trabalho.

1. O processo começa quando o iniciador do fluxo de trabalho seleciona um documento e inicia uma instância de um fluxo de trabalho.

2. O iniciador cria uma instância de fluxo de trabalho a partir dessa associação.

3. O usuário personaliza essa nova instância e a inicia.

4. A instância em execução de fluxo de trabalho adiciona uma tarefa à lista de tarefas de um participante.

   O fluxo de trabalho de aprovação usado neste cenário atribui essas tarefas em sequência. No entanto, você pode atribuir tarefas para vários participantes ao mesmo tempo, permitindo que as elas sejam executadas em paralelo.

5. Os participantes do fluxo de trabalho podem conhecer as tarefas que o fluxo de trabalho atribuiu a eles verificando suas listas de tarefas.

6. Cada participante interage com a instância em execução de fluxo de trabalho para concluir as tarefas atribuídas.

   No exemplo descrito aqui, essa interação exige a aprovação de um documento, mas ela pode ser qualquer tarefa desejada pelo autor do fluxo de trabalho.

Vale a pena notar que o documento no qual um fluxo de trabalho é executado não é enviado de uma pessoa para outra. Em vez disso, ele permanece no site e cada participante do fluxo de trabalho recebe um link para ele. Não é necessário que o fluxo de trabalho utilize o documento ou o item ao qual está associado. Outra observação importante é que o próprio SharePoint Server 2010 define o que será exibido para o iniciador do fluxo de trabalho e os participantes nas etapas 1, 2 e 5 do fluxo de trabalho. No entanto, o autor do fluxo de trabalho define os formulários usados na etapa 6. Isso permite que o autor controle como os usuários personalizam e interagem com o fluxo de trabalho.

Aliado a uma plataforma para criar aplicativos de fluxos de trabalho humano, o SharePoint Server 2010 oferece um fluxo de trabalho de Acompanhamento de Questões predefinido. Esse fluxo de trabalho de três estados permite atribuir questões ativas a participantes e permite acompanhar essas questões. Depois de criada, uma questão pode ser movida do estado Ativa para o estado Resolvida, que indica que ela foi manipulada pelo participante responsável, e por fim o estado Fechada, que indica que o iniciador do fluxo de trabalho aceitou a resolução e fechou a questão.

A seção a seguir descreve um cenário que usa o fluxo de trabalho de Aprovação predefinido no SharePoint Server 2010.

Cenário do fluxo de trabalho de Aprovação

O fluxo de trabalho descrito nesta seção é o fluxo de trabalho de Aprovação predefinido fornecido com o SharePoint Server 2010. Toda interação do usuário com o fluxo de trabalho acontece por meio do uso dos formulários de fluxo de trabalho do InfoPath Forms Services exibidos em aplicativos no sistema Microsoft Office.

1. O processo é iniciado quando o fluxo de trabalho é associado a uma biblioteca de documentos ou uma lista. O iniciador do fluxo de trabalho cria uma instância de fluxo de trabalho em execução. Isso pode ser feito no SharePoint Server 2010 ou diretamente em um documento do Microsoft Word.

2. Quando um usuário clica no link Iniciar do fluxo de trabalho Aprovação, o fluxo de trabalho é iniciado e abre um formulário de fluxo de trabalho do InfoPath Forms Services. O fluxo de trabalho de Aprovação predefinido permite que seu iniciador personalize seu comportamento, especificando uma lista de aprovadores, definindo quanto tempo cada um possui para realizar suas tarefas etc.

3. As pessoas listadas como aprovadores neste fluxo de trabalho recebem uma mensagem de email na ordem em que seus nomes foram inseridos.

4. O aprovador pode examinar o documento clicando no link do nome do documento no corpo da mensagem de email.

Neste cenário, o conteúdo do formulário de Conclusão de Tarefas do fluxo de trabalho é definido como um formulário de fluxo de trabalho do InfoPath Forms Services e exibido diretamente no Microsoft Outlook. O aprovador pode adicionar comentários e aprovar ou rejeitar o documento.