Configurar versões históricas na Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização)

A funcionalidade de versões históricas (pré-visualização) na Deteção de Dados Eletrónicos (pré-visualização) permite que os gestores de Deteção de Dados Eletrónicos na sua organização procurem e recolham conteúdos de todas as versões de documentos armazenados no SharePoint e no OneDrive. Em seguida, pode adicionar esse conteúdo a um conjunto de revisão para análise e revisão. Esta funcionalidade ajuda-o a localizar e rever conteúdos de uma versão específica de um documento que pode ser relevante para um caso ou investigação, mesmo que a versão mais recente do mesmo documento não contenha as informações relevantes.

Para suportar a capacidade de versões históricas na Deteção de Dados Eletrónicos, os administradores do SharePoint têm de ativar o controlo de versões para sites na respetiva organização. Em seguida, quando os utilizadores modificam documentos no SharePoint ou no OneDrive, são criadas versões normais implícitas quando o documento é guardado (ou guardado automaticamente). O controlo de versões do SharePoint permite controlar a atividade realizada em itens do SharePoint (incluindo documentos, eventos e tarefas). Esta capacidade de controlo de versões deixa um registo de auditoria que pode fornecer provas em investigações legais. Estas versões mais antigas de um documento estão disponíveis para a organização, que poderá ser obrigada a partilhar essas versões que tenham conteúdos confidenciais ou relevantes durante a deteção judicial numa questão legal.

Depois de um administrador de Deteção de Dados Eletrónicos ativar as versões históricas da organização e, em seguida, ativá-las para sites específicos do SharePoint, o serviço push de conteúdos do SharePoint pesquisa todas as versões principais e secundárias dos documentos nos sites ativados e, em seguida, envia essas versões para indexação. Após a conclusão do processo de pesquisa e indexação, os documentos e as respetivas versões estão disponíveis para pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos. Desde que seja possível aceder a uma versão específica (pelo histórico de versões), essa versão é detetável numa pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos.

Desempenho do site SharePoint

Assim que as versões históricas estiverem ativadas para um site, o desempenho do site será o mesmo que era antes de o site ser ativado. Os processos de pesquisa e indexação que são executados no site após a ativação ocorrem a um ritmo mais lento e são executados fora das horas de pico. A ativação de versões históricas para um site inicia um processo de backfill, que localiza todas as versões dos documentos no site e, em seguida, envia essas versões para o índice. Dependendo do número de versões de documentos para o site, este processo de backfill pode afetar o estado de funcionamento do serviço. Este impacto é mitigado das seguintes formas:

• Fazemos o melhor esforço para processar estas versões fora das horas de ponta.
• Processamos versões de documentos nas nossas filas de prioridade mais baixas, o que permite que a maioria dos recursos de serviço seja delegada a alterações de utilizador.

Configurar versões históricas

Para ativar versões históricas na Deteção de Dados Eletrónicos, a sua organização tem de a ativar e, em seguida, ativar sites específicos para que todas as versões dos documentos armazenados nesses sites sejam indexadas para pesquisa. Antes de configurar a Deteção de Dados Eletrónicos para versões históricas, tem de ativar o suporte de controlo de versões no SharePoint.

Passo 1: ativar o controlo de versões no SharePoint

O primeiro passo é ativar o controlo de versões no SharePoint para que todas as versões de um documento sejam preservadas. Para obter instruções, consulte Controlo de versões no SharePoint.

Passo 2: ativar as versões históricas

O próximo passo é ativar as versões históricas na Deteção de Dados Eletrónicos. Para ativar as versões históricas da sua organização, uma pessoa tem de ser um administrador global ou um Administrador de Deteção de Dados Eletrónicos (um membro do subgrupo administrador de Deteção de Dados Eletrónicos no grupo de funções gestor de Deteção de Dados Eletrónicos). Depois de as versões históricas serem ativadas, serão aplicadas a toda a organização.

1. No portal do Microsoft Purview, navegue para Deteção deDados> Eletrónicos de Definições> *Versões históricas (pré-visualização).

2. Na página Definições , selecione o separador Versões históricas (pré-visualização) e, em seguida, mude o controlo de inquilino Versões históricas para ativado.

   Observação

   É apresentado um aviso a indicar que não poderá desativar as versões históricas. Não poderá desativar as versões históricas até que a funcionalidade seja lançada para disponibilidade geral.

3. Selecione Sim para ativar as versões históricas.

Passo 3: Ativar sites do SharePoint

Depois de ativar as versões históricas da sua organização, o último passo é ativar os sites do SharePoint para suportar versões históricas. Quando ativa um site (ao adicioná-lo a uma lista de sites no separador Versões históricas ), o site é recravado e todas as versões dos documentos armazenados nesse site são indexadas para pesquisa.

1. No separador Versões históricas na página Definições da Deteção de Dados Eletrónicos , selecione Ativar para ativar sites para versões históricas. É apresentada uma página de lista de opções que contém uma lista de todos os sites do SharePoint na sua organização.

2. Selecione um site para ativar e, em seguida, selecione Ativar para ativá-lo para versões históricas. Pode utilizar a caixa de pesquisa para procurar um site específico.

   Observação

   É apresentado um aviso a indicar que as versões do documento no site serão indexadas e este processo de indexação demorará algum tempo até que as versões estejam prontas para serem pesquisadas. O aviso também indica que não poderá desativar versões históricas do site selecionado durante 30 dias.

3. Selecione Sim para ativar o site para versões históricas. O site é adicionado à lista de sites ativados. O contador que mostra o número de ativações do site também é atualizado.

4. Repita os passos anteriores para cada site que pretende ativar para versões históricas.

Com base no número de documentos de um site e no número médio de versões por documento, tentamos estimar o número total de ficheiros por site. Com base nisto, uma estimativa do tempo que pode demorar a indexar é a seguinte:

Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site

O meio dia é adicionado como uma memória intermédia, uma vez que a indexação de versões no site está otimizada para ser executada fora das horas de ponta.

Por exemplo, se o número total de documentos e todas as versões de um site for de 150 000, demora, pelo menos, dois dias a processar o site para versões históricas:

150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days

Reativar e desativar sites

Quando desativa um site anteriormente ativado, é acionado um processo de limpeza. Este processo demora algum tempo a concluir. Se esse mesmo site for novamente ativado, o processo de reindexação do site tem de ser novamente executado. Tanto os processos de limpeza como de preenchimento de cópias de segurança consomem tempo e consomem muitos recursos. Recomendamos que considere cuidadosamente e planeie os sites que pretende ativar para a versão histórica, para que possa evitar ativar e desativar repetidamente versões históricas de um site.