Trabalhar com comunicações na Deteção de Dados Eletrónicos (Premium)

A Deteção de Dados Eletrónicos do Microsoft Purview (Premium) permite que os departamentos jurídicos simplifiquem os seus processos em torno do controlo e distribuição de notificações de retenção legal. A ferramenta de comunicações de depositário permite aos departamentos jurídicos gerir e automatizar todo o processo de retenção legal, desde notificações iniciais, lembretes e escalamentos, tudo num único local.

O que é uma notificação de retenção legal?

Um aviso de retenção legal (também conhecido como suspensão de litígios) é uma notificação enviada do departamento jurídico de uma organização para funcionários, funcionários contingentes ou depositários de dados que podem ser relevantes para uma investigação legal. Estas notificações instruem os depositários a preservar informações armazenadas eletronicamente e quaisquer conteúdos que possam ser relevantes para um assunto jurídico ativo ou iminente. As equipas legais devem saber que cada guardião recebeu, leu, compreendeu e concordou em cumprir as instruções dadas.

O processo de notificação de retenção legal

Uma organização tem o dever de preservar informações relevantes quando aprende sobre um litígio iminente ou investigação regulamentar. Para cumprir os requisitos de preservação de uma investigação, a organização deve informar imediatamente os potenciais depositários sobre o seu dever de preservar informações relevantes.

Com a Deteção de Dados Eletrónicos (Premium), as equipas legais podem criar e personalizar o fluxo de trabalho de notificação de retenção legal. A ferramenta de comunicações de depositário permite que as equipas legais configurem os seguintes avisos e fluxos de trabalho:

1. Aviso de emissão: Um aviso de retenção legal é emitido (ou iniciado) por uma notificação do departamento jurídico aos depositários que possam ter informações relevantes sobre o caso. Este aviso instrui os guardiões a preservarem todas as informações que possam ser necessárias para descoberta.

2. Aviso de nova emissão: Durante um caso, os depositários podem ser obrigados a preservar mais conteúdo (ou menos conteúdo) do que o pedido anteriormente. Para esse cenário, você pode atualizar o aviso de responsabilidade existente e fazer com que ele se adécar aos guardiões.

3. Aviso de versão: Assim que um assunto for resolvido e o guardião já não estiver sujeito a um requisito de preservação, o guardião pode ser libertado do caso. Além disso, pode notificar o depositário de que já não é necessário preservar o conteúdo e fornecer instruções sobre como retomar a atividade profissional normal e os respetivos dados.

4. Lembretes e escalamentos: Em alguns casos, apenas emitir um aviso não é suficiente para satisfazer os requisitos legais de deteção. A cada notificação, as equipes jurídicas podem agendar um conjunto de fluxos de trabalho de lembretes e escalonamento para acompanhar automaticamente com guardiões não responsivas.

   • Lembretes: Depois de um aviso de retenção legal ter sido emitido ou reeditado para um conjunto de depositários, uma organização pode configurar lembretes para alertar os depositários sem resposta.

   • Escalamentos: Em alguns casos, se um depositário permanecer sem resposta mesmo após um conjunto de lembretes durante um período de tempo, a equipa legal pode configurar um fluxo de trabalho de escalamento para notificar os depositários sem resposta e o respetivo gestor.

Para obter mais informações sobre como gerir o processo de comunicação do depositário, veja o seguinte:

• Criar um aviso de retenção legal
• Usar o editor de comunicações
• Gerenciar as notificações de retenção
• Confirmar uma notificação de retenção